Comment rédiger une clause de non-responsabilité HIPAA pour un fax ?
Les règles de confidentialité et de sécurité de la loi HIPAA exigent des « mesures de protection raisonnables » pour assurer la confidentialité des informations médicales protégées (PHI). Un avis de non-responsabilité clair est le rappel de première ligne pour toute personne qui tombe sur un enregistrement mal faxé. Envoyer un fax conforme à la loi HIPAA avec Fax.Plus est simple : il suffit de télécharger la feuille de couverture de fax et de s’inscrire à un forfait HIPAA.
Pourquoi chaque fax a-t-il besoin d’une clause de non-responsabilité HIPAA ?
La règle de confidentialité protège les « informations de santé identifiables individuellement », tandis que la règle de sécurité définit les verrous techniques et physiques qui les entourent. Les deux s’attendent à ce que vous avertissiez les lecteurs non intentionnels.
Pénalités récentes en cas de violation
50 000 $ (2024) — Un cabinet de pédiatrie a mal faxé des dossiers de vaccination.
1,5 million de dollars (2023) — Une chaîne hospitalière n’a pas réagi après des erreurs d’acheminement répétées. Chaque cas a noté qu’une clause de non-responsabilité manquante ou vague avait aggravé la situation.
Quand une clause de non-responsabilité est-elle obligatoire ?
Obligatoire chaque fois que des informations médicales protégées (PHI) quittent votre bureau.
Fortement recommandé pour tout ce qui pourrait faire référence aux données des patients (p. ex., codes de facturation).
Guide étape par étape pour la rédaction d’une clause de non-responsabilité HIPAA
La création d’une page de garde de fax conforme à la loi HIPAA ne doit pas être compliquée. Voici quelques conseils pratiques à garder à l’esprit :
Commencez par la confidentialité : Commencez la toute première phrase par « Ce fax est confidentiel... ».
Nommez le destinataire prévu : Par exemple, « pour Rachel Kim »
Mentionnez la loi : Une mention rapide « conformément à la loi HIPAA 164.306 et à la loi HITECH » montre aux organismes de réglementation que vous êtes en phase.
Dites à la mauvaise personne quoi faire : Détruire, retourner ou vous appeler—donnez un numéro de téléphone.
Restreignez-vous à moins de 120 mots : Un texte plus court est plus susceptible d’être lu et répond aux objectifs de lisibilité.
Modèles de clause de non-responsabilité de fax
Forme abrégée (≤75 mots)
Forme longue avec ajouts d’État (environ 110 mots)
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