Medische dossiers faxen: zo doet u dat

Ja, u kunt medische dossiers faxen. HIPAA staat zorgverleners toe om patiëntgegevens voor behandeling per fax uit te wisselen, mits er redelijke en passende waarborgen zijn. HHS-richtlijnen voor het faxen van patiëntgegevens.

Het praktische werk vindt plaats vóór en na de verzending: vaststellen dat de verstrekking is toegestaan, de ontvanger verifiëren, de juiste documenten voorbereiden en de uitkomst controleren. Bevat het pakket foto's, overweeg dan ook of de fax de informatie behoudt die de ontvanger nodig heeft.

Met Fax.Plus kunnen medewerkers dossiers verzenden via een webbrowser of mobiele app, zonder fysiek faxapparaat. Gebruik voor PHI Fax.Plus Enterprise met ingeschakelde Advanced Security Controls en een ondertekende Business Associate Agreement. HIPAA-vereisten van Fax.Plus.

Zo bereidt u een fax met medische dossiers voor, verstuurt u deze en volgt u deze op.

HIPAA-regels voor het faxen van medische dossiers

Fax is een toegestane communicatiemethode. Of een bepaalde verstrekking passend is, hangt ook af van het doel, de ontvanger en de verwerking.

HHS noemt het verifiëren van het ontvangernummer en het beveiligen van de toegang tot ontvangstapparatuur als voorbeelden van redelijke waarborgen. Deze overwegingen blijven relevant wanneer een digitale faxdienst documenten naar een fysiek apparaat verstuurt.

Stel het doel van de verstrekking vast

HIPAA staat de verstrekking van gegevens voor behandeling doorgaans toe zonder aparte toestemming van de patiënt. Voor andere verzoeken kan toestemming of een andere toegestane grondslag nodig zijn. Bepaalde dossiers en toepasselijke wetgeving kunnen aanvullende voorwaarden stellen. Voor pakketten met recepten gelden bovendien aparte regels voor het faxen van een geautoriseerd recept.

Behandel niet elk verzoek om dossiers op dezelfde manier. Een verwijzing naar een behandelend specialist, een verzoek van een werkgever en een patiënt die zijn eigen dossier opvraagt, kunnen een verschillende behandeling vereisen. Samenvatting van de HHS Privacy Rule.

Pas de norm van het minimaal noodzakelijke toe waar dat vereist is

De HIPAA-eis van het minimaal noodzakelijke is niet van toepassing op verstrekkingen aan zorgverleners of verzoeken van zorgverleners voor behandeling.

Volg waar de norm wel van toepassing is het proces van de organisatie om de informatie op passende wijze te beperken. Vermijd een algemene regel die vereist dat klinisch relevante informatie bij elke behandelverwijzing wordt weggelaten. HHS-richtlijnen over het minimaal noodzakelijke.

Gebruik de juiste dienst en configuratie

Voor Fax.Plus vereist het faxen van medische dossiers met PHI Enterprise, ingeschakelde Advanced Security Controls en een ondertekende BAA. Basic, Premium en Business zijn geen alternatieve HIPAA-geschikte abonnementen.

De overeenkomst is slechts één onderdeel van de werkwijze. Toegang van medewerkers, verificatie van de ontvanger, omgang met documenten en organisatieprocedures blijven belangrijk.

Zo faxt u medische dossiers veilig

Bevestig de ontvanger en de gevraagde dossiers

Stel de ontvangende organisatie, de beoogde afdeling en het faxnummer vast via het verificatieproces van de praktijk.

Een juiste naam van de organisatie bewijst niet dat de bestemming correct is. Grote instellingen kunnen verschillende nummers hebben voor verwijzingen, medische dossiers en individuele specialismen.

Bevestig bij een onbekende bestemming of een gewijzigd nummer de gegevens via een vertrouwd contactkanaal. Vertrouw niet uitsluitend op een niet-geverifieerd bericht met nieuwe bezorginstructies.

Stel vervolgens vast welke documenten zijn gevraagd, welke data relevant zijn en of er toestemming of beoordeling vereist is.

Stel het pakket samen uit de goedgekeurde dossierbron

Gebruik het door de organisatie goedgekeurde systeem om de dossiers op te halen.

