Enterprise cloud fax: 개념과 제공업체에 요구해야 할 사항

Enterprise cloud fax란 무엇인가요?

Enterprise cloud fax는 사용자, 팀, fax 번호가 많은 조직을 위해 만들어진 cloud fax 서비스입니다. fax는 인터넷을 통해 송수신되고 하나의 관리자 콘솔에서 관리되므로, 유지해야 할 fax 서버도, 계속 가동해야 할 전화 회선도 필요 없습니다.

"Enterprise"라 불리는 이유는 fax 자체를 둘러싼 모든 요소에 있습니다.

• 중앙 제어. 관리자는 싱글 사인온과 강제 2단계 인증을 통해 조직 전체의 구성원, 역할, fax 번호를 관리합니다.
• 보안 및 규정 준수. 암호화, 감사 추적, 그리고 HIPAA Business Associate Agreement와 같이 규제 대상 팀에 필요한 계약을 제공합니다.
• 데이터 제어. fax 파일을 저장할 위치와 보관 기간을 선택할 수 있습니다.
• 통합. API, 웹훅, 그리고 AI 어시스턴트를 포함해 팀이 이미 사용하는 도구와의 통합을 제공합니다.

기본 온라인 fax 계정은 송수신 기능을 제공합니다. Enterprise 서비스는 수백 명의 사용자와 점점 늘어나는 자동화 시스템이 fax를 안전하게 송수신하는 방식까지 다룹니다.

AI 어시스턴트와 연동되는 fax: MCP

Model Context Protocol(MCP)은 AI 어시스턴트가 외부 도구에 연결하여 그 안에서 작업을 수행할 수 있게 해 주는 개방형 표준입니다. fax의 경우, 팀원이 어시스턴트에게 문서 전송, 오늘 아침에 도착한 fax 찾기, fax 전달 여부 확인을 요청하면 어시스턴트가 fax 계정에서 직접 처리한다는 의미입니다.

Fax.Plus는 호스팅 MCP 서버를 제공하며, Enterprise fax 제공업체 중 최초로 출시했습니다. Claude, ChatGPT, Perplexity, Gemini, Copilot을 비롯해 원격 MCP 연결을 지원하는 어시스턴트와 함께 사용할 수 있습니다. 이를 통해 어시스턴트는 다음 작업을 수행할 수 있습니다.

• 전 세계 번호로 fax 전송
• 수신된 fax 검색 및 읽기
• 전송 상태 및 확인 내역 조회
• 연락처 생성 및 업데이트
• fax 번호 확인 및 대기 중인 fax 관리

MCP 서버는 Basic부터 시작하는 유료 요금제에서 사용할 수 있으며 OAuth 로그인을 사용합니다. 어시스턴트는 사용자가 로그인할 때 부여한 권한 범위 내에서 작동합니다. Enterprise에서는 어시스턴트가 수행할 수 있는 작업을 더 엄격하게 제어하려는 팀을 위해 범위를 구성할 수 있는 Personal Access Token이 추가됩니다. 개발자는 MCP 문서에서 설정 세부정보를 확인할 수 있습니다.

계획 시 유의할 제한 사항이 하나 있습니다. MCP는 HIPAA 및 PHIPA 계정을 포함해 Advanced Security Controls가 적용된 계정에서는 사용할 수 없습니다. 보호 대상 건강 정보를 다루는 워크플로에는 아래에서 설명하는 fax 스트리밍 및 웹훅과 함께 Fax.Plus API를 사용하세요.

실시간 fax 스트리밍

일반 fax는 마지막 페이지가 수신된 후 하나의 파일로 도착합니다. 30페이지짜리 의뢰서 묶음의 경우, 전체 전송이 끝날 때까지 누구도, 어떤 시스템도 작업을 시작할 수 없다는 뜻입니다.

fax 스트리밍은 이를 바꿉니다. 스트리밍을 켜면 Fax.Plus는 각 페이지가 디코딩되는 즉시 웹훅 이벤트를 보내며, 해당 페이지는 단일 페이지 파일로 API를 통해 바로 사용할 수 있습니다. 2페이지가 아직 들어오는 중에도 접수 시스템이 1페이지를 읽을 수 있습니다. 페이지가 도착하는 동안 fax는 진행 중으로 표시되고, 전송이 끝나면 완료로 표시됩니다.

