Fax en la cloud para empresas: qué es y qué debe exigir a un proveedor

¿Qué es el fax en la cloud para empresas?

El fax en la cloud para empresas es un servicio de fax en la cloud diseñado para organizaciones con muchos usuarios, equipos y números de fax. Los faxes se envían y reciben por internet y se gestionan desde una única consola de administración, por lo que no hay que mantener ningún servidor de fax ni conservar una línea telefónica en servicio.

Lo que lo hace «empresarial» es todo lo que rodea al propio fax:

• Control centralizado. Los administradores gestionan los miembros, los roles y los números de fax de toda la organización, con inicio de sesión único y autenticación de dos factores obligatoria.
• Seguridad y cumplimiento normativo. Cifrado, registros de auditoría y los acuerdos que necesitan los equipos de sectores regulados, como un Business Associate Agreement de HIPAA.
• Control sobre los datos. Posibilidad de elegir dónde se almacenan los archivos de fax y durante cuánto tiempo se conservan.
• Integración. Una API, webhooks y conexiones con las herramientas que los equipos ya utilizan, incluidos los asistentes de IA.

Una cuenta básica de fax en línea cubre el envío y la recepción. Un servicio empresarial cubre cómo cientos de personas, y un número cada vez mayor de sistemas automatizados, envían y reciben faxes de forma segura.

Fax que funciona con asistentes de IA: MCP

El Model Context Protocol (MCP) es un estándar abierto que permite a los asistentes de IA conectarse a herramientas externas y realizar acciones en ellas. En el caso del fax, esto significa que un miembro de su equipo puede pedirle a un asistente que envíe un documento, encuentre un fax que llegó esta mañana o compruebe si un fax se entregó, y el asistente lo hace directamente en su cuenta de fax.

Fax.Plus ofrece un servidor MCP alojado, y fue el primer proveedor de fax empresarial en lanzar uno. Funciona con asistentes que admiten conexiones MCP remotas, entre ellos Claude, ChatGPT, Perplexity, Gemini y Copilot. A través de él, un asistente puede:

• Enviar faxes a números de todo el mundo
• Buscar y leer los faxes entrantes
• Consultar el estado de entrega y las confirmaciones
• Crear y actualizar contactos
• Ver los números de fax y gestionar los faxes en cola

El servidor MCP está disponible en los planes de pago a partir de Basic, mediante inicio de sesión con OAuth, y el asistente trabaja dentro de los permisos concedidos cuando el usuario inicia sesión. Enterprise añade Personal Access Tokens con ámbitos configurables, para los equipos que desean un control más estricto sobre lo que puede hacer un asistente. Los desarrolladores pueden consultar los detalles de configuración en la documentación de MCP.

Una limitación que conviene tener en cuenta: MCP no está disponible en las cuentas con Advanced Security Controls, entre las que se incluyen las cuentas HIPAA y PHIPA. Para los flujos de trabajo que manejan información de salud protegida, utilice la API de Fax.Plus con streaming de fax y webhooks, que se explican a continuación.

Streaming de fax en tiempo real

Un fax estándar llega como un único archivo, una vez recibida la última página. En el caso de un paquete de derivación de 30 páginas, eso significa esperar a que termine toda la transmisión antes de que alguien, o algún sistema, pueda empezar a trabajar con él.

El streaming de fax cambia esto. Con el streaming activado, Fax.Plus envía un evento de webhook en cuanto se decodifica cada página, y esa página está disponible de inmediato a través de la API como un archivo de una sola página. Su sistema de admisión puede leer la página 1 mientras la página 2 aún está llegando. El fax aparece como en curso mientras llegan las páginas y como completado cuando finaliza la transmisión.

Esto es importante siempre que la primera página determine lo que sucede a continuación:

• Sanidad: triaje de derivaciones y admisiones, donde una portada o la primera página dirige el paquete al equipo adecuado.
• Seguros: recepción de siniestros, donde los documentos pueden revisarse a medida que llegan.
• Sector jurídico y financiero: presentaciones y documentos de préstamos que inician un proceso sujeto a plazos.

El streaming es una función bajo demanda, que el equipo de Fax.Plus activa para toda la cuenta, y funciona en cuentas HIPAA. El evento de webhook contiene detalles sobre el fax y la página, no el documento en sí, que se descarga a través de la API de Fax.Plus.

Webhooks diseñados para producción

La mayoría de las integraciones de fax dependen de webhooks: su servidor recibe un aviso cuando un fax se envía, se recibe o falla, y actúa en consecuencia. En producción, lo difícil no es recibir un evento. Es poder confiar en él y no perder ninguno cuando su servidor está caído. Los webhooks de Fax.Plus están diseñados para ambas cosas.

