So senden Sie Patientenakten per Fax

Ja, Sie dürfen Patientenakten per Fax senden. HIPAA erlaubt es Gesundheitsdienstleistern, Patienteninformationen zu Behandlungszwecken per Fax auszutauschen, sofern angemessene und geeignete Schutzmaßnahmen getroffen werden. HHS-Leitfaden zum Faxversand von Patienteninformationen.

Die praktische Arbeit findet vor und nach der Übertragung statt: Stellen Sie fest, dass die Offenlegung zulässig ist, prüfen Sie die Empfängerin bzw. den Empfänger, bereiten Sie die richtigen Dokumente vor und kontrollieren Sie das Ergebnis. Enthält das Paket Fotos, sollten Sie außerdem prüfen, ob das Fax die Informationen erhält, die der Empfänger benötigt.

Mit Fax.Plus kann das Personal Unterlagen über einen Webbrowser oder die mobile App senden – ganz ohne physisches Faxgerät. Für PHI verwenden Sie Fax.Plus Enterprise mit aktivierten Advanced Security Controls und einem unterzeichneten Business Associate Agreement. HIPAA-Anforderungen von Fax.Plus.

So bereiten Sie ein Fax mit Patientenakten vor, senden es und kontrollieren es im Nachgang.

HIPAA-Regeln für das Faxen von Patientenakten

Fax ist eine zulässige Kommunikationsmethode. Ob eine bestimmte Offenlegung angemessen ist, hängt außerdem von Zweck, Empfänger und Handhabung ab.

Das HHS nennt die Überprüfung der Empfängernummer und den Schutz des Zugangs zu den Empfangsgeräten als Beispiele für angemessene Schutzmaßnahmen. Diese Aspekte bleiben relevant, wenn ein digitaler Faxdienst Dokumente an ein physisches Gerät sendet.

Den Zweck der Offenlegung festlegen

HIPAA erlaubt Offenlegungen zu Behandlungszwecken in der Regel ohne gesonderte Einwilligung der Patientin bzw. des Patienten. Andere Anfragen können eine Einwilligung oder eine andere zulässige Grundlage erfordern. Bestimmte Unterlagen und geltende Gesetze können zusätzliche Bedingungen auferlegen. Für Rezeptpakete gelten zudem die gesonderten Regeln für das Faxen eines autorisierten Rezepts.

Behandeln Sie nicht jede Anfrage nach Unterlagen gleich. Eine Überweisung an eine behandelnde Fachärztin bzw. einen behandelnden Facharzt, die Anfrage eines Arbeitgebers und die Anfrage einer Patientin bzw. eines Patienten nach den eigenen Unterlagen können eine unterschiedliche Handhabung erfordern. HHS-Zusammenfassung der Privacy Rule.

Den Grundsatz der minimal erforderlichen Informationen anwenden, wo er gilt

Die HIPAA-Anforderung der minimal erforderlichen Informationen (Minimum Necessary) gilt nicht für Offenlegungen an Gesundheitsdienstleister oder Anfragen von diesen zu Behandlungszwecken.

Wo der Grundsatz gilt, befolgen Sie das Verfahren Ihrer Organisation, um die Informationen angemessen zu begrenzen. Vermeiden Sie eine pauschale Regel, die vorschreibt, klinisch relevante Informationen aus jeder Behandlungsüberweisung zu entfernen. HHS-Leitfaden zum Minimum Necessary.

Den passenden Dienst und die passende Konfiguration verwenden

Für Fax.Plus setzt das Faxen von Patientenakten mit PHI Enterprise, aktivierte Advanced Security Controls und ein unterzeichnetes BAA voraus. Basic, Premium und Business sind keine alternativen HIPAA-konformen Tarife.

Die Vereinbarung ist nur ein Baustein des Arbeitsablaufs. Mitarbeiterzugriff, Empfängerprüfung, Umgang mit Dokumenten und organisatorische Verfahren bleiben weiterhin wichtig.

