Можно ли перехватить fax? Как работает защита fax

Перехват fax возможен, но уровень безопасности зависит от способа передачи и обработки fax. Fax.Plus защищает соединения между своими приложениями и серверами с помощью TLS и шифрует хранимые документы по стандарту AES-256, используя уникальный ключ для каждого пользователя. Стандартная передача fax по телефонной линии не имеет сквозного шифрования. Понимание этих этапов помогает выбрать подходящие меры защиты для ваших документов.

Как Fax.Plus защищает ваши документы

Fax.Plus сочетает шифрование с контролем доступа к данным клиентов. В Trust Center компании Alohi описаны следующие меры защиты:

• Шифрование соединений приложений. Трафик между приложениями и серверами Alohi передаётся по протоколу TLS версии 1.2 или выше.
• Шифрование хранимых файлов. Хранимые fax шифруются по стандарту AES-256 с уникальным ключом для каждого пользователя. Ключи шифрования хранятся отдельно от зашифрованных данных.
• Ограниченный доступ сотрудников. Уполномоченные инженеры и сотрудники поддержки могут получить доступ к содержимому fax по документированному запросу клиента или при реагировании на инциденты. Доступ ограничен по времени, регистрируется в журнале и подлежит проверке.
• Постоянное тестирование безопасности. Alohi регулярно проводит независимые тесты на проникновение и непрерывно сканирует системы на уязвимости собственными силами.

Эти меры защищают трафик приложений, хранимые документы и доступ к сервису. Они дополняют практики передачи и обработки документов, описанные ниже.

Как передаётся fax

Исходящий fax, отправленный через приложение Fax.Plus, обычно проходит два этапа:

1. От вашего устройства до Fax.Plus. Вы загружаете документ по зашифрованному соединению. Сервис сохраняет его и подготавливает к отправке.
2. От Fax.Plus до получателя. Сервис набирает номер fax получателя через телефонного оператора связи. Получателем может быть fax-аппарат или другой fax-сервис.

Телефонное соединение оператора связи не связано с зашифрованным соединением с приложением. Чтобы перехватить fax на этом участке маршрута, нужен доступ к самой передаче, например через подключение к линии или взломанную инфраструктуру оператора. Это особенность обычной телефонной передачи fax, в том числе на традиционных fax-аппаратах.

Доступ к украденной учётной записи или оставленной без присмотра распечатке — это отдельная проблема. Защита учётных записей и устройств на обоих концах помогает уберечь документы до отправки и после доставки.

Практические шаги для безопасной отправки fax

• Проверяйте номер получателя перед отправкой конфиденциальных документов.
• Защитите свою учётную запись уникальным паролем и двухфакторной аутентификацией.
• Ограничьте доступ к документам кругом лиц, которым он необходим. Это относится и к доступу к любому почтовому ящику, используемому для Email-to-Fax.
• Проверяйте записи о доставке: адрес назначения, время и статус передачи.
• Организуйте безопасное получение, чтобы конфиденциальные страницы забирали сразу или доставляли в надлежащим образом защищённый ящик с ограниченным доступом.

Эти шаги помогают предотвратить ошибочную доставку и несанкционированный доступ. Дополнительные рекомендации приведены в материале «Как защитить персональные данные при отправке fax».

Документация по безопасности для ознакомления

В Trust Center Alohi представлены сертификат ISO/IEC 27001:2022, отчёт SOC 2 Type 2 и материалы по тестированию безопасности. Сертификат относится к управлению информационной безопасностью, а отчёт SOC 2 описывает проверенные меры контроля. Отчёт SOC 2 и краткие результаты тестов на проникновение предоставляются по запросу на условиях соглашения о неразглашении (NDA).

С помощью этих материалов можно оценить охват мер контроля и их соответствие требованиям вашей организации.

Рабочие процессы HIPAA и Email-to-Fax

Для медицинских команд, работающих с защищёнными данными о состоянии здоровья, Fax.Plus поддерживает рабочие процессы, соответствующие требованиям HIPAA, на тарифе Enterprise при наличии подписанного Business Associate Agreement (BAA) и включённых Advanced Security Controls.

Для Email-to-Fax в рамках HIPAA используйте адрес [faxnumber]@tls.fax.plus: он обеспечивает обязательное применение TLS на этапе отправки письма. Стандартный адрес @fax.plus предназначен для использования вне HIPAA. В рамках этой настройки примените надлежащие меры контроля доступа к почтовому ящику отправителя.

Познакомьтесь с Fax.Plus Enterprise и изучите рекомендации по настройке в Trust Center, чтобы настроить рабочий процесс для вашей команды.