Enterprise cloud fax: wat het is en wat u van een aanbieder mag eisen

Wat is enterprise cloud fax?

Enterprise cloud fax is een cloud-faxdienst voor organisaties met veel gebruikers, teams en faxnummers. Faxen worden via internet verzonden en ontvangen en vanuit één beheerconsole beheerd, zodat u geen faxserver hoeft te onderhouden en geen telefoonlijn in stand hoeft te houden.

Wat het „enterprise” maakt, is alles rondom de fax zelf:

• Centrale controle. Beheerders beheren leden, rollen en faxnummers voor de hele organisatie, met single sign-on en verplichte tweefactorauthenticatie.
• Beveiliging en compliance. Versleuteling, auditlogboeken en de overeenkomsten die gereguleerde teams nodig hebben, zoals een HIPAA Business Associate Agreement.
• Controle over gegevens. Een keuze uit waar faxbestanden worden opgeslagen en hoe lang ze worden bewaard.
• Integratie. Een API, webhooks en koppelingen met de tools die teams al gebruiken, waaronder KI-assistenten.

Een eenvoudig online faxaccount dekt het verzenden en ontvangen. Een enterprise-dienst regelt hoe honderden mensen, en steeds meer geautomatiseerde systemen, veilig faxen verzenden en ontvangen.

Fax die werkt met KI-assistenten: MCP

Het Model Context Protocol (MCP) is een open standaard waarmee KI-assistenten verbinding maken met externe tools en daarin acties uitvoeren. Voor fax betekent dat dat een teamlid een assistent kan vragen een document te verzenden, een fax te vinden die vanochtend is binnengekomen of te controleren of een fax is afgeleverd, en de assistent doet dat rechtstreeks in uw faxaccount.

Fax.Plus biedt een gehoste MCP-server en was de eerste enterprise-faxaanbieder die er een leverde. Deze werkt met assistenten die externe MCP-verbindingen ondersteunen, waaronder Claude, ChatGPT, Perplexity, Gemini en Copilot. Via de server kan een assistent:

• Faxen verzenden naar nummers wereldwijd
• Inkomende faxen zoeken en lezen
• Afleverstatus en bevestigingen controleren
• Contacten aanmaken en bijwerken
• Faxnummers bekijken en faxen in de wachtrij beheren

De MCP-server is beschikbaar voor betaalde abonnementen vanaf Basic, met OAuth-aanmelding, en de assistent werkt binnen de machtigingen die zijn verleend wanneer de gebruiker zich aanmeldt. Enterprise voegt Personal Access Tokens met configureerbare scopes toe, voor teams die meer controle willen over wat een assistent kan doen. Ontwikkelaars vinden installatiedetails in de MCP-documentatie.

Eén beperking om rekening mee te houden: MCP is niet beschikbaar voor accounts met Advanced Security Controls, waaronder HIPAA- en PHIPA-accounts. Gebruik voor workflows waarin beschermde gezondheidsgegevens worden verwerkt de Fax.Plus API met faxstreaming en webhooks, zoals hieronder beschreven.

Realtime faxstreaming

Een standaard fax komt binnen als één bestand, nadat de laatste pagina is ontvangen. Bij een verwijsdossier van 30 pagina's betekent dat wachten op de volledige transmissie voordat iemand, of een systeem, ermee aan de slag kan.

Faxstreaming verandert dat. Als streaming is ingeschakeld, stuurt Fax.Plus een -webhookgebeurtenis zodra elke pagina is gedecodeerd, en die pagina is direct beschikbaar via de API als bestand van één pagina. Uw intakesysteem kan pagina 1 lezen terwijl pagina 2 nog binnenkomt. De fax wordt weergegeven als bezig terwijl er pagina's binnenkomen en als voltooid wanneer de transmissie eindigt.

Dat is van belang overal waar de eerste pagina bepaalt wat er daarna gebeurt:

• Gezondheidszorg: triage van verwijzingen en opnames, waarbij een voorblad of eerste pagina het dossier naar het juiste team leidt.
• Verzekeringen: intake van claims, waarbij documenten kunnen worden gecontroleerd zodra ze binnenkomen.
• Juridisch en financieel: aanvragen en leningdocumenten waarmee een tijdgevoelig proces begint.

Streaming is een functie op aanvraag, die door het Fax.Plus-team voor het hele account wordt ingeschakeld, en werkt met HIPAA-accounts. De webhookgebeurtenis bevat details over de fax en de pagina, niet het document zelf, dat wordt gedownload via de Fax.Plus API.

Webhooks gebouwd voor productie

De meeste faxintegraties zijn afhankelijk van webhooks: uw server krijgt een melding wanneer een fax is verzonden, ontvangen of mislukt, en handelt daarnaar. In productie is niet het ontvangen van een gebeurtenis het lastige, maar het kunnen vertrouwen erop en het niet missen van een gebeurtenis wanneer uw server niet beschikbaar is. Fax.Plus-webhooks zijn voor beide gebouwd.