So faxen Sie Patientenakten sicher

Empfänger und angeforderte Unterlagen bestätigen

Stellen Sie die empfangende Organisation, die vorgesehene Abteilung und die Faxnummer über das Prüfverfahren Ihrer Praxis fest.

Ein korrekter Organisationsname belegt noch nicht das richtige Ziel. Große Einrichtungen können unterschiedliche Nummern für Überweisungen, Patientenakten und einzelne Fachbereiche haben.

Bestätigen Sie bei einem unbekannten Ziel oder einer geänderten Nummer die Angaben über einen vertrauenswürdigen Kontaktweg. Verlassen Sie sich nicht allein auf eine nicht verifizierte Nachricht mit neuen Zustellanweisungen.

Legen Sie anschließend die angeforderten Dokumente, die relevanten Zeiträume sowie erforderliche Einwilligungen oder Prüfungen fest.

Das Paket aus der freigegebenen Aktenquelle zusammenstellen

Verwenden Sie das von Ihrer Organisation freigegebene System, um die Unterlagen abzurufen.

Prüfen Sie die Patientenkennungen auf jedem Dokument, auch bei Anlagen, die von einer anderen Einrichtung stammen. Entfernen Sie Dokumente anderer Patienten und klären Sie Unstimmigkeiten vor der Übertragung.

Ordnen Sie das Paket so, dass der Empfänger es gut nachvollziehen kann. Eine Überweisung könnte zum Beispiel zuerst das Überweisungsschreiben enthalten, gefolgt von den relevanten Befunden und ergänzenden Unterlagen.

Prüfen Sie bei Papierdokumenten beide Seiten jedes Blattes. Kontrollieren Sie bei elektronischen Dokumenten jede Seite, anstatt anzunehmen, dass der Dateiname den Inhalt zutreffend beschreibt.

Papierunterlagen scannen oder vorhandene Dokumente importieren

Fax.Plus unterstützt das Anhängen vorhandener Dokumente und das Erfassen von Papier über die mobile App.

Beim Scannen von Papier:

• Legen Sie die Seiten auf eine stabile Unterlage bei guter Beleuchtung.
• Erfassen Sie die gesamte Seite, ohne Kennungen oder Anmerkungen abzuschneiden.
• Prüfen Sie Ausrichtung und Lesbarkeit.
• Stellen Sie sicher, dass keine Seite fehlt, doppelt vorhanden oder in der falschen Reihenfolge ist.

Der Erfassungsablauf der App unterstützt das Prüfen und Anpassen gescannter Seiten, einschließlich Zuschneiden und Drehen. Kontrollieren Sie das fertige Dokumentenpaket vor dem Versand. Dokumentenerfassung mit Fax.Plus.

Rufen Sie vorhandene Dateien über einen von Ihrer Organisation genehmigten Arbeitsablauf ab. Vermeiden Sie unnötige Zwischenschritte über private E-Mail-Konten, Foto-Backups oder Cloud-Speicher, nur um ein Dokument auf das sendende Gerät zu übertragen.

Prüfen Sie, wie die Dokumente vor dem Hochladen geschützt sind und welche Kopien außerhalb des Fax-Kontos aufbewahrt werden.

Verwenden Sie das HIPAA-konfigurierte Konto Ihrer Organisation

Melden Sie sich mit dem individuellen Mitarbeiterzugang an, der für die Aufgabe freigegeben ist.

Bevor PHI gesendet wird, sollte die Organisation die erforderliche Konfiguration mit Enterprise, ASC und BAA abgeschlossen haben. Ein neu erstelltes privates Konto oder ein kostenloses Kontingent erfüllt diese Anforderungen nicht.

Mitarbeitende sollten außerdem wissen, wo eingehende Unterlagen ankommen, wer sie überwacht und wer auf die Empfangsnummer zugreifen kann.

