Come scrivere un disclaimer per fax HIPAA?
Le norme sulla privacy e la sicurezza di HIPAA richiedono “protezioni ragionevoli” per mantenere riservate le PHI. Un'esplicita dichiarazione di non responsabilità è il primo promemoria per chiunque si imbatta in una registrazione inviata erroneamente via fax. Inviare un fax conforme a HIPAA con Fax.Plus è semplice: basta scaricare il frontespizio fax e registrarsi per un piano HIPAA.
Perché ogni fax ha bisogno di un disclaimer HIPAA?
La norma sulla privacy protegge le “informazioni sanitarie individualmente identificabili”, mentre la norma sulla sicurezza stabilisce le protezioni tecniche e fisiche intorno ad esse. Entrambe prevedono che tu avverta i lettori non autorizzati.
Sanzioni recenti per violazioni
50.000 dollari (2024) — Uno studio pediatrico ha inviato erroneamente via fax i registri delle vaccinazioni.
1,5 milioni di dollari (2023) — Una catena ospedaliera non è intervenuta dopo ripetuti errori di instradamento. In ogni caso è stato notato che un disclaimer mancante o vago ha peggiorato la situazione.
Quando è obbligatorio un disclaimer?
Obbligatorio ogni volta che le informazioni sanitarie protette (PHI) lasciano il tuo ufficio.
Fortemente raccomandato per qualsiasi cosa che possa fare riferimento ai dati del paziente (ad esempio, codici di fatturazione).
Guida dettagliata alla stesura di un disclaimer HIPAA
Creare un frontespizio per fax conforme a HIPAA non deve essere complicato. Ecco alcuni consigli pratici da tenere a mente:
Inizia con la riservatezza: Inizia la prima frase con “Questo fax è riservato…”.
Indica il destinatario previsto: Ad esempio, “per Rachel Kim”
Fai riferimento alla legge: Un rapido “ai sensi dell'HIPAA 164.306 e dell'HITECH Act” mostra alle autorità di controllo che sei allineato.
Indica alla persona sbagliata cosa fare: Distruggere, restituire o chiamare: fornisci un numero di telefono.
Mantienilo sotto le 120 parole: Un testo più breve ha più probabilità di essere letto e soddisfa gli obiettivi di leggibilità.
Modelli di disclaimer per fax
Forma breve (≤75 parole)
Modulo lungo con componenti aggiuntivi statali (≈110 parole)
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