Can You Fax Medical Records?

Ja, als u de HIPAA-veiligheidsmaatregelen volgt. Gebruik een HIPAA-conforme faxservice zoals Fax.Plus, beperk de toegang met rollen en MFA, voeg een vertrouwelijk voorblad toe, controleer het nummer en bewaar leveringsbevestigingen en auditlogs. Fax.Plus ondersteunt deze controles en biedt een BAA.

What are the requirements for faxing medical records?

Veilig transport, geverifieerde identiteit, minimale noodzakelijke gegevens en documentatie. Bevestig de autorisatie van de patiënt, versleutel gegevens tijdens verzending en in rust, gebruik een vertrouwelijk voorblad, controleer de bestemming dubbel en bewaar leveringsbewijs en auditlogs. Documenteer uw beleid en train personeel.

What if a fax is sent to the wrong number?

Behandel het als een potentiële inbreuk. Volg uw incidentresponsplan: breng privacy- of beveiligingsverantwoordelijken op de hoogte, probeer de verkeerd verzonden informatie terug te halen of te vernietigen, documenteer de gebeurtenis in uw logboek en bepaal of een melding van een inbreuk vereist is. Verscherp de nummerverificatie om herhalingen te voorkomen.

Faxen van medische dossiers: Een handleiding voor artsen, verpleegkundigen & assistenten

Name: Fax.Plus HIPAA Fax
Brand: Fax.Plus
Rating: 4.7 (8490 reviews)

HIPAA-regels voor het faxen van medische dossiers

HIPAA vereist zowel technische als administratieve veiligheidsmaatregelen bij het faxen van beschermde gezondheidsinformatie (PHI).

Technische veiligheidsmaatregelen

Technologiegedreven maatregelen die ongeautoriseerde toegang voorkomen en ervoor zorgen dat PHI beschermd blijft tijdens het faxen.

Versleutel alle gegevens tijdens verzending en in rust om PHI te beschermen.
Beperk de toegang tot apparaten: Gebruik unieke logins met multi-factor authenticatie en beperk de faxrechten tot geautoriseerd personeel.
Maak fysieke faxapparaten veiliger: plaats apparaten in bewaakte of toegangsgecontroleerde ruimtes en vergrendel ze wanneer ze niet in gebruik zijn.
Controleer de transmissiegegevens: controleer het faxnummer van de ontvanger dubbel voordat u verzendt en bevestig de ontvangst bij de beoogde partij.

Administratieve veiligheidsmaatregelen

Beleidslijnen, procedures en trainingspraktijken die ervoor zorgen dat faxprocessen PHI consistent beschermen.

Stel schriftelijke beleidslijnen op die bepalen wie PHI mag verzenden en hoe de nummers van de ontvangers worden geverifieerd.
Gebruik een HIPAA-conform voorblad: Vermeld de gegevens van de afzender en ontvanger, plus een vertrouwelijkheidsverklaring.
Train al het personeel dat gefaxte PHI verwerkt over beveiligingsprocedures en HIPAA-regels.
Onderhoud audit trails: Registreer wie elke fax heeft verzonden of ontvangen, samen met de datum, tijd en locatie.
Bescherm opgeslagen PHI: Versleutel digitale kopieën, bewaar papieren faxen in afgesloten opslag en verwijder verouderde records.

/ Hoe te

Hoe u medische dossiers veilig kunt faxen

Begin met het bevestigen van de toestemming van de patiënt of een andere geldige juridische basis voor openbaarmaking. Verzamel vervolgens alle vereiste documenten (bijv. aantekeningen, labresultaten, verwijzingen) en controleer of ze correct en volledig zijn. Volg ten slotte deze eenvoudige workflow met Fax.Plus om compliance en traceerbaarheid te waarborgen.

Hoe een fax met PHI te verzenden

Zodra u de HIPAA-modus hebt ingesteld voor uw organisatie en ervoor hebt gezorgd dat er een BAA van kracht is.

