Os faxes podem ser intercetados? Como funciona a segurança do fax

A interceção de faxes é possível, mas a segurança depende da forma como um fax é transmitido e tratado. Fax.Plus protege as ligações entre as suas aplicações e os servidores com TLS e encripta os documentos armazenados com AES-256, utilizando uma chave exclusiva para cada utilizador. A transmissão de fax por linha telefónica convencional não tem encriptação de ponta a ponta. Compreender estas diferentes fases ajuda a escolher as salvaguardas adequadas para os seus documentos.

Como Fax.Plus protege os seus documentos

Fax.Plus combina a encriptação com controlos sobre quem pode aceder ao conteúdo dos clientes. Trust Center da Alohi documenta as seguintes salvaguardas:

• Ligações de aplicação encriptadas. O tráfego entre as aplicações da Alohi e os servidores utiliza TLS 1.2 ou superior.
• Armazenamento de ficheiros encriptado. Os faxes armazenados utilizam encriptação AES-256 com uma chave exclusiva por utilizador. As chaves de encriptação são mantidas separadamente dos dados encriptados.
• Acesso restrito do pessoal. O pessoal autorizado de engenharia e de suporte pode aceder ao conteúdo dos faxes mediante pedidos documentados de clientes ou para resposta a incidentes. O acesso tem duração limitada, é registado e é revisto.
• Testes de segurança contínuos. Alohi realiza testes de intrusão independentes recorrentes e uma verificação interna contínua de vulnerabilidades.

Estas medidas protegem o tráfego da aplicação, os documentos armazenados e o acesso ao serviço. Funcionam em conjunto com as práticas de transmissão e de tratamento de documentos descritas abaixo.

Como viaja um fax

Um fax de saída enviado através de uma aplicação Fax.Plus segue normalmente duas fases:

1. Do seu dispositivo para Fax.Plus. Carrega o documento através de uma ligação encriptada. O serviço armazena-o e prepara-o para o envio.
2. De Fax.Plus para o destinatário. O serviço marca o número de fax do destinatário através de um operador de telecomunicações. O destino pode ser um aparelho de fax ou outro serviço de fax.

A ligação telefónica do operador é separada da ligação encriptada à aplicação. Intercetar um fax nesta parte do percurso exigiria acesso à transmissão, por exemplo através de uma linha com escuta ou de uma infraestrutura de telecomunicações comprometida. Esta é uma característica do envio de fax por telefone convencional, incluindo os aparelhos de fax tradicionais.

O acesso a uma conta roubada ou a uma impressão deixada sem vigilância é um problema diferente. Proteger as contas e os dispositivos em cada extremidade ajuda a proteger os documentos antes do envio e depois da entrega.

Passos práticos para enviar fax em segurança

• Verifique o número do destinatário antes de enviar documentos sensíveis.
• Proteja a sua conta com uma palavra-passe única e autenticação de dois fatores.
• Limite o acesso aos documentos às pessoas que precisam dele, incluindo o acesso a qualquer caixa de correio utilizada para Email-to-Fax.
• Consulte os registos de entrega para ver o destino, a hora e o estado da transmissão.
• Organize uma receção segura para que as páginas sensíveis sejam recolhidas de imediato ou entregues numa caixa de entrada devidamente restrita.

Estes passos ajudam a evitar entregas incorretas e acessos não autorizados. Para mais orientações, consulte como proteger informações pessoais ao enviar fax.

Documentação de segurança que pode consultar

Trust Center da Alohi apresenta a sua certificação ISO/IEC 27001:2022, o relatório SOC 2 Type 2 e recursos de testes de segurança. O certificado abrange a gestão da segurança da informação, enquanto o relatório SOC 2 descreve os controlos avaliados. O relatório SOC 2 e os resumos dos testes de intrusão estão disponíveis mediante pedido, sob NDA.

Utilize estes recursos para rever o âmbito dos controlos e a forma como se adequam aos requisitos da sua organização.

Fluxos de trabalho HIPAA e Email-to-Fax

Para equipas de saúde que tratam informações de saúde protegidas, Fax.Plus suporta fluxos de trabalho em conformidade com a HIPAA no plano Enterprise, com um Business Associate Agreement (BAA) assinado e Advanced Security Controls ativados.

Para Email-to-Fax em conformidade com a HIPAA, utilize [faxnumber]@tls.fax.plus, que impõe TLS na etapa de envio do email. O endereço padrão @fax.plus destina-se a utilização não abrangida pela HIPAA. Aplique controlos de acesso adequados à caixa de correio de envio como parte desta configuração.

Conheça Fax.Plus Enterprise e consulte as orientações de configuração do Trust Center para configurar o fluxo de trabalho da sua equipa.