Enterprise Cloud Fax: Nedir ve Bir Sağlayıcıdan Neler Talep Etmelisiniz?

Enterprise cloud fax nedir?

Enterprise cloud fax, çok sayıda kullanıcısı, ekibi ve fax numarası olan kuruluşlar için geliştirilmiş bir cloud fax hizmetidir. Fax'lar internet üzerinden gönderilir ve alınır, tek bir yönetici konsolundan yönetilir; dolayısıyla bakımını yapmanız gereken bir fax sunucusu ya da hizmette tutmanız gereken bir telefon hattı yoktur.

Onu “enterprise” yapan şey, fax'ın kendisinin çevresindeki her şeydir:

• Merkezî denetim. Yöneticiler, çoklu oturum açma ve zorunlu iki faktörlü kimlik doğrulama ile tüm kuruluşun üyelerini, rollerini ve fax numaralarını yönetir.
• Güvenlik ve uyumluluk. Şifreleme, denetim kayıtları ve düzenlemeye tabi ekiplerin ihtiyaç duyduğu sözleşmeler; örneğin HIPAA Business Associate Agreement.
• Veri üzerinde denetim. Fax dosyalarının nerede saklanacağını ve ne kadar süre tutulacağını seçme imkânı.
• Entegrasyon. Bir API, webhook'lar ve YZ asistanları dahil, ekiplerin zaten kullandığı araçlarla bağlantılar.

Temel bir çevrimiçi fax hesabı, fax gönderme ve almayı kapsar. Bir enterprise hizmeti ise yüzlerce kişinin ve giderek artan sayıda otomatik sistemin fax'ları güvenli biçimde nasıl gönderip alacağını kapsar.

YZ asistanlarıyla çalışan fax: MCP

Model Context Protocol (MCP), YZ asistanlarının dış araçlara bağlanıp bu araçlarda işlem yapmasını sağlayan açık bir standarttır. Fax açısından bu, ekibinizin bir üyesinin bir asistandan belge göndermesini, bu sabah gelen bir fax'ı bulmasını ya da bir fax'ın iletilip iletilmediğini kontrol etmesini isteyebileceği anlamına gelir; asistan bunu doğrudan fax hesabınızda yapar.

Fax.Plus, barındırılan bir MCP sunucusu sunar ve böyle bir sunucuyu piyasaya süren ilk enterprise fax sağlayıcısıdır. Claude, ChatGPT, Perplexity, Gemini ve Copilot dahil olmak üzere uzak MCP bağlantılarını destekleyen asistanlarla çalışır. Bu sunucu aracılığıyla bir asistan şunları yapabilir:

• Dünya genelindeki numaralara fax göndermek
• Gelen fax'ları aramak ve okumak
• Teslim durumunu ve onayları kontrol etmek
• Kişi oluşturmak ve güncellemek
• Fax numaralarını görüntülemek ve sıradaki fax'ları yönetmek

MCP sunucusu, Basic ile başlayan ücretli planlarda kullanılabilir; OAuth ile oturum açma kullanılır ve asistan, kullanıcı oturum açtığında verilen izinler dahilinde çalışır. Enterprise ise bir asistanın neler yapabileceği üzerinde daha sıkı denetim isteyen ekipler için yapılandırılabilir kapsamlara sahip Kişisel Erişim Belirteçleri sunar. Geliştiriciler kurulum ayrıntılarını MCP belgelerinde bulabilir.

Planlama yaparken göz önünde bulundurmanız gereken bir sınır var: MCP, HIPAA ve PHIPA hesaplarını da kapsayan Advanced Security Controls özellikli hesaplarda kullanılamaz. Korunan sağlık bilgilerini işleyen iş akışları için, aşağıda ele alınan fax akışı ve webhook'larla birlikte Fax.Plus API'sini kullanın.

Gerçek zamanlı fax akışı

Standart bir fax, son sayfa alındıktan sonra tek bir dosya olarak ulaşır. 30 sayfalık bir sevk dosyasında bu, kimsenin ya da hiçbir sistemin işleme başlayabilmesi için iletimin tamamının beklenmesi anlamına gelir.

