Usługi telefoniczne i faxowe zgodne z HIPAA

Twoja praktyka potrzebuje, aby pacjenci mogli skontaktować się z recepcją, a zewnętrzne organizacje – przesyłać dokumentację. Być może masz już działający system telefoniczny, ustalony numer fax i pracowników, którzy korzystają z obu.

Czy przenieść wszystko do jednego dostawcy, czy zachować oddzielnie usługi głosowe i fax?

Jeden dostawca może uprościć zakupy i administrowanie, ale nie oznacza to automatycznie jednego numeru, jednej subskrypcji ani identycznych wymogów bezpieczeństwa. Platforma może zawierać fax, oferować go jako dodatkową licencję lub wymagać odrębnej oferty fax dla ochrony zdrowia.

Jeśli Twój system telefoniczny dobrze działa, praktyczną opcją jest zachowanie go i dodanie dedykowanej usługi fax. Zanim zdecydujesz się przenieść obie usługi, porównaj dostęp pracowników, zużycie dokumentów i istniejące numery.

Ten przewodnik omawia te modele zakupu, wyjaśnia, jak RingRx, RingCentral, Dialpad i Nextiva obsługują fax, oraz pokazuje, jaką rolę może pełnić Fax.Plus jako oddzielna usługa wymiany dokumentów.

Trzy sposoby zakupu telefonu i usługi fax

Odpowiednio skonfigurowany pakiet lub oddzielne usługi mogą spełnić wymagania praktyki. Jeśli obecny plan telefoniczny już zawiera odpowiednią obsługę usługi fax, ustal jej zakres, zanim dodasz subskrypcję.

Co sprawia, że usługi telefoniczne i fax nadają się do procesów zgodnych z HIPAA?

Amerykański Departament Zdrowia i Opieki Społecznej (HHS) odróżnia dostawcę usług telekomunikacyjnych działającego wyłącznie jako przekaźnik (conduit) od dostawcy, który tworzy, odbiera lub przechowuje chronione informacje zdrowotne (PHI) w imieniu podmiotu objętego regulacjami. Przechowywanie nagrań lub transkrypcji może powodować obowiązki podmiotu przetwarzającego (business associate) wykraczające poza chwilowe połączenie telefoniczne.

Oceń daną usługę, zamiast zakładać, że każda rozmowa telefoniczna wymaga Business Associate Agreement (BAA) albo że każdy produkt sprzedawany przez firmę telekomunikacyjną jest z tego wyłączony. Wytyczne HHS dotyczące telezdrowia wyłącznie audio.

W przypadku oferty obejmującej telefon i fax ustal:

• Jakie usługi obejmuje obowiązujący BAA.
• Czy nagrania, wiadomości głosowe, transkrypcje i dokumenty fax są przechowywane.
• Jakie funkcje i metody dostarczania są dozwolone w konfiguracji dla ochrony zdrowia.
• Jaka subskrypcja, jakie kroki aktywacji i jakie procedury dla personelu są wymagane.

Jedna umowa może obejmować kilka usług, ale jej zakres wymaga weryfikacji. Nie należy zakładać, że BAA obejmujący jeden produkt obejmuje każdą połączoną aplikację.

Numer telefonu ani aparat telefoniczny nie mają samodzielnie „certyfikatu HIPAA”. Liczą się sposób świadczenia usługi, konfiguracja i obsługa informacji.

Dostawcy usług telefonicznych i fax: co obejmują plany

Poniższe ceny podano w dolarach amerykańskich. Należy porównywać kwalifikującą się konfigurację obejmującą telefon i fax, a nie najniższą reklamowaną cenę usługi głosowej.

RingRx: fax w kwalifikujących się planach telefonicznych dla ochrony zdrowia

Plan Grow kosztuje 19 USD za użytkownika miesięcznie i obejmuje fax internetowy. Plan Clinic kosztuje 25 USD za użytkownika miesięcznie i obsługuje fax internetowy oraz fax z urządzenia. Plan Lite kosztuje 15 USD i nie obejmuje usługi fax. Cena początkowa planu Lite nie odzwierciedla więc pakietu obejmującego telefon i fax.

Ceny nie obejmują obowiązujących podatków i opłat, w tym dodatkowych opłat za rejestrację wiadomości. Warunki zobowiązania i rozliczeń należy potwierdzić w ofercie.

Plany Grow i Clinic zapewniają oddzielne numery głosowe i fax. Wspólny dostawca nie oznacza, że pacjenci i placówki kierujące korzystają z tego samego numeru do obu zadań.

Standardowy BAA jest dostępny we wszystkich planach. Przed przetwarzaniem PHI za pomocą objętej umową usługi należy uzyskać odpowiednią umowę.

RingRx warto rozważyć przy zastępowaniu usługi telefonicznej, gdy potrzebny jest fax przez przeglądarkę lub, w planie Clinic, fax z urządzenia. Należy sprawdzić uprawnienia do odbioru transmisji fax, konfigurację numerów oraz sprzęt wymagany do zachowania fizycznego aparatu fax.

