Отправка рецепта по fax

Можно ли отправить рецепт в аптеку по fax?

В США fax может быть разрешённым способом, с помощью которого врач, выписавший рецепт, или его уполномоченный представитель направляет некоторые рецепты в аптеку.

Ответ зависит от рецепта, применимых федеральных норм и норм штата, а также от требований принимающей аптеки. Аптека может требовать определённую форму или источник передачи. Кроме того, может требоваться электронное назначение, если не действует исключение.

Для клиники, отправляющей подходящий рецепт, порядок действий прост: убедитесь, что отправка по fax допускается, проверьте аптеку, подготовьте надлежаще оформленный документ, отправьте его и проверьте результат.

Если пациент загружает копию рецепта, ситуация иная. Наличие документа не даёт права выдавать рецепт или передавать его от имени врача.

Проверьте, можно ли отправить рецепт по fax

Примите это решение до сканирования или загрузки документа.

Федеральные нормы разрешают врачу или его представителю передавать по fax копию подписанного бумажного рецепта на контролируемые вещества списков III, IV и V. Это федеральное разрешение не отменяет более строгие требования. 21 CFR § 1306.21.

Для списка II бумажный рецепт, как правило, можно заранее отправить по fax, но оригинал с собственноручной подписью необходимо предъявить фармацевту до отпуска препарата.

Отдельные исключения, при которых fax приравнивается к оригиналу, касаются некоторых приготовляемых по рецепту инфузий наркотических средств списка II, рецептов списка II для проживающих в учреждениях длительного ухода и отвечающих условиям рецептов на наркотические средства списка II для хосписа. У каждого исключения есть свои условия; в рецепте для хосписа должен быть указан статус пациента как получающего помощь хосписа. 21 CFR § 1306.11.

Если применимый порядок неясен, сотрудникам следует получить подтверждение у врача, выписавшего рецепт, или у фармацевта.

Требования к электронным рецептам по-прежнему важны

CMS, как правило, требует, чтобы подходящие рецепты на вещества списков II–V по программе Medicare Part D и планам рецептурных препаратов Medicare Advantage выписывались в электронном виде, с учётом исключений и освобождений. Эта программа действует наряду с требованиями штатов. Программа CMS по EPCS.

Штаты также могут требовать электронного назначения неконтролируемых препаратов. Например, Нью-Йорк обязывает назначать в электронном виде как контролируемые, так и неконтролируемые вещества, с установленными исключениями. Требования Нью-Йорка к назначению препаратов.

Не считайте, что отправка по fax доступна, только потому, что у аптеки есть номер fax.

У онлайн-fax и электронного назначения рецептов разные требования

Отправка отсканированного рецепта через онлайн-сервис fax не превращает его в электронный рецепт на контролируемые вещества (EPCS).

DEA также указывает, что передача EPCS между аптеками для первичного отпуска препарата должна оставаться электронной. Для такой передачи её нельзя преобразовать в fax. Рекомендации DEA по EPCS.

Fax.Plus передаёт документы. Сервис не проверяет полномочия на выписку рецептов и не заменяет приложение для EPCS.

Как отправить разрешённый рецепт по fax через Fax.Plus

Подтвердите данные аптеки и её инструкции

Проверьте конкретный филиал или службу заказа по почте, правильный номер для отправки fax и принятый порядок приёма рецептов.

Уточните, требует ли аптека собственную форму, кто вправе её отправлять и соответствует ли онлайн-сервис fax требованиям аптеки к источнику. Настройка HIPAA в клинике сама по себе не означает, что аптека примет рецепт.

Следуйте инструкциям в актуальной форме. Например, форма Express Scripts для отправки рецептов по fax указывает защищённую линию fax лица, выписывающего рецепт, запрещает её использование для рецептов на препараты списка II, не принимает подписи, выполненные штампом, и требует не использовать титульный лист. Форма Express Scripts для отправки рецептов по fax.

Форма CVS Caremark для заказа по почте также предусматривает отправку с защищённой линии fax лица, выписавшего рецепт, и предназначена для рецептов на неконтролируемые препараты. Её инструкции нельзя распространять на все розничные точки CVS. Форма CVS Caremark для заказа по почте и отправки по fax.

Пользуйтесь актуальными официальными материалами аптеки, а не старым сохранённым номером или универсальным шаблоном.

Подготовьте надлежаще оформленный рецепт

Используйте документ, оформленный и авторизованный в рамках процесса, принятого у лица, выписывающего рецепт.

Проверьте сведения о пациенте и враче, наличие обязательной подписи и даты, а также поля, которые требует аптека. Убедитесь, что все страницы относятся к нужному пациенту и в пакете документов не осталось вложений другого пациента.

Не изменяйте назначение самостоятельно, чтобы устранить возникший вопрос. Передайте исправления или недостающие сведения лицу, выписавшему рецепт.