Fax akışı bunu değiştirir. Akış açıkken Fax.Plus, her sayfa çözüldüğü anda bir webhook olayı gönderir ve bu sayfa, API üzerinden tek sayfalık bir dosya olarak hemen erişilebilir olur. Kabul sisteminiz, 2. sayfa hâlâ gelirken 1. sayfayı okuyabilir. Sayfalar gelirken fax devam ediyor olarak, iletim bittiğinde ise tamamlandı olarak görünür.

Bir sonraki adıma ilk sayfanın karar verdiği her durumda bu önem taşır:

• Sağlık hizmetleri: kapak sayfasının veya ilk sayfanın dosyayı doğru ekibe yönlendirdiği sevk önceliklendirme ve kabul süreçleri.
• Sigorta: belgelerin geldikçe kontrol edilebildiği hasar başvurusu kabulü.
• Hukuk ve finans: zamana duyarlı bir süreci başlatan başvurular ve kredi belgeleri.

Akış, talep üzerine etkinleştirilen bir özelliktir; Fax.Plus ekibi tarafından tüm hesap için açılır ve HIPAA hesaplarında çalışır. Webhook olayı belgenin kendisini değil, fax ve sayfaya ilişkin ayrıntıları taşır; belge Fax.Plus API'si üzerinden indirilir.

Üretim ortamı için tasarlanmış webhook'lar

Çoğu fax entegrasyonu webhook'lara dayanır: sunucunuza bir fax'ın gönderildiği, alındığı veya başarısız olduğu bildirilir ve sunucunuz buna göre işlem yapar. Üretim ortamında zor olan, bir olayı almak değildir. Zor olan, ona güvenmek ve sunucunuz kapalıyken hiçbirini kaybetmemektir. Fax.Plus webhook'ları her ikisi için de tasarlanmıştır.

• Net olaylar. Gönderilen fax'lar (başarısızlıklar dahil), alınan fax'lar ve akış için alınan tekil sayfalar adına ayrı olaylar.
• İmzalı istekler. Her olay bir imza ve zaman damgası taşır; böylece sunucunuz olayın Fax.Plus'tan geldiğini doğrulayabilir ve süresi geçmiş istekleri reddedebilir. Yeniden denemeler aynı olay kimliğini korur, dolayısıyla yinelenenleri atlamak kolaydır.
• Filtreler. Her uç noktayı ihtiyaç duyduğu olay türlerine ve fax numaralarına yönlendirin; böylece bir sistem, geri kalanını görmeden yalnızca tek bir departmanın hatlarını yönetir.
• Teslim günlüğü ve yeniden oynatma. Hangi olayların teslim edildiğini veya başarısız olduğunu görün ve sunucunuzun kaçırdığı olayları yeniden oynatın.
• Yeniden denemeler ve uyarılar. Başarısız teslimler otomatik olarak yeniden denenir ve bir uç nokta sürekli başarısız olduğunda uyarı alırsınız.
• Yükte belge yok. Olaylar, sayfa sayısı ve durum gibi meta verileri taşır. Fax'ın kendisi API üzerinden alınır; bu da belge içeriğini webhook trafiğinin dışında tutar.

Webhook'lar ve REST API, herkese açık belgeleri apidoc.fax.plus adresinde bulunan Fax.Plus Enterprise'ın bir parçasıdır. Fax sağlayıcılarının webhook'ları nasıl ele aldığına yan yana göz atmak için en iyi fax API'si ve webhook'lar rehberimize bakın.

Kullanıcılar, erişim ve yönetici denetimi

Fax birçok departmanda kullanıldığında BT'nin ilk soruları erişimle ilgilidir: kimler oturum açabilir, neleri görebilir ve biri ayrıldığında erişimi nasıl kaldırabilirsiniz. Enterprise bir hizmet bu üç soruyu da tek bir yerden yanıtlayabilmelidir.

• Çoklu oturum açma (SSO). Üyeler şirketinizin kimlik sağlayıcısıyla oturum açar; böylece diğer araçlarınızda kullandıkları şirket girişinin aynısını kullanırlar.
• İki faktörlü kimlik doğrulama. Enterprise'da yöneticiler bunu tüm ekip için zorunlu kılabilir.
• Roller. Üyeler yalnızca rollerinin izin verdiklerini görür, geri kalan her şeyi yöneticiler yönetir.
• Denetim izi. İç incelemeler ve denetimler için hesap ve fax etkinliğinin kaydı.
• Sınırsız üye var, ancak kullanım sınırsız değil. Fax.Plus Enterprise sınırsız üye içerir; ancak bu, kullanım arttıkça faturanızın değişmeyeceği anlamına gelmez. Bir fax numarası birden fazla üyeye atandığında, tek sayfalık bir gelen fax kurumsal aylık kotadan birden fazla sayfa düşer. Tüketimi ve ek kullanım maliyetlerini tahmin ederken paylaşılan numara atamalarını hesaba katın. Bkz. paylaşılan numara kota kullanımı nasıl işler.

