Kunnen faxen worden onderschept? Zo werkt faxbeveiliging

Het onderscheppen van faxen is mogelijk, maar de beveiliging hangt af van hoe een fax wordt verzonden en verwerkt. Fax.Plus beschermt verbindingen tussen de applicaties en servers met TLS en versleutelt opgeslagen documenten met AES-256, waarbij voor elke gebruiker een unieke sleutel wordt gebruikt. Standaard faxverzending via de telefoonlijn is niet end-to-end versleuteld. Als u deze verschillende fasen begrijpt, kiest u gemakkelijker de juiste beveiligingsmaatregelen voor uw documenten.

Hoe Fax.Plus uw documenten beschermt

Fax.Plus combineert versleuteling met controles op wie toegang heeft tot klantinhoud. Het Trust Center van Alohi documenteert de volgende beveiligingsmaatregelen:

• Versleutelde applicatieverbindingen. Verkeer tussen de applicaties en servers van Alohi maakt gebruik van TLS 1.2 of hoger.
• Versleutelde bestandsopslag. Opgeslagen faxen gebruiken AES-256-versleuteling met een unieke sleutel per gebruiker. Versleutelingssleutels worden gescheiden van de versleutelde gegevens bewaard.
• Beperkte toegang voor medewerkers. Geautoriseerde engineering- en supportmedewerkers kunnen toegang krijgen tot faxinhoud voor gedocumenteerde klantverzoeken of voor incidentrespons. Toegang is tijdelijk, wordt vastgelegd en wordt beoordeeld.
• Doorlopende beveiligingstests. Alohi voert terugkerende onafhankelijke penetratietests uit en scant continu intern op kwetsbaarheden.

Deze maatregelen beschermen applicatieverkeer, opgeslagen documenten en de toegang tot de service. Ze werken samen met de verzend- en documentverwerkingspraktijken die hieronder worden beschreven.

Hoe een fax wordt verzonden

Een uitgaande fax die via een Fax.Plus-app wordt verzonden, doorloopt doorgaans twee fasen:

1. Uw apparaat naar Fax.Plus. U uploadt het document via een versleutelde verbinding. De service slaat het op en maakt het gereed voor verzending.
2. Fax.Plus naar de ontvanger. De service belt het faxnummer van de ontvanger via een telecomprovider. De bestemming kan een faxapparaat of een andere faxservice zijn.

De telefoonverbinding van de provider staat los van de versleutelde verbinding met de app. Het onderscheppen van een fax op dat deel van de route vereist toegang tot de transmissie, bijvoorbeeld via een afgetapte lijn of gecompromitteerde telecominfrastructuur. Dit is een kenmerk van standaard faxen via de telefoonlijn, inclusief traditionele faxapparaten.

Toegang tot een gestolen account of een onbeheerde uitdraai is een ander probleem. Het beveiligen van de accounts en apparaten aan beide kanten helpt documenten te beschermen vóór het verzenden en na de aflevering.

Praktische stappen voor veilig faxen

• Controleer het nummer van de ontvanger voordat u gevoelige documenten verstuurt.
• Bescherm uw account met een uniek wachtwoord en tweefactorauthenticatie.
• Beperk de toegang tot documenten tot de mensen die deze nodig hebben, inclusief de toegang tot elke mailbox die voor Email-to-Fax wordt gebruikt.
• Controleer de afleveringsgegevens op bestemming, tijdstip en verzendstatus.
• Zorg voor veilige ontvangst, zodat gevoelige pagina's snel worden opgehaald of worden afgeleverd in een passend beperkte inbox.

Deze stappen helpen foutieve aflevering en onbevoegde toegang te voorkomen. Voor meer richtlijnen leest u hoe u persoonlijke gegevens beschermt bij het faxen.

Beveiligingsdocumentatie die u kunt raadplegen

Het Trust Center van Alohi vermeldt de ISO/IEC 27001:2022-certificering, het SOC 2 Type 2-rapport en bronnen voor beveiligingstests. Het certificaat heeft betrekking op het beheer van informatiebeveiliging, terwijl het SOC 2-rapport de beoordeelde beheersmaatregelen beschrijft. Het SOC 2-rapport en de samenvattingen van penetratietests zijn op aanvraag beschikbaar onder NDA.

Gebruik deze bronnen om de reikwijdte van de beheersmaatregelen te beoordelen en na te gaan hoe deze aansluiten op de eisen van uw organisatie.

HIPAA-workflows en Email-to-Fax

Voor zorgteams die beschermde gezondheidsgegevens verwerken ondersteunt Fax.Plus HIPAA-conforme workflows met het Enterprise-abonnement, een ondertekende Business Associate Agreement (BAA) en ingeschakelde Advanced Security Controls.

Gebruik voor HIPAA Email-to-Fax [faxnumber]@tls.fax.plus, dat TLS afdwingt voor de e-mailverzendstap. Het standaardadres @fax.plus is bedoeld voor gebruik buiten HIPAA. Pas als onderdeel van deze configuratie passende toegangsbeheersing toe op de verzendende mailbox.

Ontdek Fax.Plus Enterprise en raadpleeg de installatierichtlijnen in het Trust Center om de workflow voor uw team in te richten.