Fax na cloud para empresas: o que é e o que exigir a um fornecedor

O que é o fax na cloud para empresas?

O fax na cloud para empresas é um serviço de fax na cloud concebido para organizações com muitos utilizadores, equipas e números de fax. Os faxes são enviados e recebidos pela internet e geridos a partir de uma única consola de administração, pelo que não há nenhum servidor de fax para manter nem linha telefónica para manter ativa.

O que o torna „enterprise“ é tudo aquilo que rodeia o próprio fax:

• Controlo central. Os administradores gerem membros, funções e números de fax de toda a organização, com início de sessão único e autenticação de dois fatores obrigatória.
• Segurança e conformidade. Encriptação, registos de auditoria e os acordos de que as equipas em setores regulados necessitam, como um Business Associate Agreement da HIPAA.
• Controlo sobre os dados. A possibilidade de escolher onde os ficheiros de fax são armazenados e durante quanto tempo são conservados.
• Integração. Uma API, webhooks e ligações às ferramentas que as equipas já utilizam, incluindo assistentes de IA.

Uma conta de fax online básica cobre o envio e a receção. Um serviço enterprise cobre a forma como centenas de pessoas, e um número crescente de sistemas automatizados, enviam e recebem faxes em segurança.

Fax que funciona com assistentes de IA: MCP

O Model Context Protocol (MCP) é uma norma aberta que permite aos assistentes de IA ligarem-se a ferramentas externas e executarem ações nelas. No caso do fax, isto significa que um membro da sua equipa pode pedir a um assistente que envie um documento, encontre um fax que chegou esta manhã ou verifique se um fax foi entregue, e o assistente fá-lo diretamente na sua conta de fax.

Fax.Plus disponibiliza um servidor MCP alojado e foi o primeiro fornecedor de fax enterprise a lançar um. Funciona com assistentes que suportam ligações MCP remotas, incluindo Claude, ChatGPT, Perplexity, Gemini e Copilot. Através dele, um assistente pode:

• Enviar faxes para números em todo o mundo
• Pesquisar e ler faxes recebidos
• Consultar o estado de entrega e as confirmações
• Criar e atualizar contactos
• Ver números de fax e gerir faxes em fila

O servidor MCP está disponível nos planos pagos a partir de Basic, com início de sessão por OAuth, e o assistente funciona dentro das permissões concedidas quando o utilizador inicia sessão. Enterprise acrescenta Personal Access Tokens com âmbitos configuráveis, para equipas que querem um controlo mais rigoroso sobre o que um assistente pode fazer. Os programadores podem encontrar os detalhes de configuração na documentação do MCP.

Um limite a ter em conta no planeamento: o MCP não está disponível em contas com Advanced Security Controls, o que inclui contas HIPAA e PHIPA. Para fluxos de trabalho que tratam informações de saúde protegidas, utilize a API de Fax.Plus com fax streaming e webhooks, abordados mais abaixo.

Fax streaming em tempo real

Um fax normal chega como um único ficheiro, depois de receber a última página. Num processo de reencaminhamento clínico de 30 páginas, isto significa esperar pela transmissão completa antes de alguém, ou algum sistema, poder começar a trabalhar nele.

O fax streaming muda isso. Com o streaming ativado, Fax.Plus envia um evento de webhook assim que cada página é descodificada, e essa página fica logo disponível através da API como ficheiro de uma só página. O seu sistema de admissão pode ler a página 1 enquanto a página 2 ainda está a chegar. O fax aparece como em curso enquanto as páginas chegam e como concluído quando a transmissão termina.

Isto é importante sempre que a primeira página determina o passo seguinte:

• Saúde: triagem de referenciações e admissões, em que uma folha de rosto ou a primeira página encaminha o processo para a equipa certa.
• Seguros: receção de sinistros, em que os documentos podem ser verificados à medida que chegam.
• Jurídico e financeiro: processos e documentos de crédito que dão início a um procedimento sujeito a prazos.

O streaming é uma funcionalidade a pedido, ativada para toda a conta pela equipa de Fax.Plus, e funciona em contas HIPAA. O evento de webhook contém detalhes sobre o fax e a página, não o próprio documento, que é transferido através da API de Fax.Plus.

Webhooks concebidos para produção

A maioria das integrações de fax depende de webhooks: o seu servidor é informado quando um fax é enviado, recebido ou falha, e age em conformidade. Em produção, o difícil não é receber um evento. É confiar nele e não perder nenhum quando o servidor está inativo. Os webhooks de Fax.Plus foram concebidos para ambos os casos.

