Fax cloud d'entreprise : définition et critères à exiger d'un fournisseur

Qu'est-ce que le fax cloud d'entreprise ?

Le fax cloud d'entreprise est un service de fax cloud conçu pour les organisations qui comptent de nombreux utilisateurs, équipes et numéros de fax. Les fax sont envoyés et reçus via Internet et gérés depuis une console d'administration unique : aucun serveur de fax à maintenir, aucune ligne téléphonique à conserver.

Ce qui le rend « d'entreprise », c'est tout ce qui entoure le fax lui-même :

• Contrôle centralisé. Les administrateurs gèrent les membres, les rôles et les numéros de fax pour l'ensemble de l'organisation, avec l'authentification unique et l'authentification à deux facteurs obligatoire.
• Sécurité et conformité. Chiffrement, pistes d'audit et accords dont les équipes soumises à une réglementation ont besoin, comme un Business Associate Agreement HIPAA.
• Maîtrise des données. Le choix du lieu de stockage des fichiers de fax et de leur durée de conservation.
• Intégration. Une API, des webhooks et des connexions avec les outils que les équipes utilisent déjà, y compris les assistants IA.

Un compte de fax en ligne basique permet d'envoyer et de recevoir des fax. Un service d'entreprise permet à des centaines de personnes, et à un nombre croissant de systèmes automatisés, d'envoyer et de recevoir des fax en toute sécurité.

Un fax compatible avec les assistants IA : le MCP

Le Model Context Protocol (MCP) est un standard ouvert qui permet aux assistants IA de se connecter à des outils externes et d'y effectuer des actions. Pour le fax, cela signifie qu'un membre de votre équipe peut demander à un assistant d'envoyer un document, de retrouver un fax arrivé ce matin ou de vérifier si un fax a bien été remis. L'assistant agit alors directement dans votre compte de fax.

Fax.Plus propose un serveur MCP hébergé, et a été le premier fournisseur de fax d'entreprise à en lancer un. Il fonctionne avec les assistants qui prennent en charge les connexions MCP à distance, notamment Claude, ChatGPT, Perplexity, Gemini et Copilot. Grâce à lui, un assistant peut :

• Envoyer des fax vers des numéros du monde entier
• Rechercher et lire les fax reçus
• Consulter le statut de livraison et les confirmations
• Créer et mettre à jour des contacts
• Afficher les numéros de fax et gérer les fax en file d'attente

Le serveur MCP est disponible sur les plans payants à partir de Basic, avec une connexion OAuth, et l'assistant agit dans le cadre des autorisations accordées lors de la connexion de l'utilisateur. Enterprise ajoute des Personal Access Tokens avec des périmètres configurables, pour les équipes qui souhaitent mieux contrôler ce qu'un assistant peut faire. Les développeurs trouveront les détails de configuration dans la documentation MCP.

Une limite à anticiper : MCP n'est pas disponible sur les comptes avec Advanced Security Controls, ce qui inclut les comptes HIPAA et PHIPA. Pour les flux de travail qui traitent des informations de santé protégées, utilisez l'API Fax.Plus avec le streaming de fax et les webhooks, présentés ci-dessous.

Streaming de fax en temps réel

Un fax standard arrive sous la forme d'un seul fichier, une fois la dernière page reçue. Pour un dossier d'orientation de 30 pages, il faut donc attendre la fin de la transmission avant que quiconque, ou qu'un système, puisse commencer à le traiter.

Le streaming de fax change la donne. Lorsqu'il est activé, Fax.Plus envoie un événement webhook dès que chaque page est décodée, et cette page est immédiatement disponible via l'API sous forme de fichier d'une seule page. Votre système de saisie peut lire la page 1 pendant que la page 2 arrive encore. Le fax apparaît comme en cours pendant la réception des pages, puis comme terminé à la fin de la transmission.

C'est important dès lors que la première page détermine la suite du traitement :

• Santé : tri des demandes d'orientation et admissions, où une page de garde ou la première page oriente le dossier vers la bonne équipe.
• Assurance : réception des sinistres, avec une vérification des documents au fur et à mesure de leur arrivée.
• Juridique et finance : dépôts de dossiers et documents de prêt qui déclenchent un processus urgent.

Le streaming est une fonctionnalité à la demande, activée pour l'ensemble du compte par l'équipe Fax.Plus, et elle fonctionne sur les comptes HIPAA. L'événement webhook contient des informations sur le fax et la page, mais pas le document lui-même, qui se télécharge via l'API Fax.Plus.

Des webhooks conçus pour la production

La plupart des intégrations de fax reposent sur des webhooks : votre serveur est averti lorsqu'un fax est envoyé, reçu ou échoue, et réagit en conséquence. En production, la difficulté n'est pas de recevoir un événement, mais de pouvoir lui faire confiance et de n'en perdre aucun lorsque votre serveur est indisponible. Les webhooks Fax.Plus sont conçus pour répondre aux deux besoins.

