HIPAA-konforme Telefon- und Fax-Dienste

Ihre Praxis muss für Patientinnen und Patienten am Empfang erreichbar sein, und externe Organisationen müssen Unterlagen senden können. Möglicherweise nutzen Sie bereits ein funktionierendes Telefonsystem, eine etablierte fax-Nummer und Mitarbeitende, die auf beides angewiesen sind.

Sollten Sie alles zu einem Anbieter verlagern oder Sprache und fax getrennt halten?

Ein Anbieter kann Einkauf und Verwaltung vereinfachen, bedeutet aber nicht automatisch eine Nummer, ein Abonnement oder identische Sicherheitsanforderungen. Eine Plattform kann fax enthalten, es über eine zusätzliche Lizenz verkaufen oder ein eigenes Healthcare-fax-Angebot voraussetzen.

Wenn Ihr Telefonsystem bereits gut funktioniert, ist es eine praktikable Option, es beizubehalten und ein dediziertes fax hinzuzufügen. Vergleichen Sie Mitarbeiterzugriff, Dokumentenaufkommen und bestehende Nummern, bevor Sie beide Dienste verlagern.

Dieser Leitfaden untersucht diese Kaufmodelle, erklärt, wie RingRx, RingCentral, Dialpad und Nextiva mit fax umgehen, und zeigt, wo Fax.Plus als separater Dienst für den Dokumentenaustausch passt.

Drei Möglichkeiten, Telefon und fax zu erwerben

Ein angemessen konfiguriertes Paket oder getrennte Dienste können die Anforderungen einer Praxis erfüllen. Wenn Ihr bestehender Telefontarif bereits eine geeignete fax-Funktion enthält, klären Sie dessen Umfang, bevor Sie ein Abonnement hinzufügen.

Was macht Telefon- und fax-Dienste für HIPAA-Workflows geeignet?

Das U.S. Department of Health and Human Services (HHS) unterscheidet zwischen einem Telekommunikationsanbieter, der lediglich als Übertragungsweg (Conduit) fungiert, und einem Anbieter, der im Auftrag einer betroffenen Einrichtung geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) erstellt, empfängt oder aufbewahrt. Das Speichern von Aufzeichnungen oder Transkripten kann Pflichten als Auftragsverarbeiter (Business Associate) begründen, die über eine flüchtige Anrufverbindung hinausgehen.

Bewerten Sie den jeweiligen Dienst, statt anzunehmen, dass jedes Telefongespräch ein Business Associate Agreement (BAA) erfordert oder dass jedes von einem Telekommunikationsunternehmen verkaufte Produkt ausgenommen ist. HHS-Leitfaden zu rein audiobasierter Telemedizin.

Klären Sie bei einem Angebot für Telefon und fax Folgendes:

• Welche Dienste das jeweils geltende BAA abdeckt.
• Ob Aufzeichnungen, Voicemails, Transkripte und fax-Dokumente gespeichert werden.
• Welche Funktionen und Übermittlungswege in der Konfiguration für das Gesundheitswesen zulässig sind.
• Welches Abonnement, welche Aktivierungsschritte und welche Abläufe für das Personal erforderlich sind.

Eine Vereinbarung kann mehrere Dienste abdecken, doch ihr Umfang muss geprüft werden. Sie sollten nicht davon ausgehen, dass ein BAA, das ein Produkt abdeckt, auch jede angebundene Anwendung abdeckt.

Eine Telefonnummer oder ein Telefonhörer ist nicht für sich genommen „HIPAA-zertifiziert“. Entscheidend sind die Dienstvereinbarung, die Konfiguration und der Umgang mit Informationen.

Telefon- und fax-Anbieter: Was die Tarife beinhalten

Die nachstehenden Preise sind in US-Dollar angegeben. Vergleichen Sie die geeignete Telefon-und-fax-Konfiguration und nicht den niedrigsten beworbenen Preis für Sprachdienste.

RingRx: fax in qualifizierenden Telefontarifen für das Gesundheitswesen enthalten

Grow kostet 19 $ pro Nutzer und Monat und beinhaltet Web-fax. Clinic kostet 25 $ pro Nutzer und Monat und unterstützt Web- und Geräte-fax. Lite kostet 15 $ und beinhaltet kein fax. Der Einstiegspreis von Lite stellt daher kein Telefon-und-fax-Paket dar.

Die Preise verstehen sich ohne anfallende Steuern und Gebühren, einschließlich zusätzlicher Gebühren für die Registrierung von Nachrichtendiensten. Bestätigen Sie Vertragslaufzeit und Abrechnungsbedingungen im Angebot.