• Eventos claros. Eventos separados para faxes enviados (incluindo falhas), faxes recebidos e páginas recebidas individualmente para streaming.
• Pedidos assinados. Cada evento inclui uma assinatura e um carimbo de data/hora, para que o seu servidor possa verificar que veio de Fax.Plus e rejeitar pedidos desatualizados. As novas tentativas mantêm o mesmo ID de evento, pelo que é fácil ignorar duplicados.
• Filtros. Direcione cada endpoint para os tipos de evento e números de fax de que precisa, para que um sistema trate das linhas de um único departamento sem ver as restantes.
• Registo de entregas e reenvio. Veja que eventos foram entregues ou falharam e volte a enviar os que o seu servidor não recebeu.
• Novas tentativas e alertas. As entregas falhadas são repetidas automaticamente e é alertado quando um endpoint continua a falhar.
• Sem documentos no payload. Os eventos incluem metadados, como o número de páginas e o estado. O fax em si é obtido através da API, o que mantém o conteúdo dos documentos fora do tráfego dos webhooks.

Os webhooks e a API REST fazem parte de Fax.Plus Enterprise, com documentação pública em apidoc.fax.plus. Para uma comparação lado a lado da forma como os fornecedores de fax tratam os webhooks, consulte o nosso guia sobre a melhor API de fax e webhooks.

Utilizadores, acesso e controlo administrativo

Quando o fax é utilizado em vários departamentos, as primeiras perguntas da equipa de TI são sobre o acesso: quem pode iniciar sessão, o que pode ver e como remover o acesso quando alguém sai. Um serviço empresarial deve responder às três a partir de um único local.

• Início de sessão único. Os membros iniciam sessão com o fornecedor de identidade da sua empresa, utilizando o mesmo acesso empresarial que usam nas restantes ferramentas.
• Autenticação de dois fatores. Em Enterprise, os administradores podem impô-la a toda a equipa.
• Funções. Os membros veem apenas o que a respetiva função permite e os administradores gerem tudo o resto.
• Registo de auditoria. Um registo da atividade da conta e dos faxes, para revisões internas e auditorias.
• Membros ilimitados, não utilização ilimitada. Fax.Plus Enterprise inclui membros ilimitados, mas isso não garante que a fatura se mantenha inalterada à medida que a utilização aumenta. Quando um número de fax é atribuído a vários membros, um fax recebido de uma página deduz várias páginas da quota mensal da empresa. Tenha em conta as atribuições de números partilhados ao estimar o consumo e os custos de utilização adicional. Consulte como funciona a utilização da quota com números partilhados.

Tudo isto é gerido a partir de uma única consola de administração na aplicação web de Fax.Plus.

Os administradores também precisam de ver o que se passa na conta:

• Estado de entrega em que pode confiar. Um fax só é marcado como entregue quando o aparelho de fax recetor o confirma. Quando um fax falha, o estado indica o motivo, como linha ocupada ou sem resposta, para que o remetente saiba se deve tentar novamente ou verificar o número.
• Utilização por membro. Em Enterprise, os proprietários e administradores podem abrir um painel de análise com o consumo de fax por membro e por ciclo de faturação, e transferir o relatório em CSV.
• Exportação de registos de fax. Os membros podem exportar os registos dos faxes enviados e recebidos para CSV, com estado, número de páginas, data e duração do envio.

Equipas e números de fax

Na maioria das organizações, um número de fax pertence a uma função e não a uma pessoa: a linha de referenciações, a linha de sinistros, a receção. As pessoas por trás dele mudam, e o número deve continuar a funcionar independentemente disso.

Em Fax.Plus, os administradores atribuem números de fax a membros ou equipas, para que todas as pessoas que tratam de uma linha vejam os respetivos faxes na sua caixa de entrada. Quando alguém entra ou sai da equipa, um administrador atualiza a atribuição e o número continua a funcionar para todas as outras pessoas da linha. Enterprise inclui dois números de fax, com mais números disponíveis por 4,99 $ por mês cada um.

Se estiver a migrar para a cloud a partir de outro fornecedor, normalmente pode levar consigo os seus números de fax existentes. A portabilidade para Fax.Plus é gratuita, pelo que quem envia faxes continua a usar os números que já tem.

Conformidade e onde ficam os seus dados

Para as equipas sujeitas a regulamentação, o fornecedor de fax passa a fazer parte do quadro de conformidade. Três aspetos determinam se é adequado.

