Fax.Plus Güvenli mi?

Evet. Fax.Plus; saklanan belgeler, hesap erişimi ve uygulamalarına yapılan bağlantılar için belgelenmiş güvenlik önlemleri sunar. Bilgilerinize uygun olup olmadığı ayrıca planınıza, güvenlik ayarlarınıza, alıcıya ve bağlı e-posta ya da diğer sistemlere de bağlıdır.

Fax.Plus, Alohi tarafından işletilen çevrimiçi bir fax hizmetidir. Bu kılavuz, korumalarının neleri kapsadığını, hangi kontrollerin etkinleştirme veya Enterprise gerektirdiğini ve hassas belgeleri göndermeden önce nelerin kontrol edilmesi gerektiğini açıklar.

Fax.Plus belgelerinizi nasıl korur?

Saklanan dosyalar AES-256 şifrelemesi kullanır ve her kullanıcı için benzersiz şifreleme anahtarları bulunur. Fax.Plus web veya mobil uygulamaları, API ve sunucuları arasındaki bağlantılar TLS kullanır; platform TLS 1.3'ü destekler.

Bu korumalar farklı aşamaları kapsar. Beklemedeki verilerin şifrelenmesi saklanan dosyaları korur. TLS, uygulamadan sunucuya bağlantıyı korur. Hiçbiri, bir faksın tüm harici operatör ağları ve alıcı fax cihazı boyunca uçtan uca şifrelendiği anlamına gelmez. Son telefon ağı bölümünün güvenlik sınırı farklıdır.

Alohi hizmet güvenliği genel bakışı, altyapı koruması ve güvenlik testleri dahil bu kontrolleri ve daha geniş kapsamlı önlemleri açıklar. Bu kanıtları, kullanmayı planladığınız belgeler ve iş akışıyla karşılaştırarak inceleyin.

Hangi hesap kontrollerini etkinleştirmelisiniz?

İki faktörlü kimlik doğrulama her planda mevcuttur, ancak etkinleştirilmesi gerekir. Parolanızın ötesinde bir doğrulama adımı eklemek için bunu etkinleştirin. Kullanılabilir olması, her hesapta zaten açık olduğu anlamına gelmez.

Bir ekip için Sahip, iki faktörlü kimlik doğrulamayı zorunlu kılabilir. Enterprise ayrıca çoklu oturum açma (SSO) sunar; ekip rolleri ve numara atamaları da erişimi düzenlemeye yardımcı olur. Sorumluluklar değiştiğinde veya biri ayrıldığında erişimin yönetilebilmesi için bireysel hesaplar kullanın.

Kurulumunuz için iki faktörlü kimlik doğrulama talimatlarını ve rol izinlerini kontrol edin. Ortak kullanılan bir parola, hizmet uygun kontroller sunsa bile bireysel erişimin yönetilmesini zorlaştırır.

Raporlar ve bağlantı günlükleri neyi kanıtlar?

Fax kayıtları; gönderen, hedef fax numarası, tarih, saat ve iletim durumu gibi bilgileri tanımlar. Onay raporları, sayfa sayısı dahil iletim ayrıntılarını sunar. Enterprise bağlantı günlükleri cihaz ve IP bilgilerini içerir.

Bu kayıtlar, teslimat ve hesap etkinliğinin incelenmesine yardımcı olur. Her belge görüntüleme, indirme veya düzenleme işleminin kapsamlı bir denetim izi olarak tanımlanmamalıdır.

Başarılı bir fax iletimi ayrıca belgenin bir kişi tarafından okunduğunu, işleme alındığını veya doğru hasta dosyasına konduğunu kanıtlamaz. Acil sevkler veya son tarihler için, alıcı ofisin belgeyi ele aldığını kontrol etmeye yönelik kurumunuzun prosedürünü izleyin.

Fax.Plus sağlık bilgileri için güvenli midir?

Korunan sağlık bilgileri için Fax.Plus'ın HIPAA yapılandırması, Enterprise, etkinleştirilmiş Advanced Security Controls (ASC) ve imzalanmış bir Business Associate Agreement (BAA) gerektirir.

