Ist Fax.Plus sicher?

Ja. Fax.Plus bietet dokumentierte Schutzmaßnahmen für gespeicherte Dokumente, den Kontozugriff und Verbindungen zu seinen Anwendungen. Ob der Dienst für Ihre Informationen geeignet ist, hängt außerdem von Ihrem Tarif, Ihren Sicherheitseinstellungen, den Empfängern und allen verbundenen E-Mail- oder sonstigen Systemen ab.

Fax.Plus ist ein Online-Faxdienst von Alohi. Dieser Leitfaden erläutert, was die Schutzmaßnahmen abdecken, welche Kontrollen eine Aktivierung oder Enterprise erfordern und was Sie vor dem Versand sensibler Dokumente prüfen sollten.

Wie schützt Fax.Plus Ihre Dokumente?

Gespeicherte Dateien werden mit AES-256 verschlüsselt, wobei jede nutzende Person eigene Verschlüsselungsschlüssel hat. Verbindungen zwischen den Web- oder Mobilanwendungen von Fax.Plus, der API und den Servern nutzen TLS; die Plattform unterstützt TLS 1.3.

Diese Schutzmaßnahmen decken unterschiedliche Phasen ab. Die Verschlüsselung im Ruhezustand schützt gespeicherte Dateien. TLS schützt die Verbindung zwischen Anwendung und Server. Keines von beiden bedeutet, dass ein Fax über alle externen Carrier-Netzwerke und das empfangende Faxgerät hinweg Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist. Der letzte Abschnitt im Telefonnetz hat eine andere Sicherheitsgrenze.

Die Übersicht zur Dienstsicherheit von Alohi beschreibt diese Kontrollen und weitere Schutzmaßnahmen, darunter Infrastrukturschutz und Sicherheitstests. Prüfen Sie diese Nachweise im Hinblick auf die Dokumente und den Arbeitsablauf, die Sie nutzen möchten.

Welche Kontosicherheitsfunktionen sollten Sie aktivieren?

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist in jedem Tarif verfügbar, muss aber aktiviert werden. Aktivieren Sie sie, um zusätzlich zu Ihrem Passwort einen Verifizierungsschritt hinzuzufügen. Verfügbarkeit bedeutet nicht, dass sie bei jedem Konto bereits eingeschaltet ist.

In einem Team kann der Inhaber (Owner) die Zwei-Faktor-Authentifizierung verbindlich vorschreiben. Enterprise bietet zusätzlich Single Sign-On, und Teamrollen sowie Nummernzuweisungen helfen, den Zugriff zu organisieren. Verwenden Sie individuelle Konten, damit sich der Zugriff verwalten lässt, wenn sich Zuständigkeiten ändern oder jemand ausscheidet.

Lesen Sie die Anleitung zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und die Rollenberechtigungen für Ihre Konfiguration. Ein gemeinsam genutztes Passwort erschwert die Verwaltung individueller Zugriffe, selbst wenn der zugrunde liegende Dienst geeignete Kontrollen bietet.

Was belegen Berichte und Verbindungsprotokolle?

Fax-Datensätze enthalten Angaben wie Absender, Ziel-Faxnummer, Datum, Uhrzeit und Übertragungsstatus. Bestätigungsberichte liefern Übertragungsdetails, einschließlich der Seitenzahl. Die Verbindungsprotokolle von Enterprise enthalten Geräte- und IP-Informationen.

Diese Datensätze helfen bei der Untersuchung von Zustellungen und Kontoaktivitäten. Sie sollten nicht als lückenloses Prüfprotokoll jedes Dokumentaufrufs, Downloads oder jeder Bearbeitung bezeichnet werden.

Eine erfolgreiche Faxübertragung belegt außerdem nicht, dass eine Person das Dokument gelesen, darauf reagiert oder es in der richtigen Patientenakte abgelegt hat. Befolgen Sie bei dringenden Überweisungen oder Fristen das Verfahren Ihrer Organisation, um zu prüfen, ob die empfangende Stelle das Dokument bearbeitet hat.

Ist Fax.Plus für Gesundheitsinformationen sicher?

Für geschützte Gesundheitsinformationen erfordert die HIPAA-Konfiguration von Fax.Plus Enterprise, aktivierte Advanced Security Controls (ASC) und ein unterzeichnetes Business Associate Agreement (BAA).