첫 페이지가 다음 처리를 결정하는 모든 상황에서 이 기능이 중요합니다.

• 의료: 표지나 첫 페이지를 기준으로 서류 묶음을 적절한 팀에 배정하는 의뢰 분류 및 입원 접수.
• 보험: 문서가 도착하는 대로 확인할 수 있는 보험금 청구 접수.
• 법률 및 금융: 시간에 민감한 절차를 시작하는 제출 서류 및 대출 문서.

스트리밍은 요청 시 제공되는 기능으로, Fax.Plus 팀이 계정 전체에 대해 활성화하며 HIPAA 계정에서도 작동합니다. 웹훅 이벤트에는 문서 자체가 아니라 fax와 페이지에 대한 세부정보가 담기며, 문서는 Fax.Plus API를 통해 다운로드합니다.

프로덕션 환경을 위해 만든 웹훅

대부분의 fax 통합은 웹훅에 의존합니다. fax가 전송되거나 수신되거나 실패하면 서버가 이를 통보받고 그에 따라 동작합니다. 프로덕션 환경에서 어려운 점은 이벤트를 받는 것이 아니라, 이벤트를 신뢰하고 서버가 중단된 동안에도 이벤트를 놓치지 않는 것입니다. Fax.Plus 웹훅은 이 두 가지를 모두 고려해 만들어졌습니다.

• 명확한 이벤트. 전송된 fax(실패 포함), 수신된 fax, 스트리밍을 위한 개별 수신 페이지에 대해 각각 별도의 이벤트가 있습니다.
• 서명된 요청. 모든 이벤트에는 서명과 타임스탬프가 포함되어 있어 서버가 Fax.Plus에서 보낸 것임을 확인하고 오래된 요청을 거부할 수 있습니다. 재시도 시에도 동일한 이벤트 ID가 유지되므로 중복 이벤트를 쉽게 건너뛸 수 있습니다.
• 필터. 각 엔드포인트가 필요한 이벤트 유형과 fax 번호만 받도록 지정할 수 있어, 하나의 시스템이 다른 회선은 보지 않고 한 부서의 회선만 처리할 수 있습니다.
• 전송 로그 및 재전송. 어떤 이벤트가 전달되었거나 실패했는지 확인하고, 서버가 놓친 이벤트를 다시 전송할 수 있습니다.
• 재시도 및 알림. 실패한 전송은 자동으로 재시도되며, 엔드포인트에서 계속 실패하면 알림을 받습니다.
• 페이로드에 문서 미포함. 이벤트에는 페이지 수와 상태 같은 메타데이터만 담깁니다. fax 자체는 API를 통해 가져오므로 문서 내용이 웹훅 트래픽에 포함되지 않습니다.

웹훅과 REST API는 Fax.Plus Enterprise에 포함되어 있으며, 공개 문서는 apidoc.fax.plus에서 확인할 수 있습니다. fax 제공업체별 웹훅 처리 방식을 나란히 비교해 보려면 최고의 fax API 및 웹훅 가이드를 참고하세요.

사용자, 접근 및 관리자 제어

fax를 여러 부서에서 사용할 때 IT 팀이 가장 먼저 묻는 것은 접근에 관한 질문입니다. 누가 로그인할 수 있는지, 무엇을 볼 수 있는지, 누군가 퇴사할 때 접근 권한을 어떻게 제거하는지입니다. Enterprise 서비스라면 이 세 가지 모두를 한곳에서 해결할 수 있어야 합니다.