• Eventos claros. Eventos independientes para faxes enviados (incluidos los fallos), faxes recibidos y páginas recibidas individuales para el streaming.
• Solicitudes firmadas. Cada evento incluye una firma y una marca de tiempo, de modo que su servidor puede verificar que proviene de Fax.Plus y rechazar solicitudes obsoletas. Los reintentos conservan el mismo ID de evento, por lo que resulta fácil omitir duplicados.
• Filtros. Dirija cada endpoint a los tipos de evento y números de fax que necesita, de modo que un sistema gestione las líneas de un solo departamento sin ver las demás.
• Registro de entregas y reenvío. Consulte qué eventos se entregaron o fallaron y reenvíe los que su servidor no recibió.
• Reintentos y alertas. Las entregas fallidas se reintentan automáticamente y se le avisa cuando un endpoint falla de forma reiterada.
• Sin documentos en la carga útil. Los eventos incluyen metadatos como el número de páginas y el estado. El fax en sí se obtiene a través de la API, lo que mantiene el contenido de los documentos fuera del tráfico de webhooks.

Los webhooks y la API REST forman parte de Fax.Plus Enterprise, con documentación pública en apidoc.fax.plus. Para una comparación directa de cómo gestionan los webhooks los distintos proveedores de fax, consulte nuestra guía de la mejor API de fax y webhooks.

Usuarios, acceso y control administrativo

Cuando el fax se utiliza en muchos departamentos, las primeras preguntas de TI tienen que ver con el acceso: quién puede iniciar sesión, qué puede ver y cómo retirar el acceso cuando alguien se va. Un servicio empresarial debe responder a las tres desde un único lugar.

• Inicio de sesión único. Los miembros inician sesión con el proveedor de identidad de su empresa, por lo que usan las mismas credenciales corporativas que para el resto de sus herramientas.
• Autenticación de dos factores. En Enterprise, los administradores pueden exigirla a todo el equipo.
• Roles. Los miembros solo ven lo que su rol permite, y los administradores gestionan todo lo demás.
• Registro de auditoría. Un registro de la actividad de la cuenta y de los faxes, para revisiones internas y auditorías.
• Miembros ilimitados, no uso ilimitado. Fax.Plus Enterprise incluye miembros ilimitados, pero eso no garantiza que su factura se mantenga sin cambios a medida que aumente el uso. Cuando un número de fax se asigna a varios miembros, un fax entrante de una página descuenta varias páginas de la cuota mensual corporativa. Tenga en cuenta las asignaciones de números compartidos al estimar el consumo y los costes de uso adicional. Consulte cómo funciona el uso de la cuota con números compartidos.

Todo esto se gestiona desde una única consola de administración en la aplicación web de Fax.Plus.

Los administradores también necesitan ver lo que sucede en la cuenta:

• Estado de entrega fiable. Un fax se marca como entregado solo cuando el equipo de fax receptor lo confirma. Cuando un fax falla, el estado indica el motivo, como una línea ocupada o la falta de respuesta, para que el remitente sepa si debe reintentarlo o comprobar el número.
• Uso por miembro. En Enterprise, los propietarios y administradores pueden abrir un panel de análisis con el consumo de faxes por miembro y por ciclo de facturación, y descargar el informe en CSV.
• Exportación de registros de fax. Los miembros pueden exportar a CSV sus registros de faxes enviados y recibidos, con el estado, el número de páginas, la fecha y la duración del envío.

Equipos y números de fax

En la mayoría de las organizaciones, un número de fax pertenece a una función, no a una persona: la línea de derivaciones, la línea de reclamaciones, la recepción. Las personas que lo atienden cambian, pero el número debe seguir funcionando sin importar quién sea.

En Fax.Plus, los administradores asignan números de fax a miembros o equipos, de modo que todas las personas que gestionan una línea ven sus faxes en su bandeja de entrada. Cuando alguien se incorpora al equipo o lo abandona, un administrador actualiza la asignación y el número sigue funcionando para el resto de las personas de la línea. Enterprise incluye dos números de fax, y se pueden añadir más por 4,99 $ al mes cada uno.

Si se traslada a la cloud desde otro proveedor, normalmente puede conservar sus números de fax actuales. La portabilidad a Fax.Plus es gratuita, por lo que quienes le envían faxes seguirán usando los números que ya conocen.

Cumplimiento normativo y dónde se encuentran sus datos

Para los equipos sujetos a regulación, el proveedor de fax pasa a formar parte del panorama de cumplimiento. Tres aspectos determinan si encaja.

