Безопасен ли Fax.Plus?

Да. Fax.Plus предусматривает документированные меры защиты хранимых документов, доступа к учётной записи и соединений с приложениями сервиса. Подходит ли сервис для вашей информации, зависит также от тарифа, настроек безопасности, получателя и подключённых почтовых и иных систем.

Fax.Plus — онлайн-сервис fax, которым управляет Alohi. Руководство объясняет, что охватывают меры защиты, какие меры требуют включения или тарифа Enterprise и что проверить перед отправкой конфиденциальных документов.

Как Fax.Plus защищает ваши документы?

Хранимые файлы шифруются по стандарту AES-256, для каждого пользователя используется уникальный ключ шифрования. Соединения между веб- и мобильными приложениями Fax.Plus, API и серверами сервиса защищены протоколом TLS. Платформа поддерживает TLS 1.3.

Эти меры защиты относятся к разным этапам. Шифрование при хранении защищает сохранённые файлы. TLS защищает соединение между приложением и сервером. Ни то ни другое не означает, что fax шифруется сквозным образом во всех сетях сторонних операторов и вплоть до принимающего fax-аппарата. На последнем участке, в телефонной сети, действует другая граница безопасности.

Обзор безопасности сервисов Alohi описывает эти меры и другие меры защиты, включая защиту инфраструктуры и тестирование безопасности. Сопоставьте приведённые там сведения с документами и рабочим процессом, которые вы планируете использовать.

Какие меры защиты учётной записи стоит включить?

Двухфакторная аутентификация доступна на любом тарифе, но её необходимо активировать. Включите её, чтобы добавить к паролю дополнительный шаг проверки. Доступность опции не означает, что она уже включена в каждой учётной записи.

Владелец команды может сделать двухфакторную аутентификацию обязательной. Тариф Enterprise также поддерживает единый вход (SSO), а роли в команде и назначение номеров помогают распределять доступ. Используйте индивидуальные учётные записи, чтобы управлять доступом при изменении обязанностей или увольнении сотрудника.

Ознакомьтесь с инструкцией по двухфакторной аутентификации и разрешениями ролей для вашей конфигурации. Общий пароль усложняет управление индивидуальным доступом, даже если сам сервис предоставляет необходимые меры защиты.

Что подтверждают отчёты и журналы подключений?

Записи о fax содержат такие сведения, как отправитель, номер fax получателя, дата, время и статус передачи. Отчёты о подтверждении содержат данные о передаче, в том числе о количестве страниц. Журналы подключений Enterprise включают данные об устройстве и IP-адресе.

Эти записи помогают расследовать вопросы доставки и действий в учётной записи. Их не следует описывать как исчерпывающий журнал аудита каждого просмотра, загрузки или изменения документа.

Успешная передача fax также не доказывает, что человек прочитал документ, принял по нему меры или поместил его в нужную карту пациента. Для срочных направлений и документов с крайним сроком следуйте принятой в вашей организации процедуре проверки того, что принимающая сторона обработала документ.

Безопасен ли Fax.Plus для данных о состоянии здоровья?

Для защищённых данных о состоянии здоровья конфигурация Fax.Plus для HIPAA требует тарифа Enterprise, включённых Advanced Security Controls (ASC) и подписанного Business Associate Agreement (BAA).

Документация о соответствии требованиям HIPAA описывает эти условия. Меры защиты сервиса и соглашение поддерживают рабочий процесс вашей организации. Сотрудники по-прежнему должны проверять получателей, управлять доступом и надлежащим образом обращаться с экспортированными копиями.

Например, определите, какие сотрудники регистратуры могут получать документы, кто просматривает входящие направления и как меняется доступ при увольнении сотрудника. Настройте соответствующую конфигурацию учётной записи до загрузки документов пациентов.

Как при ASC обрабатываются электронная почта и интеграции?

При включённых Advanced Security Controls вложения входящих fax в почтовых уведомлениях по умолчанию отключены. Вложения можно включить при согласии Владельца или администратора, активации отдельным пользователем и поддержке принимающим сервером TLS 1.2 или выше.

Если доставка с требуемым TLS не удалась, повторное письмо не отправляется, а fax остаётся доступным в учётной записи. После доставки в почтовый ящик вложение также требует защиты: используйте собственные меры контроля доступа к почте, хранения и пересылки.

Авторизованные участники могут использовать выделенный маршрут Email-to-Fax . REST API при ASC остаётся доступным, а Zapier недоступен. Прежде чем строить рабочий процесс на этих функциях, изучите требования к вложениям электронной почты и ограничения интеграций при ASC.

Где хранятся файлы fax?

Тариф Enterprise позволяет отдельно выбирать место хранения файлов fax и резервных копий. Этот выбор не означает, что каждый этап обработки, временный файл, элемент метаданных или миниатюра остаётся в выбранном месте.

Сопоставьте документацию о местонахождении данных с требованиями вашей организации. Также определите нужные настройки хранения и порядок экспорта. Скачанные документы и копии, отправленные по электронной почте, необходимо учесть в собственной политике обработки информации.

Что означают ISO 27001 и SOC 2 Type 2?

Alohi имеет сертификат ISO 27001 на систему управления информационной безопасностью и отчёт SOC 2 Type 2, оценивающий соответствующие меры контроля за определённый период.

Это разные формы независимого подтверждения. Отчёт SOC 2 не является сертификацией продукта, и ни один из этих документов не подтверждает, что каждая конфигурация или раскрытие данных клиента соответствует требованиям. При оценке поставщика изучите область применения, период проверки и доступную документацию и сопоставьте их со своими требованиями.

Что проверить перед отправкой конфиденциальной информации?

Используйте собственную учётную запись, включите двухфакторную аутентификацию и подтвердите номер fax получателя через надёжный источник. Перед отправкой проверьте выбранный документ и адресата, а после отправки проверьте статус передачи.

Если вы работаете в команде, проверьте права сотрудников, сроки хранения и порядок обработки копий, отправленных по электронной почте или загруженных на устройства. Для медицинских организаций сначала подключите тариф Enterprise, настройте ASC и заключите BAA. Прежде чем сменить поставщика или закрыть учётную запись, сохраните документы, которые необходимо хранить по закону.

Fax.Plus позволяет отказаться от общих лотков для бумажных документов и обеспечивает управляемый доступ к учётной записи.