Enterprise-Cloud-Fax: Was es ist und was Sie von einem Anbieter verlangen sollten

Was ist Enterprise-Cloud-Fax?

Enterprise-Cloud-Fax ist ein Cloud-Fax-Dienst für Organisationen mit vielen Nutzern, Teams und Faxnummern. Faxe werden über das Internet gesendet und empfangen und über eine zentrale Admin-Konsole verwaltet. Sie müssen daher weder einen Faxserver warten noch eine Telefonleitung betreiben.

Zu „Enterprise“ wird es erst durch alles, was das Fax selbst umgibt:

• Zentrale Kontrolle. Admins verwalten Mitglieder, Rollen und Faxnummern für die gesamte Organisation – mit Single Sign-on und verpflichtender Zwei-Faktor-Authentifizierung.
• Sicherheit und Compliance. Verschlüsselung, Audit-Trails und die Vereinbarungen, die regulierte Teams benötigen, etwa ein HIPAA Business Associate Agreement.
• Kontrolle über Daten. Sie wählen, wo Faxdateien gespeichert werden und wie lange sie aufbewahrt werden.
• Integration. Eine API, Webhooks und Anbindungen an die Tools, die Teams bereits nutzen, einschließlich KI-Assistenten.

Ein einfaches Online-Fax-Konto deckt das Senden und Empfangen ab. Ein Enterprise-Dienst regelt, wie Hunderte von Personen und immer mehr automatisierte Systeme Faxe sicher senden und empfangen.

Fax, das mit KI-Assistenten arbeitet: MCP

Das Model Context Protocol (MCP) ist ein offener Standard, mit dem sich KI-Assistenten mit externen Tools verbinden und darin Aktionen ausführen können. Für Fax bedeutet das: Ein Teammitglied kann einen Assistenten bitten, ein Dokument zu senden, ein heute Morgen eingegangenes Fax zu finden oder zu prüfen, ob ein Fax zugestellt wurde – und der Assistent erledigt das direkt in Ihrem Fax-Konto.

Fax.Plus bietet einen gehosteten MCP-Server und war der erste Enterprise-Fax-Anbieter, der einen solchen bereitgestellt hat. Er funktioniert mit Assistenten, die Remote-MCP-Verbindungen unterstützen, darunter Claude, ChatGPT, Perplexity, Gemini und Copilot. Darüber kann ein Assistent:

• Faxe an Nummern weltweit senden
• Eingehende Faxe durchsuchen und lesen
• Zustellstatus und Bestätigungen prüfen
• Kontakte erstellen und aktualisieren
• Faxnummern anzeigen und Faxe in der Warteschlange verwalten

Der MCP-Server ist in kostenpflichtigen Tarifen ab Basic verfügbar und nutzt die Anmeldung über OAuth. Der Assistent arbeitet dabei innerhalb der Berechtigungen, die bei der Anmeldung des Nutzers erteilt werden. Enterprise bietet zusätzlich Personal Access Tokens mit konfigurierbaren Bereichen (Scopes) für Teams, die genauer steuern möchten, was ein Assistent tun darf. Entwickler finden Einrichtungsdetails in der MCP-Dokumentation.

Eine Einschränkung sollten Sie bei der Planung berücksichtigen: MCP ist für Konten mit Advanced Security Controls nicht verfügbar, dazu zählen HIPAA- und PHIPA-Konten. Für Workflows, in denen geschützte Gesundheitsinformationen verarbeitet werden, nutzen Sie die Fax.Plus API mit Fax-Streaming und Webhooks, wie unten beschrieben.

Fax-Streaming in Echtzeit

Ein Standard-Fax trifft als eine einzige Datei ein, nachdem die letzte Seite empfangen wurde. Bei einem Überweisungspaket mit 30 Seiten heißt das: Man muss die gesamte Übertragung abwarten, bevor jemand oder ein System mit der Bearbeitung beginnen kann.

Fax-Streaming ändert das. Ist Streaming aktiviert, sendet Fax.Plus ein -Webhook-Ereignis, sobald eine Seite dekodiert ist, und diese Seite steht sofort über die API als einseitige Datei zur Verfügung. Ihr Aufnahmesystem kann Seite 1 lesen, während Seite 2 noch eintrifft. Das Fax wird als in Bearbeitung angezeigt, solange Seiten eingehen, und als abgeschlossen, sobald die Übertragung endet.