Bunların hepsi, Fax.Plus web uygulamasındaki tek bir yönetici konsolundan yönetilir.

Yöneticilerin ayrıca hesapta neler olup bittiğini görmesi gerekir:

• Güvenebileceğiniz teslim durumu. Bir fax, yalnızca alıcı fax makinesi onayladığında teslim edildi olarak işaretlenir. Bir fax başarısız olduğunda durum, meşgul hat veya yanıt yok gibi nedenini gösterir; böylece gönderen yeniden deneyip denemeyeceğini veya numarayı kontrol edip etmeyeceğini bilir.
• Üye bazında kullanım. Enterprise'da sahipler ve yöneticiler, üye başına ve faturalandırma dönemi başına fax tüketimini gösteren bir analiz panosu açabilir ve raporu CSV olarak indirebilir.
• Fax kayıtlarını dışa aktarma. Üyeler gönderilen ve alınan fax kayıtlarını durum, sayfa sayısı, tarih ve gönderim süresiyle birlikte CSV olarak dışa aktarabilir.

Ekipler ve fax numaraları

Çoğu kuruluşta bir fax numarası bir kişiye değil, bir işleve aittir: sevk hattı, hasar talepleri hattı, ön büro. Numaranın arkasındaki kişiler değişir, numaranın ise bundan bağımsız olarak çalışmaya devam etmesi gerekir.

Fax.Plus'ta yöneticiler fax numaralarını üyelere veya ekiplere atar; böylece bir hatla ilgilenen herkes o hattın fax'larını kendi gelen kutusunda görür. Ekibe biri katıldığında ya da ekipten ayrıldığında yönetici atamayı günceller ve numara hattaki diğer herkes için çalışmaya devam eder. Enterprise iki fax numarası içerir; ek numaralar her biri aylık 4,99 $ karşılığında edinilebilir.

Başka bir sağlayıcıdan cloud'a geçiyorsanız genellikle mevcut fax numaralarınızı da yanınızda getirebilirsiniz. Fax.Plus'a numara taşıma ücretsizdir; böylece gönderenler zaten kullandıkları numaraları kullanmaya devam eder.

Uyumluluk ve verilerinizin bulunduğu yer

Düzenlemeye tabi ekipler için fax sağlayıcısı, uyumluluk tablosunun bir parçası haline gelir. Sağlayıcının uygun olup olmadığını üç unsur belirler.

• Doğru sözleşme. ABD'deki sağlık hizmeti ekiplerinin imzalı bir Business Associate Agreement'a ihtiyacı vardır. Fax.Plus Enterprise, tüm hesaba uygulanan imzalı bir BAA ve Advanced Security Controls ile HIPAA uyumlu fax gönderimini içerir. Ontario'da Enterprise, imzalı bir PHIPA Hizmet Sağlayıcı Sözleşmesi ile birlikte gelir. HIPAA fax gereksinimleri rehberimiz, HIPAA modu açıldığında nelerin değiştiğini açıklar.
• Fax'ların saklandığı yer. Enterprise'da yöneticiler, aralarında Amerika Birleşik Devletleri ve Kanada'nın da bulunduğu 40'tan fazla konum arasından fax dosyalarının ve yedeklerin saklanacağı yeri seçer. Kanada'daki sağlık hizmetleri için Kanada'da veri egemenliği sayfasına bakın.
• Fax'ların ne kadar süre saklandığı. Yöneticiler, sıfır güne kadar düşürülebilen bir saklama süresi belirler; bu sürenin sonunda fax'lar kalıcı olarak silinir. Ekipler ayrıca fax depolamayı kapatabilir ve fax'ları API aracılığıyla kendi sistemlerinde arşivleyebilir.

