¿Es seguro Fax.Plus?

Sí. Fax.Plus ofrece medidas de protección documentadas para los documentos almacenados, el acceso a la cuenta y las conexiones con sus aplicaciones. Que resulte adecuado para su información depende además de su plan, su configuración de seguridad, el destinatario y cualquier correo electrónico u otro sistema conectado.

Fax.Plus es un servicio de fax en línea operado por Alohi. Esta guía explica qué cubren sus protecciones, qué controles requieren activación o Enterprise y qué debe comprobar antes de enviar documentos confidenciales.

¿Cómo protege Fax.Plus sus documentos?

Los archivos almacenados utilizan cifrado AES-256, con claves de cifrado únicas para cada usuario. Las conexiones entre las aplicaciones web o móviles de Fax.Plus, la API y sus servidores utilizan TLS; la plataforma es compatible con TLS 1.3.

Estas protecciones cubren etapas diferentes. El cifrado en reposo protege los archivos almacenados. TLS protege la conexión entre la aplicación y el servidor. Ninguno de los dos implica que un fax esté cifrado de extremo a extremo a través de todas las redes de operadores externos y del equipo de fax receptor. El tramo final de la red telefónica tiene un perímetro de seguridad distinto.

La descripción general de la seguridad del servicio de Alohi detalla estos controles y otras medidas de protección más amplias, como la protección de la infraestructura y las pruebas de seguridad. Contraste esa información con los documentos y el flujo de trabajo que tiene previsto utilizar.

¿Qué controles de cuenta debería activar?

La autenticación en dos pasos está disponible en todos los planes, pero debe activarse. Actívela para añadir un paso de verificación además de su contraseña. Que esté disponible no significa que todas las cuentas ya la tengan activada.

En un equipo, el propietario puede exigir la autenticación en dos pasos. Enterprise también ofrece inicio de sesión único, y los roles del equipo y las asignaciones de números ayudan a organizar el acceso. Utilice cuentas individuales para poder gestionar el acceso cuando cambien las responsabilidades o alguien deje la organización.

Consulte las instrucciones de autenticación en dos pasos y los permisos de los roles para su configuración. Compartir una contraseña dificulta la gestión del acceso individual, incluso cuando el servicio ofrece controles adecuados.

¿Qué demuestran los informes y los registros de conexión?

Los registros de fax identifican información como el remitente, el número de fax de destino, la fecha, la hora y el estado de la transmisión. Los informes de confirmación aportan detalles de la transmisión, incluidas las páginas. Los registros de conexión de Enterprise incluyen información del dispositivo y de la IP.

Estos registros ayudan a investigar la entrega y la actividad de la cuenta. No deben describirse como un registro de auditoría exhaustivo de cada visualización, descarga o edición de documentos.

Además, una transmisión de fax correcta no demuestra que una persona haya leído el documento, haya actuado en consecuencia o lo haya incorporado a la historia clínica correcta del paciente. En caso de derivaciones o plazos urgentes, siga el procedimiento de su organización para comprobar que la oficina receptora ha gestionado el documento.

¿Es seguro Fax.Plus para información sanitaria?

Para la información de salud protegida, la configuración HIPAA de Fax.Plus requiere Enterprise, Advanced Security Controls (ASC) activado y un Business Associate Agreement (BAA) firmado.

La documentación sobre la elegibilidad para HIPAA explica estos requisitos previos. Los controles y el acuerdo del servicio respaldan el flujo de trabajo de su organización; el personal aún debe verificar a los destinatarios, gestionar el acceso y manejar adecuadamente las copias exportadas.

Por ejemplo, decida qué personal de recepción puede recibir historiales, quién revisa las derivaciones entrantes y cómo cambia el acceso cuando un empleado deja la organización. Establezca la configuración de cuenta cubierta antes de subir documentos de pacientes.

¿Cómo se gestionan el correo electrónico y las integraciones con ASC?

Con Advanced Security Controls activado, los archivos adjuntos de los faxes entrantes en las notificaciones por correo electrónico están desactivados de forma predeterminada. Se pueden activar con el consentimiento del propietario o de un administrador, la activación individual del usuario y un servidor receptor compatible con TLS 1.2 o posterior.

Si falla la entrega con TLS requerida, no se envía ningún correo electrónico sustitutivo; el fax sigue disponible en la cuenta. Una vez entregado en su buzón, el archivo adjunto también necesita protección mediante sus propios controles de acceso, conservación y reenvío del correo electrónico.

Los miembros autorizados pueden utilizar la ruta específica de correo electrónico a fax . La API REST sigue disponible con ASC; Zapier no está disponible. Consulte los requisitos de los archivos adjuntos de correo electrónico y las restricciones de integración de ASC antes de crear un flujo de trabajo basado en ellos.

¿Dónde se almacenan los archivos de fax?

Enterprise ofrece ubicaciones seleccionables por separado para los archivos de fax almacenados y las copias de seguridad. Estas selecciones no implican que cada paso de procesamiento, archivo temporal, elemento de metadatos o miniatura permanezca en la ubicación seleccionada.

Contraste la documentación sobre residencia de datos con los requisitos de su organización. Establezca también la configuración de conservación y el proceso de exportación que necesite. Los documentos descargados y las copias enviadas por correo electrónico deben incluirse en su propia política de manejo de la información.

¿Qué significan ISO 27001 y SOC 2 Type 2?

Alohi mantiene la certificación ISO 27001 para su sistema de gestión de seguridad de la información y un informe SOC 2 Type 2 que evalúa los controles pertinentes durante un período de tiempo.

Se trata de distintas formas de garantía independiente. Un informe SOC 2 no es una certificación de producto, y ninguno de los dos establece que cada configuración o divulgación del cliente sea conforme. Durante la evaluación de proveedores, examine el alcance, el período y la documentación disponible junto con sus propios requisitos.

¿Qué debe comprobar antes de enviar información confidencial?

Utilice su propia cuenta, active la autenticación en dos pasos y confirme el número de fax del destinatario a través de una fuente de confianza. Revise el documento seleccionado y el destino antes de enviar y, a continuación, compruebe el estado de la transmisión.

En el caso de un equipo, confirme los permisos del personal, la conservación y el tratamiento de las copias enviadas por correo electrónico o descargadas. En el ámbito sanitario, complete primero la configuración de Enterprise, ASC y BAA. Conserve los registros requeridos antes de cambiar de proveedor o cerrar una cuenta.

Fax.Plus puede reducir la dependencia de las bandejas de papel compartidas y ofrecer un acceso gestionado a la cuenta.