Que faut-il inclure dans une page de garde de fax HIPAA ?
Une page de garde de fax HIPAA doit indiquer les informations de l'expéditeur et du destinataire, la date et l'heure, le nombre de pages, la référence du patient et une clause de non-responsabilité concise en matière de confidentialité, demandant aux destinataires non intentionnels de détruire le fax. Omettre un champ peut entraîner des amendes allant jusqu'à 50 000 $ par infraction. Évitez facilement ce risque en téléchargeant une page de garde de fax HIPAA et en l'envoyant avec le forfait Fax.Plus HIPAA.
Pourquoi une page de garde HIPAA est-elle non négociable ?
La loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) protège les informations médicales des patients (PHI) contre tout accès non autorisé. Lors de l’envoi de fax, une page de garde conforme à la loi HIPAA garantit la protection des informations confidentielles des patients. Ne pas utiliser de page de garde de fax appropriée risque d’exposer des informations sensibles.
En 2022, les prestataires de soins de santé ont été confrontés à des sanctions importantes en raison de fax mal protégés. Un cabinet médical a écopé d’une amende de 40 000 $ après avoir accidentellement faxé des dossiers de patients sans la page de garde requise. Ces erreurs coûteuses soulignent l’importance de la conformité.
Les fax papier traditionnels peuvent facilement être égarés ou interceptés. Les solutions de fax en ligne comme Fax.Plus réduisent ces risques en transmettant en toute sécurité des documents avec des connexions chiffrées.
Liste de contrôle des champs obligatoires
Informations sur l'expéditeur : Indiquez toujours clairement votre nom complet, le nom de votre organisation, votre numéro de téléphone et votre numéro de fax.
Informations sur le destinataire : Indiquez clairement le nom du destinataire, l'organisation et le numéro de fax correct.
Date et heure : Indiquez la date et l'heure d'envoi du fax afin de conserver des enregistrements précis et des pistes d'audit.
Nombre total de pages : Indiquez le nombre de pages, y compris la page de garde, afin d'aider les destinataires à vérifier que le document est complet.
Nom du patient ou numéro de référence (le cas échéant) : Mentionner le nom du patient ou un identifiant unique aide le destinataire à organiser et à stocker les informations rapidement et en toute sécurité.
Clause de non-responsabilité HIPAA : Incluez toujours une déclaration claire expliquant la nature confidentielle des informations et les instructions pour les destinataires non intentionnels.
Rédiger la clause de non-responsabilité HIPAA
Votre clause de non-responsabilité HIPAA doit souligner la confidentialité, faire explicitement référence aux PHI (Protected Health Information) et demander aux destinataires accidentels de détruire immédiatement le fax.
Veillez à ce que les clauses de non-responsabilité soient concises et claires (idéalement moins de 120 mots) afin d'en garantir la lisibilité et la conformité.
Exemple de clause de non-responsabilité courte (copier-coller)
Exemple de clause de non-responsabilité étendue
Vous cherchez à envoyer des documents sensibles en toute sécurité ? Utilisez l'une de nos pages de garde conformes à la norme HIPAA pour protéger la confidentialité des patients et soutenir vos efforts de conformité.
Commencez à faxer maintenant.
Créez un compte pour gagner du temps et de l'argent en envoyant des fax gratuits depuis un ordinateur ou un téléphone portable partout dans le monde.
Devenez notre partenaire !
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Swiss Confederation
Innosuisse - Agence suisse pour l'encouragement de l'innovation
