Come scrivere un disclaimer HIPAA via fax?
Le norme sulla privacy e la sicurezza dell'HIPAA richiedono "ragionevoli misure di salvaguardia" per mantenere riservate le informazioni sanitarie protette (PHI). Un chiaro disclaimer è il primo promemoria per chiunque si imbatta in un documento inviato per errore via fax. Inviare un fax conforme all'HIPAA con Fax.Plus è semplice, basta scaricare il foglio di copertina e sottoscrivere un piano HIPAA.
Perché ogni fax necessita di una dichiarazione di esclusione di responsabilità HIPAA?
La Norma sulla Privacy protegge le "informazioni sanitarie identificabili individualmente", mentre la Norma sulla Sicurezza stabilisce i blocchi tecnici e fisici che le proteggono. Entrambe prevedono che tu avvisi i lettori indesiderati.
Recenti sanzioni per violazione
$ 50.000 (2024) — I documenti delle vaccinazioni inviati via fax dall'ambulatorio pediatrico sono errati.
1,5 milioni di dollari (2023) — La catena ospedaliera non è intervenuta dopo ripetuti errori di percorso. In ogni caso, la mancanza o la vaghezza dell'informativa hanno peggiorato la situazione.
Quando è obbligatorio un disclaimer?
Obbligatorio ogni volta che le informazioni sanitarie protette lasciano il tuo ufficio.
Fortemente consigliato per qualsiasi cosa possa fare riferimento ai dati dei pazienti (ad esempio, codici di fatturazione).
Guida passo passo alla stesura di un disclaimer HIPAA
Creare una pagina di copertina fax conforme all'HIPAA non deve essere complicato. Ecco alcuni consigli pratici da tenere a mente:
Inizia con riservatezza: inizia la prima frase con "Questo fax è riservato...".
Indica il destinatario previsto: ad esempio, "per Rachel Kim"
Fai riferimento alla legge: una rapida frase "ai sensi dell'HIPAA 164.306 e dell'HITECH Act" dimostra agli enti regolatori che sei allineato.
Di' alla persona sbagliata cosa fare: distruggerlo, restituirlo o chiamarti (dagli un numero di telefono).
Mantienilo sotto le 120 parole: un testo più breve ha maggiori probabilità di essere letto e soddisfa gli obiettivi di leggibilità.
Modelli di esclusione di responsabilità per fax
Versione breve (≤75 parole)
Formato lungo con componenti aggiuntivi di stato (≈110 parole)
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