• Des événements clairs. Des événements distincts pour les fax envoyés (y compris les échecs), les fax reçus et, pour le streaming, chaque page reçue.
• Des requêtes signées. Chaque événement comporte une signature et un horodatage, ce qui permet à votre serveur de vérifier qu'il provient bien de Fax.Plus et de rejeter les requêtes périmées. Les nouvelles tentatives conservent le même identifiant d'événement, ce qui permet d'ignorer facilement les doublons.
• Des filtres. Associez chaque endpoint aux types d'événements et aux numéros de fax dont il a besoin, afin qu'un système gère les lignes d'un seul service sans voir les autres.
• Journal de livraison et relecture. Consultez les événements livrés ou en échec, et rejouez ceux que votre serveur a manqués.
• Nouvelles tentatives et alertes. Les livraisons en échec sont automatiquement relancées, et vous êtes alerté lorsqu'un endpoint échoue de façon répétée.
• Aucun document dans la charge utile. Les événements contiennent des métadonnées, comme le nombre de pages et le statut. Le fax lui-même est récupéré via l'API, ce qui évite de faire transiter le contenu des documents par les webhooks.

Les webhooks et l'API REST font partie de Fax.Plus Enterprise, avec une documentation publique sur apidoc.fax.plus. Pour comparer la façon dont les fournisseurs de fax gèrent les webhooks, consultez notre guide sur les meilleures API de fax et webhooks.

Utilisateurs, accès et contrôle administrateur

Lorsque le fax est utilisé dans de nombreux services, les premières questions de l'IT portent sur les accès : qui peut se connecter, ce que chacun peut voir et comment retirer l'accès d'une personne qui quitte l'entreprise. Un service d'entreprise doit répondre à ces trois questions depuis un seul endroit.

• Authentification unique (SSO). Les membres se connectent avec le fournisseur d'identité de votre entreprise, avec les mêmes identifiants que pour le reste de vos outils.
• Authentification à deux facteurs. Avec Enterprise, les administrateurs peuvent l'imposer à toute l'équipe.
• Rôles. Les membres ne voient que ce que leur rôle autorise, et les administrateurs gèrent tout le reste.
• Piste d'audit. Un historique de l'activité du compte et des fax, pour les revues internes et les audits.
• Des membres illimités, mais pas une utilisation illimitée. Fax.Plus Enterprise inclut un nombre illimité de membres, mais cela ne garantit pas une facture inchangée lorsque l'utilisation augmente. Lorsqu'un numéro de fax est attribué à plusieurs membres, un fax entrant d'une seule page déduit plusieurs pages du quota mensuel de l'entreprise. Tenez compte des attributions de numéros partagés lorsque vous estimez la consommation et les coûts d'utilisation supplémentaires. Consultez le fonctionnement du quota pour les numéros partagés.

Tout cela se gère depuis une console d'administration unique dans l'application web Fax.Plus.

Les administrateurs doivent aussi pouvoir suivre ce qui se passe sur le compte :

• Un statut de livraison fiable. Un fax n'est marqué comme livré que lorsque le fax destinataire le confirme. En cas d'échec, le statut en indique la raison, par exemple une ligne occupée ou l'absence de réponse, afin que l'expéditeur sache s'il doit réessayer ou vérifier le numéro.
• Utilisation par membre. Avec Enterprise, les propriétaires et les administrateurs peuvent ouvrir un tableau de bord d'analyse indiquant la consommation de fax par membre et par cycle de facturation, et télécharger le rapport au format CSV.
• Export des historiques de fax. Les membres peuvent exporter au format CSV leurs fax envoyés et reçus, avec le statut, le nombre de pages, la date et la durée d'envoi.

Équipes et numéros de fax

Dans la plupart des organisations, un numéro de fax correspond à une fonction, pas à une personne : la ligne des orientations, la ligne des remboursements, l'accueil. Les personnes qui la gèrent changent, mais le numéro doit continuer à fonctionner.

Sur Fax.Plus, les administrateurs attribuent les numéros de fax à des membres ou à des équipes, de sorte que toutes les personnes qui gèrent une ligne voient ses fax dans leur boîte de réception. Lorsqu'une personne rejoint ou quitte l'équipe, un administrateur met à jour l'attribution, et le numéro continue de fonctionner pour tous les autres membres de la ligne. Enterprise inclut deux numéros de fax, et des numéros supplémentaires sont disponibles à 4,99 $ par mois chacun.

Si vous passez au cloud depuis un autre fournisseur, vous pouvez généralement conserver vos numéros de fax existants. Le portage vers Fax.Plus est gratuit : vos correspondants continuent donc à utiliser les numéros qu'ils connaissent déjà.

Conformité et emplacement de vos données

Pour les équipes soumises à une réglementation, le fournisseur de fax fait partie du dispositif de conformité. Trois éléments permettent de déterminer s'il convient.