Controleer op elk document de patiëntidentificatiegegevens, ook van bijlagen afkomstig van een andere instelling. Verwijder documenten van een andere patiënt en los eventuele inconsistenties op vóór de verzending.

Orden het pakket zo dat de ontvanger het kan volgen. Een verwijzing kan bijvoorbeeld beginnen met de verwijsbrief, gevolgd door de relevante uitslagen en onderliggende dossiers.

Controleer bij papieren documenten beide zijden van elk vel. Bekijk bij elektronische documenten elke pagina, in plaats van aan te nemen dat de bestandsnaam de inhoud juist beschrijft.

Scan papieren dossiers of importeer bestaande documenten

Fax.Plus ondersteunt het bijvoegen van bestaande documenten en het vastleggen van papier via de mobiele app.

Let bij het scannen van papier op het volgende:

• Leg de pagina's op een stabiel oppervlak met voldoende licht om alles leesbaar te maken.
• Leg de volledige pagina vast zonder identificatiegegevens of aantekeningen af te snijden.
• Controleer de afdrukstand en de leesbaarheid.
• Controleer of er geen pagina ontbreekt, dubbel is of in de verkeerde volgorde staat.

Met de opnamefunctie van de app kunt u gescande pagina's controleren en aanpassen, onder meer door bij te snijden en te draaien. Controleer het uiteindelijke pakket voordat u het verzendt. Documentopname in Fax.Plus.

Haal bestaande bestanden op via een door de organisatie goedgekeurde werkwijze. Vermijd een onnodige tussenstap via persoonlijke e-mail, een fotoback-up of cloudopslag, alleen om een document naar het verzendende apparaat te krijgen.

Beoordeel hoe de documenten zijn beschermd vóór het uploaden, evenals eventuele kopieën die buiten het faxaccount worden bewaard.

Gebruik het voor HIPAA geconfigureerde account van de organisatie

Log in via de persoonlijke medewerkerstoegang die voor de taak is goedgekeurd.

Voordat PHI wordt verzonden, moet de organisatie de vereiste configuratie voor Enterprise, ASC en BAA hebben voltooid. Een nieuw aangemaakt persoonlijk account of een gratis tegoed voldoet niet aan die vereisten.

Medewerkers moeten ook weten waar inkomende dossiers binnenkomen, wie ze in de gaten houdt en wie toegang heeft tot het ontvangende nummer.

Deze verantwoordelijkheden verdienen extra aandacht wanneer meerdere locaties of teams een dienst delen.

Voeg de juiste voorbladgegevens toe

Gebruik een voorblad wanneer het beleid van de organisatie of de werkwijze van het ontvangende kantoor dat vereist.

Nuttige gegevens zijn onder meer de afzender, de beoogde afdeling, contactgegevens voor terugbellen en het verwachte aantal pagina's. Houd het voorblad passend bij het doel en herhaal gevoelige klinische informatie niet onnodig.

Een voorblad is een praktische beveiligingsmaatregel. HIPAA vereist het niet voor elke fax, en een voorblad kan een verkeerd ingetypt bestemmingsnummer niet herstellen en maakt een anderszins ontoelaatbare verstrekking niet aanvaardbaar.

Controleer de bestemming en verzend

Voer in Fax.Plus het faxnummer van de ontvanger in, voeg de voorbereide documenten toe en rond het verzendproces af.

Vergelijk voordat u op Verzenden tikt het ingevoerde bestemmingsnummer met het geverifieerde nummer en controleer het toegevoegde pakket. Controleer de paginavolgorde, de identiteit van de patiënt en eventuele voorbladgegevens.

Volg de actuele instructies van de applicatie voor het apparaat dat u gebruikt. Verzendinstructies voor Fax.Plus.

Bepaal bij een verzending die snel opvolging vraagt vóór het verzenden welke medewerker verantwoordelijk is. De vervolgactie mag er niet van afhangen dat iemand toevallig later de status opmerkt.

Controleer het resultaat en rond de opvolging af

Controleer de uitkomst van de verzending in plaats van ervan uit te gaan dat de taak klaar is zodra u op Verzenden hebt getikt.