Ga naar de sectie Fax verzenden in uw Fax.Plus-dashboard en typ het geverifieerde faxnummer van uw ontvanger, inclusief de landcode en het netnummer. U kunt een online fax vanaf een computer naar meerdere faxnummers tegelijk verzenden.

Voeg bestanden toe (PDF, TIFF of gescande pagina's) en voeg uw HIPAA-voorblad toe als de eerste pagina met de Fax.Plus-voorbladgenerator.

Veilig verzenden. In de HIPAA-modus wordt PHI niet als bijlage gemaild; gebruikers ontvangen een melding om het in de beveiligde portal te bekijken.

Bewaak de leveringsstatus in het dashboard en sla de leveringsbevestiging op in het patiëntendossier.

Bewaar het auditlogboek volgens uw beleid en leid inkomende faxen naar de juiste teaminbox voor follow-up.

Aan de slag

Word HIPAA-compliant op Fax.Plus

Ontdek hoe u HIPAA-conform kunt worden op Fax.Plus met deze stapsgewijze handleiding.

Maak een account aan op Fax.Plus en schaf een Enterprise-abonnement aan

Porteer of voeg een faxnummer toe aan uw account.

Voldoe aan de vereisten voor gegevenslocatie door de juiste datacenterlocatie te selecteren op het tabblad compliance

Activeer geavanceerde beveiligingscontroles om uw account verder te beveiligen

Vraag een Business Associate Agreement (BAA) aan en onderteken deze om uw account officieel als volledig HIPAA-compliant te markeren.

Aan de slag

Veelgemaakte fouten en hoe u ze kunt vermijden

De meeste incidenten zijn het gevolg van procesfouten, niet van technologie. Veelgemaakte fouten die u moet vermijden zijn:

Verkeerd nummer: Voer altijd een tweede controle uit.
Geen voorblad: Verhoogt het risico op ongeoorloofde openbaarmaking.
Bevestiging overslaan: Zonder leveringsbewijs zijn audits moeilijker.
Slechte training: Leidt tot vermijdbare complianceproblemen.
Zwakke archivering: Bewaar logboeken in patiëntendossiers om klaar te zijn voor audits.

Bij het verzenden van een fax moet de doktersassistent

Bij het verzenden van een fax met patiëntinformatie moet de doktersassistent ervoor zorgen dat elke stap voldoet aan de HIPAA-richtlijnen. Dit omvat:

Controleer of de HIPAA-modus en beveiligingsfuncties actief zijn.
Gebruik het juiste vertrouwelijke dekblad.
Bevestig het faxnummer om te voorkomen dat PHI verkeerd terechtkomt.
Houd een overzicht bij van verzonden faxen en bevestigingen voor audits.

Faxen versus e-mail: Waarom faxen de beste keuze is

Het faxen van medische dossiers lijkt misschien ouderwets, maar het blijft een veilige methode. In tegenstelling tot e-mail, reizen faxgegevens via het telefoonnetwerk, waardoor ze minder kwetsbaar zijn voor cyberaanvallen. Met moderne verbeteringen combineren services zoals Fax.Plus traditioneel faxen met state-of-the-art internetbeveiliging. Dit betekent dat u niet hoeft te investeren in een oude faxmachine of u zorgen hoeft te maken over verouderde technologie.

Risicovolle, niet-conforme praktijk

Geprinte faxen liggen op een gedeeld apparaat waar iedereen PHI kan bekijken.
Fax-naar-e-mail verzendt PHI als open bijlagen.
Geen audit trail of leveringsbewijs.

Conforme praktijk (Fax.Plus)

Op rollen gebaseerde toegang; PHI wordt alleen bekeken in de beveiligde Fax.Plus-portal.
De HIPAA-modus schakelt PHI-e-mailbijlagen uit; medewerkers ontvangen in plaats daarvan beveiligde meldingen.
Leveringsbevestigingen en auditlogs laten zien wie, wanneer en naar wie heeft verzonden.

