Como enviar registos médicos por fax

Sim, é possível enviar registos médicos por fax. A HIPAA permite que os profissionais de saúde troquem informações de doentes para fins de tratamento por fax, com salvaguardas razoáveis e adequadas. Orientações do HHS sobre o envio de informações de doentes por fax.

O trabalho prático realiza-se antes e depois da transmissão: confirmar que a divulgação é permitida, verificar o destinatário, preparar os documentos corretos e verificar o resultado. Se o conjunto incluir fotografias, considere também se o fax preservará as informações de que o destinatário necessita.

Com Fax.Plus, os profissionais podem enviar registos através de um navegador web ou de uma aplicação móvel, sem necessitarem de um aparelho de fax físico. Para PHI, utilize Fax.Plus Enterprise com Advanced Security Controls ativados e um Business Associate Agreement assinado. Requisitos da HIPAA para Fax.Plus.

Veja como preparar, enviar e acompanhar um fax de registos médicos.

Regras da HIPAA para o envio de registos médicos por fax

O fax é um método de comunicação permitido. A adequação de uma determinada divulgação depende também da sua finalidade, do destinatário e do tratamento dado à informação.

O HHS identifica a verificação do número do destinatário e a proteção do acesso ao equipamento recetor como exemplos de salvaguardas razoáveis. Estas considerações continuam a ser relevantes quando um serviço de fax digital envia documentos para um aparelho físico.

Defina a finalidade da divulgação

A HIPAA geralmente permite divulgações para tratamento sem uma autorização separada do doente. Outros pedidos podem exigir autorização ou outro fundamento permitido. Certos registos e as leis aplicáveis podem impor condições adicionais. Os conjuntos de documentos com receitas exigem ainda as regras específicas para enviar por fax uma receita autorizada.

Não trate todos os pedidos de registos como equivalentes. O encaminhamento para um especialista que presta tratamento, o pedido de uma entidade empregadora e o pedido de um doente para aceder aos seus próprios registos podem exigir tratamentos diferentes. Resumo da Privacy Rule do HHS.

Aplique o padrão de mínimo necessário sempre que exigido

O requisito de mínimo necessário da HIPAA não se aplica a divulgações a profissionais de saúde, nem a pedidos efetuados por estes, para fins de tratamento.

Quando o padrão se aplica, siga o processo da organização para limitar adequadamente as informações. Evite uma regra generalizada que obrigue a retirar informações clinicamente relevantes de todos os encaminhamentos para tratamento. Orientações do HHS sobre o mínimo necessário.

Utilize o serviço e a configuração adequados

Com Fax.Plus, enviar por fax registos médicos que contenham PHI exige Enterprise, Advanced Security Controls ativados e um BAA assinado. Basic, Premium e Business não são subscrições alternativas elegíveis para a HIPAA.

O acordo é apenas um componente do fluxo de trabalho. O acesso dos profissionais, a verificação do destinatário, o tratamento dos documentos e os procedimentos organizacionais continuam a ser importantes.

Como enviar registos médicos por fax em segurança

Confirme o destinatário e os registos solicitados

Identifique a organização recetora, o departamento pretendido e o número de fax através do processo de verificação da clínica.

O nome correto da organização não garante o destino correto. As instalações de grande dimensão podem ter números diferentes para encaminhamentos, registos médicos e especialidades individuais.

Se o destino for desconhecido ou o número tiver sido alterado, confirme os dados através de um meio de contacto de confiança. Não se baseie apenas numa mensagem não verificada com novas instruções de entrega.

Em seguida, identifique os documentos solicitados, as datas relevantes e qualquer autorização ou revisão necessária.

Prepare o conjunto de documentos a partir da fonte de registos aprovada

Utilize o sistema aprovado da organização para obter os registos.

Verifique os identificadores do doente em cada documento, incluindo os anexos provenientes de outra instituição. Retire os documentos que pertençam a outro doente e resolva qualquer incoerência antes da transmissão.

Organize o conjunto de documentos de modo a que o destinatário o possa acompanhar facilmente. Um encaminhamento pode conter primeiro a carta de encaminhamento, seguida dos resultados relevantes e dos registos de apoio.

Nos documentos em papel, verifique ambos os lados de cada folha. Nos documentos eletrónicos, inspecione todas as páginas em vez de presumir que o nome do ficheiro descreve corretamente o seu conteúdo.

Digitalize registos em papel ou importe documentos existentes

Fax.Plus permite anexar documentos existentes e capturar papel através da sua aplicação móvel.

Ao digitalizar papel:

• Coloque as páginas numa superfície estável, com iluminação suficiente para uma leitura nítida.
• Capture a página completa, sem cortar identificadores nem anotações.
• Verifique a orientação e a legibilidade.
• Confirme que não falta nenhuma página e que nenhuma está duplicada ou fora de ordem.

