企业级 cloud fax:它是什么,以及应向服务商提出哪些要求

什么是企业级 cloud fax?

企业级 cloud fax 是专为拥有众多用户、团队和 fax 号码的组织打造的 cloud fax 服务。fax 通过互联网收发,并在同一个管理控制台中统一管理,因此无需维护 fax 服务器,也无需保留电话线路。

之所以称为“企业级”,是因为 fax 本身之外还有这些配套能力:

• 集中控制。管理员可为整个组织管理成员、角色和 fax 号码,并支持单点登录和强制双重身份验证。
• 安全与合规。提供加密、审计追踪,以及受监管团队所需的各类协议,例如 HIPAA Business Associate Agreement。
• 数据掌控。可选择 fax 文件的存储位置以及保留时长。
• 集成。提供 API、webhook,以及与团队现有工具(包括 AI 助手)的连接。

基础在线 fax 账户只涵盖收发功能。企业级服务则要解决数百名员工以及越来越多的自动化系统如何安全地收发 fax。

可与 AI 助手配合使用的 fax:MCP

Model Context Protocol(MCP)是一项开放标准,让 AI 助手能够连接外部工具并在其中执行操作。对于 fax 而言,这意味着团队成员可以让助手发送文档、查找今天早上收到的 fax,或查看某份 fax 是否已送达,助手会直接在您的 fax 账户中完成这些操作。

Fax.Plus 提供托管的 MCP 服务器,并且是首家推出此类服务器的企业级 fax 服务商。它适用于支持远程 MCP 连接的助手,包括 Claude、ChatGPT、Perplexity、Gemini 和 Copilot。通过它,助手可以:

• 向全球各地的号码发送 fax
• 搜索并阅读收到的 fax
• 查看送达状态和确认信息
• 创建和更新联系人
• 查看 fax 号码并管理排队中的 fax

MCP 服务器适用于从 Basic 起的付费套餐,采用 OAuth 登录,助手将在用户登录时授予的权限范围内工作。Enterprise 还提供可配置权限范围的个人访问令牌,适合希望更严格控制助手可执行操作的团队。开发者可在 MCP 文档中查看设置详情。

需要注意的一项限制:启用了 Advanced Security Controls 的账户(包括 HIPAA 和 PHIPA 账户)无法使用 MCP。对于涉及受保护健康信息的工作流程,请使用支持 fax 流式传输和 webhook 的 Fax.Plus API,详见下文。

实时 fax 流式传输

标准 fax 会在收到最后一页之后,以单个文件的形式送达。对于一份 30 页的转诊资料包,这意味着必须等整个传输完成后,任何人或任何系统才能开始处理。

Fax 流式传输改变了这一点。开启流式传输后,Fax.Plus 会在每一页解码完成的瞬间发送 webhook 事件,该页面可立即通过 API 以单页文件的形式获取。第 2 页仍在接收时,您的接入系统就可以读取第 1 页。页面到达期间,fax 显示为进行中;传输结束后,显示为已完成。

在第一页决定后续处理方式的场景中,这一点尤为重要:

• 医疗健康:转诊分诊和入院登记,封面页或第一页可将资料包分派给合适的团队。
• 保险:理赔受理,文档在到达时即可进行核查。
• 法律与金融:启动时效性流程的申报文件和贷款文件。

流式传输是一项按需功能,由 Fax.Plus 团队为整个账户启用,并且适用于 HIPAA 账户。webhook 事件携带的是 fax 和页面的详细信息,而不是文档本身,文档需通过 Fax.Plus API 下载。

为生产环境打造的 webhook

大多数 fax 集成都依赖 webhook:当 fax 发送、接收或失败时,您的服务器会收到通知并据此执行操作。在生产环境中,难点不在于接收事件,而在于信任该事件,以及在服务器宕机时不丢失任何事件。Fax.Plus webhook 正是为这两点而设计的。

• 清晰的事件。为已发送 fax(包括失败)、已接收 fax,以及流式传输中单独接收的页面分别提供独立事件。
• 签名请求。每个事件都带有签名和时间戳,因此您的服务器可以验证其来自 Fax.Plus,并拒绝过期请求。重试时事件 ID 保持不变,因此很容易跳过重复事件。
• 过滤器。让每个端点只接收所需的事件类型和 fax 号码,这样一个系统只处理某个部门的线路,而不会看到其他部门的内容。
• 送达日志与重放。查看哪些事件已送达或失败,并重放您的服务器错过的事件。
• 重试与警报。送达失败的事件会自动重试,当某个端点持续失败时,您会收到警报。
• 载荷中不含文档。事件携带页数和状态等元数据。fax 本身通过 API 获取,从而避免文档内容出现在 webhook 流量中。

webhook 和 REST API 属于 Fax.Plus Enterprise 的一部分,公开文档位于 apidoc.fax.plus。如需对比了解各 fax 服务商如何处理 webhook,请参阅我们的最佳 fax API 和 webhook指南。

用户、访问权限与管理员控制

当 fax 在多个部门中使用时,IT 部门首先关心的是访问问题:谁可以登录、能看到什么,以及员工离职时如何撤销访问权限。企业级服务应当能在同一个地方解决这三个问题。

• 单点登录。成员使用公司的身份提供商登录,因此可使用与其他工具相同的公司登录凭据。
• 双重身份验证。在 Enterprise 套餐中,管理员可以对整个团队强制启用。
• 角色。成员只能看到其角色权限允许的内容,其余一切由管理员管理。
• 审计追踪。记录账户和 fax 活动,用于内部审查和审计。
• 成员数量不限，但使用量并非不限。Fax.Plus Enterprise 包含不限数量的成员，但这并不意味着随着使用量增长，账单金额保持不变。当一个 fax 号码分配给多个成员时，收到一页传入的 fax 会从企业每月额度中扣除多页。在估算消耗量和额外使用费用时，请将共享号码的分配情况考虑在内。请参阅共享号码的额度使用方式。

