How do I create a HIPAA-compliant fax cover sheet?

Mantenha-o simples e protetor. Inclua detalhes do remetente e do destinatário, data, propósito, número de retorno de chamada, contagem total de páginas e um breve aviso de confidencialidade. Evite PHI desnecessárias e use apenas o mínimo necessário para identificar o paciente.

Can Fax.Plus integrate with my EHR or email?

Use a API Fax.Plus ou regras de roteamento para arquivar faxes na caixa de entrada ou fluxo de trabalho correto da equipe. No modo HIPAA, as PHI não são enviadas como anexos de email; a equipe visualiza os documentos no portal seguro.

Envio de Registros Médicos por Fax: Um Guia para Médicos, Enfermeiros e Assistentes

Name: Fax.Plus HIPAA Fax
Brand: Fax.Plus
Rating: 4.7 (8490 reviews)

Regras da HIPAA para Envio de Registros Médicos por Fax

A HIPAA exige salvaguardas técnicas e administrativas ao enviar informações de saúde protegidas (PHI) por fax.

Salvaguardas Técnicas

Medidas orientadas por tecnologia que impedem o acesso não autorizado e garantem que as PHI permaneçam protegidas durante o envio de fax.

Criptografe todos os dados em trânsito e em repouso para proteger as PHI.
Limite o acesso ao dispositivo: Use logins exclusivos com autenticação multifator e restrinja as permissões de fax apenas à equipe autorizada.
Proteja os aparelhos de fax físicos: coloque os aparelhos em áreas supervisionadas ou com controle de acesso e tranque-os quando não estiverem em uso.
Verifique os detalhes da transmissão: verifique o número de fax do destinatário antes de enviar e confirme o recebimento com a parte pretendida.

Salvaguardas Administrativas

Políticas, procedimentos e práticas de treinamento que garantem que os processos de envio de fax protejam consistentemente as Informações de Saúde Protegidas (PHI).

Estabeleça políticas escritas que cubram quem pode enviar PHI e como os números dos destinatários são verificados.
Use uma folha de rosto compatível com HIPAA: Inclua os detalhes do remetente e do destinatário, além de um aviso de confidencialidade.
Treine todos os funcionários que lidam com PHI por fax sobre os procedimentos de segurança e as regras da HIPAA.
Mantenha trilhas de auditoria: Registre quem enviou ou recebeu cada fax, juntamente com a data, hora e local.
Proteja as PHI armazenadas: Criptografe as cópias digitais, mantenha os faxes em papel em armazenamento trancado e descarte os registros desatualizados.

/ Como fazer

Como Enviar Registros Médicos por Fax de Forma Segura

Para começar, confirme a autorização do paciente ou outra base legal válida para a divulgação. Em seguida, reúna todos os documentos necessários (por exemplo, notas de prontuários, exames laboratoriais, encaminhamentos) e verifique se estão precisos e completos. Finalmente, siga este fluxo de trabalho simples usando o Fax.Plus para garantir a conformidade e a rastreabilidade.

Como Enviar um Fax com PHI

Depois de configurar o modo HIPAA para sua organização e garantir que um BAA esteja em vigor.

Acesse a seção Enviar Fax no seu painel do Fax.Plus e digite o número de fax verificado do seu destinatário, incluindo o código do país e o código de área. Você pode enviar um fax online de um computador para vários números de fax de uma só vez.

Anexe arquivos (PDF, TIFF ou páginas digitalizadas) e adicione sua folha de rosto HIPAA como a primeira página com o gerador de folha de rosto do Fax.Plus.

Envie com segurança. No modo HIPAA, as PHI não são enviadas por email como anexos; os usuários são notificados para visualizá-las no portal seguro.

Monitore o status da entrega no painel e salve a confirmação de entrega no registro do paciente.

Mantenha o registro de auditoria de acordo com sua política e encaminhe os faxes recebidos para a caixa de entrada da equipe correta para acompanhamento.

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Torne-se compatível com HIPAA no Fax.Plus

Descubra como se tornar compatível com HIPAA no Fax.Plus com este tutorial passo a passo.