• Duidelijke gebeurtenissen. Aparte gebeurtenissen voor verzonden faxen (inclusief mislukte), ontvangen faxen en afzonderlijke ontvangen pagina's voor streaming.
• Ondertekende verzoeken. Elke gebeurtenis bevat een handtekening en een tijdstempel, zodat uw server kan controleren dat deze van Fax.Plus afkomstig is en verouderde verzoeken kan weigeren. Nieuwe pogingen behouden dezelfde gebeurtenis-ID, zodat duplicaten eenvoudig kunnen worden overgeslagen.
• Filters. Richt elk eindpunt op de gebeurtenistypen en faxnummers die het nodig heeft, zodat één systeem de lijnen van één afdeling afhandelt zonder de rest te zien.
• Afleverlogboek en opnieuw afspelen. Bekijk welke gebeurtenissen zijn afgeleverd of mislukt, en speel de gebeurtenissen die uw server heeft gemist opnieuw af.
• Nieuwe pogingen en waarschuwingen. Mislukte leveringen worden automatisch opnieuw geprobeerd en u ontvangt een waarschuwing wanneer een eindpunt blijft falen.
• Geen documenten in de payload. Gebeurtenissen bevatten metagegevens zoals het aantal pagina's en de status. De fax zelf wordt opgehaald via de API, waardoor de inhoud van documenten buiten het webhookverkeer blijft.

Webhooks en de REST API maken deel uit van Fax.Plus Enterprise, met openbare documentatie op apidoc.fax.plus. Voor een vergelijking van hoe faxaanbieders webhooks aanpakken, zie onze gids over de beste fax-API en webhooks.

Gebruikers, toegang en beheer

Wanneer fax in veel afdelingen wordt gebruikt, gaan de eerste vragen van IT over toegang: wie kan inloggen, wat kunnen zij zien en hoe verwijdert u de toegang wanneer iemand vertrekt. Een enterprise-dienst moet alle drie vanaf één plek kunnen beantwoorden.

• Single sign-on. Leden loggen in met de identiteitsprovider van uw bedrijf, zodat zij dezelfde bedrijfslogin gebruiken als voor uw andere tools.
• Tweefactorauthenticatie. Bij Enterprise kunnen beheerders dit afdwingen voor het hele team.
• Rollen. Leden zien alleen wat hun rol toestaat, en beheerders beheren al het overige.
• Auditlogboek. Een overzicht van account- en faxactiviteit, voor interne beoordelingen en audits.
• Onbeperkt aantal leden, niet onbeperkt gebruik. Fax.Plus Enterprise bevat een onbeperkt aantal leden, maar dat garandeert niet dat uw factuur gelijk blijft naarmate het gebruik toeneemt. Wanneer een faxnummer aan meerdere leden is toegewezen, worden voor een inkomende fax van één pagina meerdere pagina's van het maandelijkse bedrijfsquotum afgetrokken. Houd bij het inschatten van het verbruik en de extra gebruikskosten rekening met toewijzingen van gedeelde nummers. Zie hoe het quotagebruik van gedeelde nummers werkt.

Dit alles wordt beheerd vanuit één beheerconsole in de Fax.Plus-webapp.

Beheerders moeten ook kunnen zien wat er op het account gebeurt:

• Afleverstatus waarop u kunt vertrouwen. Een fax wordt pas als afgeleverd gemarkeerd wanneer het ontvangende faxapparaat dit bevestigt. Wanneer een fax mislukt, toont de status waarom, zoals een bezette lijn of geen antwoord, zodat de afzender weet of hij het opnieuw moet proberen of het nummer moet controleren.
• Gebruik per lid. Bij Enterprise kunnen eigenaren en beheerders een analysedashboard openen met het faxverbruik per lid en per factureringsperiode, en het rapport downloaden als CSV.
• Export van faxrecords. Leden kunnen hun verzonden en ontvangen faxrecords exporteren naar CSV, met status, aantal pagina's, datum en verzendduur.

Teams en faxnummers

In de meeste organisaties hoort een faxnummer bij een functie, niet bij een persoon: de verwijslijn, de declaratielijn, de receptie. De mensen erachter wisselen, en het nummer moet gewoon blijven werken.

Op Fax.Plus wijzen beheerders faxnummers toe aan leden of teams, zodat iedereen die een lijn behandelt de faxen ervan in het eigen postvak ziet. Wanneer iemand zich bij het team voegt of het verlaat, past een beheerder de toewijzing aan en blijft het nummer werken voor iedereen die de lijn gebruikt. Enterprise bevat twee faxnummers; extra nummers zijn beschikbaar voor $4,99 per maand per stuk.

Als u vanaf een andere aanbieder naar de cloud overstapt, kunt u meestal uw bestaande faxnummers meenemen. Porteren naar Fax.Plus is gratis, zodat afzenders de nummers blijven gebruiken die ze al hebben.

