Enviar una receta por fax

¿Se puede enviar una receta por fax a una farmacia?

En Estados Unidos, el fax puede ser una vía permitida para que un prescriptor, o su agente autorizado, envíe determinadas recetas a una farmacia.

La respuesta depende de la receta, de las normas federales y estatales aplicables y de los requisitos de la farmacia receptora. Una farmacia puede exigir un formulario concreto o una fuente de transmisión determinada. Además, puede ser obligatoria la prescripción electrónica, salvo que se aplique una excepción.

Para una clínica que envía una receta admisible, el flujo de trabajo es práctico: confirmar que se permite el fax, verificar la farmacia, preparar el documento autorizado, transmitirlo y comprobar el resultado.

Que un paciente suba una copia de una receta es una situación distinta. Tener el documento no otorga autoridad para emitir una receta ni para transmitirla en nombre del prescriptor.

Compruebe si la receta puede enviarse por fax

Tome esta decisión antes de escanear o cargar el documento.

La normativa federal permite que el profesional o su agente transmita por fax una receta en papel firmada para sustancias controladas de las Listas III, IV y V. Esta autorización federal no anula los requisitos más estrictos. 21 CFR § 1306.21.

Para la Lista II, por lo general puede adelantarse por fax una receta en papel, pero la receta original firmada manualmente debe presentarse al farmacéutico antes de la dispensación.

Hay excepciones específicas en las que el fax se considera original: determinadas infusiones narcóticas compuestas de la Lista II, recetas de la Lista II para residentes de centros de atención a largo plazo y recetas válidas de narcóticos de la Lista II para cuidados paliativos. Cada una tiene condiciones; la receta para cuidados paliativos debe identificar la condición de paciente en cuidados paliativos. 21 CFR § 1306.11.

El personal debe obtener la confirmación del prescriptor o del farmacéutico cuando no esté clara la vía aplicable.

Los requisitos de prescripción electrónica siguen siendo relevantes

Por lo general, CMS exige que las recetas de las Listas II a V que cumplan los requisitos en el marco de Medicare Parte D y de los planes de medicamentos recetados de Medicare Advantage se prescriban electrónicamente, con excepciones y exenciones. Su programa funciona junto con los requisitos estatales. Programa EPCS de CMS.

Los estados también pueden exigir la prescripción electrónica para medicamentos no controlados. Nueva York, por ejemplo, la exige tanto para sustancias controladas como no controladas, con excepciones especificadas. Requisitos de prescripción de Nueva York.

No dé por hecho que el fax está disponible solo porque la farmacia tenga un número de fax.

El fax en línea y la prescripción electrónica tienen requisitos diferentes

Enviar una receta escaneada mediante un servicio de fax en línea no la convierte en una receta electrónica de sustancias controladas, o EPCS.

La DEA también establece que una transferencia de EPCS entre farmacias para la dispensación inicial debe seguir siendo electrónica; no puede convertirse en un fax para esa transferencia. Guía de la DEA sobre EPCS.

Fax.Plus transmite documentos. No valida la autoridad para prescribir ni sustituye una aplicación de EPCS.

Cómo enviar por fax una receta permitida con Fax.Plus

Confirme la farmacia y sus instrucciones

Verifique la sucursal o el servicio de venta por correo concretos, el destino de fax correcto y el proceso de recetas aceptado.

Pregunte si la farmacia exige su propio formulario, quién puede enviarlo y si un servicio de fax en línea cumple sus requisitos de origen. La configuración de HIPAA de una clínica no establece por sí sola que la farmacia vaya a aceptar la receta.

Siga las instrucciones del formulario vigente. Por ejemplo, el formulario de fax para prescriptores de Express Scripts especifica una línea de fax segura del prescriptor, prohíbe su uso para recetas de la Lista II, rechaza las firmas selladas e indica a los remitentes que no utilicen una portada. Formulario de fax de recetas de Express Scripts.

El formulario de pedido por correo de CVS Caremark también especifica que la transmisión se realice desde la línea de fax segura del prescriptor y está destinado a recetas de medicamentos no controlados. Sus instrucciones no deben generalizarse a todos los establecimientos minoristas de CVS. Formulario de fax de pedido por correo de CVS Caremark.

Utilice los materiales oficiales vigentes de la farmacia en lugar de un número guardado hace tiempo o una plantilla genérica.

Prepare la receta autorizada

Utilice el documento completado y autorizado mediante el proceso del prescriptor.

Compruebe los datos del paciente y del prescriptor, la firma y la fecha requeridas, así como los campos específicos de la farmacia. Asegúrese de que todas las páginas correspondan al paciente previsto y de que no quede en el paquete ningún adjunto de un paciente anterior.

