Enviar uma receita por fax

É possível enviar uma receita por fax para uma farmácia?

Nos Estados Unidos, o fax pode ser uma forma permitida de um prescritor, ou do agente autorizado do prescritor, enviar determinadas receitas a uma farmácia.

A resposta depende da receita, das regras federais e das regras de cada estado aplicáveis e dos requisitos da farmácia recetora. Uma farmácia pode exigir um formulário ou uma origem de transmissão específicos. A prescrição eletrónica também pode ser obrigatória, salvo se se aplicar uma exceção.

Para uma clínica que envia uma receita elegível, o fluxo de trabalho é prático: confirmar que o fax é permitido, verificar a farmácia, preparar o documento autorizado, transmiti-lo e verificar o resultado.

Um doente que carrega uma cópia de uma receita é uma situação diferente. A posse do documento não confere autoridade para emitir uma receita nem para a transmitir em nome do prescritor.

Verifique se a receita pode ser enviada por fax

Tome esta decisão antes de digitalizar ou carregar o documento.

A regulamentação federal permite que um fax de uma receita em papel assinada para substâncias controladas das Listas III, IV e V seja transmitido pelo profissional ou pelo agente do profissional. Esta permissão federal não prevalece sobre requisitos mais rigorosos. 21 CFR § 1306.21.

Para a Lista II, uma receita em papel pode, em geral, ser enviada previamente por fax, mas o original assinado manualmente tem de ser apresentado ao farmacêutico antes da dispensa.

Existem exceções específicas em que o fax vale como original: certas perfusões manipuladas de estupefacientes da Lista II, receitas da Lista II para residentes de instalações de cuidados continuados e receitas elegíveis de cuidados paliativos para estupefacientes da Lista II. Cada uma tem condições; a receita de cuidados paliativos tem de identificar que o doente se encontra em cuidados paliativos. 21 CFR § 1306.11.

O pessoal deve obter a confirmação do prescritor ou do farmacêutico quando o procedimento aplicável não for claro.

Os requisitos de prescrição eletrónica continuam a ser relevantes

O CMS exige, em geral, que as receitas elegíveis das Listas II a V ao abrigo do Medicare Part D e dos planos de medicamentos prescritos Medicare Advantage sejam prescritas eletronicamente, com exceções e dispensas. O seu programa funciona a par dos requisitos de cada estado. Programa EPCS do CMS.

Os estados também podem exigir prescrição eletrónica para receitas de medicamentos não controlados. Nova Iorque, por exemplo, impõe a prescrição eletrónica tanto para substâncias controladas como não controladas, com exceções específicas. Requisitos de prescrição de Nova Iorque.

Não presuma que o fax está disponível só porque a farmácia tem um número de fax.

O fax online e a prescrição eletrónica têm requisitos diferentes

Enviar uma receita digitalizada através de um serviço de fax online não a transforma numa prescrição eletrónica de substâncias controladas, ou EPCS.

A DEA também indica que uma transferência EPCS entre farmácias para a dispensa inicial tem de permanecer eletrónica; não pode ser convertida em fax para essa transferência. Orientações da DEA sobre EPCS.

Fax.Plus transmite documentos. Não valida a autoridade de prescrição nem substitui uma aplicação EPCS.

Como enviar por fax uma receita permitida com Fax.Plus

Confirme a farmácia e as respetivas instruções

Verifique o local específico ou o serviço de farmácia por correspondência, o destino de fax correto e o processo de receita aceite.

Pergunte se a farmácia exige o seu próprio formulário, quem o pode enviar e se um serviço de fax online cumpre os respetivos requisitos de origem. A configuração HIPAA de uma clínica não estabelece, por si só, a aceitação por parte da farmácia.

Siga as instruções do formulário atual. O formulário de fax para prescritores de Express Scripts, por exemplo, especifica a linha de fax segura do prescritor, proíbe a sua utilização para prescrições da Lista II, rejeita assinaturas carimbadas e indica aos remetentes que não utilizem folha de rosto. Formulário de fax de prescrição de Express Scripts.

O formulário de encomenda por correio da CVS Caremark também especifica a transmissão a partir da linha de fax segura do prescritor e destina-se a prescrições de medicamentos não controlados. As suas instruções não devem ser generalizadas a todas as lojas CVS. Formulário de fax de encomenda por correio da CVS Caremark.

Utilize os materiais oficiais atuais da farmácia em vez de um número antigo guardado ou de um modelo genérico.

Prepare a receita autorizada

Utilize o documento preenchido e autorizado através do processo do prescritor.

Verifique os dados do doente e do prescritor, a assinatura e a data exigidas e quaisquer campos específicos da farmácia. Certifique-se de que todas as páginas pertencem ao doente em causa e de que não permanece no conjunto nenhum anexo de um doente anterior.

