Wysyłanie recepty faxem

Czy można wysłać receptę do apteki przez fax?

W Stanach Zjednoczonych fax może być dozwolonym sposobem przesyłania niektórych recept do apteki przez osobę wystawiającą receptę lub jej upoważnionego przedstawiciela.

Odpowiedź zależy od rodzaju recepty, obowiązujących przepisów federalnych i stanowych oraz wymagań apteki odbierającej. Apteka może wymagać określonego formularza lub źródła transmisji. Może też obowiązywać wymóg wystawiania recept elektronicznych, o ile nie ma zastosowania wyjątek.

Dla placówki wysyłającej kwalifikującą się receptę proces jest praktyczny: potwierdź, że fax jest dozwolony, zweryfikuj aptekę, przygotuj upoważniony dokument, wyślij go i sprawdź wynik.

Pacjent przesyłający kopię recepty to inna sytuacja. Posiadanie dokumentu nie daje uprawnień do wystawienia recepty ani do przesłania jej w imieniu osoby wystawiającej receptę.

Sprawdź, czy receptę można wysłać przez fax

Podejmij tę decyzję przed zeskanowaniem lub przesłaniem dokumentu.

Przepisy federalne dopuszczają przesłanie przez fax podpisanej recepty papierowej na substancje kontrolowane z wykazów III, IV i V przez osobę wystawiającą receptę lub jej przedstawiciela. To federalne zezwolenie nie uchyla surowszych wymogów. 21 CFR § 1306.21.

W przypadku wykazu II receptę papierową zasadniczo można wysłać przez fax z wyprzedzeniem, ale oryginał recepty podpisanej odręcznie musi zostać okazany farmaceucie przed wydaniem leku.

Szczegółowe wyjątki, w których fax jest traktowany jak oryginał, obejmują niektóre sporządzane leki recepturowe w postaci wlewów narkotyków z wykazu II, recepty z wykazu II dla mieszkańców placówek opieki długoterminowej oraz kwalifikujące się recepty hospicyjne na narkotyki z wykazu II. Każdy z tych wyjątków podlega warunkom; recepta hospicyjna musi wskazywać status pacjenta jako objętego opieką hospicyjną. 21 CFR § 1306.11.

Gdy właściwa procedura jest niejasna, personel powinien uzyskać potwierdzenie od osoby wystawiającej receptę lub od farmaceuty.

Wymogi dotyczące recept elektronicznych nadal mają znaczenie

CMS co do zasady wymaga, aby kwalifikujące się recepty na substancje z wykazów II–V w ramach Medicare Part D i planów Medicare Advantage obejmujących leki na receptę były wystawiane elektronicznie, z wyjątkami i zwolnieniami. Program ten działa równolegle z wymogami stanowymi. Program CMS EPCS.

Stany mogą również wymagać recept elektronicznych na leki niekontrolowane. Na przykład Nowy Jork wprowadza obowiązek wystawiania recept elektronicznych zarówno na substancje kontrolowane, jak i niekontrolowane, z określonymi wyjątkami. Wymogi dotyczące wystawiania recept w stanie Nowy Jork.

Nie zakładaj, że fax jest dostępny, tylko dlatego, że apteka posiada numer fax.

Fax online i recepty elektroniczne mają różne wymagania

Wysłanie zeskanowanej recepty przez usługę fax online nie czyni z niej elektronicznej recepty na substancje kontrolowane, czyli EPCS.

DEA wskazuje również, że przekazanie EPCS między aptekami w celu pierwszej realizacji musi pozostać elektroniczne; nie można go zamienić na fax na potrzeby takiego przekazania. Wytyczne DEA dotyczące EPCS.

Fax.Plus przesyła dokumenty. Nie weryfikuje uprawnień do wystawiania recept ani nie zastępuje aplikacji EPCS.

Jak wysłać dozwoloną receptę przez fax za pomocą Fax.Plus

Potwierdź aptekę i jej instrukcje

Zweryfikuj konkretną placówkę lub aptekę wysyłkową, prawidłowy numer docelowy fax oraz akceptowany tryb przyjmowania recept.

Zapytaj, czy apteka wymaga własnego formularza, kto może go wysłać oraz czy usługa fax online spełnia jej wymogi dotyczące źródła. Konfiguracja HIPAA w placówce sama w sobie nie oznacza akceptacji ze strony apteki.

Postępuj zgodnie z instrukcjami aktualnego formularza. Przykładowo formularz fax Express Scripts dla wystawców recept wskazuje bezpieczną linię fax wystawcy recepty, zakazuje stosowania go do recept na substancje z wykazu II, odrzuca podpisy w postaci pieczątki i zaleca nadawcom niestosowanie strony tytułowej. Formularz fax do przesyłania recept Express Scripts.

Formularz CVS Caremark do realizacji recept wysyłkowych również wymaga przesyłania z bezpiecznej linii fax wystawcy recepty i jest przeznaczony do recept na leki niekontrolowane. Jego instrukcji nie należy uogólniać na wszystkie placówki detaliczne CVS. Formularz fax CVS Caremark do recept wysyłkowych.

Korzystaj z aktualnych, oficjalnych materiałów apteki, a nie ze starego zapisanego numeru ani ogólnego szablonu.

Przygotuj autoryzowaną receptę

Użyj dokumentu wypełnionego i autoryzowanego w ramach procedury wystawcy recepty.

Sprawdź dane pacjenta i wystawcy recepty, wymagany podpis i datę oraz wszelkie pola wymagane przez aptekę. Upewnij się, że wszystkie strony dotyczą właściwego pacjenta i że w komplecie nie został załącznik innego, wcześniejszego pacjenta.

Nie zmieniaj zlecenia, aby samodzielnie rozstrzygnąć wątpliwość. Poprawki lub brakujące informacje przekaż wystawcy recepty.