No modifique una orden para resolver una duda por su cuenta. Remita las correcciones o la información que falte al prescriptor.

Añadir una firma genérica en PDF no establece, por sí solo, que una receta cumpla los requisitos de firma aplicables. Las normas federales distinguen entre las recetas en papel firmadas manualmente y las recetas electrónicas creadas y firmadas mediante una aplicación conforme. 21 CFR § 1306.05.

Escanee el papel o adjunte el archivo existente

Fax.Plus permite adjuntar documentos y escanear papel mediante su aplicación móvil.

En el caso de una receta en papel, capture el documento completo e inspeccione la imagen. Compruebe el texto pequeño, la zona de la firma, los bordes de la página y la orientación. Recorte o gire la imagen cuando proceda, sin eliminar la información requerida. Captura de documentos de Fax.Plus.

En el caso de un archivo existente, utilice el documento autorizado facilitado a través del proceso de la clínica. Mantenga la gestión dentro de los sistemas permitidos por la organización, en lugar de introducir un paso con correo electrónico personal o copia de seguridad de fotos.

El dispositivo de envío y las copias almacenadas fuera de la cuenta de fax requieren sus propios controles de acceso y almacenamiento.

Utilice la cuenta configurada para HIPAA

Para una organización sanitaria que transmite PHI, el servicio de fax regulado de Fax.Plus requiere Enterprise, Advanced Security Controls activados y un Business Associate Agreement firmado.

Basic, Premium y Business no ofrecen una alternativa apta para HIPAA. No debe utilizarse una asignación gratuita como atajo para las transmisiones de recetas de una clínica. Requisitos de Fax.Plus para el sector sanitario.

El personal debe utilizar el acceso individual asignado para su trabajo. Establezca quién comprueba los resultados de las transmisiones y quién gestiona las solicitudes de aclaración de la farmacia.

Revise el destino y envíe

Introduzca el número de fax verificado de la farmacia y adjunte el documento preparado.

Compare el destino con las instrucciones vigentes de la farmacia. Revise de nuevo el paquete para comprobar la identidad del paciente, que esté completo y que sea legible; después, envíelo a través de la aplicación web o móvil. Instrucciones de envío de Fax.Plus.

Añada información de portada cuando el proceso de la farmacia lo permita o lo exija. Siga cualquier instrucción de omitir la portada para un formulario concreto.

Confirme la recepción antes de dar por hecho que la receta se está dispensando

Revise el resultado de la transmisión después del envío.

Los informes de confirmación de Fax.Plus incluyen datos como la fecha, la hora, el estado y el número de páginas. Conserve el informe pertinente mediante el proceso de seguimiento de recetas de la clínica. Informes de confirmación de Fax.Plus.

Una transmisión correcta significa que el extremo receptor confirmó la recepción del fax. No establece que el personal de la farmacia haya aceptado la orden, la haya verificado o haya preparado el medicamento. Estado de transmisión de Fax.Plus.

Si el plazo es importante, póngase en contacto con la farmacia a través de su vía de contacto designada. Puede que necesite una aclaración, un método de envío diferente o un documento original.

El tiempo de transmisión y el tiempo de procesamiento de la farmacia son independientes. La extensión del documento, la calidad de la imagen y una línea receptora ocupada pueden afectar a la entrega; que el fax se haya completado no garantiza la dispensación inmediata.

Si el fax falla o llega a una farmacia equivocada

Si la transmisión no se realiza correctamente, revise el problema notificado y verifique el destino antes de volver a enviar.

Evite los envíos repetidos sin comprobar si llegó una copia anterior. Cuando el resultado sea incierto, coordínese con la farmacia y registre el seguimiento para que el personal pueda distinguir un reenvío de una orden distinta.

Si la receta llegó a un destino equivocado, notifíquelo al contacto de privacidad designado y coordínese con el prescriptor y el farmacéutico. Aborde conjuntamente la divulgación y el estado de la receta.

No envíe la misma receta a varias farmacias para ver cuál responde. Cambiar de destino o transferir una receta existente requiere el proceso de prescripción y de farmacia correspondiente.

Si usted es el paciente

Pregunte a la farmacia cómo necesita recibir la receta y solicite a la consulta del prescriptor que gestione la transmisión permitida.

No dé por hecho que se aceptará como nueva receta una fotografía o un escaneo que usted tenga. Es posible que la farmacia necesite obtener la orden directamente del prescriptor.

Para una renovación, utilice el proceso de solicitud de renovación de la farmacia. Una solicitud de autorización y una receta autorizada son documentos distintos.

Si la receta se envió a otra farmacia, consulte con el farmacéutico y con el prescriptor cómo proceder. Reenviar su propia copia no demuestra que se haya realizado una transferencia válida.