Altyapıda fax dosyaları beklemede 256 bit AES ile şifrelenir ve aktarım sırasında TLS ile korunur. Fax.Plus'ın arkasındaki şirket olan Alohi, her ikisi de EY CertifyPoint tarafından düzenlenmiş ISO 27001 sertifikasına ve SOC 2 Type 2 raporuna sahiptir. Ayrıntılar Alohi uyumluluk sayfasında yer almaktadır.

Entegrasyonlar ve API

MCP, akış ve webhook'ların ötesinde, enterprise fax insanların zaten kullandığı araçlara uyum sağlamalıdır:

• REST API. Kendi uygulamalarınızdan fax gönderip alın, dosyaları veya tek tek sayfaları indirin; üyeleri, numaraları ve kişileri yönetin.
• Fax YZ. Enterprise, her fax'tan adları, tarihleri, kimlik numaralarını ve özel alanları çıkaran ve alınan fax'larda otomatik olarak çalışabilen YZ Veri Çıkarma için ayda 1.000 YZ kredisi içerir.
• EHR entegrasyonu. Fax.Plus Enterprise, EHR sistemleriyle entegre olur; böylece sağlık hizmeti ekipleri fax'larla hasta kayıtları üzerinde birlikte çalışabilir.
• Günlük uygulamalar. Microsoft Office uygulamalarından, Gmail'den ve Google Drive'dan fax gönderin; Microsoft Teams ve Slack'te fax bildirimleri alın. Tüm Fax.Plus entegrasyonlarını görün.
• Aynı pakette imzalar. İmza gerektiren fax'lar, Alohi'nin kendi e-imza ürünü olan Sign.Plus'a iletilebilir; böylece aynı hesap altında imzalayabilir veya imza talep edebilirsiniz.

Enterprise cloud fax kontrol listesi

Sağlayıcıları karşılaştırırken bu soruları kullanın ve yanıtları yazılı olarak isteyin.

1. Fiyatlandırma ve faturalandırma: Enterprise fiyatlandırması yayımlanmış mı, kullanıcı başına mı yoksa hesap başına mı uygulanıyor ve fatura ya da satın alma siparişi ile ödeme yapabilir misiniz?
2. Erişim ve görünürlük: Çoklu oturum açma (single sign-on) dahil mi? Yöneticiler iki faktörlü kimlik doğrulamayı zorunlu kılabilir, roller atayabilir, üye başına teslim durumunu ve kullanımı görebilir mi?
3. Numaralar: Numaralar ekiplere atanabiliyor mu ve mevcut numaralarınızı taşıyabiliyor musunuz?
4. Uyumluluk: Hangi sözleşmeler (HIPAA BAA gibi) sunuluyor ve hangi planda?
5. Veri: Fax dosyaları ve yedekler nerede saklanıyor, bölgeyi seçebiliyor musunuz ve saklama süresini belirleyebiliyor musunuz?
6. API ve webhook'lar: API belgeleri herkese açık mı? Webhook'lar imzalı, filtrelenebilir, günlüğe kaydedilen ve yeniden oynatılabilir mi?
7. Gerçek zamanlı alım: Alınan sayfalar, fax'ın tamamı gelmeden önce sistemlerinize tek tek ulaşabiliyor mu?
8. YZ: YZ asistanları MCP üzerinden fax ile çalışabiliyor mu ve fax'lardan veriler otomatik olarak çıkarılabiliyor mu?
9. Denetimler: Sağlayıcıyı hangi bağımsız sertifikalar kapsıyor?

Fax.Plus nasıl uyum sağlar

Fax.Plus Enterprise, kontrol listesindeki her soruyu yayımlanmış bir fiyatla yanıtlar: yıllık faturalandırmada aylık 79,99 $, aylık faturalandırmada 99,99 $; ayda 4.000 sayfa ve sınırsız üye ile. Çoklu oturum açma, API ve imzalı webhook'lar, fax akışı, Fax YZ, imzalı BAA ile HIPAA ve veri yerleşimini tek bir planda bir araya getirir; barındırılan MCP sunucusu ise ekibinizin YZ asistanlarının ilk günden itibaren fax ile çalışmasını sağlar.

Enterprise müşterileri fatura, satın alma siparişi veya ACH ya da banka havalesi ile ödeme yapabilir. Daha yüksek hacimler veya çok sayıda numaranın taşınması için Fax.Plus ekibiyle görüşün.