Crie uma conta no Fax.Plus e adquira um plano Enterprise

Transfira ou adicione um número de fax à sua conta.

Cumpra os requisitos de residência de dados selecionando o local do data center apropriado na guia de conformidade

Ative os Controles de Segurança Avançados para proteger ainda mais a sua conta.

Solicite e assine um Acordo de Associação Business (BAA) para marcar oficialmente a sua conta como totalmente compatível com a HIPAA.

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Erros Comuns e Como Evitá-los

A maioria dos incidentes decorre de falhas no processo, não na tecnologia. Os erros comuns a evitar incluem:

Número Errado: Verifique sempre uma segunda vez.
Sem Folha de Rosto: Aumenta o risco de divulgação não autorizada.
Ignorar a Confirmação: Sem prova de entrega, as auditorias são mais difíceis.
Formação Insuficiente: Leva a problemas de conformidade evitáveis.
Registo Deficiente: Armazene os registos nos arquivos dos pacientes para preparação para auditorias.

Ao Enviar um Fax, o Assistente Médico Deve

Ao transmitir um fax que inclua informações do paciente, o assistente médico deve garantir que cada etapa esteja em conformidade com as diretrizes da HIPAA. Isso inclui:

Verifique se o modo HIPAA e os recursos de segurança estão ativos.
Use a folha de rosto confidencial correta.
Confirme o número de fax para evitar o envio incorreto de PHI.
Mantenha um registo dos faxes enviados e das confirmações para auditorias.

Fax vs Email: Por que o Fax é a Melhor Escolha

Enviar prontuários médicos por fax pode parecer antiquado, mas continua sendo um método seguro. Ao contrário do e-mail, os dados de fax trafegam pela rede telefônica, tornando-os menos vulneráveis a ataques cibernéticos. Com aprimoramentos modernos, serviços como o Fax.Plus combinam o envio de fax tradicional com segurança de internet de última geração. Isso significa que você não precisa investir em um aparelho de fax antigo ou se preocupar com tecnologia desatualizada.

Prática arriscada e não compatível

Os faxes impressos ficam numa máquina partilhada onde qualquer pessoa pode ver as PHI.
O fax para email envia PHI como anexos abertos.
Sem trilha de auditoria ou prova de entrega.

Prática compatível (Fax.Plus)

Acesso baseado em funções; a PHI é visualizada apenas no portal seguro Fax.Plus.
O modo HIPAA desativa os anexos de email com PHI; em vez disso, a equipa recebe notificações seguras.
As confirmações de entrega e os registos de auditoria mostram quem enviou, quando e para quem.

Quanto Tempo Leva para Enviar Registros Médicos por Fax?

O envio de registos médicos via Fax.Plus é quase instantâneo. Assim que os seus documentos são carregados e as configurações de segurança estão em vigor, o seu fax é enviado em segundos. Este processo rápido é ideal para situações urgentes onde o tempo é crítico.

O Fax.Plus tenta novamente automaticamente em linhas ocupadas para garantir a entrega. Documentos longos ou tentativas repetidas podem adicionar alguns minutos. As confirmações de entrega são fornecidas para cada fax, por isso, inclua tempo para revisão nos fluxos de trabalho urgentes.

Envio Seguro de Registos Médicos por Fax com Fax.Plus

O Fax.Plus reduz o risco, mantendo as equipas produtivas.

Cumpre os requisitos da HIPAA, o modo HIPAA contém PHI dentro do portal seguro. Um BAA assinado está disponível para entidades cobertas e seus associados de Business.
Armazena dados em centros altamente seguros em vários países, com a capacidade de escolher o local de armazenamento para cumprir as leis regionais de residência de dados.
Utiliza o Advanced Encryption Standard (AES) de 256 bits para dados em repouso e em trânsito.
Suporta acesso baseado em função.
Fornece confirmações de entrega e nova tentativa instantânea em linhas ocupadas para uma transmissão confiável.

