Fax.Plus è sicuro?

Sì. Fax.Plus offre misure di protezione documentate per i documenti archiviati, l'accesso all'account e le connessioni alle sue applicazioni. L'idoneità per le tue informazioni dipende anche dal piano, dalle impostazioni di sicurezza, dal destinatario e da eventuali sistemi di posta elettronica o di altro tipo collegati.

Fax.Plus è un servizio di fax online gestito da Alohi. Questa guida spiega che cosa coprono le sue protezioni, quali controlli richiedono l'attivazione o Enterprise e che cosa verificare prima di inviare documenti sensibili.

Come protegge Fax.Plus i tuoi documenti?

I file archiviati usano la crittografia AES-256, con chiavi di crittografia univoche per ogni utente. Le connessioni tra le applicazioni web o mobili di Fax.Plus, l'API e i suoi server usano TLS; la piattaforma supporta TLS 1.3.

Queste protezioni riguardano fasi diverse. La crittografia dei dati archiviati protegge i file memorizzati. TLS protegge la connessione tra applicazione e server. Nessuna delle due significa che un fax sia crittografato end-to-end attraverso tutte le reti degli operatori esterni fino all'apparecchio fax ricevente. L'ultimo tratto della rete telefonica ha un perimetro di sicurezza diverso.

La panoramica sulla sicurezza del servizio Alohi descrive questi controlli e le misure di protezione più ampie, tra cui la protezione dell'infrastruttura e i test di sicurezza. Confronta tali evidenze con i documenti e il flusso di lavoro che intendi usare.

Quali controlli dell'account conviene attivare?

L'autenticazione a due fattori è disponibile in ogni piano, ma deve essere attivata. Abilitala per aggiungere un passaggio di verifica oltre alla password. La disponibilità non significa che ogni account l'abbia già attivata.

Per un team, il Proprietario può imporre l'autenticazione a due fattori. Enterprise offre inoltre il single sign-on, mentre i ruoli del team e le assegnazioni dei numeri aiutano a organizzare gli accessi. Usa account individuali, così da poter gestire l'accesso quando cambiano le responsabilità o qualcuno lascia il team.

Consulta le istruzioni per l'autenticazione a due fattori e le autorizzazioni dei ruoli per la tua configurazione. Una password condivisa rende più difficile gestire gli accessi individuali, anche quando il servizio offre controlli adeguati.

Che cosa dimostrano rapporti e log di connessione?

I registri dei fax indicano informazioni come mittente, numero di fax di destinazione, data, ora e stato della trasmissione. I rapporti di conferma forniscono i dettagli della trasmissione, comprese le pagine. I log di connessione Enterprise includono informazioni su dispositivo e IP.

Questi registri aiutano a indagare su consegne e attività dell'account. Non vanno presentati come una traccia di audit completa di ogni visualizzazione, download o modifica dei documenti.

Inoltre, una trasmissione fax riuscita non dimostra che una persona abbia letto il documento, vi abbia dato seguito o l'abbia inserito nella cartella clinica corretta. Per impegnative urgenti o scadenze, segui la procedura della tua organizzazione per verificare che lo studio ricevente abbia gestito il documento.

Fax.Plus è sicuro per le informazioni sanitarie?

Per le informazioni sanitarie protette, la configurazione HIPAA di Fax.Plus richiede Enterprise, Advanced Security Controls (ASC) attivi e un Business Associate Agreement (BAA) firmato.

La documentazione sull'idoneità HIPAA spiega questi prerequisiti. I controlli e l'accordo del servizio supportano il flusso di lavoro della tua organizzazione; il personale deve comunque verificare i destinatari, gestire gli accessi e trattare in modo appropriato le copie esportate.

Ad esempio, stabilisci quali addetti alla reception possono ricevere le cartelle, chi esamina le impegnative in arrivo e come cambiano gli accessi quando un dipendente lascia l'organizzazione. Definisci la configurazione dell'account coperta prima di caricare documenti dei pazienti.

Come vengono gestiti email e integrazioni con ASC?

Con Advanced Security Controls attivi, gli allegati dei fax in arrivo nelle notifiche email sono disattivati per impostazione predefinita. Possono essere abilitati con il consenso del Proprietario o dell'Amministratore, l'attivazione da parte del singolo utente e un server ricevente che supporti TLS 1.2 o versioni successive.

Se la consegna TLS richiesta non riesce, non viene inviata alcuna email sostitutiva; il fax resta disponibile nell'account. Una volta recapitato nella tua casella, l'allegato richiede inoltre protezione tramite i tuoi controlli di accesso, conservazione e inoltro delle email.

I membri autorizzati possono usare il percorso dedicato di email-to-fax . L'API REST resta disponibile con ASC; Zapier non è disponibile. Consulta i requisiti per gli allegati email e le restrizioni di integrazione con ASC prima di creare un flusso di lavoro basato su di essi.

Dove vengono archiviati i file fax?

Enterprise offre posizioni selezionabili separatamente per i file fax archiviati e per i backup. Queste selezioni non significano che ogni fase di elaborazione, file temporaneo, elemento di metadati o miniatura rimanga nella posizione selezionata.

Confronta la documentazione sulla residenza dei dati con i requisiti della tua organizzazione. Definisci inoltre le impostazioni di conservazione e il processo di esportazione di cui hai bisogno. I documenti scaricati e le copie inviate per email devono rientrare nella tua policy di gestione delle informazioni.

Che cosa significano ISO 27001 e SOC 2 Type 2?

Alohi mantiene la certificazione ISO 27001 per il proprio sistema di gestione della sicurezza delle informazioni e un report SOC 2 Type 2 che valuta i controlli pertinenti nel corso di un periodo di tempo.

Si tratta di forme diverse di garanzia indipendente. Un report SOC 2 non è una certificazione di prodotto e nessuno dei due stabilisce che ogni configurazione o divulgazione del cliente sia conforme. Durante la valutazione del fornitore, esamina l'ambito, il periodo e la documentazione disponibile in relazione ai tuoi requisiti.

Cosa verificare prima di inviare informazioni sensibili?

Usa il tuo account, attiva l'autenticazione a due fattori e conferma il numero di fax del destinatario tramite una fonte attendibile. Prima di inviare, controlla il documento selezionato e la destinazione, poi verifica lo stato della trasmissione.

Per un team, verifica le autorizzazioni del personale, la conservazione dei dati e la gestione delle copie inviate via email o scaricate. In ambito sanitario, completa prima la configurazione di Enterprise, ASC e BAA. Conserva i documenti richiesti prima di cambiare fornitore o chiudere un account.

Fax.Plus può ridurre la dipendenza dai vassoi di carta condivisi e offrire un accesso gestito all'account.