Não altere uma prescrição para resolver uma dúvida por conta própria. Encaminhe as correções ou as informações em falta para o prescritor.

Adicionar uma assinatura genérica num PDF não estabelece, por si só, que uma prescrição cumpre os requisitos de assinatura aplicáveis. As regras federais distinguem as prescrições em papel assinadas manualmente das prescrições eletrónicas criadas e assinadas através de uma aplicação em conformidade. 21 CFR § 1306.05.

Digitalize o papel ou anexe o ficheiro existente

Fax.Plus permite anexar documentos e digitalizar papel através da sua aplicação móvel.

No caso de uma prescrição em papel, capture o documento completo e inspecione a imagem. Verifique o texto pequeno, a área da assinatura, as margens das páginas e a orientação. Recorte ou rode, quando apropriado, sem remover informações obrigatórias. Captura de documentos Fax.Plus.

No caso de um ficheiro existente, utilize o documento autorizado fornecido através do processo da clínica. Mantenha o tratamento nos sistemas permitidos pela organização, em vez de introduzir um passo com email pessoal ou cópia de segurança de fotografias.

O dispositivo de envio e as cópias guardadas fora da conta de fax exigem os seus próprios controlos de acesso e de armazenamento.

Utilize a conta configurada para HIPAA

Para uma organização de saúde que transmita PHI, o serviço de fax regulamentado de Fax.Plus exige Enterprise, Advanced Security Controls ativados e um Business Associate Agreement assinado.

Basic, Premium e Business não oferecem uma alternativa compatível com HIPAA. Uma quota gratuita não deve ser usada como atalho para as transmissões de prescrições de uma clínica. Requisitos de saúde de Fax.Plus.

Os colaboradores devem usar o acesso individual atribuído para o seu trabalho. Estabeleça quem verifica os resultados das transmissões e quem trata dos pedidos de esclarecimento da farmácia.

Reveja o destino e envie

Introduza o número de fax da farmácia verificado e anexe o documento preparado.

Compare o destino com as instruções atuais da farmácia. Reveja de novo o conjunto quanto à identidade do doente, à integridade e à legibilidade e, em seguida, envie através da aplicação web ou móvel. Instruções de envio de Fax.Plus.

Adicione informações de rosto quando o processo da farmácia o permita ou exija. Siga qualquer instrução para omitir a folha de rosto num determinado formulário.

Confirme a receção antes de presumir que a prescrição está a ser aviada

Reveja o resultado da transmissão após o envio.

Os relatórios de confirmação de Fax.Plus incluem detalhes como data, hora, estado e número de páginas. Conserve o relatório relevante através do processo de acompanhamento de prescrições da clínica. Relatórios de confirmação de Fax.Plus.

Uma transmissão bem-sucedida significa que o destino de receção confirmou o fax. Não prova que o pessoal da farmácia aceitou a prescrição, a verificou ou preparou o medicamento. Estado de transmissão de Fax.Plus.

Se o prazo for importante, contacte a farmácia através do seu canal de contacto designado. Pode ser necessário um esclarecimento, outro método de envio ou um documento original.

O tempo de transmissão e o tempo de processamento da farmácia são distintos. A extensão do documento, a qualidade da imagem e uma linha de receção ocupada podem afetar a entrega; um fax concluído não garante a dispensa imediata.

Se o fax falhar ou chegar à farmácia errada

Em caso de transmissão sem sucesso, verifique o problema reportado e confirme o destino antes de enviar novamente.

Evite envios repetidos sem verificar se uma cópia anterior chegou. Quando o resultado for incerto, coordene com a farmácia e registe o acompanhamento, para que o pessoal possa distinguir um reenvio de uma receita distinta.

Se a receita chegou a um destino errado, notifique o contacto de privacidade designado e coordene com o prescritor e o farmacêutico. Trate a divulgação e o estado da receita em conjunto.

Não envie a mesma receita para várias farmácias para ver qual responde. Alterar destinos ou transferir uma receita existente exige o processo de prescrição e de farmácia adequado.

Se for o doente

Pergunte à farmácia de que forma precisa de receber a receita e peça ao consultório do prescritor que organize a transmissão permitida.

Não presuma que uma fotografia ou digitalização que possua será aceite como nova receita. A farmácia pode precisar de obter a receita diretamente do prescritor.

Para uma renovação de receita, utilize o processo de pedido de renovação da farmácia. Um pedido de autorização e uma receita autorizada são documentos diferentes.

Se a receita foi enviada para outra farmácia, pergunte ao farmacêutico e ao prescritor como proceder. Reencaminhar a sua própria cópia não comprova que ocorreu uma transferência válida.