Die Dokumentation zur HIPAA-Eignung erläutert diese Voraussetzungen. Die Kontrollen und die Vereinbarung des Dienstes unterstützen den Arbeitsablauf Ihrer Organisation; Mitarbeitende müssen weiterhin Empfänger überprüfen, den Zugriff verwalten und exportierte Kopien angemessen behandeln.

Legen Sie beispielsweise fest, welche Mitarbeitenden am Empfang Unterlagen empfangen dürfen, wer eingehende Überweisungen prüft und wie sich der Zugriff ändert, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Richten Sie die abgedeckte Kontokonfiguration ein, bevor Sie Patientendokumente hochladen.

Wie werden E-Mail und Integrationen unter ASC gehandhabt?

Bei aktivierten Advanced Security Controls sind eingehende Fax-Anhänge in E-Mail-Benachrichtigungen standardmäßig deaktiviert. Anhänge lassen sich mit Zustimmung des Owners oder Admins, individueller Aktivierung durch die jeweilige Person und einem empfangenden Server mit Unterstützung für TLS 1.2 oder höher aktivieren.

Schlägt die erforderliche TLS-Zustellung fehl, wird keine Ersatz-E-Mail gesendet; das Fax bleibt im Konto verfügbar. Sobald ein Anhang in Ihrem Postfach angekommen ist, muss er außerdem durch Ihre eigenen Kontrollen für E-Mail-Zugriff, Aufbewahrung und Weiterleitung geschützt werden.

Autorisierte Mitglieder können die dedizierte -Email-to-Fax-Route nutzen. Die REST-API bleibt unter ASC verfügbar; Zapier ist nicht verfügbar. Prüfen Sie die Anforderungen an E-Mail-Anhänge und die Einschränkungen für ASC-Integrationen, bevor Sie einen Arbeitsablauf darauf aufbauen.

Wo werden Faxdateien gespeichert?

Enterprise bietet getrennt auswählbare Speicherorte für gespeicherte Faxdateien und Backups. Diese Auswahl bedeutet nicht, dass jeder Verarbeitungsschritt, jede temporäre Datei, jedes Metadatenelement oder jede Miniaturansicht am ausgewählten Ort verbleibt.

Prüfen Sie die Dokumentation zur Datenresidenz anhand der Anforderungen Ihrer Organisation. Legen Sie außerdem die benötigten Aufbewahrungseinstellungen und den Exportprozess fest. Heruntergeladene Dokumente und per E-Mail versendete Kopien müssen in Ihre eigene Richtlinie zum Umgang mit Informationen einbezogen werden.

Was bedeuten ISO 27001 und SOC 2 Type 2?

Alohi verfügt über eine ISO 27001-Zertifizierung für sein Informationssicherheits-Managementsystem sowie über einen SOC 2 Type 2-Bericht, der relevante Kontrollen über einen Zeitraum bewertet.

Dies sind unterschiedliche Formen unabhängiger Absicherung. Ein SOC 2-Bericht ist keine Produktzertifizierung, und keines von beiden belegt, dass jede Kundenkonfiguration oder Offenlegung konform ist. Prüfen Sie bei der Anbieterbewertung den Umfang, den Zeitraum und die verfügbare Dokumentation im Hinblick auf Ihre eigenen Anforderungen.

Was sollten Sie prüfen, bevor Sie sensible Informationen senden?

Verwenden Sie Ihr eigenes Konto, aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und bestätigen Sie die Faxnummer des Empfängers über eine vertrauenswürdige Quelle. Prüfen Sie vor dem Senden das ausgewählte Dokument und das Ziel und kontrollieren Sie anschließend den Übertragungsstatus.

Klären Sie bei einem Team die Berechtigungen der Mitarbeitenden, die Aufbewahrung sowie den Umgang mit E-Mail-Kopien oder heruntergeladenen Kopien. Schließen Sie im Gesundheitswesen zuerst die Einrichtung von Enterprise, ASC und BAA ab. Sichern Sie erforderliche Aufzeichnungen, bevor Sie den Anbieter wechseln oder ein Konto schließen.

Fax.Plus kann die Abhängigkeit von gemeinsam genutzten Papierablagen verringern und einen verwalteten Kontozugriff bieten.