Das ist überall wichtig, wo die erste Seite über das weitere Vorgehen entscheidet:

• Gesundheitswesen: Triage von Überweisungen und Aufnahmen, bei denen ein Deckblatt oder die erste Seite das Paket an das richtige Team weiterleitet.
• Versicherungen: Schadenaufnahme, bei der Dokumente bereits während des Eingangs geprüft werden können.
• Recht und Finanzen: Einreichungen und Darlehensunterlagen, die einen zeitkritischen Prozess auslösen.

Streaming ist eine On-Demand-Funktion, die vom Fax.Plus-Team für das gesamte Konto aktiviert wird, und sie funktioniert auch mit HIPAA-Konten. Das Webhook-Ereignis enthält Details zum Fax und zur Seite, nicht jedoch das Dokument selbst – dieses wird über die Fax.Plus API heruntergeladen.

Webhooks für den Produktivbetrieb

Die meisten Fax-Integrationen setzen auf Webhooks: Ihr Server wird benachrichtigt, wenn ein Fax gesendet oder empfangen wird oder fehlschlägt, und reagiert darauf. Im Produktivbetrieb liegt die Schwierigkeit nicht darin, ein Ereignis zu empfangen, sondern darin, ihm zu vertrauen und keines zu verlieren, wenn Ihr Server ausgefallen ist. Fax.Plus-Webhooks sind für beides ausgelegt.

• Eindeutige Ereignisse. Separate Ereignisse für gesendete Faxe (einschließlich Fehlschlägen), empfangene Faxe und einzelne empfangene Seiten beim Streaming.
• Signierte Anfragen. Jedes Ereignis enthält eine Signatur und einen Zeitstempel, damit Ihr Server prüfen kann, ob es von Fax.Plus stammt, und veraltete Anfragen ablehnen kann. Wiederholungen behalten dieselbe Ereignis-ID, sodass Duplikate leicht übersprungen werden können.
• Filter. Richten Sie jeden Endpunkt auf die Ereignistypen und Faxnummern aus, die er benötigt, damit ein System die Leitungen einer einzelnen Abteilung verarbeitet, ohne die übrigen zu sehen.
• Zustellprotokoll und erneute Wiedergabe. Sehen Sie, welche Ereignisse zugestellt wurden oder fehlgeschlagen sind, und spielen Sie jene erneut ab, die Ihr Server verpasst hat.
• Wiederholungen und Warnungen. Fehlgeschlagene Zustellungen werden automatisch wiederholt, und Sie werden benachrichtigt, wenn ein Endpunkt dauerhaft fehlschlägt.
• Keine Dokumente in der Payload. Ereignisse enthalten Metadaten wie Seitenanzahl und Status. Das Fax selbst wird über die API abgerufen, sodass Dokumentinhalte nicht im Webhook-Datenverkehr übertragen werden.

Webhooks und die REST-API sind Teil von Fax.Plus Enterprise, mit öffentlicher Dokumentation unter apidoc.fax.plus. Einen direkten Vergleich, wie Fax-Anbieter mit Webhooks umgehen, finden Sie in unserem Leitfaden zu den besten Fax-APIs und Webhooks.

Nutzer, Zugriff und Administratorkontrolle

Wenn Fax in vielen Abteilungen genutzt wird, drehen sich die ersten Fragen der IT um den Zugriff: Wer kann sich anmelden, was darf er oder sie sehen, und wie wird der Zugriff entzogen, wenn jemand das Unternehmen verlässt? Ein Enterprise-Dienst sollte alle drei Fragen an einer zentralen Stelle beantworten.