• 싱글 사인온. 구성원은 회사의 ID 공급자로 로그인하므로 다른 업무 도구와 동일한 회사 계정을 사용합니다.
• 2단계 인증. Enterprise에서는 관리자가 팀 전체에 이를 의무화할 수 있습니다.
• 역할. 구성원은 자신의 역할이 허용하는 항목만 볼 수 있으며, 나머지는 관리자가 관리합니다.
• 감사 추적. 내부 검토와 감사를 위한 계정 및 fax 활동 기록입니다.
• 멤버는 무제한이지만 사용량은 무제한이 아닙니다. Fax.Plus Enterprise는 멤버 수에 제한이 없지만, 사용량이 늘어나도 청구 금액이 그대로 유지된다는 의미는 아닙니다. 하나의 fax 번호를 여러 멤버에게 할당하면, 1페이지짜리 수신 fax가 회사 월간 할당량에서 여러 페이지로 차감됩니다. 사용량과 추가 사용 비용을 예상할 때는 공유 번호 할당을 반드시 고려하세요. 공유 번호의 할당량 사용 방식을 확인해 보세요.

이 모든 것은 Fax.Plus 웹 앱의 하나의 관리자 콘솔에서 관리됩니다.

관리자는 계정에서 무슨 일이 일어나고 있는지도 확인할 수 있어야 합니다.

• 신뢰할 수 있는 전송 상태. fax는 수신 fax 기기가 확인한 경우에만 전송 완료로 표시됩니다. fax가 실패하면 통화 중이거나 응답이 없는 등 그 이유가 상태에 표시되므로, 발신자는 재시도해야 할지 번호를 확인해야 할지 알 수 있습니다.
• 구성원별 사용량. Enterprise에서는 소유자와 관리자가 구성원별, 청구 주기별 fax 사용량을 보여 주는 분석 대시보드를 열고 보고서를 CSV로 다운로드할 수 있습니다.
• fax 기록 내보내기. 구성원은 상태, 페이지 수, 날짜, 전송 소요 시간이 포함된 자신의 송수신 fax 기록을 CSV로 내보낼 수 있습니다.

팀과 fax 번호

대부분의 조직에서 fax 번호는 개인이 아닌 업무 기능에 속합니다. 예를 들어 의뢰 접수 회선, 청구 회선, 안내 데스크가 그렇습니다. 담당자는 바뀌어도 번호는 계속 사용할 수 있어야 합니다.

Fax.Plus에서는 관리자가 구성원이나 팀에 fax 번호를 할당하므로, 해당 회선을 담당하는 모든 사람이 받은 편지함에서 그 회선의 fax를 확인할 수 있습니다. 팀원이 합류하거나 떠나면 관리자가 할당을 업데이트하며, 그 회선의 다른 모든 사용자는 번호를 계속 사용할 수 있습니다. Enterprise에는 fax 번호 2개가 포함되어 있으며, 추가 번호는 번호당 월 $4.99에 이용할 수 있습니다.

다른 제공업체에서 cloud로 이전하는 경우, 대개 기존 fax 번호를 그대로 가져올 수 있습니다. Fax.Plus로의 포팅은 무료이므로 발신자는 기존에 사용하던 번호를 계속 사용할 수 있습니다.

규정 준수와 데이터 저장 위치

규제 대상 팀에게 fax 제공업체는 규정 준수 체계의 일부가 됩니다. 적합 여부는 다음 세 가지로 결정됩니다.

• 적절한 계약. 미국의 의료 기관은 서명된 Business Associate Agreement가 필요합니다. Fax.Plus Enterprise에는 서명된 BAA와 Advanced Security Controls가 포함된 HIPAA 준수 fax 전송이 포함되며, 이는 계정 전체에 적용됩니다. 온타리오에서는 Enterprise에 서명된 PHIPA 서비스 제공자 계약이 함께 제공됩니다. HIPAA fax 요구 사항 가이드에서 HIPAA 모드를 켜면 무엇이 달라지는지 확인해 보세요.
• fax 저장 위치. Enterprise에서는 관리자가 미국과 캐나다를 포함한 40곳 이상의 위치 중에서 fax 파일과 백업이 저장되는 위치를 선택할 수 있습니다. 캐나다 의료 기관은 캐나다의 데이터 주권을 참고하세요.
• fax 보관 기간. 관리자는 최소 0일까지 보존 기간을 설정할 수 있으며, 이 기간이 지나면 fax는 영구적으로 삭제됩니다. 팀은 fax 저장을 끄고 API를 통해 자체 시스템에 fax를 보관할 수도 있습니다.