O fluxo de captura da aplicação permite rever e ajustar as páginas digitalizadas, incluindo o recorte e a rotação. Inspecione o conjunto final antes de o enviar. Captura de documentos de Fax.Plus.

No caso de ficheiros já existentes, obtenha-os através de um fluxo de trabalho organizacional aprovado. Evite introduzir um passo desnecessário de correio eletrónico pessoal, cópia de segurança de fotografias ou armazenamento na cloud só para transferir um documento para o dispositivo de envio.

Avalie a proteção dos documentos antes do carregamento, bem como de quaisquer cópias mantidas fora da conta de fax.

Utilize a conta da organização configurada para HIPAA

Inicie sessão através do acesso individual de colaborador aprovado para a tarefa.

Antes de enviar PHI, a organização deve ter concluído a configuração necessária de Enterprise, ASC e BAA. Uma conta pessoal acabada de criar ou uma utilização gratuita não cumprem esses requisitos.

Os colaboradores devem também saber onde chegam os registos recebidos, quem os monitoriza e quem pode aceder ao número recetor.

Estas responsabilidades merecem especial atenção quando vários locais ou equipas partilham um serviço.

Adicione as informações de rosto adequadas

Utilize uma folha de rosto quando exigido pela política da organização ou pelo processo do consultório recetor.

As informações úteis podem incluir o remetente, o departamento pretendido, os dados para contacto de retorno e o número previsto de páginas. Mantenha a folha de rosto adequada à finalidade, sem repetir desnecessariamente informações clínicas sensíveis.

Uma folha de rosto é uma salvaguarda prática. A HIPAA não exige uma para todos os faxes e esta não pode corrigir um destino digitado incorretamente nem tornar aceitável uma divulgação que, de outro modo, seria não permitida.

Reveja o destino e envie

Em Fax.Plus, introduza o número de fax recetor, anexe os documentos preparados e conclua o fluxo de envio.

Antes de selecionar Enviar, compare o destino introduzido com o número verificado e inspecione o conjunto anexado. Verifique a ordem das páginas, a identidade do doente e quaisquer informações da folha de rosto.

Siga as instruções atuais da aplicação para o dispositivo utilizado. Instruções de envio de Fax.Plus.

Numa transmissão que exija acompanhamento imediato, identifique o colaborador responsável antes do envio. A ação seguinte não deve depender de alguém reparar por acaso no estado mais tarde.

Verifique o resultado e conclua o acompanhamento

Reveja o resultado da transmissão em vez de presumir que selecionar Enviar concluiu a tarefa.

Se o fax falhar, investigue o problema comunicado e siga o processo de reenvio da unidade. Um número incorreto ou um equipamento recetor indisponível exige uma resposta diferente da de um documento de origem ilegível.

Numa transmissão bem-sucedida, guarde a confirmação adequada junto do registo relevante ou do processo de acompanhamento aprovado.

Uma transmissão de fax bem-sucedida não confirma, por si só, que um clínico leu o documento ou o arquivou no processo do doente. Quando a ação seguinte exigir confirmação de receção, organize esse acompanhamento em separado. Perguntas frequentes sobre transmissão e segurança de Fax.Plus.

É possível enviar fotografias médicas por fax?

Por vezes, mas primeiro determine o que o destinatário precisa de ver.

Um formulário em papel digitalizado é diferente de uma fotografia clínica. Uma carta de encaminhamento pode continuar útil após a conversão para fax, mas as cores subtis ou os pormenores visuais finos de uma imagem clínica podem perder-se.

Uma imagem associada a um doente identificável também pode ser PHI, mesmo que o rosto do doente não esteja visível. Trate as fotografias clínicas através do processo de captura, armazenamento e divulgação aprovado pela organização.

O fax pode alterar o aspeto da imagem

A transmissão por fax pode alterar o sombreado, o contraste e os pormenores finos.

Fax.Plus suporta a transmissão a cores entre utilizadores de Fax.Plus. Não presuma que um fax enviado para outro serviço ou para outro aparelho de fax preservará as cores. Orientações de Fax.Plus sobre fax a cores.

O modo HD pode melhorar o pormenor da imagem, mas a resolução recebida depende do dispositivo recetor. Definições de maior qualidade não garantem a fidelidade de imagens de diagnóstico. Otimização da transmissão em Fax.Plus.

Antes de adotar um fluxo de trabalho de documentos, teste com a organização recetora exemplos representativos que não contenham informações de doentes. Confirme que as páginas resultantes cumprem a finalidade pretendida.

Preserve a imagem clínica original

Mantenha as fotografias clínicas originais no sistema clínico aprovado pela organização.

Quando um especialista necessitar da imagem original, de uma comparação detalhada de cores ou de um formato de imagiologia dedicado, utilize o processo de partilha de imagens clínicas aceite. O fax pode transportar o relatório escrito ou o encaminhamento que acompanha a imagem, quando adequado.

