Fax.Plus é seguro?

Sim. Fax.Plus oferece salvaguardas documentadas para os documentos armazenados, o acesso à conta e as ligações às suas aplicações. A adequação à sua informação depende também do seu plano, das definições de segurança, do destinatário e de qualquer email ou outro sistema ligado.

Fax.Plus é um serviço de fax online operado por Alohi. Este guia explica o que as suas proteções abrangem, que controlos exigem ativação ou Enterprise e o que verificar antes de enviar documentos sensíveis.

Como protege Fax.Plus os seus documentos?

Os ficheiros armazenados usam encriptação AES-256, com chaves de encriptação exclusivas para cada utilizador. As ligações entre as aplicações web ou móveis de Fax.Plus, a API e os respetivos servidores usam TLS; a plataforma suporta TLS 1.3.

Essas proteções abrangem fases diferentes. A encriptação em repouso protege os ficheiros armazenados. O TLS protege a ligação entre a aplicação e o servidor. Nenhuma delas significa que um fax é encriptado de ponta a ponta em todas as redes de operadores externos e até ao aparelho de fax recetor. O segmento final da rede telefónica tem um limite de segurança diferente.

A visão geral da segurança do serviço Alohi descreve estes controlos e outras salvaguardas mais amplas, incluindo a proteção da infraestrutura e os testes de segurança. Analise essas evidências em função dos documentos e do fluxo de trabalho que pretende utilizar.

Que controlos da conta deve ativar?

A autenticação de dois fatores está disponível em todos os planos, mas tem de ser ativada. Ative-a para acrescentar uma etapa de verificação além da palavra-passe. Estar disponível não significa que todas as contas já a tenham ligada.

Numa equipa, o Proprietário pode impor a autenticação de dois fatores. Enterprise também disponibiliza início de sessão único, e as funções da equipa e as atribuições de números ajudam a organizar o acesso. Use contas individuais para que o acesso possa ser gerido quando as responsabilidades mudam ou alguém sai.

Consulte as instruções de autenticação de dois fatores e as permissões de função para a sua configuração. Uma palavra-passe partilhada dificulta a gestão do acesso individual, mesmo quando o serviço subjacente oferece controlos adequados.

O que provam os relatórios e os registos de ligação?

Os registos de fax identificam informações como o remetente, o número de fax de destino, a data, a hora e o estado da transmissão. Os relatórios de confirmação fornecem detalhes da transmissão, incluindo as páginas. Os registos de ligação de Enterprise incluem informações sobre o dispositivo e o IP.

Estes registos ajudam a investigar a entrega e a atividade da conta. Não devem ser descritos como um registo de auditoria exaustivo de todas as visualizações, transferências ou edições de documentos.

Uma transmissão de fax bem-sucedida também não prova que uma pessoa leu o documento, agiu com base nele ou o colocou no processo clínico correto do doente. Em caso de encaminhamentos ou prazos urgentes, siga o procedimento da sua organização para verificar se o consultório recetor tratou o documento.

Fax.Plus é seguro para informações de saúde?

Para informações de saúde protegidas, a configuração HIPAA de Fax.Plus exige Enterprise, Advanced Security Controls (ASC) ativados e um Business Associate Agreement (BAA) assinado.

A documentação de elegibilidade HIPAA explica esses pré-requisitos. Os controlos e o acordo do serviço apoiam o fluxo de trabalho da sua organização; os colaboradores continuam a ter de verificar os destinatários, gerir o acesso e tratar adequadamente as cópias exportadas.

Por exemplo, decida que colaboradores da receção podem receber registos, quem analisa os encaminhamentos recebidos e como o acesso muda quando um colaborador sai. Estabeleça a configuração de conta abrangida antes de carregar documentos de doentes.

Como são tratados o email e as integrações com ASC?

Com Advanced Security Controls ativados, os anexos de faxes recebidos nas notificações por email ficam desativados por predefinição. Os anexos podem ser ativados com o consentimento do Proprietário ou de um Administrador, a ativação por cada utilizador e um servidor recetor que suporte TLS 1.2 ou posterior.

Se a entrega com TLS exigida falhar, não é enviado nenhum email de substituição; o fax continua disponível na conta. Depois de entregue na sua caixa de correio, o anexo também precisa de proteção através dos seus próprios controlos de acesso, retenção e reencaminhamento de email.

Os membros autorizados podem usar a rota dedicada de email para fax . A API REST continua disponível com ASC; Zapier não está disponível. Consulte os requisitos de anexos de email e as restrições de integração de ASC antes de criar um fluxo de trabalho com base nelas.

Onde são armazenados os ficheiros de fax?

Enterprise oferece locais selecionáveis em separado para os ficheiros de fax armazenados e as cópias de segurança. Estas seleções não significam que todas as etapas de processamento, ficheiros temporários, itens de metadados ou miniaturas permaneçam no local selecionado.

Verifique a documentação sobre residência de dados em função dos requisitos da sua organização. Estabeleça também as definições de retenção e o processo de exportação de que precisa. Os documentos transferidos e as cópias enviadas por email têm de ser incluídos na sua própria política de tratamento de informações.

O que significam ISO 27001 e SOC 2 Type 2?

Alohi mantém a certificação ISO 27001 para o seu sistema de gestão de segurança da informação e um relatório SOC 2 Type 2 que avalia os controlos relevantes ao longo de um período de tempo.

Estas são formas diferentes de garantia independente. Um relatório SOC 2 não é uma certificação de produto, e nenhum dos dois estabelece que todas as configurações ou divulgações de um cliente estão em conformidade. Durante a avaliação de fornecedores, examine o âmbito, o período e a documentação disponível, tendo em conta os seus próprios requisitos.

O que deve verificar antes de enviar informações sensíveis?

Utilize a sua própria conta, ative a autenticação de dois fatores e confirme o número de fax do destinatário através de uma fonte de confiança. Reveja o documento selecionado e o destino antes de enviar e, depois, verifique o estado da transmissão.

Numa equipa, confirme as permissões dos colaboradores, a retenção e o tratamento das cópias enviadas por email ou transferidas. Na área da saúde, conclua primeiro a configuração de Enterprise, ASC e BAA. Conserve os registos obrigatórios antes de mudar de fornecedor ou de encerrar uma conta.

Fax.Plus pode reduzir a dependência de bandejas de papel partilhadas e disponibilizar um acesso à conta gerido.