Grow und Clinic bieten getrennte Nummern für Sprache und fax. Ein gemeinsamer Anbieter bedeutet nicht, dass Patientinnen, Patienten und überweisende Praxen dieselbe Nummer für beide Zwecke nutzen.

Ein Standard-BAA ist für alle Tarife verfügbar. Holen Sie die geltende Vereinbarung ein, bevor Sie PHI über den abgedeckten Dienst verarbeiten.

Ziehen Sie RingRx in Betracht, wenn Sie Ihren Telefondienst ersetzen und Browser-fax oder über Clinic Geräte-fax benötigen. Lassen Sie sich Berechtigungen für eingehende fax, die Nummernkonfiguration und jegliche Hardware vorführen, die für den Weiterbetrieb eines physischen fax-Geräts erforderlich ist.

RingCentral: Gebündelte Kommunikation mit eigenständigem fax vergleichen

RingCentral bietet fax innerhalb eines Kommunikationstarifs und über ein separates fax-Abonnement an.

Fragen Sie nach dem aktuellen Telefonabonnement, das die fax-Funktionen enthält, die Ihr Personal benötigt, einschließlich Nutzerlizenzierung und Nutzungsbedingungen. Ein eigenständiges fax-Abonnement ist ein anderer Kauf, und sein Preis stellt kein vollständiges Telefon-und-fax-Paket dar.

Klären Sie für die Nutzung im Gesundheitswesen das Business Associate Agreement (BAA) und die abgedeckte Konfiguration. Prüfen Sie angebundene E-Mail-Systeme und Drittanwendungen gesondert, statt davon auszugehen, dass die Vereinbarung den gesamten Arbeitsablauf abdeckt.

Wenn Ihre Organisation bereits RingCentral nutzt oder mehrere Kommunikationstools ersetzt, legen Sie dar, wer Faxe verwalten kann und welche Mitarbeitenden das vorgeschlagene Abonnement benötigen. Vergleichen Sie dieses vollständige Angebot mit dem von Ihnen gewählten Sprachdienst plus einem dedizierten fax-Dienst.

Dialpad: ein Anbieter, mit zusätzlichen fax-Lizenzen und Guthaben

Die Dokumentation beschreibt eine separat erworbene fax-Lizenz. Die lizenzierte Leitung umfasst gemäß der dokumentierten Regelung bis zu 1.000 lokale ausgehende Seiten pro Monat. Dies ist weder ein kombiniertes Kontingent für eingehende und ausgehende Seiten noch ein automatisch gemeinsam genutztes Kontingent der Praxis.

Lassen Sie sich im Angebot die tatsächlichen Lizenzkosten und die Zielgebührensätze nennen. Für den fax-Empfang ist Guthaben erforderlich; ohne verfügbares Guthaben kann das Konto keine Faxe empfangen.

fax nutzt eine separate Nummer, die weder Sprachanrufe noch SMS verarbeiten kann. Dialpad unterstützt fax-Workflows für persönliche und gemeinsam genutzte Leitungen auf Desktop und Mobilgeräten.

Schlägt ein Versand fehl, weil kein Guthaben verfügbar ist, wird er durch das Aufladen nicht automatisch erneut gesendet: Die Mitarbeitenden müssen die Übertragung erneut starten.

Dialpad unterstützt die Nutzung gemäß HIPAA mit dem jeweils geltenden unterzeichneten BAA und zählt fax zu seinen Funktionen für das Gesundheitswesen.

Bestehende Dialpad-Kunden können fax beim selben Anbieter prüfen. Zeigen Sie den gemeinsamen Zugriff, die Überwachung des Guthabens und die Art, wie Mitarbeitende fehlgeschlagene Übertragungen erkennen; die zusätzliche Lizenz allein löst diese betrieblichen Aufgaben nicht.

Nextiva: Fordern Sie die fax-Konfiguration für das Gesundheitswesen an

Nextiva bietet Telefondienste und Online-fax an, unterscheidet auf seiner fax-Seite jedoch allgemeine Abonnements von HIPAA-konformem vFAX, für das ein separates Angebot erforderlich ist.

Verwenden Sie den niedrigsten allgemeinen vFAX-Preis nicht als Kosten für eine HIPAA-taugliche Telefon-und-fax-Bereitstellung. Bitten Sie Nextiva, das Sprachprodukt, das fax-Angebot und die kombinierten Vertragsbedingungen zu benennen.

Die vertraglichen Einschränkungen verdienen dieselbe Aufmerksamkeit wie die Produktliste. Das passende Angebot muss im Angebotsdokument als HIPAA-konform bzw. als HC gekennzeichnet sein, mit einem BAA.