Plano de HIPAA

Por que Fax.Plus

Selecione um serviço compatível com HIPAA que seja escalável. O Fax.Plus oferece integração direta, portabilidade de números, permissões granulares, opções de residência de dados e uma API para automação, útil para clínicas, hospitais, laboratórios e agências de saúde pública.
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Conformidade HIPAA Integrada

O Fax.Plus foi projetado como uma solução de fax compatível com a HIPAA com várias camadas de proteção. O Fax.Plus fornece um BAA assinado com contas Enterprise.

Acesso a Registros de PHI

Agilize o gerenciamento de registros acessando trilhas de auditoria de faxes enviados. Pesquise facilmente seu arquivo usando notas dedicadas para encontrar faxes armazenados, economizando tempo e melhorando a eficiência.

Fax HIPAA seguro

Usamos criptografia AES forte de 256 bits para documentos armazenados, com cada usuário tendo sua própria chave de criptografia exclusiva.

Controles administrativos avançados

Agilize o gerenciamento de pessoal com ferramentas flexíveis para aumentar a segurança, a conformidade e a eficiência operacional.

Workflow fácil para a equipe

Nossos aplicativos fáceis de usar evitam a complexidade dos sistemas de informação de radiologia (RIS), registros eletrônicos de saúde (EHR) e sistemas de gerenciamento de consultórios (PM).

Eficiência de Custos

Desfrute da visibilidade de todas as despesas, escolhendo entre vários planos adaptados para atender às demandas de administração, incluindo opções para necessidades de alto volume.

FAQs

É Possível Enviar Registros Médicos por Fax?

Sim, se você seguir as salvaguardas da HIPAA. Use um serviço de fax compatível com HIPAA como o Fax.Plus, limite o acesso com funções e MFA, inclua uma folha de rosto confidencial, verifique o número e mantenha as confirmações de entrega e os registros de auditoria. O Fax.Plus oferece suporte a esses controles e oferece um BAA.

Quais são os requisitos para enviar registros médicos por fax?

Transporte seguro, identidade verificada, dados mínimos necessários e documentação. Confirme a autorização do paciente, criptografe os dados em trânsito e em repouso, use uma folha de rosto confidencial, verifique o destino e mantenha o comprovante de entrega e os registros de auditoria. Documente sua política e treine a equipe.

Como criar uma folha de rosto de fax compatível com HIPAA?

Para criar uma folha de rosto de fax compatível com HIPAA, mantenha-a simples e protetora. Inclua os detalhes do remetente e do destinatário, data, propósito, número de retorno de chamada, número total de páginas e um breve aviso de confidencialidade. Evite PHI desnecessárias, use apenas o mínimo necessário para identificar o paciente.

E se um fax for enviado para o número errado?

Trate-o como uma possível violação. Siga seu plano de resposta a incidentes: notifique os responsáveis pela privacidade/segurança, tente recuperar ou destruir as informações mal direcionadas, documente o evento em seu registro e determine se a notificação de violação é necessária. Reforce a verificação de número para evitar repetições.

O Fax.Plus pode ser integrado ao meu EHR ou email?

Use a API do Fax.Plus ou as regras de roteamento para arquivar faxes na caixa de entrada ou fluxo de trabalho da equipe certa. No modo HIPAA, as PHI não são enviadas como anexos de email; a equipe visualiza os documentos no portal seguro.

Preciso de um BAA para usar o Fax.Plus na área da saúde?

Sim, se você for uma entidade coberta ou um parceiro de Business. A Fax.Plus fornece um BAA para que você possa usar a plataforma para ePHI.

Posso manter meus números de fax existentes?

Sim. Transfira seus números para a Fax.Plus para evitar alterar as informações de contato ou interromper as comunicações com pacientes e parceiros.

Descubra o Fax.Plus,
solução de fax compatível com a HIPAA.

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AVISO LEGAL: As informações neste site são apenas para fins informativos gerais, e a Alohi não pode garantir que todas as informações neste site estejam atualizadas ou precisas. Isto não pretende ser aconselhamento jurídico e não deve ser um substituto para aconselhamento jurídico profissional. Para aconselhamento jurídico, consulte um advogado licenciado sobre suas questões jurídicas específicas.

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