Faxer une ordonnance

Peut-on faxer une ordonnance à une pharmacie ?

Aux États-Unis, le fax peut être un moyen autorisé pour un prescripteur, ou son agent autorisé, d'envoyer certaines ordonnances à une pharmacie.

La réponse dépend de l'ordonnance, de la réglementation fédérale et de celle de l'État concerné, ainsi que des exigences de la pharmacie destinataire. Une pharmacie peut exiger un formulaire ou une source de transmission particuliers. La prescription électronique peut également être obligatoire, sauf si une exception s'applique.

Pour un cabinet qui envoie une ordonnance éligible, la marche à suivre est simple : confirmer que le fax est autorisé, vérifier la pharmacie, préparer le document autorisé, le transmettre et contrôler le résultat.

Le cas d'un patient qui téléverse une copie d'ordonnance est différent. Détenir le document ne confère pas le pouvoir d'émettre une ordonnance ni de la transmettre au nom du prescripteur.

Vérifier si l'ordonnance peut être envoyée par fax

Prenez cette décision avant de numériser ou de téléverser le document.

La réglementation fédérale autorise la transmission par fax, par le praticien ou son agent, d'une ordonnance papier signée pour les substances contrôlées des listes III, IV et V. Cette autorisation fédérale ne prévaut pas sur des exigences plus strictes. 21 CFR § 1306.21.

Pour la liste II, une ordonnance papier peut généralement être faxée à l'avance, mais l'original signé à la main doit être présenté au pharmacien avant la délivrance.

Des exceptions spécifiques, où le fax tient lieu d'original, concernent certaines perfusions de stupéfiants de la liste II préparées en pharmacie, les ordonnances de la liste II pour les résidents d'établissements de soins de longue durée et les ordonnances admissibles de stupéfiants de la liste II en soins palliatifs. Chacune est soumise à des conditions ; l'ordonnance en soins palliatifs doit indiquer que le patient est pris en charge en soins palliatifs. 21 CFR § 1306.11.

Si la procédure applicable n'est pas claire, le personnel doit demander confirmation au prescripteur ou au pharmacien.

Les exigences de prescription électronique restent applicables

Le CMS exige en général que les ordonnances éligibles des listes II à V relevant de Medicare Part D et des plans de médicaments sur ordonnance Medicare Advantage soient prescrites par voie électronique, sous réserve d'exceptions et de dérogations. Ce programme s'applique en parallèle des exigences des États. Programme EPCS du CMS.

Les États peuvent aussi imposer la prescription électronique pour les médicaments non contrôlés. L'État de New York, par exemple, la rend obligatoire pour les substances contrôlées comme non contrôlées, avec des exceptions précises. Exigences de prescription de l'État de New York.

Ne partez pas du principe que le fax est accepté du simple fait que la pharmacie dispose d'un numéro de fax.

Le fax en ligne et la prescription électronique obéissent à des exigences différentes

Envoyer une ordonnance numérisée via un service de fax en ligne n'en fait pas une prescription électronique de substances contrôlées (EPCS).

La DEA précise également qu'un transfert EPCS entre pharmacies pour la première délivrance doit rester électronique ; il ne peut pas être converti en fax pour ce transfert. Recommandations de la DEA sur l'EPCS.

Fax.Plus transmet des documents. Le service ne valide pas le droit de prescrire et ne remplace pas une application EPCS.

Comment faxer une ordonnance autorisée avec Fax.Plus

Confirmer la pharmacie et ses instructions

Vérifiez l'établissement précis ou le service de pharmacie par correspondance, le bon numéro de fax de destination et la procédure d'acceptation des ordonnances.

Demandez si la pharmacie exige son propre formulaire, qui peut l'envoyer et si un service de fax en ligne répond à ses exigences en matière de source. La configuration HIPAA d'un cabinet ne suffit pas à elle seule à établir l'acceptation par la pharmacie.

Suivez les instructions du formulaire en vigueur. Le formulaire de fax pour prescripteurs d'Express Scripts, par exemple, indique la ligne de fax sécurisée du prescripteur, interdit son utilisation pour les ordonnances de la liste II, refuse les signatures apposées au tampon et demande de ne pas utiliser de page de garde. Formulaire de fax d'ordonnance Express Scripts.

Le formulaire de commande par correspondance de CVS Caremark précise lui aussi que l'envoi doit se faire depuis la ligne de fax sécurisée du prescripteur et il est destiné aux prescriptions de médicaments non contrôlés. Ses instructions ne doivent pas être étendues à tous les points de vente CVS. Formulaire de fax CVS Caremark pour commande par correspondance.

Fiez-vous aux documents officiels et à jour de la pharmacie plutôt qu'à un ancien numéro enregistré ou à un modèle générique.

Préparer l'ordonnance autorisée

Utilisez le document rempli et autorisé selon la procédure du prescripteur.

Vérifiez les informations relatives au patient et au prescripteur, la signature et la date requises, ainsi que les champs propres à la pharmacie. Assurez-vous que toutes les pages concernent le bon patient et qu'aucune pièce jointe d'un patient précédent ne reste dans le dossier.