Diese Zuständigkeiten verdienen besondere Aufmerksamkeit, wenn sich mehrere Standorte oder Teams einen Dienst teilen.

Passende Deckblattangaben hinzufügen

Verwenden Sie ein Deckblatt, wenn die Richtlinie Ihrer Organisation oder der Ablauf der empfangenden Stelle dies verlangt.

Nützliche Angaben sind etwa Absender, vorgesehene Abteilung, Rückrufdaten und die erwartete Seitenzahl. Halten Sie das Deckblatt dem Zweck angemessen und wiederholen Sie sensible klinische Informationen nicht unnötig.

Ein Deckblatt ist eine praktische Schutzmaßnahme. HIPAA schreibt es nicht allgemein für jedes Fax vor, und es kann weder eine falsch eingegebene Zielnummer korrigieren noch eine ansonsten unzulässige Offenlegung zulässig machen.

Empfänger prüfen und senden

Geben Sie in Fax.Plus die Empfängerfaxnummer ein, hängen Sie die vorbereiteten Dokumente an und schließen Sie den Sendevorgang ab.

Vergleichen Sie vor dem Auswählen von „Senden“ die eingegebene Zielnummer mit der verifizierten Nummer und kontrollieren Sie das angehängte Dokumentenpaket. Prüfen Sie Seitenreihenfolge, Patientenidentität und alle Deckblattangaben.

Befolgen Sie die aktuellen Anweisungen der Anwendung für das verwendete Gerät. Anleitung zum Senden mit Fax.Plus.

Legen Sie bei einer Übertragung, die zeitnah nachverfolgt werden muss, vor dem Senden fest, welche mitarbeitende Person dafür zuständig ist. Der nächste Schritt sollte nicht davon abhängen, dass jemand zufällig später den Status bemerkt.

Ergebnis prüfen und Nachverfolgung abschließen

Prüfen Sie das Übertragungsergebnis, anstatt davon auszugehen, dass die Aufgabe mit dem Auswählen von „Senden“ erledigt ist.

Wenn das Fax fehlschlägt, untersuchen Sie das gemeldete Problem und folgen Sie dem Verfahren Ihrer Praxis zum erneuten Senden. Eine falsche Nummer oder ein nicht verfügbares Empfangsgerät erfordert eine andere Reaktion als eine unleserliche Vorlage.

Bewahren Sie bei erfolgreicher Übertragung die entsprechende Bestätigung bei der zugehörigen Akte oder im genehmigten Nachverfolgungsprozess auf.

Eine erfolgreiche Faxübertragung bestätigt für sich genommen nicht, dass eine Ärztin oder ein Arzt das Dokument gelesen oder in der Patientenakte abgelegt hat. Wenn der nächste Schritt eine Bestätigung erfordert, organisieren Sie diese Nachverfolgung separat. FAQ zu Übertragung und Sicherheit bei Fax.Plus.

Können Sie medizinische Fotos per Fax senden?

Manchmal ja, aber klären Sie zuerst, was die empfangende Stelle sehen muss.

Ein gescanntes Papierformular unterscheidet sich von einem klinischen Foto. Ein Überweisungsschreiben kann nach der Faxumwandlung weiterhin nützlich bleiben, feine Farbnuancen oder visuelle Details eines klinischen Bildes dagegen möglicherweise nicht.

Auch ein Bild, das einer identifizierbaren Patientin oder einem identifizierbaren Patienten zugeordnet ist, kann PHI sein, selbst wenn das Gesicht nicht zu sehen ist. Behandeln Sie klinische Fotos über den genehmigten Prozess Ihrer Organisation für Aufnahme, Speicherung und Offenlegung.

Ein Fax kann das Erscheinungsbild von Bildern verändern

Die Fax-Übertragung kann Schattierungen, Kontrast und feine Details verändern.