以上所有功能均可在 Fax.Plus 网页应用的同一个管理控制台中管理。

管理员还需要了解账户上发生的情况:

• 可靠的送达状态。只有在接收方 fax 机确认后,fax 才会被标记为已送达。当 fax 失败时,状态会显示原因,例如线路忙或无人接听,让发送者知道应该重试还是核对号码。
• 按成员统计的用量。在 Enterprise 套餐中,所有者和管理员可以打开分析仪表板,查看每位成员及每个计费周期的 fax 用量,并将报告下载为 CSV 文件。
• Fax 记录导出。成员可以将其已发送和已接收的 fax 记录导出为 CSV,包含状态、页数、日期和发送时长。

团队与 fax 号码

在大多数组织中,fax 号码属于某项职能,而不是某个人:转诊专线、理赔专线、前台。负责这些号码的人员会变动,但号码应始终保持可用。

在 Fax.Plus 上,管理员可以将 fax 号码分配给成员或团队,这样处理某条线路的每个人都能在自己的收件箱中看到该线路的 fax。有人加入或离开团队时,管理员只需更新分配,该号码对线路上的其他所有人仍可继续使用。Enterprise 包含两个 fax 号码,如需更多号码,每个每月 $4.99。

如果您正从其他服务商迁移到 cloud,通常可以携带现有的 fax 号码一并迁移。迁入 Fax.Plus 免费,发送方可以继续使用他们已有的号码。

合规性与数据存放位置

对于受监管的团队来说,fax 服务商是合规体系的一部分。以下三点决定其是否适合。

• 合适的协议。美国的医疗团队需要签署 Business Associate Agreement。Fax.Plus Enterprise 包含符合 HIPAA 的 fax 服务,附带已签署的 BAA 和 Advanced Security Controls,适用于整个账户。在安大略省,Enterprise 附带已签署的 PHIPA 服务商协议。我们的HIPAA fax 要求指南说明了开启 HIPAA 模式后会有哪些变化。
• fax 的存储位置。在 Enterprise 套餐中,管理员可从包括美国和加拿大在内的 40 多个地点中选择fax 文件和备份的存储位置。关于加拿大医疗行业,请参阅加拿大的数据主权。
• fax 的保留时长。管理员可设置保留期限(最短可设为零天),期限届满后 fax 将被永久删除。团队也可以关闭 fax 存储,通过 API 将 fax 归档到自己的系统中。

在底层,fax 文件以 256 位 AES 静态加密,并通过 TLS 在传输中受到保护。Fax.Plus 背后的公司 Alohi 持有 ISO 27001 认证和 SOC 2 Type 2 报告,二者均由 EY CertifyPoint 颁发。详情请见 Alohi 合规页面。

集成与 API

除了 MCP、流式传输和 webhook 之外,企业级 fax 还应融入人们已在使用的工具:

• REST API。可在您自己的应用程序中发送和接收 fax、下载文件或单页,并管理成员、号码和联系人。
• Fax AI。Enterprise 每月包含 1,000 个 AI 额度,用于AI 数据提取,可从每份 fax 中提取姓名、日期、ID 和自定义字段,并可对收到的 fax 自动运行。
• EHR 集成。Fax.Plus Enterprise 可与 EHR 系统集成,让医疗团队能够在处理患者记录的同时处理 fax。
• 日常应用。可通过 Microsoft Office 应用、Gmail 和 Google Drive 发送 fax,并在 Microsoft Teams 和 Slack 中接收 fax 通知。查看全部 Fax.Plus 集成。
• 同一套件中的签名功能。需要签名的 fax 可转发至 Alohi 自家的电子签名产品 Sign.Plus,在同一账户下签署文件或请求他人签名。

企业级 cloud fax 检查清单

在比较服务商时使用这些问题,并要求对方提供书面答复。

1. 定价与账单:企业定价是否公开?按用户还是按账户计费?是否可以通过发票或采购订单付款?
2. 访问与可见性:是否包含单点登录?管理员能否强制启用双重身份验证、分配角色,并查看每位成员的送达状态和使用情况?
3. 号码:号码能否分配给团队?能否迁入您现有的号码?
4. 合规:提供哪些协议(例如 HIPAA BAA),分别包含在哪个套餐中?
5. 数据:fax 文件和备份存储在哪里?能否选择区域?能否设置保留期限?
6. API 与 webhook:API 文档是否公开?webhook 是否支持签名、过滤、日志记录和重放?
7. 实时接收:收到的页面能否在整份 fax 到达之前逐页送达您的系统?
8. AI:AI 助手能否通过 MCP 处理 fax?能否自动从 fax 中提取数据?
9. 审计:服务商拥有哪些独立认证?

Fax.Plus 如何满足需求

Fax.Plus Enterprise 以公开价格解答了检查清单上的每一个问题:按年付费每月 $79.99,按月付费为 $99.99,每月 4,000 页,成员数量不限。它将单点登录、API 和签名 webhook、fax 流式传输、Fax AI、HIPAA 与已签署的 BAA,以及数据驻留整合在同一个套餐中,并且托管的 MCP 服务器让您团队的 AI 助手从第一天起就能处理 fax。

Enterprise 客户可通过发票、采购订单、ACH 或银行转账付款。如需更高的用量,或要迁移大量号码,请联系 Fax.Plus 团队。