Добавление обычной подписи в PDF само по себе не подтверждает, что рецепт соответствует применимым требованиям к подписи. Федеральные правила различают бумажные рецепты, подписанные собственноручно, и электронные рецепты, созданные и подписанные в соответствующем требованиям приложении. 21 CFR § 1306.05.

Отсканируйте бумажный рецепт или прикрепите готовый файл

В Fax.Plus можно прикреплять документы и сканировать бумажные оригиналы через мобильное приложение.

Если рецепт бумажный, отсканируйте документ целиком и проверьте изображение. Обратите внимание на мелкий текст, область подписи, края страниц и ориентацию. При необходимости обрежьте или поверните изображение, не удаляя обязательные сведения. Захват документов в Fax.Plus.

Если файл уже есть, используйте авторизованный документ, полученный в рамках процесса клиники. Работайте с ним только в системах, разрешённых в организации, и не пересылайте его через личную почту или облачное хранилище фотографий.

Для устройства отправки и для копий, хранящихся вне аккаунта Fax.Plus, нужны собственные меры контроля доступа и хранения.

Используйте аккаунт, настроенный в соответствии с HIPAA

Если медицинская организация передаёт PHI, для регулируемой услуги fax Fax.Plus требуются тариф Enterprise, включённые Advanced Security Controls и подписанное Business Associate Agreement.

Тарифы Basic, Premium и Business не предусматривают альтернативного варианта, соответствующего требованиям HIPAA. Бесплатный лимит не следует использовать как обходной путь для отправки рецептов клиники. Требования Fax.Plus для сферы здравоохранения.

Сотрудникам следует использовать персональный доступ, назначенный для их работы. Определите, кто проверяет результаты отправки и обрабатывает запросы аптеки на уточнение.

Проверьте получателя и отправьте fax

Введите проверенный номер fax аптеки и прикрепите подготовленный документ.

Сверьте номер получателя с актуальными инструкциями аптеки. Ещё раз проверьте пакет документов: данные пациента, полноту и читаемость. Затем отправьте fax через веб-версию или мобильное приложение. Инструкции по отправке fax в Fax.Plus.

Добавьте сведения на титульном листе, если порядок аптеки это допускает или требует. Если для конкретной формы указано не использовать титульный лист, следуйте этому указанию.

Подтвердите получение, прежде чем считать, что рецепт принят в работу

После отправки проверьте результат передачи.

Отчёты о подтверждении Fax.Plus содержат такие сведения, как дата, время, статус и количество страниц. Сохраните нужный отчёт в соответствии с порядком учёта рецептов в клинике. Отчёты о подтверждении Fax.Plus.

Успешная передача означает, что принимающее устройство подтвердило получение fax. Это не означает, что сотрудники аптеки приняли назначение, проверили его или подготовили лекарство. Статус передачи в Fax.Plus.

Если срок важен, свяжитесь с аптекой через указанный ею канал связи. Аптеке могут потребоваться уточнения, другой способ передачи или оригинал документа.

Время передачи fax и время обработки рецепта в аптеке — разные величины. На доставку могут влиять объём документа, качество изображения и занятость линии получателя. Завершённая отправка fax не гарантирует немедленной выдачи лекарства.

Если fax не отправлен или попал не в ту аптеку

Если передача не удалась, изучите сообщение о проблеме и проверьте номер получателя, прежде чем отправлять fax повторно.

Не отправляйте документ повторно, не проверив, дошла ли предыдущая копия. Если результат неясен, свяжитесь с аптекой и зафиксируйте результат обращения, чтобы сотрудники могли отличить повторную отправку от нового назначения.

Если рецепт попал не тому получателю, уведомите ответственное лицо по вопросам конфиденциальности и согласуйте действия с лицом, выписавшим рецепт, и фармацевтом. Решайте вопрос о раскрытии данных и статусе рецепта одновременно.

Не рассылайте один и тот же рецепт в несколько аптек, чтобы узнать, какая из них ответит. Смена аптеки или перенос действующего рецепта требуют соблюдения установленного порядка выписки рецептов и работы аптек.

Если вы пациент

Уточните в аптеке, как она принимает рецепты, и попросите врачебный кабинет организовать допустимый способ передачи.

Не рассчитывайте, что фотография или скан, которые есть у вас, примут как новый рецепт. Аптеке может потребоваться получить назначение непосредственно от лица, выписавшего рецепт.

Для повторного отпуска лекарства воспользуйтесь принятой в аптеке процедурой запроса на повторный отпуск. Запрос на разрешение и выписанный рецепт с разрешением — это разные документы.

Если рецепт отправили в другую аптеку, уточните у фармацевта и лечащего врача, как действовать дальше. Пересылка собственной копии не подтверждает, что рецепт был передан в установленном порядке.