Als de fax mislukt, onderzoek dan het gemelde probleem en volg het herzendproces van de praktijk. Een onjuist nummer of niet-beschikbare ontvangstapparatuur vraagt om een andere aanpak dan een onleesbaar brondocument.

Bewaar bij een geslaagde verzending de juiste bevestiging bij het betreffende dossier of in het goedgekeurde volgsysteem.

Een geslaagde faxverzending bevestigt op zichzelf niet dat een clinicus het document heeft gelezen of in het patiëntendossier heeft opgenomen. Als de volgende stap een bevestiging van ontvangst vereist, regel die opvolging dan afzonderlijk. Veelgestelde vragen over verzending en beveiliging bij Fax.Plus.

Kunt u medische foto's faxen?

Soms wel, maar stel eerst vast wat de ontvanger moet kunnen zien.

Een gescand papieren formulier is iets anders dan een klinische foto. Een verwijsbrief kan na conversie naar fax nog bruikbaar blijven, terwijl subtiele kleuren of fijne visuele details in een klinische afbeelding dat mogelijk niet doen.

Een afbeelding die aan een identificeerbare patiënt is gekoppeld, kan ook PHI zijn, zelfs als het gezicht van de patiënt niet zichtbaar is. Behandel klinische foto's volgens het door de organisatie goedgekeurde proces voor vastleggen, opslaan en openbaar maken.

Een fax kan het uiterlijk van afbeeldingen veranderen

Bij het verzenden van een fax kunnen schaduwen, contrast en fijne details veranderen.

Fax.Plus ondersteunt kleurenverzending tussen Fax.Plus-gebruikers. Ga er niet van uit dat een fax die naar een andere dienst of een ander faxapparaat wordt verzonden de kleuren behoudt. Richtlijnen van Fax.Plus voor kleurenfaxen.

De HD-modus kan de beeldgegevens verbeteren, maar de ontvangen resolutie hangt af van het ontvangende apparaat. Instellingen voor hogere kwaliteit garanderen geen getrouwheid van diagnostische beelden. Optimalisatie van verzending met Fax.Plus.

Test vóór het invoeren van een documentworkflow representatieve voorbeelden zonder patiëntgegevens met de ontvangende organisatie. Controleer of de resulterende pagina’s aan het beoogde doel voldoen.

Bewaar de originele klinische afbeelding

Bewaar originele klinische foto’s in het goedgekeurde klinische systeem van de organisatie.

Wanneer een specialist de originele afbeelding, een gedetailleerde kleurvergelijking of een speciaal beeldformaat nodig heeft, gebruikt u het geaccepteerde proces voor het delen van klinische afbeeldingen. Een fax kan het bijbehorende schriftelijke verslag of de verwijzing bevatten, indien van toepassing.

Een toepassing voor klinische fotografie kan zorgen voor het vastleggen, vergelijken en opslaan van beelden. Een faxdienst zorgt voor aflevering via faxnummers. Beoordeel de mogelijkheden en beveiligingsmaatregelen van elke betrokken dienst.

Ga bewust om met kopieën op telefoon en back-ups

Ga er niet van uit dat het importeren of faxen van een afbeelding het origineel of eventuele kopieën in de galerij of back-ups van uw telefoon verwijdert.

Gebruik goedgekeurde apparaten en opslagoplossingen. Volg het proces van de organisatie voor lokale kopieën, inclusief bewaring en verwijdering waar van toepassing.

Ga er niet van uit dat de BAA van Fax.Plus afzonderlijke apps voor vastleggen, opslaan of delen dekt. De bescherming van een afbeelding vóór het uploaden en de omgang met kopieën buiten het faxaccount vereisen elk een eigen beoordeling.

Wat moet de medisch assistent controleren bij het verzenden van een fax?

Gebruik deze laatste controle binnen de procedures van de praktijk:

1. Verstrekking: Is het verzoek toegestaan en is de vereiste toestemming of beoordeling afgerond?
2. Patiënt: Horen alle pagina’s bij de beoogde patiënt?
3. Ontvanger: Is de bestemming geverifieerd en correct ingevoerd?
4. Pakket: Zijn de pagina’s volledig, in de juiste volgorde en leesbaar?
5. Afbeeldingen: Is een fax geschikt voor de visuele informatie die de ontvanger nodig heeft?
6. Opvolging: Wie controleert het verzendresultaat en handelt uitzonderingen af?