HIPAA uygunluk belgeleri bu ön koşulları açıklar. Hizmetin kontrolleri ve sözleşmesi kurumunuzun iş akışını destekler; personelin yine de alıcıları doğrulaması, erişimi yönetmesi ve dışa aktarılan kopyaları uygun şekilde ele alması gerekir.

Örneğin, hangi ön büro personelinin kayıtları alabileceğine, gelen sevkleri kimin inceleyeceğine ve bir çalışan ayrıldığında erişimin nasıl değişeceğine karar verin. Hasta belgelerini yüklemeden önce kapsama giren hesap yapılandırmasını oluşturun.

ASC kapsamında e-posta ve entegrasyonlar nasıl ele alınır?

Advanced Security Controls etkinleştirildiğinde, e-posta bildirimlerindeki gelen fax ekleri varsayılan olarak devre dışıdır. Ekler; Sahip veya Yönetici onayı, bireysel kullanıcı etkinleştirmesi ve TLS 1.2 veya üstünü destekleyen bir alıcı sunucu ile etkinleştirilebilir.

Gerekli TLS teslimatı başarısız olursa yerine başka bir e-posta gönderilmez; fax hesapta erişilebilir durumda kalır. Posta kutunuza teslim edildikten sonra bir ekin ayrıca kendi e-posta erişiminiz, saklama ve iletme kontrolleriniz aracılığıyla korunması gerekir.

Yetkili üyeler özel Email-to-Fax yolunu kullanabilir. REST API, ASC kapsamında kullanılabilir durumda kalır; Zapier kullanılamaz. Bunların etrafında bir iş akışı oluşturmadan önce e-posta eki gereksinimlerini ve ASC entegrasyon kısıtlamalarını kontrol edin.

Fax dosyaları nerede saklanır?

Enterprise, saklanan fax dosyaları ve yedekler için ayrı ayrı seçilebilir konumlar sunar. Bu seçimler, her işleme adımının, geçici dosyanın, meta veri öğesinin veya küçük resmin seçilen konumda kaldığı anlamına gelmez.

Veri yerleşimi belgelerini kurumunuzun gereksinimleriyle karşılaştırarak kontrol edin. Ayrıca ihtiyaç duyduğunuz saklama ayarlarını ve dışa aktarma sürecini belirleyin. İndirilen belgeler ve e-postayla gönderilen kopyalar, kendi bilgi işleme politikanıza dahil edilmelidir.

ISO 27001 ve SOC 2 Type 2 ne anlama gelir?

Alohi, bilgi güvenliği yönetim sistemi için ISO 27001 sertifikasını ve ilgili kontrolleri belirli bir süre boyunca değerlendiren bir SOC 2 Type 2 raporunu muhafaza eder.

Bunlar birbirinden farklı bağımsız güvence biçimleridir. SOC 2 raporu bir ürün sertifikası değildir ve hiçbiri, her müşteri yapılandırmasının veya ifşasının uyumlu olduğunu kanıtlamaz. Tedarikçi incelemesi sırasında kapsamı, dönemi ve mevcut belgeleri kendi gereksinimlerinizle birlikte değerlendirin.

Hassas bilgileri göndermeden önce nelere dikkat etmelisiniz?

Kendi hesabınızı kullanın, iki faktörlü kimlik doğrulamayı etkinleştirin ve alıcının faks numarasını güvenilir bir kaynaktan doğrulayın. Göndermeden önce seçtiğiniz belgeyi ve hedefi kontrol edin, ardından iletim durumunu inceleyin.

Bir ekip için personel izinlerini, saklama sürelerini ve e-posta ya da indirilen kopyaların yönetimini doğrulayın. Sağlık hizmetleri için önce Enterprise, ASC ve BAA kurulumunu tamamlayın. Sağlayıcı değiştirmeden veya bir hesabı kapatmadan önce gerekli kayıtları saklayın.

Fax.Plus, paylaşılan kâğıt tepsilerine olan bağımlılığı azaltabilir ve yönetilen hesap erişimi sağlayabilir.