Cómo preparar los documentos de asistencia hipotecaria para enviarlos por fax

Esta guía está dirigida a propietarios de vivienda en EE. UU. que solicitan ayuda con una hipoteca existente. Trata la preparación de un paquete de asistencia, y no los documentos para comprar una vivienda, refinanciar o cerrar un nuevo préstamo.

1. Obtenga la solicitud y las instrucciones correctas

Comience por el equipo de asistencia hipotecaria que figura en su extracto actual o en el sitio web oficial del administrador hipotecario. Pregunte qué solicitud corresponde a su préstamo, qué documentos justificativos necesita y cuáles son los plazos de presentación aplicables.

Su administrador hipotecario puede utilizar una solicitud de asistencia hipotecaria (Mortgage Assistance Application), una solicitud de ayuda hipotecaria (Request for Mortgage Assistance) o un paquete específico del inversor. El formulario 710 de Fannie Mae/Freddie Mac es un ejemplo. Utilice la versión que su administrador hipotecario le indique que complete, en lugar de suponer que un formulario descargado sirve para cualquier hipoteca.

Confirme también qué documentos pueden enviarse por fax y si alguno requiere una firma original y envío por correo postal. Las instrucciones de Truist, por ejemplo, distinguen entre los documentos que se aceptan por fax y los que deben firmarse con tinta y enviarse por correo.

Si le falta algo o se acerca un plazo, póngase en contacto con el administrador hipotecario cuanto antes para saber cómo proceder. No posponga la solicitud de ayuda mientras intenta reunir un paquete perfecto.

2. Elabore una lista de verificación para su situación

Utilice la tabla siguiente para organizar los elementos que le solicite el administrador hipotecario. No es obligatorio presentar todos los documentos que aparecen.

La guía de documentos de asistencia para propietarios de Wells Fargo ilustra por qué es necesario adaptar la lista de verificación: enumera los documentos posibles, pero indica que el especialista en conservación de la vivienda identificará cuáles se necesitan.

Compruebe las fechas solicitadas y los requisitos de vigencia. Es posible que deba sustituir un extracto de un período incorrecto o un estado financiero sin firmar. Si sus ingresos o circunstancias cambian durante la revisión, pregunte qué documentos actualizados debe aportar.

3. Complete los formularios y conserve íntegros los documentos justificativos

Lea la solicitud antes de firmar sus certificaciones y autorizaciones. Revise las secciones del prestatario y del coprestatario, la dirección de la propiedad, la referencia del préstamo y todas las firmas y fechas requeridas. Utilice el método de firma que acepte el administrador hipotecario.

Mantenga completos los extractos justificativos. Por ejemplo, la lista de verificación de asistencia de Chase exige el número de préstamo en cada página y todas las páginas de los extractos solicitados, incluidas las páginas en blanco.

Cuando se requiera, añada el número de préstamo en un margen despejado, sin cubrir el contenido del documento. No retire páginas de los extractos ni oculte información financiera a menos que el administrador hipotecario confirme que acepta esa versión. Si necesita corregir una respuesta, siga sus instrucciones para enviar una corrección limpia.

La explicación de las dificultades económicas debe describir con precisión sus circunstancias y las fechas relevantes. Si se solicita una carta aparte, siga las indicaciones del administrador hipotecario. Esta explicación respalda la solicitud, pero no sustituye los documentos financieros solicitados.

4. Ordene el paquete y añada una nota de portada clara

Siga el orden que solicite el administrador hipotecario. En caso contrario, una secuencia práctica es:

1. Portada con el nombre del prestatario, la referencia del préstamo, la dirección de la propiedad, los datos para devolver la llamada y el número total de páginas.
2. Solicitud completada y certificaciones requeridas.
3. Explicación de las dificultades económicas o pruebas relacionadas, si se solicitan.
4. Documentos de ingresos, agrupados por prestatario y fuente de ingresos.
5. Extractos bancarios y el resto de los documentos justificativos solicitados.

Puede utilizar una plantilla de portada de Fax.Plus y un mensaje breve como el siguiente:

Ref.: Documentos de asistencia hipotecaria, préstamo [loan number]
Adjunto la solicitud y los documentos justificativos que se enumeran a continuación para [property address]. Este fax contiene [number] páginas, incluida la portada.
Documentos incluidos: [list].
Les ruego que confirmen la recepción y me indiquen si se necesita información adicional para completar la solicitud. Contacto: [name and callback number].

Si solo envía un documento de seguimiento que le hayan solicitado, indíquelo claramente y mencione la fecha de la solicitud del administrador hipotecario. Mantenga separados los documentos de préstamos diferentes según sus instrucciones.

5. Revise la copia final del fax

Escanee los documentos en papel de modo que se vean todos los bordes. Compruebe que los nombres, las fechas de los extractos, los importes, las casillas y las firmas sean legibles, y que ninguna página esté girada o cortada.

En el caso de los formularios PDF rellenados, guarde una copia imprimible aparte con los campos completados fijados en la página y vuelva a abrirla para revisar cada dato. Las instrucciones de Fax.Plus para preparar PDF explican cómo hacerlo. Conserve el archivo original y respete cualquier requisito de documento original o de firma digital verificable.

Cuente el paquete completo, incluida la portada. En el plan Free de Fax.Plus, un fax debe ajustarse a 30 páginas y 30 MB. Consulte las instrucciones sobre los límites de envío. Si su paquete supera algún límite, pregunte al administrador hipotecario cómo dividirlo o utilice otro método de envío aceptado. Si se acuerda una división, identifique claramente cada parte y su número de páginas.

6. Envíe con Fax.Plus y confirme el siguiente paso

Verifique el número de fax específico para la asistencia hipotecaria o la mitigación de pérdidas. Es posible que un departamento de liquidación, de depósito en garantía o de seguros utilice un número diferente.

Para envíos ocasionales, nuestra guía sobre cómo enviar un fax sin suscripción explica el límite del plan Free y las opciones de crédito prepagado.

Abra Fax.Plus, introduzca el destino verificado con su prefijo de país y cargue el paquete en orden. Revise el destinatario y los archivos adjuntos antes de enviar. Nuestra guía para enviar un formulario por fax explica los pasos del envío.

Guarde el paquete final y el informe de confirmación desde Enviados. Después, utilice el portal del administrador hipotecario o contacte con su representante de asistencia para comprobar lo siguiente:

• ¿Se recibieron los documentos y se asociaron al préstamo correcto?
• ¿Está completa la solicitud o falta algo?
• ¿Cuál es el siguiente paso y qué plazo debe cumplir?

El informe del fax le proporciona un registro de la transmisión. El administrador hipotecario determina si la solicitud está completa y qué asistencia está disponible. Enviar una solicitud por fax no establece por sí solo su aprobación ni suspende automáticamente una ejecución hipotecaria. Si se acerca una venta o un plazo urgente, contacte con el administrador hipotecario y busque ayuda cualificada sin demora.