• El acuerdo adecuado. Los equipos sanitarios de EE. UU. necesitan un Business Associate Agreement firmado. Fax.Plus Enterprise incluye envío de fax conforme a HIPAA con un BAA firmado y Advanced Security Controls, aplicados a toda la cuenta. En Ontario, Enterprise incluye un acuerdo de proveedor de servicios PHIPA firmado. Nuestra guía sobre los requisitos de HIPAA para el fax explica qué cambia cuando se activa el modo HIPAA.
• Dónde se almacenan los faxes. En Enterprise, los administradores eligen dónde se almacenan los archivos de fax y las copias de seguridad entre más de 40 ubicaciones, entre ellas Estados Unidos y Canadá. Para el sector sanitario canadiense, consulte la soberanía de los datos en Canadá.
• Cuánto tiempo se conservan los faxes. Los administradores establecen un periodo de retención, que puede ser de cero días, tras el cual los faxes se eliminan de forma permanente. Los equipos también pueden desactivar el almacenamiento de faxes y archivarlos en sus propios sistemas mediante la API.

Por debajo, los archivos de fax se cifran en reposo con AES de 256 bits y se protegen en tránsito con TLS. Alohi, la empresa detrás de Fax.Plus, cuenta con la certificación ISO 27001 y un informe SOC 2 Type 2, ambos emitidos por EY CertifyPoint. Encontrará más detalles en la página de cumplimiento de Alohi.

Integraciones y la API

Además de MCP, el streaming y los webhooks, el fax empresarial debe integrarse con las herramientas que las personas ya utilizan:

• API REST. Envíe y reciba faxes, descargue archivos o páginas individuales y gestione miembros, números y contactos desde sus propias aplicaciones.
• Fax AI. Enterprise incluye 1000 créditos de IA al mes para la extracción de datos con IA, que obtiene nombres, fechas, identificadores y campos personalizados de cada fax y puede ejecutarse automáticamente en los faxes recibidos.
• Integración con HCE. Fax.Plus Enterprise se integra con sistemas de historia clínica electrónica (HCE), para que los equipos sanitarios puedan trabajar con los faxes junto a los historiales de sus pacientes.
• Aplicaciones de uso diario. Envíe faxes desde las aplicaciones de Microsoft Office, Gmail y Google Drive, y reciba notificaciones de fax en Microsoft Teams y Slack. Consulte todas las integraciones de Fax.Plus.
• Firmas en la misma suite. Los faxes que requieren firma pueden reenviarse a Sign.Plus, el producto de firma electrónica de Alohi, para firmar o solicitar firmas con la misma cuenta.

Lista de verificación del fax en la cloud para empresas

Utilice estas preguntas al comparar proveedores y solicite las respuestas por escrito.

1. Precios y facturación: ¿Se publican los precios para empresas, son por usuario o por cuenta, y se puede pagar mediante factura u orden de compra?
2. Acceso y visibilidad: ¿Incluye inicio de sesión único? ¿Pueden los administradores exigir la autenticación de dos factores, asignar roles y ver el estado de entrega y el uso de cada miembro?
3. Números: ¿Se pueden asignar números a equipos y se pueden portar sus números actuales?
4. Cumplimiento normativo: ¿Qué acuerdos están disponibles (como un BAA de HIPAA) y en qué plan?
5. Datos: ¿Dónde se almacenan los archivos de fax y las copias de seguridad, se puede elegir la región y se puede establecer la retención?
6. API y webhooks: ¿Es pública la documentación de la API? ¿Los webhooks están firmados, son filtrables, se registran y se pueden reenviar?
7. Recepción en tiempo real: ¿Pueden las páginas recibidas llegar a sus sistemas una por una, antes de que llegue el fax completo?
8. IA: ¿Pueden los asistentes de IA trabajar con el fax mediante MCP y se pueden extraer datos de los faxes automáticamente?
9. Auditorías: ¿Qué certificaciones independientes avalan al proveedor?

Cómo encaja Fax.Plus

Fax.Plus Enterprise responde a todas las preguntas de la lista, con un precio publicado: 79,99 $ al mes con facturación anual, o 99,99 $ con facturación mensual, con 4000 páginas al mes y miembros ilimitados. Reúne en un solo plan el inicio de sesión único, la API y los webhooks firmados, el streaming de fax, Fax AI, HIPAA con un BAA firmado y la residencia de datos, y el servidor MCP alojado permite que los asistentes de IA de su equipo trabajen con el fax desde el primer día.

Los clientes de Enterprise pueden pagar mediante factura, con orden de compra, o por ACH o transferencia bancaria. Para volúmenes mayores o una migración de muchos números, hable con el equipo de Fax.Plus.