Czy Fax.Plus jest bezpieczny?

Tak. Fax.Plus zapewnia udokumentowane zabezpieczenia przechowywanych dokumentów, dostępu do konta i połączeń z jego aplikacjami. To, czy usługa jest odpowiednia dla Twoich informacji, zależy też od planu, ustawień zabezpieczeń, odbiorcy oraz podłączonych systemów poczty e-mail lub innych systemów.

Fax.Plus to internetowa usługa fax prowadzona przez Alohi. Ten przewodnik wyjaśnia, co obejmują jej zabezpieczenia, które mechanizmy wymagają aktywacji lub planu Enterprise oraz co sprawdzić przed wysłaniem poufnych dokumentów.

Jak Fax.Plus chroni Twoje dokumenty?

Przechowywane pliki są szyfrowane za pomocą AES-256, a każdy użytkownik ma unikalne klucze szyfrowania. Połączenia między aplikacjami internetowymi i mobilnymi Fax.Plus, API a jego serwerami korzystają z TLS; platforma obsługuje TLS 1.3.

Te zabezpieczenia obejmują różne etapy. Szyfrowanie danych w spoczynku chroni przechowywane pliki. TLS chroni połączenie między aplikacją a serwerem. Żadne z nich nie oznacza, że fax jest szyfrowany end-to-end w każdej zewnętrznej sieci operatora i w odbierającym urządzeniu fax. Ostatni odcinek sieci telefonicznej ma inną granicę bezpieczeństwa.

Przegląd bezpieczeństwa usług Alohi opisuje te mechanizmy oraz szersze zabezpieczenia, w tym ochronę infrastruktury i testy bezpieczeństwa. Porównaj te dowody z dokumentami i procesem, których zamierzasz używać.

Które mechanizmy konta warto włączyć?

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe jest dostępne w każdym planie, ale trzeba je aktywować. Włącz je, aby dodać krok weryfikacji poza hasłem. Dostępność nie oznacza, że każde konto ma je już włączone.

W przypadku zespołu Właściciel może wymusić uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Enterprise zapewnia także jednokrotne logowanie (SSO), a role w zespole i przypisania numerów pomagają porządkować dostęp. Korzystaj z indywidualnych kont, aby można było zarządzać dostępem, gdy zmieniają się obowiązki lub ktoś odchodzi.

Sprawdź instrukcje uwierzytelniania dwuskładnikowego i uprawnienia ról dla swojej konfiguracji. Wspólne hasło utrudnia zarządzanie indywidualnym dostępem, nawet jeśli sama usługa oferuje odpowiednie mechanizmy.

Co potwierdzają raporty i logi połączeń?

Rekordy fax zawierają takie informacje jak nadawca, docelowy numer fax, data, godzina i status transmisji. Raporty potwierdzające podają szczegóły transmisji, w tym liczbę stron. Logi połączeń w Enterprise zawierają informacje o urządzeniu i adresie IP.

Te zapisy pomagają badać dostarczenie i aktywność na koncie. Nie należy ich przedstawiać jako pełnego rejestru audytowego każdego wyświetlenia, pobrania czy edycji dokumentu.

Udana transmisja fax nie dowodzi również, że ktoś przeczytał dokument, podjął w jego sprawie działania lub umieścił go w prawidłowej karcie pacjenta. W przypadku pilnych skierowań lub terminów postępuj zgodnie z procedurą swojej organizacji, aby sprawdzić, czy placówka odbierająca zajęła się dokumentem.

Czy Fax.Plus jest bezpieczny dla informacji medycznych?

W przypadku chronionych informacji zdrowotnych konfiguracja HIPAA w Fax.Plus wymaga planu Enterprise, włączonych Advanced Security Controls (ASC) i podpisanej umowy Business Associate Agreement (BAA).

Dokumentacja kwalifikowalności do HIPAA wyjaśnia te wymagania wstępne. Mechanizmy usługi i umowa wspierają proces w Twojej organizacji; pracownicy nadal muszą weryfikować odbiorców, zarządzać dostępem i odpowiednio postępować z wyeksportowanymi kopiami.

Na przykład zdecyduj, którzy pracownicy recepcji mogą odbierać dokumentację, kto przegląda przychodzące skierowania i jak zmienia się dostęp, gdy pracownik odchodzi. Przed przesłaniem dokumentów pacjentów skonfiguruj konto objęte umową BAA.

Jak e-mail i integracje działają przy ASC?

Gdy Advanced Security Controls są włączone, załączniki fax w powiadomieniach e-mail o przychodzących wiadomościach są domyślnie wyłączone. Załączniki można włączyć za zgodą Właściciela lub Administratora, po aktywacji przez indywidualnego użytkownika i przy serwerze odbierającym obsługującym TLS 1.2 lub nowszy.

Jeśli wymagane dostarczenie przez TLS się nie powiedzie, wiadomość zastępcza nie jest wysyłana; fax pozostaje dostępny na koncie. Po dostarczeniu do skrzynki załącznik wymaga też ochrony przez Twoje własne mechanizmy dostępu do poczty, przechowywania i przekazywania dalej.

Upoważnieni członkowie mogą korzystać z dedykowanej trasy email-to-fax. REST API pozostaje dostępne w ramach ASC; Zapier jest niedostępny. Sprawdź wymagania dotyczące załączników e-mail i ograniczenia integracji ASC, zanim zbudujesz na nich proces.

Gdzie są przechowywane pliki fax?

Enterprise oferuje oddzielnie wybierane lokalizacje przechowywania plików fax i kopii zapasowych. Te wybory nie oznaczają, że każdy etap przetwarzania, plik tymczasowy, element metadanych lub miniatura pozostaje w wybranej lokalizacji.

Porównaj dokumentację dotyczącą rezydencji danych z wymaganiami swojej organizacji. Ustal też potrzebne ustawienia przechowywania i proces eksportu. Pobrane dokumenty i kopie wysłane e-mailem muszą zostać uwzględnione w Twojej własnej polityce postępowania z informacjami.

Co oznaczają ISO 27001 i SOC 2 Type 2?

Alohi utrzymuje certyfikat ISO 27001 dla swojego systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz raport SOC 2 Type 2 oceniający odpowiednie mechanizmy kontrolne w określonym okresie.

To różne formy niezależnego potwierdzenia. Raport SOC 2 nie jest certyfikacją produktu, a żadne z nich nie dowodzi, że każda konfiguracja lub ujawnienie danych po stronie klienta jest zgodne z wymogami. Podczas oceny dostawcy należy przeanalizować zakres, okres i dostępną dokumentację w zestawieniu z własnymi wymaganiami.

Co warto sprawdzić przed wysłaniem poufnych informacji?

Korzystaj z własnego konta, włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe i potwierdź numer fax odbiorcy w zaufanym źródle. Przed wysłaniem sprawdź wybrany dokument i miejsce docelowe, a następnie sprawdź status transmisji.

W przypadku zespołu potwierdź uprawnienia pracowników, zasady przechowywania oraz sposób postępowania z kopiami przesłanymi e-mailem lub pobranymi. W przypadku ochrony zdrowia najpierw dokończ konfigurację Enterprise, ASC i BAA. Przed zmianą dostawcy lub zamknięciem konta zachowaj wymagane dokumenty.

Fax.Plus może ograniczyć korzystanie ze wspólnych tac na papier i zapewnić zarządzany dostęp do konta.