Samo dodanie ogólnego podpisu w pliku PDF nie potwierdza, że recepta spełnia obowiązujące wymogi dotyczące podpisu. Przepisy federalne odróżniają papierowe recepty podpisane własnoręcznie od recept elektronicznych utworzonych i podpisanych w zgodnej aplikacji. 21 CFR § 1306.05.

Zeskanuj dokument papierowy lub załącz istniejący plik

Fax.Plus umożliwia załączanie dokumentów i skanowanie papierowych dokumentów za pomocą aplikacji mobilnej.

W przypadku papierowej recepty uchwyć cały dokument i sprawdź obraz. Zwróć uwagę na drobny druk, miejsce podpisu, krawędzie stron i orientację. W razie potrzeby przytnij lub obróć obraz, nie usuwając wymaganych informacji. Przechwytywanie dokumentów w Fax.Plus.

W przypadku istniejącego pliku użyj autoryzowanego dokumentu przekazanego w ramach procedury placówki. Pracuj wyłącznie w systemach dozwolonych przez organizację, bez wprowadzania prywatnej poczty e-mail ani kopii zdjęć w chmurze.

Urządzenie wysyłające oraz kopie przechowywane poza kontem fax wymagają własnych zabezpieczeń dostępu i przechowywania.

Użyj konta skonfigurowanego zgodnie z HIPAA

Jeśli organizacja opieki zdrowotnej przesyła PHI, regulowana usługa fax Fax.Plus wymaga planu Enterprise, włączonych Advanced Security Controls i podpisanej umowy Business Associate Agreement.

Plany Basic, Premium i Business nie stanowią alternatywnego rozwiązania zgodnego z HIPAA. Darmowego limitu nie należy traktować jako skrótu do przesyłania recept przez placówkę. Wymagania Fax.Plus dla ochrony zdrowia.

Pracownicy powinni korzystać z indywidualnego dostępu przypisanego do ich pracy. Ustal, kto sprawdza wyniki transmisji i obsługuje prośby apteki o wyjaśnienia.

Sprawdź adresata i wyślij

Wprowadź zweryfikowany numer fax apteki i załącz przygotowany dokument.

Porównaj adresata z aktualnymi instrukcjami apteki. Ponownie sprawdź komplet pod kątem tożsamości pacjenta, kompletności i czytelności, a następnie wyślij go przez aplikację internetową lub mobilną. Instrukcje wysyłania w Fax.Plus.

Dodaj informacje na stronie tytułowej, jeśli proces apteki na to zezwala lub tego wymaga. Zastosuj się do każdej instrukcji dotyczącej pominięcia strony tytułowej w przypadku danego formularza.

Potwierdź odbiór, zanim uznasz, że recepta jest realizowana

Po wysłaniu sprawdź wynik transmisji.

Raporty potwierdzenia Fax.Plus zawierają takie szczegóły jak data, godzina, status i liczba stron. Zachowaj odpowiedni raport zgodnie z procesem śledzenia recept w placówce. Raporty potwierdzenia Fax.Plus.

Udana transmisja oznacza, że urządzenie odbierające potwierdziło odbiór fax. Nie dowodzi, że pracownicy apteki przyjęli zlecenie, zweryfikowali je ani przygotowali lek. Status transmisji Fax.Plus.

Jeśli czas ma znaczenie, skontaktuj się z apteką wyznaczonym kanałem kontaktu. Apteka może potrzebować wyjaśnień, innej metody przesłania lub oryginalnego dokumentu.

Czas transmisji i czas przetwarzania w aptece to dwie odrębne sprawy. Na doręczenie mogą wpływać długość dokumentu, jakość obrazu i zajęta linia odbiorcy; zakończona transmisja fax nie gwarantuje natychmiastowej realizacji recepty.

Jeśli transmisja się nie powiodła lub fax trafił do niewłaściwej apteki

W przypadku nieudanej transmisji sprawdź zgłoszony problem i zweryfikuj adresata przed ponownym wysłaniem.

Unikaj wielokrotnego wysyłania bez sprawdzenia, czy wcześniejsza kopia dotarła. Jeśli wynik jest niepewny, skontaktuj się z apteką i zapisz ustalenia, aby pracownicy odróżnili ponowne wysłanie od odrębnego zlecenia.

Jeśli recepta trafiła do niewłaściwego adresata, powiadom wyznaczoną osobę odpowiedzialną za ochronę prywatności i skonsultuj się z wystawcą recepty oraz farmaceutą. Rozwiąż jednocześnie kwestię ujawnienia danych i status recepty.

Nie wysyłaj tej samej recepty jednocześnie do kilku aptek, aby sprawdzić, która odpowie. Zmiana adresata lub przeniesienie istniejącej recepty wymaga zastosowania odpowiedniej procedury wystawiania recept i procedury apteki.

Jeśli jesteś pacjentem

Zapytaj aptekę, w jaki sposób musi otrzymać receptę, i poproś gabinet wystawcy recepty o zorganizowanie dozwolonej transmisji.

Nie zakładaj, że zdjęcie lub skan, który posiadasz, zostanie zaakceptowany jako nowa recepta. Apteka może być zobowiązana uzyskać zlecenie bezpośrednio od wystawcy recepty.

W przypadku ponownej realizacji recepty skorzystaj z procedury składania wniosków o ponowną realizację stosowanej przez aptekę. Wniosek o autoryzację i autoryzowana recepta to dwa różne dokumenty.

Jeśli recepta została wysłana do innej apteki, zapytaj farmaceutę i osobę wystawiającą receptę, jak postąpić. Samodzielne przesłanie własnej kopii nie oznacza, że doszło do prawidłowego przeniesienia recepty.