Uma aplicação de fotografia clínica pode tratar da captura, da comparação e do armazenamento. Um serviço de fax trata da entrega através de números de fax. Avalie as capacidades e as salvaguardas de cada serviço envolvido.

Trate deliberadamente as cópias no telemóvel e nas cópias de segurança

Não presuma que importar ou enviar uma imagem por fax elimina o original ou quaisquer cópias na galeria do seu telemóvel ou nas cópias de segurança.

Utilize dispositivos e soluções de armazenamento aprovados. Siga o processo da organização para as cópias locais, incluindo a conservação e a eliminação, quando adequado.

Não presuma que o BAA de Fax.Plus abrange aplicações separadas de captura, armazenamento ou partilha. A proteção de uma imagem antes do carregamento e o tratamento das cópias fora da conta de fax exigem uma avaliação própria.

Ao enviar um fax, o que deve o assistente médico verificar?

Utilize esta revisão final de acordo com os procedimentos da prática clínica:

1. Divulgação: O pedido é permitido e foi concluída qualquer autorização ou revisão exigida?
2. Doente: Todas as páginas pertencem ao doente pretendido?
3. Destinatário: O destino está verificado e foi introduzido corretamente?
4. Conjunto de páginas: As páginas estão completas, ordenadas e legíveis?
5. Imagens: O fax é adequado para a informação visual de que o destinatário necessita?
6. Acompanhamento: Quem verifica o resultado da transmissão e trata as exceções?

Esta revisão apoia um tratamento consistente e complementa a formação da organização e o seu processo de divulgação de registos.

Perante pedidos pouco habituais, categorias de registos sensíveis ou instruções contraditórias, obtenha a revisão interna adequada antes de enviar.

Quanto tempo demora o envio de registos médicos por fax?

O tempo de transmissão varia consoante o número e a complexidade das páginas, as definições de qualidade, a disponibilidade do destino e o equipamento recetor.

Um conjunto curto de páginas não tem um tempo de entrega instantâneo garantido. Uma linha recetora ocupada pode atrasar a conclusão, enquanto imagens e documentos de maior qualidade podem demorar mais tempo a transmitir.

Se houver um prazo, reserve tempo para investigar um envio sem sucesso e confirmar qualquer receção exigida.

Se estiverem disponíveis opções de nova tentativa, conheça as definições atuais e o processo de monitorização. Não presuma que uma transmissão falhada será sempre concluída mais tarde sem a intervenção da equipa.

O que fazer com os registos médicos recebidos

Designe profissionais para monitorizar o fluxo de trabalho de receção, verificar o doente e o tipo de documento e encaminhar o material para a equipa adequada. Estabeleça uma cobertura para ausências e para períodos em que o responsável habitual pela fila não esteja disponível.

Reveja se o conjunto está completo e legível antes de confiar nele. Contacte o remetente se faltarem páginas ou se não for possível ler informações essenciais.

Depois, arquive os registos através do processo aprovado pela organização. A receção numa caixa de entrada de fax não coloca automaticamente o documento no processo clínico correto do doente.

Aplique as políticas de acesso e de conservação adequadas ao fax, às cópias transferidas e à cópia no sistema de registos. A definição de armazenamento predefinida de uma aplicação deve ser avaliada em função dos requisitos de conservação da organização.

E se os registos médicos forem para o número de fax errado?

Em caso de fax de registos médicos enviado para o destinatário errado, notifique de imediato o contacto de privacidade ou de resposta a incidentes da organização.

Conserve os detalhes da transmissão e siga o processo de mitigação estabelecido. Se for caso disso, esse processo pode incluir contactar o destinatário não pretendido e solicitar o tratamento adequado dos documentos.

Não presuma que eliminar a cópia do remetente anula o fax recebido.

Presume-se, em geral, que uma divulgação não permitida constitui uma violação, salvo se uma exceção aplicável ou uma avaliação documentada estabelecer o contrário. A equipa responsável deve avaliar o incidente e as obrigações de notificação; a garantia do destinatário, por si só, não deve pôr fim à análise. Regra de Notificação de Violações do HHS.

Envie registos médicos com Fax.Plus

Fax.Plus permite que as equipas preparem e enviem documentos médicos através de um navegador ou de uma aplicação móvel, incluindo a digitalização de documentos em papel com a aplicação móvel.

Para PHI, utilize Enterprise com Advanced Security Controls ativados e um BAA assinado. Estruture o processo de envio em torno de destinatários verificados, documentos revistos e responsabilidades de acompanhamento atribuídas.

Quando estiverem envolvidas fotografias, verifique se o fax preserva a informação de que a equipa recetora necessita. Mantenha a imagem clínica original no sistema aprovado e utilize um método de partilha de imagens aceite quando a fidelidade clínica for importante.

Contacte a equipa de Fax.Plus para falar sobre uma configuração Enterprise para o fluxo de trabalho de registos médicos da sua organização.