Fax.Plus unterstützt die Farbübertragung zwischen Fax.Plus-Nutzern. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Fax, das an einen anderen Dienst oder ein anderes Fax-Gerät gesendet wird, die Farben beibehält. Hinweise zum Farb-Fax mit Fax.Plus.

Der HD-Modus kann die Bilddetails verbessern, die empfangene Auflösung hängt jedoch vom Empfangsgerät ab. Einstellungen für höhere Qualität gewährleisten keine diagnostische Bildtreue. Fax.Plus-Übertragungsoptimierung.

Testen Sie vor der Einführung eines Dokumenten-Workflows repräsentative Beispiele ohne Patienteninformationen gemeinsam mit der empfangenden Organisation. Bestätigen Sie, dass die resultierenden Seiten dem vorgesehenen Zweck entsprechen.

Das klinische Originalbild aufbewahren

Bewahren Sie klinische Originalfotos im von der Organisation genehmigten klinischen System auf.

Wenn eine Fachärztin oder ein Facharzt das Originalbild, einen detaillierten Farbvergleich oder ein spezielles Bildformat benötigt, nutzen Sie das akzeptierte Verfahren zur Weitergabe klinischer Bilder. Per Fax können gegebenenfalls der begleitende schriftliche Befund oder die Überweisung übermittelt werden.

Eine Anwendung für klinische Fotografie kann Aufnahme, Vergleich und Speicherung abdecken. Ein Fax-Dienst deckt die Zustellung über Fax-Nummern ab. Prüfen Sie die Funktionen und Schutzmaßnahmen jedes beteiligten Dienstes.

Kopien auf dem Smartphone und in Backups bewusst handhaben

Gehen Sie nicht davon aus, dass der Import oder der Fax-Versand eines Bildes dessen Original oder Kopien in der Galerie oder in den Backups Ihres Smartphones löscht.

Verwenden Sie genehmigte Geräte und Speicherlösungen. Befolgen Sie das Verfahren der Organisation für lokale Kopien, einschließlich Aufbewahrung und gegebenenfalls Entfernung.

Gehen Sie nicht davon aus, dass das BAA von Fax.Plus separate Apps für Aufnahme, Speicherung oder Weitergabe abdeckt. Der Schutz eines Bildes vor dem Hochladen und der Umgang mit Kopien außerhalb des Fax-Kontos müssen jeweils gesondert bewertet werden.

Was muss die medizinische Fachangestellte oder der medizinische Fachangestellte beim Senden eines Faxes prüfen?

Führen Sie diese abschließende Prüfung im Rahmen der Verfahren Ihrer Praxis durch:

1. Offenlegung: Ist die Anfrage zulässig, und wurden erforderliche Einwilligungen oder Prüfungen abgeschlossen?
2. Patient: Gehören alle Seiten zur vorgesehenen Patientin oder zum vorgesehenen Patienten?
3. Empfänger: Wurde das Ziel verifiziert und korrekt eingegeben?
4. Dokumentenpaket: Sind die Seiten vollständig, richtig geordnet und lesbar?
5. Bilder: Eignet sich ein Fax für die visuellen Informationen, die der Empfänger benötigt?
6. Nachverfolgung: Wer prüft das Übertragungsergebnis und bearbeitet Ausnahmefälle?

Diese Prüfung unterstützt eine einheitliche Handhabung und ergänzt die Schulungen und das Verfahren zur Herausgabe von Unterlagen in der Organisation.

Holen Sie bei ungewohnten Anfragen, sensiblen Aktenkategorien oder widersprüchlichen Anweisungen vor dem Senden die entsprechende interne Prüfung ein.

Wie lange dauert das Senden von Patientenakten per Fax?

Die Übertragungsdauer hängt von der Anzahl und Komplexität der Seiten, den Qualitätseinstellungen, der Erreichbarkeit des Ziels und dem Empfangsgerät ab.

