Inviare una prescrizione via fax

È possibile inviare una prescrizione via fax a una farmacia?

Negli Stati Uniti, il fax può essere un metodo consentito affinché un prescrittore o il suo agente autorizzato invii determinate prescrizioni a una farmacia.

La risposta dipende dalla prescrizione, dalle norme federali e statali applicabili e dai requisiti della farmacia ricevente. Una farmacia può richiedere un modulo specifico o una particolare fonte di trasmissione. Potrebbe inoltre essere obbligatoria la prescrizione elettronica, salvo che si applichi un'eccezione.

Per uno studio medico che invia una prescrizione idonea, il flusso di lavoro è pratico: confermare che il fax sia consentito, verificare la farmacia, preparare il documento autorizzato, trasmetterlo e controllarne l'esito.

Il caso in cui un paziente carica una copia di una prescrizione è diverso. Il possesso del documento non conferisce l'autorità di emettere una prescrizione né di trasmetterla per conto del prescrittore.

Verificare se la prescrizione può essere inviata via fax

Prendere questa decisione prima di scansionare o caricare il documento.

Le normative federali consentono che il fax di una prescrizione cartacea firmata per sostanze controllate di Schedule III, IV e V sia trasmesso dal professionista o dal suo agente. Questa autorizzazione federale non prevale su requisiti più restrittivi. 21 CFR § 1306.21.

Per la Schedule II, una prescrizione cartacea può in genere essere inviata in anticipo via fax, ma l'originale firmato a mano deve essere presentato al farmacista prima della dispensazione.

Eccezioni specifiche in cui il fax vale come originale riguardano determinate infusioni di narcotici di Schedule II preparate in laboratorio, le prescrizioni di Schedule II per i residenti di strutture di assistenza a lungo termine e le prescrizioni idonee per narcotici di Schedule II destinati a pazienti in hospice. Ciascuna prevede condizioni; la prescrizione per hospice deve indicare lo stato di hospice del paziente. 21 CFR § 1306.11.

Se la procedura applicabile non è chiara, il personale dovrebbe ottenere la conferma del prescrittore o del farmacista.

I requisiti per la prescrizione elettronica restano rilevanti

Il CMS richiede in genere che le prescrizioni idonee di Schedule II–V nell'ambito di Medicare Part D e dei piani Medicare Advantage con copertura farmaceutica siano emesse in forma elettronica, con eccezioni e deroghe. Il suo programma opera insieme ai requisiti statali. Programma EPCS del CMS.

Anche gli Stati possono richiedere la prescrizione elettronica per i farmaci non soggetti a controllo. New York, ad esempio, impone la prescrizione elettronica sia per le sostanze controllate sia per quelle non controllate, con eccezioni specifiche. Requisiti di prescrizione di New York.

Non dare per scontato che il fax sia disponibile solo perché la farmacia ha un numero di fax.

Il fax online e la prescrizione elettronica hanno requisiti diversi

Inviare una prescrizione scansionata tramite un servizio di fax online non la rende una prescrizione elettronica per sostanze controllate, o EPCS.

La DEA precisa inoltre che un trasferimento EPCS tra farmacie per la prima dispensazione deve restare elettronico; non può essere convertito in fax per tale trasferimento. Linee guida DEA sulla EPCS.

Fax.Plus trasmette documenti. Non convalida l'autorità di prescrizione e non sostituisce un'applicazione EPCS.

Come inviare via fax una prescrizione consentita con Fax.Plus

Confermare la farmacia e le sue istruzioni

Verificare la sede specifica o il servizio di farmacia per corrispondenza, la destinazione fax corretta e la procedura di prescrizione accettata.

Chiedere se la farmacia richiede un proprio modulo, chi può inviarlo e se un servizio di fax online soddisfa i suoi requisiti sulla fonte di trasmissione. La configurazione HIPAA di uno studio medico non stabilisce di per sé l'accettazione da parte della farmacia.

Seguire le istruzioni del modulo aggiornato. Il modulo fax per i prescrittori di Express Scripts, ad esempio, indica la linea fax sicura del prescrittore, ne vieta l'uso per le prescrizioni di Schedule II, rifiuta le firme con timbro e invita a non usare il frontespizio. Modulo fax per le prescrizioni di Express Scripts.

Anche il modulo per l'ordine per corrispondenza di CVS Caremark prevede la trasmissione dalla linea fax sicura del prescrittore ed è destinato alle prescrizioni non soggette a controllo. Le sue istruzioni non vanno generalizzate a tutte le sedi retail di CVS. Modulo fax per ordini per corrispondenza di CVS Caremark.

Utilizzare i materiali ufficiali più recenti della farmacia, anziché un numero salvato da tempo o un modello generico.

Preparare la prescrizione autorizzata

Utilizzare il documento compilato e autorizzato secondo la procedura del prescrittore.

Verificare i dati del paziente e del prescrittore, la firma e la data richieste ed eventuali campi specifici della farmacia. Assicurarsi che tutte le pagine appartengano al paziente interessato e che nel plico non resti l'allegato di un paziente precedente.