• Single Sign-on. Mitglieder melden sich über den Identitätsanbieter Ihres Unternehmens an und verwenden damit dieselben Unternehmenszugangsdaten wie für Ihre übrigen Tools.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung. Mit Enterprise können Admins sie für das gesamte Team verbindlich vorschreiben.
• Rollen. Mitglieder sehen nur das, was ihre Rolle erlaubt, und Admins verwalten alles Weitere.
• Audit-Protokoll. Ein Nachweis der Konto- und Fax-Aktivitäten für interne Prüfungen und Audits.
• Unbegrenzte Mitglieder, aber keine unbegrenzte Nutzung. Fax.Plus Enterprise umfasst unbegrenzt viele Mitglieder, garantiert aber keine unveränderte Rechnung, wenn die Nutzung steigt. Wenn eine fax-Nummer mehreren Mitgliedern zugewiesen ist, werden für ein einseitiges eingehendes fax mehrere Seiten vom monatlichen Unternehmenskontingent abgezogen. Berücksichtigen Sie Zuweisungen gemeinsam genutzter Nummern, wenn Sie den Verbrauch und zusätzliche Nutzungskosten abschätzen. Weitere Informationen finden Sie unter So funktioniert die Kontingentnutzung bei gemeinsam genutzten Nummern.

All dies wird über eine zentrale Admin-Konsole in der Fax.Plus-Web-App verwaltet.

Admins müssen außerdem sehen können, was im Konto geschieht:

• Zuverlässiger Zustellstatus. Ein Fax wird nur dann als zugestellt markiert, wenn das empfangende Faxgerät den Empfang bestätigt. Schlägt ein Fax fehl, zeigt der Status den Grund an, etwa eine besetzte Leitung oder keine Antwort, sodass der Absender weiß, ob er es erneut versuchen oder die Nummer prüfen sollte.
• Nutzung pro Mitglied. Mit Enterprise können Inhaber und Admins ein Analyse-Dashboard öffnen, das den Fax-Verbrauch pro Mitglied und pro Abrechnungszeitraum zeigt, und den Bericht als CSV herunterladen.
• Export der Fax-Datensätze. Mitglieder können ihre gesendeten und empfangenen Fax-Datensätze als CSV exportieren, mit Status, Seitenanzahl, Datum und Sendedauer.

Teams und Faxnummern

In den meisten Organisationen gehört eine Faxnummer zu einer Funktion und nicht zu einer Person: die Überweisungsleitung, die Abrechnungsleitung, der Empfang. Die Personen dahinter wechseln, und die Nummer sollte unabhängig davon weiter funktionieren.

Bei Fax.Plus weisen Admins Faxnummern Mitgliedern oder Teams zu, sodass alle, die eine Leitung betreuen, deren Faxe in ihrem Posteingang sehen. Wenn jemand dem Team beitritt oder es verlässt, aktualisiert ein Admin die Zuweisung, und die Nummer funktioniert für alle anderen an der Leitung weiter. Enterprise enthält zwei Faxnummern, weitere sind für jeweils 4,99 $ pro Monat erhältlich.

Wenn Sie von einem anderen Anbieter in die cloud wechseln, können Sie in der Regel Ihre bestehenden Faxnummern mitnehmen. Die Portierung zu Fax.Plus ist kostenlos, sodass Absender weiterhin die Nummern verwenden, die sie bereits kennen.

Compliance und Speicherort Ihrer Daten

Für regulierte Teams wird der Faxanbieter zu einem Teil der Compliance-Landschaft. Drei Punkte entscheiden darüber, ob er geeignet ist.

• Die richtige Vereinbarung. Gesundheitsteams in den USA benötigen ein unterzeichnetes Business Associate Agreement. Fax.Plus Enterprise umfasst HIPAA-konformes Faxen mit einer unterzeichneten BAA und Advanced Security Controls, die für das gesamte Konto gelten. In Ontario wird Enterprise mit einem unterzeichneten PHIPA Service Provider Agreement geliefert. In unserem Leitfaden zu den HIPAA-Anforderungen an Faxe erfahren Sie, was sich ändert, wenn der HIPAA-Modus aktiviert ist.
• Wo Faxe gespeichert werden. Bei Enterprise wählen Admins aus mehr als 40 Standorten, darunter die USA und Kanada, wo Faxdateien und Backups gespeichert werden. Informationen für das kanadische Gesundheitswesen finden Sie unter Datensouveränität in Kanada.
• Wie lange Faxe aufbewahrt werden. Admins legen eine Aufbewahrungsdauer fest, auch bis auf null Tage, nach der Faxe endgültig gelöscht werden. Teams können außerdem die Faxspeicherung deaktivieren und Faxe über die API in ihren eigenen Systemen archivieren.