• Le bon accord. Aux États-Unis, les équipes du secteur de la santé ont besoin d'un Business Associate Agreement signé. Fax.Plus Enterprise inclut l'envoi de fax conforme à HIPAA avec un BAA signé et des Advanced Security Controls, appliqués à l'ensemble du compte. En Ontario, Enterprise est fourni avec un contrat de prestataire de services PHIPA signé. Notre guide sur les exigences HIPAA pour les fax explique ce qui change lorsque le mode HIPAA est activé.
• Où les fax sont stockés. Avec Enterprise, les administrateurs choisissent où sont stockés les fichiers de fax et les sauvegardes parmi plus de 40 emplacements, dont les États-Unis et le Canada. Pour le secteur de la santé au Canada, consultez la souveraineté des données au Canada.
• Durée de conservation des fax. Les administrateurs définissent une période de conservation, pouvant descendre jusqu'à zéro jour, à l'issue de laquelle les fax sont supprimés définitivement. Les équipes peuvent aussi désactiver le stockage des fax et les archiver dans leurs propres systèmes via l'API.

En arrière-plan, les fichiers de fax sont chiffrés au repos avec AES 256 bits et protégés en transit par TLS. Alohi, la société à l'origine de Fax.Plus, est certifiée ISO 27001 et dispose d'un rapport SOC 2 Type 2, tous deux délivrés par EY CertifyPoint. Vous trouverez plus de détails sur la page de conformité d'Alohi.

Intégrations et API

Au-delà du MCP, du streaming et des webhooks, un service de fax d'entreprise doit s'intégrer aux outils que vos équipes utilisent déjà :

• API REST. Envoyez et recevez des fax, téléchargez des fichiers ou des pages individuelles, et gérez les membres, les numéros et les contacts depuis vos propres applications.
• Fax AI. Enterprise inclut 1 000 crédits d'IA par mois pour l'extraction de données par IA, qui extrait les noms, les dates, les identifiants et les champs personnalisés de chaque fax, et peut s'exécuter automatiquement sur les fax reçus.
• Intégration aux DSE. Fax.Plus Enterprise s'intègre aux systèmes de dossiers de santé électroniques (DSE), ce qui permet aux équipes de santé de traiter les fax en parallèle des dossiers des patients.
• Applications du quotidien. Envoyez des fax depuis les applications Microsoft Office, Gmail et Google Drive, et recevez des notifications de fax dans Microsoft Teams et Slack. Découvrez toutes les intégrations de Fax.Plus.
• Signatures dans la même suite. Les fax qui nécessitent une signature peuvent être transférés vers Sign.Plus, le produit de signature électronique d'Alohi, pour signer ou demander des signatures depuis le même compte.

Liste de contrôle pour le fax cloud d'entreprise

Utilisez ces questions pour comparer les fournisseurs, et demandez des réponses par écrit.

1. Tarifs et facturation : les tarifs entreprise sont-ils publiés, sont-ils calculés par utilisateur ou par compte, et peut-on payer sur facture ou avec un bon de commande ?
2. Accès et visibilité : l'authentification unique est-elle incluse ? Les administrateurs peuvent-ils imposer l'authentification à deux facteurs, attribuer des rôles et consulter le statut de livraison et l'utilisation par membre ?
3. Numéros : les numéros peuvent-ils être attribués à des équipes, et pouvez-vous porter vos numéros existants ?
4. Conformité : quels accords sont proposés (comme un BAA HIPAA), et avec quel plan ?
5. Données : où sont stockés les fichiers de fax et les sauvegardes, pouvez-vous choisir la région et définir la durée de conservation ?
6. API et webhooks : la documentation de l'API est-elle publique ? Les webhooks sont-ils signés, filtrables, journalisés et rejouables ?
7. Réception en temps réel : les pages reçues peuvent-elles parvenir à vos systèmes une par une, avant l'arrivée du fax complet ?
8. IA : les assistants IA peuvent-ils gérer les fax via MCP, et les données des fax peuvent-elles être extraites automatiquement ?
9. Audits : quelles certifications indépendantes couvrent le fournisseur ?

Ce que propose Fax.Plus

Fax.Plus Enterprise répond à chaque question de la liste, à un tarif publié : 79,99 $ par mois avec facturation annuelle, ou 99,99 $ avec facturation mensuelle, avec 4 000 pages par mois et un nombre de membres illimité. Il réunit dans un seul plan l'authentification unique, l'API et les webhooks signés, le streaming de fax, Fax AI, HIPAA avec un BAA signé et la résidence des données, et le serveur MCP hébergé permet aux assistants IA de votre équipe de gérer les fax dès le premier jour.

Les clients Enterprise peuvent payer sur facture, avec un bon de commande, ou par ACH ou virement bancaire. Pour des volumes plus importants ou une migration portant sur de nombreux numéros, contactez l'équipe Fax.Plus.