Hoe lang duurt het om medische dossiers te faxen?

Het verzenden van medische dossiers via Fax.Plus is vrijwel direct. Zodra uw documenten zijn geüpload en de beveiligde instellingen zijn ingesteld, wordt uw fax binnen enkele seconden verzonden. Dit snelle proces is ideaal voor urgente situaties waarin tijd cruciaal is.

Fax.Plus probeert het automatisch opnieuw bij bezette lijnen om de levering te garanderen. Lange documenten of herhaalde pogingen kunnen enkele minuten toevoegen. Er worden leveringsbevestigingen verstrekt voor elke fax, dus bouw tijd in voor beoordeling in urgente workflows.

Veilig faxen van medische dossiers met Fax.Plus

Fax.Plus vermindert risico's en houdt teams productief.

Voldoet aan de HIPAA-vereisten, de HIPAA-modus bevat PHI binnen de beveiligde portal. Een ondertekende BAA is beschikbaar voor covered entities en hun business associates.
Slaat gegevens op in zeer veilige datacenters in meerdere landen, met de mogelijkheid om de opslaglocatie te kiezen om te voldoen aan de regionale wetgeving inzake gegevensopslag.
Gebruikt 256-bit Advanced Encryption Standard (AES) voor data in rust en onderweg.
Ondersteunt op rollen gebaseerde toegang.
Biedt leveringsbevestigingen en direct opnieuw proberen bij bezette lijnen voor betrouwbare verzending.

HIPAA Plan

Waarom Fax.Plus

Selecteer een HIPAA-conforme service die schaalbaar is. Fax.Plus biedt eenvoudige onboarding, nummerportering, gedetailleerde machtigingen, opties voor data residency en een API voor automatisering, handig voor klinieken, ziekenhuizen, laboratoria en volksgezondheidsinstanties.
‍

Ingebouwde HIPAA-compliance

Fax.Plus is ontworpen als een HIPAA-conforme faxoplossing met meerdere beschermingslagen. Fax.Plus biedt een ondertekende BAA bij Enterprise accounts.

Toegang tot PHI-dossiers

Stroomlijn recordbeheer door toegang te krijgen tot audit trails van verzonden faxen. Doorzoek eenvoudig uw archief met behulp van speciale notities om opgeslagen faxen te vinden, waardoor u tijd bespaart en de efficiëntie verbetert.

Beveiligde HIPAA-fax

We gebruiken sterke 256-bits AES-encryptie voor opgeslagen documenten, waarbij elke gebruiker een eigen unieke encryptiesleutel heeft.

Geavanceerde beheerdersinstellingen

Stroomlijn personeelsbeheer met flexibele tools om de veiligheid, compliance en operationele efficiëntie te verbeteren.

Eenvoudige workflow voor personeel

Onze gebruiksvriendelijke apps omzeilen de complexiteit van Radiology Information Systems (RIS), Electronic Health Records (EHR) en Practice Management (PM)-systemen.

Kostenefficiëntie

Profiteer van inzicht in alle uitgaven en kies uit verschillende abonnementen die zijn afgestemd op de behoeften van de administratie, inclusief opties voor grote volumes.

Verwante artikelen

Medische dossiers faxen

Is Humblefax HIPAA compliant?

HIPAA elektronische handtekening

Wat zijn de 3 regels van HIPAA

Is Fax.Plus veilig?

Een recept faxen

Wat moet er op het voorblad van een HIPAA-fax staan?

HIPAA-conforme fax

Veelgestelde vragen

Kunt u medische dossiers faxen?

Ja, als u de HIPAA-veiligheidsmaatregelen volgt. Gebruik een HIPAA-conforme faxservice zoals Fax.Plus, beperk de toegang met rollen en MFA, voeg een vertrouwelijk dekblad toe, verifieer het nummer en bewaar leveringsbevestigingen en auditlogs. Fax.Plus ondersteunt deze controles en biedt een BAA.