Auf technischer Ebene sind Faxdateien im Ruhezustand mit 256-Bit-AES verschlüsselt und bei der Übertragung durch TLS geschützt. Alohi, das Unternehmen hinter Fax.Plus, verfügt über eine ISO 27001-Zertifizierung und einen SOC 2 Type 2-Bericht, die beide von EY CertifyPoint ausgestellt wurden. Details finden Sie auf der Alohi-Compliance-Seite.

Integrationen und die API

Neben MCP, Streaming und Webhooks sollte sich Enterprise-Fax in die Tools einfügen, die Ihre Mitarbeitenden bereits nutzen:

• REST-API. Senden und empfangen Sie Faxe, laden Sie Dateien oder einzelne Seiten herunter und verwalten Sie Mitglieder, Nummern und Kontakte aus Ihren eigenen Anwendungen.
• Fax-KI. Enterprise enthält 1.000 KI-Guthaben pro Monat für die KI-Datenextraktion, die Namen, Datumsangaben, IDs und benutzerdefinierte Felder aus jedem Fax herauszieht und automatisch auf empfangene Faxe angewendet werden kann.
• EHR-Integration. Fax.Plus Enterprise lässt sich in EHR-Systeme integrieren, sodass Gesundheitsteams Faxe zusammen mit ihren Patientenakten bearbeiten können.
• Alltägliche Apps. Faxen Sie aus Microsoft-Office-Apps, Gmail und Google Drive und erhalten Sie Fax-Benachrichtigungen in Microsoft Teams und Slack. Sehen Sie sich alle Fax.Plus-Integrationen an.
• Signaturen in derselben Suite. Faxe, die eine Unterschrift erfordern, können an Sign.Plus, das eigene E-Signatur-Produkt von Alohi, weitergeleitet werden, um unter demselben Konto zu unterschreiben oder Unterschriften anzufordern.

Checkliste für Enterprise-Cloud-Fax

Nutzen Sie diese Fragen beim Vergleich von Anbietern und lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben.

1. Preise und Abrechnung: Werden die Enterprise-Preise veröffentlicht, gelten sie pro Nutzer oder pro Konto, und ist eine Zahlung per Rechnung oder Bestellung möglich?
2. Zugriff und Transparenz: Ist Single Sign-on enthalten? Können Admins die Zwei-Faktor-Authentifizierung erzwingen, Rollen zuweisen sowie Zustellstatus und Nutzung pro Mitglied einsehen?
3. Nummern: Können Nummern Teams zugewiesen werden, und können Sie Ihre bestehenden Nummern portieren?
4. Compliance: Welche Vereinbarungen sind verfügbar (z. B. eine HIPAA-BAA), und in welchem Tarif?
5. Daten: Wo werden Faxdateien und Backups gespeichert, können Sie die Region wählen, und können Sie die Aufbewahrungsdauer festlegen?
6. API und Webhooks: Ist die API-Dokumentation öffentlich? Sind Webhooks signiert, filterbar, protokolliert und wiederholbar?
7. Echtzeit-Empfang: Können empfangene Seiten einzeln in Ihre Systeme gelangen, bevor das gesamte Fax eingetroffen ist?
8. KI: Können KI-Assistenten über MCP mit Faxen arbeiten, und können Daten automatisch aus Faxen extrahiert werden?
9. Audits: Welche unabhängigen Zertifizierungen besitzt der Anbieter?

Was Fax.Plus bietet

Fax.Plus Enterprise beantwortet jede Frage der Checkliste zu einem veröffentlichten Preis: 79,99 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder 99,99 $ bei monatlicher Abrechnung, mit 4.000 Seiten pro Monat und unbegrenzt vielen Mitgliedern. Der Tarif vereint Single Sign-on, die API und signierte Webhooks, Fax-Streaming, Fax-KI, HIPAA mit signierter BAA und Datenresidenz, und der gehostete MCP-Server ermöglicht es den KI-Assistenten Ihres Teams, vom ersten Tag an mit Faxen zu arbeiten.

Enterprise-Kunden können per Rechnung, mit einer Bestellung oder per ACH oder Banküberweisung bezahlen. Bei höheren Volumen oder einer Migration über viele Nummern sprechen Sie mit dem Fax.Plus-Team.