Is Fax.Plus veilig?

Ja. Fax.Plus biedt gedocumenteerde beveiligingsmaatregelen voor opgeslagen documenten, accounttoegang en verbindingen met de applicaties. Of de dienst geschikt is voor uw gegevens, hangt ook af van uw abonnement, beveiligingsinstellingen, de ontvanger en eventueel gekoppelde e-mail- of andere systemen.

Fax.Plus is een online faxdienst van Alohi. Deze gids legt uit wat de beveiligingsmaatregelen omvatten, welke functies activering of Enterprise vereisen en wat u moet controleren voordat u gevoelige documenten verstuurt.

Hoe beschermt Fax.Plus uw documenten?

Opgeslagen bestanden worden versleuteld met AES-256, met voor elke gebruiker unieke encryptiesleutels. Verbindingen tussen de web- of mobiele applicaties van Fax.Plus, de API en de servers gebruiken TLS; het platform ondersteunt TLS 1.3.

Die beveiligingsmaatregelen hebben betrekking op verschillende fasen. Versleuteling van opgeslagen gegevens beschermt opgeslagen bestanden. TLS beschermt de verbinding tussen applicatie en server. Geen van beide betekent dat een fax end-to-end is versleuteld over alle externe carriernetwerken en ontvangende faxapparaten heen. Het laatste deel van het telefoonnetwerk heeft een andere beveiligingsgrens.

Het overzicht van de dienstbeveiliging van Alohi beschrijft deze maatregelen en bredere waarborgen, waaronder infrastructuurbescherming en beveiligingstests. Toets dat bewijsmateriaal aan de documenten en werkwijze die u wilt gebruiken.

Welke accountbeveiligingen moet u inschakelen?

Tweestapsverificatie is beschikbaar bij elk abonnement, maar moet worden geactiveerd. Schakel het in om naast uw wachtwoord een extra verificatiestap toe te voegen. Beschikbaarheid betekent niet dat het al voor elk account is ingeschakeld.

Voor een team kan de eigenaar tweestapsverificatie verplicht stellen. Enterprise biedt ook single sign-on, en teamrollen en nummertoewijzingen helpen de toegang te organiseren. Gebruik individuele accounts, zodat toegang kan worden beheerd wanneer verantwoordelijkheden veranderen of iemand vertrekt.

Raadpleeg de instructies voor tweestapsverificatie en de rechten per rol voor uw situatie. Een gedeeld wachtwoord maakt individuele toegang lastiger te beheren, ook wanneer de onderliggende dienst geschikte beveiligingsopties biedt.

Wat bewijzen rapporten en verbindingslogboeken?

Faxgegevens bevatten informatie zoals de afzender, het faxnummer van de bestemming, de datum, de tijd en de verzendstatus. Bevestigingsrapporten bevatten verzendgegevens, waaronder het aantal pagina's. Verbindingslogboeken van Enterprise bevatten apparaat- en IP-gegevens.

Deze gegevens helpen bij het onderzoeken van verzending en accountactiviteit. Ze mogen niet worden voorgesteld als een volledig auditspoor van elke weergave, download of bewerking van een document.

Een geslaagde faxverzending bewijst ook niet dat iemand het document heeft gelezen, erop heeft gehandeld of het in het juiste patiëntendossier heeft geplaatst. Volg bij spoedverwijzingen of deadlines de procedure van uw organisatie om te controleren of de ontvangende praktijk het document heeft afgehandeld.

Is Fax.Plus veilig voor zorggegevens?

Voor beschermde gezondheidsinformatie vereist de HIPAA-configuratie van Fax.Plus Enterprise, ingeschakelde Advanced Security Controls (ASC) en een ondertekende Business Associate Agreement (BAA).

De documentatie over HIPAA-geschiktheid legt deze vereisten uit. De functies en de overeenkomst van de dienst ondersteunen de werkwijze van uw organisatie; medewerkers moeten nog steeds ontvangers verifiëren, toegang beheren en geëxporteerde kopieën op de juiste manier behandelen.

Bepaal bijvoorbeeld welke medewerkers aan de balie dossiers mogen ontvangen, wie binnenkomende verwijzingen beoordeelt en hoe de toegang verandert wanneer een medewerker vertrekt. Stel de gedekte accountconfiguratie vast voordat u patiëntdocumenten uploadt.

Hoe worden e-mail en integraties behandeld onder ASC?

Wanneer Advanced Security Controls is ingeschakeld, zijn bijlagen van inkomende faxen in e-mailmeldingen standaard uitgeschakeld. Bijlagen kunnen worden ingeschakeld met toestemming van de eigenaar of een beheerder, activering door de individuele gebruiker en een ontvangende server die TLS 1.2 of hoger ondersteunt.

Als de vereiste TLS-bezorging mislukt, wordt er geen vervangende e-mail verzonden; de fax blijft beschikbaar in het account. Zodra een bijlage in uw mailbox is bezorgd, moet deze ook worden beschermd via uw eigen controles voor e-mailtoegang, bewaring en doorsturen.

Geautoriseerde leden kunnen de speciale Email-to-Fax-route gebruiken. De REST API blijft beschikbaar onder ASC; Zapier is niet beschikbaar. Raadpleeg de vereisten voor e-mailbijlagen en de ASC-beperkingen voor integraties voordat u er een werkwijze omheen inricht.

Waar worden faxbestanden opgeslagen?

Enterprise biedt afzonderlijk selecteerbare locaties voor opgeslagen faxbestanden en back-ups. Deze keuzes betekenen niet dat elke verwerkingsstap, elk tijdelijk bestand, elk metadata-item of elke miniatuur op de geselecteerde locatie blijft.

Toets de documentatie over gegevenslocatie aan de vereisten van uw organisatie. Stel ook de bewaarinstellingen en het exportproces vast die u nodig hebt. Gedownloade documenten en gemailde kopieën moeten worden opgenomen in uw eigen beleid voor informatiebeheer.

Wat betekenen ISO 27001 en SOC 2 Type 2?

Alohi heeft een ISO 27001-certificering voor zijn managementsysteem voor informatiebeveiliging en een SOC 2 Type 2-rapport waarin relevante beheersmaatregelen over een bepaalde periode worden beoordeeld.

Dit zijn verschillende vormen van onafhankelijke zekerheid. Een SOC 2-rapport is geen productcertificering, en geen van beide stelt vast dat elke klantconfiguratie of elke openbaarmaking aan de regelgeving voldoet. Bekijk tijdens de leveranciersbeoordeling de reikwijdte, de periode en de beschikbare documentatie in relatie tot uw eigen vereisten.

Wat moet u controleren voordat u gevoelige informatie verstuurt?

Gebruik uw eigen account, schakel tweestapsverificatie in en bevestig het faxnummer van de ontvanger via een betrouwbare bron. Controleer het geselecteerde document en de bestemming voordat u verstuurt en controleer daarna de verzendstatus.

Controleer voor een team de rechten van medewerkers, de bewaartermijnen en de omgang met e-mailkopieën of gedownloade kopieën. Voor de gezondheidszorg rondt u eerst de configuratie van Enterprise, ASC en BAA af. Bewaar vereiste gegevens voordat u van aanbieder wisselt of een account sluit.

Fax.Plus kan de afhankelijkheid van gedeelde papierbakken verminderen en biedt beheerde toegang tot accounts.