Für ein kurzes Dokumentenpaket gibt es keine garantierte sofortige Zustellzeit. Eine belegte Empfangsleitung kann den Abschluss verzögern, während Bilder und Dokumente in höherer Qualität länger für die Übertragung benötigen können.

Planen Sie bei einer Frist Zeit ein, um einen fehlgeschlagenen Versand zu untersuchen und einen erforderlichen Empfangsnachweis einzuholen.

Falls Optionen für Wiederholungsversuche verfügbar sind, machen Sie sich mit den aktuellen Einstellungen und dem Überwachungsverfahren vertraut. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine fehlgeschlagene Übertragung später immer ohne Zutun des Personals abgeschlossen wird.

Wie mit eingehenden Patientenakten umzugehen ist

Bestimmen Sie Mitarbeitende, die den Empfangs-Workflow überwachen, Patient und Dokumenttyp prüfen und die Unterlagen an das zuständige Team weiterleiten. Legen Sie Vertretungen für Abwesenheiten und für Zeiten fest, in denen die für die Warteschlange zuständige Person nicht verfügbar ist.

Prüfen Sie Vollständigkeit und Lesbarkeit, bevor Sie sich auf das Dokumentenpaket verlassen. Kontaktieren Sie den Absender, wenn Seiten fehlen oder wesentliche Informationen nicht lesbar sind.

Legen Sie die Unterlagen anschließend über das von der Organisation genehmigte Verfahren ab. Der Eingang in einem Fax-Posteingang legt das Dokument nicht automatisch in der richtigen Patientenakte ab.

Wenden Sie die entsprechenden Zugriffs- und Aufbewahrungsrichtlinien auf das Fax, heruntergeladene Kopien und die Kopie im Aktensystem an. Die Standardspeichereinstellung einer Anwendung sollte anhand der Aufbewahrungsanforderungen der Organisation bewertet werden.

Was ist zu tun, wenn Patientenakten an die falsche Fax-Nummer gehen?

Bei einem fehlgeleiteten Fax mit Patientenakten informieren Sie umgehend die Ansprechperson Ihrer Organisation für Datenschutz oder Incident Response.

Sichern Sie die Übertragungsdetails und befolgen Sie den etablierten Prozess zur Schadensbegrenzung. Gegebenenfalls gehört dazu, den unbeabsichtigten Empfänger zu kontaktieren und um einen angemessenen Umgang mit den Dokumenten zu bitten.

Gehen Sie nicht davon aus, dass das Löschen Ihrer eigenen Kopie das empfangene Fax zurückruft.

Eine unzulässige Offenlegung gilt grundsätzlich als Datenschutzverletzung, sofern nicht eine anwendbare Ausnahme oder eine dokumentierte Bewertung etwas anderes belegt. Das zuständige Team sollte den Vorfall und die Meldepflichten prüfen; die bloße Zusicherung des Empfängers sollte die Prüfung nicht beenden. HHS Breach Notification Rule.

Patientenakten mit Fax.Plus senden

Mit Fax.Plus können Mitarbeitende medizinische Dokumente über einen Browser oder die mobile App vorbereiten und senden – einschließlich des Scannens von Papierdokumenten mit der mobilen App.

Für PHI verwenden Sie Enterprise mit aktivierten Advanced Security Controls und einem unterzeichneten BAA. Richten Sie den Sendeprozess auf verifizierte Empfänger, geprüfte Dokumente und klar zugewiesene Nachverfolgungsverantwortlichkeiten aus.

Wenn Fotos beteiligt sind, klären Sie, ob das Fax die Informationen erhält, die das empfangende Team benötigt. Bewahren Sie das klinische Originalbild im freigegebenen System auf und nutzen Sie eine zugelassene Methode zur Bildübermittlung, wenn es auf klinische Genauigkeit ankommt.

Kontaktieren Sie das Fax.Plus-Team, um eine Enterprise-Einrichtung für den Arbeitsablauf mit Patientenakten in Ihrer Organisation zu besprechen.