Non modificare una prescrizione per risolvere autonomamente un dubbio. Inoltrare al prescrittore le correzioni o le informazioni mancanti.

Aggiungere una generica firma PDF non basta, di per sé, a stabilire che una prescrizione soddisfi i requisiti di firma applicabili. Le norme federali distinguono le prescrizioni cartacee firmate a mano dalle prescrizioni elettroniche create e firmate con un'applicazione conforme. 21 CFR § 1306.05.

Acquisire il documento cartaceo o allegare il file esistente

Fax.Plus consente di allegare documenti e acquisire documenti cartacei tramite la propria applicazione mobile.

Per una prescrizione cartacea, acquisire l'intero documento e controllare l'immagine. Verificare i caratteri piccoli, l'area della firma, i bordi delle pagine e l'orientamento. Ritagliare o ruotare se opportuno, senza eliminare informazioni obbligatorie. Acquisizione dei documenti con Fax.Plus.

Per un file esistente, utilizzare il documento autorizzato fornito tramite la procedura della struttura. Gestirlo esclusivamente nei sistemi consentiti dall'organizzazione, senza introdurre passaggi tramite e-mail personale o backup di foto.

Il dispositivo di invio e le copie conservate al di fuori dell'account fax richiedono controlli di accesso e di archiviazione specifici.

Utilizzare l'account configurato per HIPAA

Per una struttura sanitaria che trasmette PHI, il servizio fax regolamentato di Fax.Plus richiede Enterprise, Advanced Security Controls attivati e un Business Associate Agreement firmato.

Basic, Premium e Business non offrono una soluzione alternativa idonea a HIPAA. Una quota gratuita non deve essere usata come scorciatoia per le trasmissioni di prescrizioni di una struttura. Requisiti di Fax.Plus per il settore sanitario.

Il personale deve usare l'accesso individuale assegnato per le proprie attività. Stabilire chi controlla l'esito delle trasmissioni e gestisce le richieste di chiarimento da parte della farmacia.

Controllare il destinatario e inviare

Inserire il numero fax verificato della farmacia e allegare il documento preparato.

Confrontare il destinatario con le istruzioni più recenti della farmacia. Riesaminare il plico per verificare identità del paziente, completezza e leggibilità, quindi inviare tramite l'applicazione web o mobile. Istruzioni per l'invio con Fax.Plus.

Aggiungere le informazioni del frontespizio se la procedura della farmacia lo consente o lo richiede. Rispettare le eventuali istruzioni che indicano di omettere il frontespizio per un determinato modulo.

Confermare la ricezione prima di presumere che la prescrizione venga evasa

Dopo l'invio, controllare l'esito della trasmissione.

I rapporti di conferma di Fax.Plus includono dettagli come data, ora, stato e numero di pagine. Conservare il rapporto pertinente nel processo di tracciamento delle prescrizioni della struttura. Rapporti di conferma di Fax.Plus.

Una trasmissione riuscita significa che il terminale ricevente ha confermato la ricezione del fax. Non dimostra che il personale della farmacia abbia accettato o verificato la prescrizione, né che abbia preparato il farmaco. Stato di trasmissione di Fax.Plus.

Se i tempi sono importanti, contattare la farmacia attraverso il canale di contatto indicato. Potrebbero essere necessari chiarimenti, un diverso metodo di invio o un documento originale.

Il tempo di trasmissione e il tempo di elaborazione da parte della farmacia sono distinti. La lunghezza del documento, la qualità dell'immagine e una linea ricevente occupata possono influire sulla consegna; un fax completato non garantisce la dispensazione immediata.

Se il fax non va a buon fine o raggiunge la farmacia sbagliata

In caso di trasmissione non riuscita, controllare il problema segnalato e verificare il destinatario prima di inviare di nuovo.

Evitare invii ripetuti senza aver verificato se una copia precedente sia arrivata. Se l'esito è incerto, coordinarsi con la farmacia e registrare il follow-up, in modo che il personale possa distinguere un nuovo invio da una prescrizione separata.

Se la prescrizione è arrivata a un destinatario sbagliato, informare il referente designato per la privacy e coordinarsi con il prescrittore e il farmacista. Affrontare insieme la divulgazione e lo stato della prescrizione.

Non inviare la stessa prescrizione a più farmacie per vedere quale risponda. Cambiare destinatario o trasferire una prescrizione esistente richiede le procedure appropriate di prescrizione e della farmacia.

Se si è il paziente

Chiedere alla farmacia in che modo deve ricevere la prescrizione e fare in modo che lo studio del prescrittore organizzi la trasmissione consentita.

Non dare per scontato che una fotografia o una scansione in proprio possesso venga accettata come nuova prescrizione. La farmacia potrebbe dover ottenere la prescrizione direttamente dal prescrittore.

Per un rinnovo, utilizzare la procedura di richiesta di rinnovo della farmacia. Una richiesta di autorizzazione e una prescrizione autorizzata sono documenti diversi.

Se la prescrizione è stata inviata a un'altra farmacia, chiedere al farmacista e al medico prescrittore come procedere. Inoltrare una copia propria non dimostra che sia avvenuto un trasferimento valido.