• O acordo certo. As equipas de saúde nos EUA precisam de um Business Associate Agreement assinado. Fax.Plus Enterprise inclui envio de fax em conformidade com a HIPAA com um BAA assinado e Advanced Security Controls, aplicados a toda a conta. No Ontário, Enterprise inclui um PHIPA Service Provider Agreement assinado. O nosso guia sobre os requisitos de fax da HIPAA explica o que muda quando o modo HIPAA está ativado.
• Onde os faxes são armazenados. Em Enterprise, os administradores escolhem onde os ficheiros de fax e as cópias de segurança são armazenados entre mais de 40 localizações, incluindo os Estados Unidos e o Canadá. Para a saúde no Canadá, consulte a soberania dos dados no Canadá.
• Durante quanto tempo os faxes são conservados. Os administradores definem um período de retenção, até zero dias, após o qual os faxes são eliminados permanentemente. As equipas também podem desativar o armazenamento de faxes e arquivá-los nos seus próprios sistemas através da API.

A nível técnico, os ficheiros de fax são encriptados em repouso com AES de 256 bits e protegidos em trânsito com TLS. Alohi, a empresa por trás de Fax.Plus, detém a certificação ISO 27001 e um relatório SOC 2 Type 2, ambos emitidos pela EY CertifyPoint. Encontra os detalhes na página de conformidade de Alohi.

Integrações e a API

Além do MCP, do streaming e dos webhooks, o fax empresarial deve integrar-se nas ferramentas que as pessoas já utilizam:

• API REST. Envie e receba faxes, transfira ficheiros ou páginas individuais e gira membros, números e contactos a partir das suas próprias aplicações.
• Fax AI. Enterprise inclui 1000 créditos de IA por mês para a extração de dados com IA, que obtém nomes, datas, identificadores e campos personalizados de cada fax e pode ser executada automaticamente nos faxes recebidos.
• Integração com EHR. Fax.Plus Enterprise integra-se com sistemas de EHR, para que as equipas de saúde possam trabalhar com os faxes junto dos registos dos pacientes.
• Aplicações do dia a dia. Envie faxes a partir das aplicações Microsoft Office, do Gmail e do Google Drive, e receba notificações de fax em Microsoft Teams e Slack. Veja todas as integrações de Fax.Plus.
• Assinaturas na mesma suite. Os faxes que precisam de assinatura podem ser reencaminhados para Sign.Plus, o produto de assinatura eletrónica de Alohi, para assinar ou pedir assinaturas na mesma conta.

Lista de verificação de fax na cloud para empresas

Use estas perguntas ao comparar fornecedores e peça as respostas por escrito.

1. Preços e faturação: Os preços para empresas são públicos, são por utilizador ou por conta, e é possível pagar por fatura ou por nota de encomenda?
2. Acesso e visibilidade: O início de sessão único está incluído? Os administradores podem impor a autenticação de dois fatores, atribuir funções e ver o estado de entrega e a utilização por membro?
3. Números: É possível atribuir números a equipas e portar os seus números existentes?
4. Conformidade: Que acordos estão disponíveis (como um BAA da HIPAA) e em que plano?
5. Dados: Onde são armazenados os ficheiros de fax e as cópias de segurança, é possível escolher a região e definir a retenção?
6. API e webhooks: A documentação da API é pública? Os webhooks são assinados, filtráveis, registados e reenviáveis?
7. Receção em tempo real: As páginas recebidas podem chegar aos seus sistemas uma a uma, antes de o fax completo chegar?
8. IA: Os assistentes de IA podem trabalhar com fax através do MCP e é possível extrair dados dos faxes automaticamente?
9. Auditorias: Que certificações independentes abrangem o fornecedor?

Onde Fax.Plus se enquadra

Fax.Plus Enterprise responde a todas as perguntas da lista de verificação, a um preço público: 79,99 $ por mês com faturação anual, ou 99,99 $ com faturação mensal, com 4000 páginas por mês e membros ilimitados. Reúne num só plano o início de sessão único, a API e webhooks assinados, o fax streaming, Fax AI, a HIPAA com um BAA assinado e a residência dos dados, e o servidor MCP alojado permite que os assistentes de IA da sua equipa trabalhem com fax desde o primeiro dia.

Os clientes Enterprise podem pagar por fatura, com nota de encomenda, por ACH ou por transferência bancária. Para volumes mais elevados ou uma migração de muitos números, fale com a equipa de Fax.Plus.