내부적으로 fax 파일은 저장 시 256비트 AES로 암호화되고 전송 중에는 TLS로 보호됩니다. Fax.Plus를 만든 회사인 Alohi는 ISO 27001 인증과 SOC 2 Type 2 보고서를 보유하고 있으며, 두 가지 모두 EY CertifyPoint에서 발급했습니다. 자세한 내용은 Alohi 규정 준수 페이지에서 확인할 수 있습니다.

통합과 API

MCP, 스트리밍, 웹훅 외에도 Enterprise fax는 사람들이 이미 사용하는 도구와 잘 어울려야 합니다.

• REST API. 자체 애플리케이션에서 fax를 보내고 받고, 파일 또는 개별 페이지를 다운로드하며, 구성원, 번호, 연락처를 관리할 수 있습니다.
• Fax AI. Enterprise에는 AI 데이터 추출을 위한 AI 크레딧이 매월 1,000개 포함되어 있습니다. 이 기능은 각 fax에서 이름, 날짜, ID, 사용자 지정 필드를 추출하며, 수신한 fax에 자동으로 실행할 수도 있습니다.
• EHR 통합. Fax.Plus Enterprise는 EHR 시스템과 통합되어 의료 팀이 환자 기록과 함께 fax를 처리할 수 있습니다.
• 일상적인 앱. Microsoft Office 앱, Gmail, Google Drive에서 fax를 보내고, Microsoft Teams와 Slack에서 fax 알림을 받을 수 있습니다. 모든 Fax.Plus 통합을 확인해 보세요.
• 같은 제품군 안의 서명. 서명이 필요한 fax는 Alohi의 자체 전자 서명 제품인 Sign.Plus로 전달하여 같은 계정으로 서명하거나 서명을 요청할 수 있습니다.

Enterprise cloud fax 체크리스트

제공업체를 비교할 때 다음 질문을 활용하고, 답변은 서면으로 요청하세요.

1. 요금 및 청구: Enterprise 요금이 공개되어 있나요? 사용자별 요금인가요, 계정별 요금인가요? 청구서나 구매 주문서로 결제할 수 있나요?
2. 접근 및 가시성: 싱글 사인온이 포함되어 있나요? 관리자가 2단계 인증을 강제하고, 역할을 할당하고, 구성원별 전송 상태와 사용량을 확인할 수 있나요?
3. 번호: 번호를 팀에 할당할 수 있나요? 기존 번호를 포팅해 올 수 있나요?
4. 규정 준수: 어떤 계약(예: HIPAA BAA)을 이용할 수 있으며, 어떤 요금제에서 가능한가요?
5. 데이터: fax 파일과 백업은 어디에 저장되나요? 지역을 선택할 수 있나요? 보존 기간을 설정할 수 있나요?
6. API 및 웹훅: API 문서가 공개되어 있나요? 웹훅은 서명되고, 필터링할 수 있고, 로그가 기록되며, 재전송할 수 있나요?
7. 실시간 수신: fax 전체가 도착하기 전에 수신된 페이지가 하나씩 시스템에 전달될 수 있나요?
8. AI: AI 어시스턴트가 MCP를 통해 fax를 처리할 수 있나요? fax에서 데이터를 자동으로 추출할 수 있나요?
9. 감사: 제공업체는 어떤 독립 인증을 받았나요?

Fax.Plus가 적합한 이유

Fax.Plus Enterprise는 체크리스트의 모든 질문에 답하며, 요금도 공개되어 있습니다. 연간 결제 시 월 $79.99, 월간 결제 시 월 $99.99이며, 월 4,000페이지와 무제한 구성원이 포함됩니다. 싱글 사인온, API와 서명된 웹훅, fax 스트리밍, Fax AI, 서명된 BAA가 포함된 HIPAA, 데이터 레지던시를 하나의 요금제로 제공하며, 호스팅 MCP 서버를 통해 팀의 AI 어시스턴트가 첫날부터 fax를 처리할 수 있습니다.

Enterprise 고객은 청구서, 구매 주문서, ACH 또는 계좌 이체로 결제할 수 있습니다. 더 큰 규모의 사용량이나 많은 번호의 마이그레이션이 필요하다면 Fax.Plus 팀에 문의하세요.