Ne modifiez pas une ordonnance pour lever vous-même un doute. Transmettez les corrections ou les informations manquantes au prescripteur.

L'ajout d'une signature PDF générique ne suffit pas, à lui seul, à établir qu'une ordonnance satisfait aux exigences de signature applicables. La réglementation fédérale distingue les ordonnances papier signées à la main des ordonnances électroniques créées et signées à l'aide d'une application conforme. 21 CFR § 1306.05.

Numériser le document papier ou joindre le fichier existant

Fax.Plus permet de joindre des documents et de numériser des documents papier depuis son application mobile.

Pour une ordonnance papier, capturez l'intégralité du document et vérifiez l'image. Contrôlez les petits caractères, la zone de signature, les bords des pages et l'orientation. Recadrez ou faites pivoter le document si nécessaire, sans supprimer d'informations requises. Capture de documents Fax.Plus.

Pour un fichier existant, utilisez le document autorisé fourni selon la procédure du cabinet. Limitez son traitement aux systèmes autorisés par l'organisation et évitez de passer par un email personnel ou une sauvegarde de photos.

L'appareil d'envoi et les copies stockées en dehors du compte de fax nécessitent leurs propres contrôles d'accès et de stockage.

Utiliser le compte configuré pour HIPAA

Pour un organisme de santé qui transmet des PHI, le service de fax réglementé de Fax.Plus exige le plan Enterprise, l'activation d'Advanced Security Controls et un Business Associate Agreement signé.

Les plans Basic, Premium et Business ne proposent aucune autre configuration compatible avec HIPAA. Un quota gratuit ne doit pas servir de raccourci pour les envois d'ordonnances d'un cabinet. Exigences de Fax.Plus pour le secteur de la santé.

Chaque membre du personnel doit utiliser l'accès individuel qui lui est attribué pour son travail. Déterminez qui vérifie les résultats des envois et qui traite les demandes de précisions de la pharmacie.

Vérifier le destinataire et envoyer

Saisissez le numéro de fax vérifié de la pharmacie et joignez le document préparé.

Comparez le numéro de destination avec les instructions à jour de la pharmacie. Relisez le dossier une dernière fois pour vérifier l'identité du patient, l'exhaustivité et la lisibilité des documents, puis envoyez le fax depuis l'application web ou mobile. Instructions d'envoi Fax.Plus.

Ajoutez des informations de page de garde si la procédure de la pharmacie l'autorise ou l'exige. Si les instructions d'un formulaire précisent de ne pas utiliser de page de garde, respectez-les.

Confirmer la réception avant de considérer que l'ordonnance est en cours de traitement

Consultez le résultat de la transmission après l'envoi.

Les rapports de confirmation Fax.Plus contiennent notamment la date, l'heure, le statut et le nombre de pages. Conservez le rapport concerné dans le cadre du suivi des prescriptions du cabinet. Rapports de confirmation Fax.Plus.

Une transmission réussie signifie que le point de réception a accusé réception du fax. Elle ne prouve pas que le personnel de la pharmacie a accepté l'ordonnance, l'a vérifiée ou a préparé le médicament. Statut de transmission Fax.Plus.

Si le délai est important, contactez la pharmacie par le canal qu'elle a désigné. Elle peut avoir besoin de précisions, d'un autre mode de transmission ou d'un document original.

Le délai de transmission et le délai de traitement par la pharmacie sont deux choses distinctes. La longueur du document, la qualité de l'image et une ligne de réception occupée peuvent influer sur la livraison ; un fax transmis ne garantit pas une délivrance immédiate.

Si le fax échoue ou arrive dans la mauvaise pharmacie

En cas d'échec de la transmission, examinez le problème signalé et vérifiez le destinataire avant de renvoyer le fax.

Évitez les envois répétés sans vérifier si une copie précédente est bien arrivée. Si le résultat est incertain, contactez la pharmacie et consignez le suivi afin que le personnel puisse distinguer un nouvel envoi d'une ordonnance distincte.

Si l'ordonnance est arrivée au mauvais destinataire, informez le référent désigné pour la confidentialité et coordonnez-vous avec le prescripteur et le pharmacien. Traitez ensemble la divulgation et le statut de l'ordonnance.

N'envoyez pas la même ordonnance à plusieurs pharmacies pour voir laquelle répond. Pour changer de destinataire ou transférer une ordonnance existante, il faut passer par la procédure de prescription et de pharmacie appropriée.

Si vous êtes le patient

Demandez à la pharmacie comment elle doit recevoir l'ordonnance et faites en sorte que le cabinet du prescripteur organise la transmission autorisée.

Ne partez pas du principe qu'une photo ou un scan en votre possession sera accepté comme nouvelle ordonnance. La pharmacie peut avoir besoin d'obtenir l'ordonnance directement auprès du prescripteur.

Pour un renouvellement, utilisez la procédure de demande de renouvellement de la pharmacie. Une demande d’autorisation et une ordonnance autorisée sont deux documents différents.

Si l’ordonnance a été envoyée à une autre pharmacie, demandez au pharmacien et au prescripteur comment procéder. Le fait de transmettre votre propre copie ne prouve pas qu’un transfert valide a eu lieu.