Für NextivaONE untersagen die Richtlinien PHI in SMS/MMS sowie in Conversations/Rooms. Diese Kollaborationsfunktionen können Kontakte einschließen, die SMS statt Nachrichten innerhalb der Anwendung erhalten.

Auch Transkription, E-Mail-Zustellung und Aufzeichnung müssen innerhalb der erworbenen Konfiguration bestätigt werden. Fordern Sie eine Demonstration an, statt anzunehmen, dass diese Funktionen grundsätzlich verfügbar oder grundsätzlich deaktiviert sind.

Ziehen Sie das Angebot für das Gesundheitswesen in Betracht, wenn Sie Nextiva-Sprachdienste prüfen oder fax zu einer bestehenden Bereitstellung hinzufügen. Zeigen Sie die abgedeckten Zustellmethoden, den Zugriff der Mitarbeitenden und die vollständigen wiederkehrenden Kosten.

Wann es sinnvoll ist, Telefon und fax getrennt zu halten

Ein getrennter Einkauf verdient Beachtung, wenn:

• Ihre Telefonanlage Weiterleitung, Zeitpläne und Voicemail bereits effektiv abwickelt.
• der fax-Zugriff unterschiedlichen Zuständigkeiten der Abteilungen folgen muss.
• der Dokumentenverkehr ein eigenes gemeinsames Kontingent und eine eigene Verwaltung erfordert.
• der Austausch des Sprachdienstes Implementierungsaufwand ohne ausreichenden Nutzen verursachen würde.

Es gibt Pflichten auf beiden Seiten. Getrennte Dienste bedeuten, dass zwei Anbieterbeziehungen, Zugriffsregelungen und Supportprozesse gepflegt werden müssen.

Auch eine Trennung ist keine automatische Garantie für Kontinuität. Beide Dienste können weiterhin von derselben Internetverbindung, denselben Geräten, Identitätssystemen oder derselben lokalen Stromversorgung abhängen.

Fax.Plus als dedizierte fax-Komponente

Vier Mitarbeitende, die Überweisungen und Unterlagen bearbeiten, können individuelle Fax.Plus-Konten nutzen, während die Praxis die Telefonanlage behält, die ihre Anrufe bereits abwickelt. Fax.Plus liefert die fax-Komponente; es ersetzt weder den Sprachdienst noch schafft es einen gemeinsamen Posteingang für Sprache und fax.

Für PHI ist die erforderliche Fax.Plus-Konfiguration für das Gesundheitswesen Enterprise, aktivierte Advanced Security Controls und ein unterzeichnetes BAA. Basic, Premium und Business bieten keine alternativen HIPAA-tauglichen Konfigurationen. Fax.Plus-Tarifanforderungen.

Enterprise umfasst 4.000 gemeinsam genutzte abrechenbare Seiten, unbegrenzt viele Mitglieder und zwei Nummern. Die Preise beginnen bei umgerechnet 79,99 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung, mit einem angezeigten Jahresbetrag von 959,99 $, oder ab 99,99 $ bei monatlicher Zahlung.

Zusätzliche abrechenbare Seiten kosten 0,03 $, zusätzliche Nummern 4,99 $ pro Monat. Fax.Plus-Preise.

Dieses Zugriffsmodell ist relevant, wenn mehrere Mitarbeitende neben bestehenden Telefonlizenzen individuelle fax-Konten benötigen. Nummernzuweisungen beeinflussen den Verbrauch weiterhin: Eine eingehende Seite wird einmal für jeden Nutzer gezählt, der der empfangenden Nummer zugewiesen ist. Fax.Plus-Nummernzuweisungen.

Auch die Übertragungsdauer und Zielmultiplikatoren können die abrechenbare Seitenzahl beeinflussen. Bewerten Sie das Kontingent anhand der Abrechnungsdefinition, statt in jeder Situation von 4.000 physischen Blättern auszugehen. Fax.Plus-Produktbedingungen.

Mitarbeitende können Dokumente über Web- und Mobilanwendungen verwalten, mit individuellem Zugriff, Rollen und zentralen Kontrollen. Übertragungsberichte unterstützen die Nachverfolgung eines Versands; sie belegen weder eine klinische Prüfung noch die Ablage.

Kosten anhand derselben Anforderungen vergleichen

Vergleichen Sie bei einer Praxis mit zehn Telefonnutzern und vier Mitarbeitenden, die Faxe bearbeiten, die tatsächlichen Zusatzkosten: Welche Mitarbeitenden benötigen fax-Berechtigungen, welche Abonnements müssen geändert werden und welche Nummern müssen umziehen? Gehen Sie nicht ohne Prüfung des Angebots von zehn aufgerüsteten Arbeitsplätzen oder von vier Lizenzen aus.

