Fax.Plus est-il sûr ?

Oui. Fax.Plus met en place des mesures de protection documentées pour les documents stockés, l'accès au compte et les connexions à ses applications. Son adéquation à vos informations dépend aussi de votre plan, de vos paramètres de sécurité, du destinataire et des éventuels systèmes connectés, comme la messagerie.

Fax.Plus est un service de fax en ligne exploité par Alohi. Ce guide explique ce que couvrent ses protections, quels contrôles nécessitent une activation ou le plan Enterprise, et ce qu'il faut vérifier avant d'envoyer des documents sensibles.

Comment Fax.Plus protège-t-il vos documents ?

Les fichiers stockés sont chiffrés avec AES-256, avec une clé de chiffrement unique pour chaque utilisateur. Les connexions entre les applications web ou mobiles de Fax.Plus, l'API et ses serveurs utilisent TLS ; la plateforme prend en charge TLS 1.3.

Ces protections couvrent des étapes différentes. Le chiffrement au repos protège les fichiers stockés. TLS protège la connexion entre l'application et le serveur. Aucun des deux ne signifie qu'un fax est chiffré de bout en bout sur tous les réseaux d'opérateurs externes et jusqu'au fax destinataire. Le dernier tronçon, sur le réseau téléphonique, relève d'un périmètre de sécurité différent.

La présentation de la sécurité des services Alohi décrit ces contrôles ainsi que des mesures plus larges, notamment la protection de l'infrastructure et les tests de sécurité. Comparez ces éléments avec les documents et le processus que vous prévoyez d'utiliser.

Quels contrôles de compte faut-il activer ?

L'authentification à deux facteurs est disponible sur tous les plans, mais elle doit être activée. Activez-la pour ajouter une étape de vérification en plus de votre mot de passe. Sa disponibilité ne signifie pas que tous les comptes l'ont déjà activée.

Pour une équipe, le propriétaire peut imposer l'authentification à deux facteurs. Enterprise propose également l'authentification unique (SSO), et les rôles d'équipe ainsi que l'attribution des numéros aident à organiser les accès. Utilisez des comptes individuels afin de pouvoir gérer les accès lorsque les responsabilités changent ou qu'une personne quitte l'équipe.

Consultez les instructions sur l'authentification à deux facteurs et les autorisations liées aux rôles pour votre configuration. Un mot de passe partagé complique la gestion des accès individuels, même lorsque le service offre des contrôles adaptés.

Que prouvent les rapports et les journaux de connexion ?

Les enregistrements de fax indiquent notamment l'expéditeur, le numéro de fax de destination, la date, l'heure et le statut de la transmission. Les rapports de confirmation fournissent des détails sur la transmission, dont le nombre de pages. Les journaux de connexion Enterprise comprennent des informations sur l'appareil et l'adresse IP.

Ces enregistrements aident à analyser la livraison et l'activité du compte. Il ne faut pas les présenter comme une piste d'audit exhaustive de chaque consultation, téléchargement ou modification de document.

De même, la réussite de la transmission d'un fax ne prouve pas qu'une personne a lu le document, y a donné suite ou l'a classé dans le bon dossier patient. Pour les orientations urgentes ou les échéances, suivez la procédure de votre organisation afin de vérifier que le cabinet destinataire a bien traité le document.

Fax.Plus est-il sûr pour les informations de santé ?

Pour les informations de santé protégées, la configuration HIPAA de Fax.Plus exige le plan Enterprise, les Advanced Security Controls (ASC) activés et un Business Associate Agreement (BAA) signé.

La documentation sur l'éligibilité HIPAA détaille ces prérequis. Les contrôles du service et l'accord soutiennent le processus de votre organisation ; le personnel doit toujours vérifier les destinataires, gérer les accès et traiter correctement les copies exportées.

Par exemple, déterminez quels membres du personnel d'accueil peuvent recevoir des dossiers, qui examine les orientations entrantes et comment les accès évoluent lorsqu'un employé quitte l'organisation. Définissez la configuration de compte couverte avant d'importer des documents de patients.

Comment les e-mails et les intégrations sont-ils gérés avec ASC ?

Lorsque les Advanced Security Controls sont activés, les pièces jointes des fax reçus dans les notifications par e-mail sont désactivées par défaut. Elles peuvent être activées avec le consentement du propriétaire ou d'un administrateur, l'activation par chaque utilisateur concerné et un serveur de réception compatible avec TLS 1.2 ou version ultérieure.

Si la livraison via TLS requise échoue, aucun e-mail de remplacement n'est envoyé ; le fax reste disponible dans le compte. Une fois remis dans votre messagerie, une pièce jointe doit aussi être protégée par vos propres contrôles d'accès, de conservation et de transfert des e-mails.

Les membres autorisés peuvent utiliser la route d'Email-to-Fax dédiée . L'API REST reste disponible avec ASC ; Zapier ne l'est pas. Consultez les exigences relatives aux pièces jointes des e-mails et les restrictions d'intégration ASC avant de bâtir un processus qui s'appuie dessus.

Où sont stockés les fichiers de fax ?

Enterprise propose des emplacements sélectionnables séparément pour les fichiers de fax stockés et les sauvegardes. Ces choix ne signifient pas que chaque étape de traitement, fichier temporaire, élément de métadonnées ou miniature reste dans l'emplacement sélectionné.

Comparez la documentation sur la résidence des données avec les exigences de votre organisation. Définissez aussi les paramètres de conservation et le processus d'exportation dont vous avez besoin. Les documents téléchargés et les copies envoyées par e-mail doivent être couverts par votre propre politique de gestion des informations.

Que signifient ISO 27001 et SOC 2 Type 2 ?

Alohi maintient la certification ISO 27001 pour son système de gestion de la sécurité de l'information, ainsi qu'un rapport SOC 2 Type 2 évaluant les contrôles pertinents sur une période donnée.

Il s'agit de formes d'assurance indépendante différentes. Un rapport SOC 2 n'est pas une certification de produit, et aucun des deux n'établit que chaque configuration ou divulgation de la part d'un client est conforme. Lors de l'évaluation d'un fournisseur, examinez le périmètre, la période et la documentation disponible au regard de vos propres exigences.

Que faut-il vérifier avant d'envoyer des informations sensibles ?

Utilisez votre propre compte, activez l'authentification à deux facteurs et vérifiez le numéro de fax du destinataire auprès d'une source fiable. Contrôlez le document sélectionné et la destination avant l'envoi, puis consultez le statut de la transmission.

Pour une équipe, vérifiez les autorisations du personnel, la conservation des données et la gestion des copies envoyées par e-mail ou téléchargées. Dans le secteur de la santé, commencez par configurer Enterprise, ASC et le BAA. Conservez les documents requis avant de changer de fournisseur ou de fermer un compte.

Fax.Plus permet de réduire le recours aux bacs papier partagés et offre un accès géré aux comptes.