Deze controle bevordert een consistente werkwijze en vormt een aanvulling op de training en het proces voor het vrijgeven van dossiers van de organisatie.

Vraag bij onbekende verzoeken, gevoelige dossiercategorieën of tegenstrijdige instructies de passende interne beoordeling aan vóór het verzenden.

Hoe lang duurt het faxen van medische dossiers?

De verzendtijd varieert met het aantal en de complexiteit van de pagina’s, de kwaliteitsinstellingen, de beschikbaarheid van de bestemming en de ontvangende apparatuur.

Voor een kort pakket is er geen gegarandeerde directe afleveringstijd. Een bezette ontvangende lijn kan de voltooiing vertragen, terwijl afbeeldingen en documenten van hogere kwaliteit langer kunnen duren om te verzenden.

Houd bij een deadline rekening met tijd om een mislukte verzending te onderzoeken en een vereiste ontvangstbevestiging te verkrijgen.

Als er opties voor opnieuw proberen beschikbaar zijn, zorg dan dat u de huidige instellingen en het bewakingsproces kent. Ga er niet van uit dat een mislukte verzending later altijd zonder tussenkomst van medewerkers wordt voltooid.

Wat te doen met binnenkomende medische dossiers

Wijs medewerkers aan om de ontvangstworkflow te bewaken, de patiënt en het documenttype te controleren en het materiaal naar het juiste team door te sturen. Zorg voor vervanging bij afwezigheid en in perioden waarin de gebruikelijke beheerder van de wachtrij niet beschikbaar is.

Controleer de volledigheid en leesbaarheid voordat u op het pakket vertrouwt. Neem contact op met de afzender als er pagina’s ontbreken of essentiële informatie niet leesbaar is.

Archiveer de dossiers vervolgens via het goedgekeurde proces van de organisatie. Ontvangst in een fax-postvak plaatst het document niet automatisch in het juiste patiëntendossier.

Pas het toepasselijke toegangs- en bewaarbeleid toe op de fax, gedownloade kopieën en de kopie in het dossiersysteem. De standaardopslaginstelling van een toepassing moet worden getoetst aan de bewaareisen van de organisatie.

Wat als medische dossiers naar het verkeerde faxnummer gaan?

Bij een verkeerd verzonden fax met medische dossiers informeert u zo snel mogelijk de contactpersoon voor privacy of incidentafhandeling van uw organisatie.

Bewaar de verzendgegevens en volg het vastgestelde proces voor schadebeperking. Waar van toepassing kan dat proces inhouden dat u contact opneemt met de onbedoelde ontvanger en verzoekt om passende omgang met de documenten.

Ga er niet van uit dat het verwijderen van de kopie van de afzender de ontvangen fax intrekt.

Een ongeoorloofde verstrekking wordt in het algemeen aangemerkt als een inbreuk, tenzij een toepasselijke uitzondering of een gedocumenteerde beoordeling anders aantoont. Het verantwoordelijke team moet het incident en de meldingsplichten beoordelen; louter de geruststelling van een ontvanger mag de beoordeling niet beëindigen. HHS Breach Notification Rule.

Medische dossiers versturen met Fax.Plus

Met Fax.Plus kunnen medewerkers medische documenten voorbereiden en versturen via een browser of mobiele app, waaronder het scannen van papieren documenten met de mobiele app.

Gebruik voor PHI Enterprise met ingeschakelde Advanced Security Controls en een ondertekende BAA. Richt het verzendproces in op geverifieerde ontvangers, gecontroleerde documenten en toegewezen verantwoordelijkheden voor de opvolging.

Wanneer er foto's bij betrokken zijn, stelt u vast of een fax de informatie behoudt die het ontvangende team nodig heeft. Bewaar de originele klinische afbeelding in het goedgekeurde systeem en gebruik een geaccepteerde methode voor het delen van afbeeldingen wanneer klinische getrouwheid van belang is.

Neem contact op met het Fax.Plus-team om een Enterprise-configuratie voor de werkwijze met medische dossiers van uw organisatie te bespreken.