Compliance en waar uw gegevens zich bevinden

Voor gereguleerde teams maakt de faxaanbieder deel uit van het compliancebeeld. Drie zaken bepalen of een aanbieder geschikt is.

• De juiste overeenkomst. Zorgteams in de VS hebben een ondertekende Business Associate Agreement nodig. Fax.Plus Enterprise omvat HIPAA-conform faxen met een ondertekende BAA en Advanced Security Controls, toegepast op het hele account. In Ontario wordt Enterprise geleverd met een ondertekende PHIPA-serviceproviderovereenkomst. In onze gids over HIPAA-faxvereisten leest u wat er verandert wanneer de HIPAA-modus is ingeschakeld.
• Waar faxen worden opgeslagen. Bij Enterprise kiezen beheerders uit meer dan 40 locaties, waaronder de Verenigde Staten en Canada, waar faxbestanden en back-ups worden opgeslagen. Voor de Canadese zorgsector, zie gegevenssoevereiniteit in Canada.
• Hoe lang faxen worden bewaard. Beheerders stellen een bewaartermijn in, tot nul dagen toe, waarna faxen definitief worden verwijderd. Teams kunnen de opslag van faxen ook uitschakelen en faxen via de API in hun eigen systemen archiveren.

Onderliggend worden faxbestanden in rust versleuteld met 256-bits AES en tijdens verzending beschermd met TLS. Alohi, het bedrijf achter Fax.Plus, beschikt over een ISO 27001-certificering en een SOC 2 Type 2-rapport, beide afgegeven door EY CertifyPoint. Meer informatie vindt u op de compliancepagina van Alohi.

Integraties en de API

Naast MCP, streaming en webhooks moet enterprise-fax aansluiten op de tools die mensen al gebruiken:

• REST API. Verstuur en ontvang faxen, download bestanden of afzonderlijke pagina's, en beheer leden, nummers en contacten vanuit uw eigen toepassingen.
• Fax AI. Enterprise bevat 1.000 KI-credits per maand voor AI Data Extraction, waarmee namen, datums, ID's en aangepaste velden uit elke fax worden gehaald en dat automatisch kan worden uitgevoerd op ontvangen faxen.
• EPD-integratie. Fax.Plus Enterprise integreert met EPD-systemen (elektronische patiëntendossiers), zodat zorgteams faxen naast hun patiëntdossiers kunnen verwerken.
• Dagelijkse apps. Fax vanuit Microsoft Office-apps, Gmail en Google Drive, en ontvang faxmeldingen in Microsoft Teams en Slack. Bekijk alle Fax.Plus-integraties.
• Handtekeningen in dezelfde suite. Faxen die een handtekening vereisen, kunnen worden doorgestuurd naar Sign.Plus, het eigen e-handtekeningproduct van Alohi, om onder hetzelfde account te ondertekenen of handtekeningen aan te vragen.

Checklist voor enterprise cloud fax

Gebruik deze vragen wanneer u aanbieders vergelijkt, en vraag om de antwoorden schriftelijk.

1. Prijzen en facturering: Zijn de enterprise-prijzen openbaar, gelden ze per gebruiker of per account, en kunt u betalen via factuur of inkooporder?
2. Toegang en inzicht: Is single sign-on inbegrepen? Kunnen beheerders tweefactorauthenticatie afdwingen, rollen toewijzen en de afleverstatus en het gebruik per lid inzien?
3. Nummers: Kunnen nummers aan teams worden toegewezen, en kunt u uw bestaande nummers porteren?
4. Compliance: Welke overeenkomsten zijn beschikbaar (zoals een HIPAA BAA), en bij welk abonnement?
5. Gegevens: Waar worden faxbestanden en back-ups opgeslagen, kunt u de regio kiezen en kunt u de bewaartermijn instellen?
6. API en webhooks: Is de API-documentatie openbaar? Zijn webhooks ondertekend, filterbaar, gelogd en opnieuw af te spelen?
7. Realtime ontvangst: Kunnen ontvangen pagina's één voor één uw systemen bereiken, voordat de hele fax binnen is?
8. KI: Kunnen KI-assistenten via MCP met fax werken, en kunnen gegevens automatisch uit faxen worden gehaald?
9. Audits: Welke onafhankelijke certificeringen heeft de aanbieder?

Hoe Fax.Plus hierin past

Fax.Plus Enterprise beantwoordt elke vraag op de checklist, tegen een openbare prijs: $79,99 per maand bij jaarlijkse facturering, of $99,99 bij maandelijkse facturering, met 4.000 pagina's per maand en een onbeperkt aantal leden. Het combineert single sign-on, de API en ondertekende webhooks, faxstreaming, Fax AI, HIPAA met een ondertekende BAA en gegevenslocatie in één abonnement, en met de gehoste MCP-server kunnen de KI-assistenten van uw team vanaf dag één met fax werken.

Enterprise-klanten kunnen betalen via factuur, met een inkooporder of via ACH of bankoverschrijving. Voor grotere volumes of een migratie van veel nummers kunt u contact opnemen met het Fax.Plus-team.