Berücksichtigen Sie Jahresbindung, Preise nach Ablauf von Aktionen, erforderliche Gebühren, zusätzliche Nutzung und verbleibende Verpflichtungen aus dem aktuellen Vertrag. Vergleichen Sie vollständige Konfigurationen, die dieselben Anforderungen erfüllen; eine pauschale Ersparnisangabe würde diese Unterschiede außer Acht lassen.

Die Nummernportierung kann die Kaufentscheidung bestimmen

Erfassen Sie Sprach- und fax-Nummern, bevor Sie einen Anbieter auswählen.

Ermitteln Sie für jede Sprach- und Fax-Nummer den aktuellen Dienst und das beabsichtigte Ziel. Prüfen Sie die Berechtigung zur Übertragung von fax-Nummern und klären Sie die Portierbarkeit von Sprachnummern separat. Vergewissern Sie sich, dass die neue Plattform die vorgesehene Funktion unterstützt, und klären Sie, ob sich das Verlagern eines Teils eines Bundles auf die übrigen Dienste auswirkt.

Auch die Bedingungen für die Portierung zu einem anderen Anbieter sind bereits zu Vertragsbeginn wichtig. Nach den veröffentlichten Bedingungen von Fax.Plus können bei Fax.Plus erworbene Nummern nicht zu einem anderen Anbieter portiert werden. Nummern, die zuvor in den Dienst portiert wurden, können wieder übertragen werden.

1. Berechtigung und Dokumentation bestätigen. Holen Sie die Anforderungen des aufnehmenden Anbieters ein, bevor Sie Änderungen einleiten.
2. Das Ziel vorbereiten. Konfigurieren Sie Konten, Berechtigungen, Weiterleitung und erforderliche Vereinbarungen.
3. Die Übertragung koordinieren. Lassen Sie bestehende Dienste aktiv, während die Anbieter den Vorgang abwickeln.
4. Den Betrieb vor der Kündigung überprüfen. Prüfen Sie ein- und ausgehende Funktionen, den Zugriff der Mitarbeitenden und alle verbleibenden Dienste.

Eine erfolgreiche Nummernübertragung belegt nicht, dass historische Aufzeichnungen, Voicemails und fax-Dokumente mitgewandert sind. Behandeln Sie historische Daten als eigene Migrationsanforderung.

Administration und Kontinuität erfordern eine eigene Bewertung

Klären Sie, wer Voicemails abhören, auf Aufzeichnungen zugreifen, fax-Dokumente öffnen und die Weiterleitung ändern darf. Die Telefonaufgaben einer Empfangskraft erfordern möglicherweise nicht den Zugriff auf jedes klinische Fax.

Verwenden Sie individuelle Konten und legen Sie Abläufe für ausscheidende Mitarbeitende sowie den beibehaltenen organisatorischen Zugriff fest. Klären Sie, welche Funktionen zur Identitätsverwaltung das Angebot umfasst. Testen Sie, wer sich um ein fehlgeschlagenes Fax, unzureichendes Nutzungsguthaben oder eine unbeaufsichtigte Empfangswarteschlange kümmert.

Legen Sie fest, wer Ausfälle bemerkt und welche genehmigte Alternative gilt. Ein funktionierender Anrufempfang belegt nicht, dass auch der fax-Empfang funktioniert; getrennte Anbieter können weiterhin gemeinsame Abhängigkeiten bei Internet, Strom oder Identitätsverwaltung haben.

Ein fax-Dienst eines VoIP-Anbieters unterscheidet sich außerdem vom Anschluss eines vorhandenen Faxgeräts an einen generischen VoIP-Adapter. Wenn physische Geräte weiterbetrieben werden müssen, bestätigen Sie die unterstützte Hardware und Konfiguration.

Wählen Sie die Lösung, die zu Ihrer Praxis passt

Ein Telefon-und-fax-Bundle ist eine Überlegung wert, wenn Sie den Sprachdienst ersetzen und dessen fax-Funktionen die Anforderungen der Praxis erfüllen.

Ein eigener fax-Dienst ist eine Überlegung wert, wenn das bestehende Telefonsystem gut funktioniert oder das Fax ein eigenes Kontingent, ein eigenes Zugriffsmodell und eine eigene Administration benötigt.

Fax.Plus Enterprise unterstützt den zweiten Ansatz mit gemeinsamem abrechenbarem fax-Kontingent und unbegrenzt vielen Mitgliedern, vorbehaltlich der HIPAA-Anforderungen und Nutzungsregeln. Behalten Sie den funktionierenden Telefon-Workflow bei und bewerten Sie die fax-Komponente anhand der Aufgaben der Mitarbeitenden und des Dokumentenvolumens, das sie bewältigen muss.