Wat zijn de vereisten voor het faxen van medische dossiers?

Veilig transport, geverifieerde identiteit, minimale noodzakelijke data en documentatie. Bevestig de autorisatie van de patiënt, versleutel data tijdens transport en in rust, gebruik een vertrouwelijk dekblad, controleer de bestemming en bewaar leveringsbewijzen en auditlogs. Documenteer uw beleid en train personeel.

Hoe maak ik een HIPAA-compliant faxvoorblad?

Om een HIPAA-compliant faxvoorblad te maken, houd het eenvoudig en beschermend. Vermeld de gegevens van de afzender en ontvanger, de datum, het doel, het terugbelnummer, het totale aantal pagina's en een korte vertrouwelijkheidsverklaring. Vermijd onnodige PHI, gebruik alleen het minimum dat nodig is om de patiënt te identificeren.

Wat als een fax naar het verkeerde nummer wordt verzonden?

Behandel het als een potentiële inbreuk. Volg uw incidentresponsplan: informeer de privacy-/beveiligingsverantwoordelijken, probeer de verkeerd gerichte informatie terug te halen of te vernietigen, documenteer de gebeurtenis in uw logboek en bepaal of een melding van een inbreuk vereist is. Verscherp de nummerverificatie om herhalingen te voorkomen.

Kan Fax.Plus integreren met mijn EPD of e-mail?

Gebruik de Fax.Plus API of routingregels om faxen naar de juiste teaminbox of workflow te sturen. In de HIPAA-modus wordt PHI niet als e-mailbijlage verzonden; medewerkers bekijken documenten in de beveiligde portal.

Heb ik een BAA nodig om Fax.Plus in de gezondheidszorg te gebruiken?

Ja, als u een covered entity of een Business associate bent. Fax.Plus biedt een BAA zodat u het platform kunt gebruiken voor ePHI.

Kan ik mijn bestaande faxnummers behouden?

Ja. Port uw nummers naar Fax.Plus om te voorkomen dat u contactgegevens moet wijzigen of de communicatie met patiënten en partners moet onderbreken.

Ontdek Fax.Plus,
HIPAA-conforme faxoplossing.

Wilt u zien hoe onze geavanceerde faxoplossing uw zorgorganisatie kan helpen?
Plan een demo en een van onze vertegenwoordigers neemt contact met u op voor een demonstratie op maat.

Demo plannen

DISCLAIMER: De informatie op deze site is uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden, en Alohi kan niet garanderen dat alle informatie op deze site actueel of accuraat is. Dit is niet bedoeld als juridisch advies en mag niet worden beschouwd als vervanging van professioneel juridisch advies. Raadpleeg voor juridisch advies een bevoegde advocaat met betrekking tot uw specifieke juridische vragen.

Word partner van ons!

Neem deel aan ons affiliateprogramma en lever uitzonderlijke online faxoplossingen aan uw publiek.

Partner worden

ALOHI-producten

oplossingen

E-handtekening AI Telefoon Online faxen Mobiele scanner Enterprise E-handtekening Enterprise Faxen

prijzen

Sign.Plus Prijzen Dial.Plus Prijzen Fax.Plus Prijzen Bundelaanbiedingen

ONTWIKKELAARS

Developer Center Sign.Plus API Fax.Plus API Gratis Developer Account

Bronnen

Helpcenter Blog Release-opmerkingen Systeemstatus

Bedrijf

Over Alohi Pers Carrières Partnerprogramma Juridisch Contact met ons opnemen

Vertrouwen & Veiligheid

Vertrouwenscentrum Beveiligingsoverzicht Compliance Dataopslaglocatie Juridische handleiding voor e-handtekeningen

Gebouwd met steun van

Schweizerische Eidgenossenschaft
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Swiss Confederation
Innosuisse - Swiss Innovation Agency

Servicevoorwaarden Privacybeleid Cookie-instellingen

Hoe medische dossiers faxen

HIPAA Compliant Gids voor de Gezondheidszorg