RingCentral: porównanie komunikacji w pakiecie z samodzielną usługą fax

RingCentral oferuje fax w ramach planu komunikacyjnego oraz w oddzielnej subskrypcji fax.

Należy zapytać o aktualną subskrypcję telefoniczną obejmującą funkcje fax potrzebne personelowi, w tym licencje użytkowników i warunki użytkowania. Samodzielna subskrypcja fax to inny zakup, a jej cena nie odzwierciedla kompletnego pakietu obejmującego telefon i fax.

W przypadku zastosowań w ochronie zdrowia należy ustalić Business Associate Agreement (BAA) oraz objętą konfigurację. Połączone systemy poczty e-mail i aplikacje innych firm należy oceniać oddzielnie, zamiast zakładać, że umowa obejmuje cały przepływ pracy.

Jeśli organizacja korzysta już z RingCentral lub zastępuje kilka narzędzi komunikacyjnych, należy wykazać, kto może zarządzać usługą fax i którzy pracownicy potrzebują proponowanej subskrypcji. Taką kompletną ofertę trzeba porównać z wybraną usługą głosową oraz dedykowaną usługą fax.

Dialpad: jeden dostawca, z dodatkowymi licencjami na fax i kredytami

Dokumentacja opisuje osobno kupowaną licencję na fax. Linia objęta licencją obejmuje do 1000 lokalnych stron wychodzących miesięcznie zgodnie z udokumentowanymi zasadami. Nie jest to łączny limit stron przychodzących i wychodzących ani automatycznie wspólna pula placówki.

W ofercie należy uzyskać faktyczną opłatę licencyjną i stawki dla poszczególnych kierunków. Odbieranie transmisji fax wymaga kredytów; bez dostępnego salda konto nie może odbierać transmisji fax.

Fax korzysta z osobnego numeru, który nie obsługuje połączeń głosowych ani SMS-ów. Dialpad obsługuje osobiste i współdzielone przepływy pracy z usługą fax na komputerach i urządzeniach mobilnych.

Jeśli wysyłka nie powiedzie się z powodu braku kredytów, doładowanie środków nie powoduje ponownego wysłania: pracownicy muszą ponownie zainicjować transmisję.

Dialpad umożliwia korzystanie zgodne z HIPAA po podpisaniu odpowiedniej umowy BAA i uwzględnia fax w swoich funkcjach dla sektora ochrony zdrowia.

Obecni klienci Dialpad mogą rozważyć fax u tego samego dostawcy. Należy sprawdzić wspólny dostęp, monitorowanie kredytów i sposób, w jaki pracownicy rozpoznają nieudane transmisje; sama dodatkowa licencja nie rozwiązuje tych zadań operacyjnych.

Nextiva: uzyskaj konfigurację usługi fax dla sektora ochrony zdrowia

Nextiva oferuje usługi telefoniczne i fax online, ale na stronie poświęconej usłudze fax odróżnia subskrypcje ogólne od vFAX zgodnego z HIPAA, który wymaga osobnej oferty.

Nie należy traktować najniższej ogólnej ceny vFAX jako kosztu wdrożenia telefonu i usługi fax zgodnych z HIPAA. Poproś Nextivę o wskazanie produktu głosowego, oferty usługi fax i łącznych warunków handlowych.

Ograniczenia umowne zasługują na taką samą uwagę jak lista produktów. Odpowiednia oferta musi być w wycenie określona jako zgodna z HIPAA lub oznaczona jako HC i objęta umową BAA.

W przypadku NextivaONE wytyczne zabraniają przesyłania PHI w SMS-ach/MMS-ach oraz w funkcjach Conversations/Rooms. Te funkcje współpracy mogą obejmować kontakty odbierające SMS-y zamiast wiadomości w aplikacji.

Transkrypcja, dostarczanie e-mailem i nagrywanie również wymagają potwierdzenia w ramach zakupionej konfiguracji. Należy poprosić o demonstrację, zamiast zakładać, że te funkcje są zawsze dostępne lub zawsze wyłączone.

Warto rozważyć ofertę dla sektora ochrony zdrowia, oceniając usługę głosową Nextiva lub dodając fax do istniejącego wdrożenia. Należy sprawdzić objęte metody dostarczania, dostęp pracowników i pełny koszt cykliczny.

Kiedy warto rozdzielić telefon i fax

Osobny zakup warto rozważyć, gdy:

• Twój system telefoniczny już skutecznie obsługuje routing, harmonogramy i pocztę głosową.
• Dostęp do usługi fax musi odpowiadać różnym obowiązkom poszczególnych działów.
• Ruch dokumentów wymaga własnego wspólnego limitu i administracji.
• Zastąpienie usługi głosowej oznaczałoby pracę wdrożeniową bez wystarczających korzyści.

Obowiązki pojawiają się po obu stronach. Osobne usługi oznaczają utrzymywanie dwóch relacji z dostawcami, ustaleń dotyczących dostępu i procesów wsparcia.

Rozdzielenie nie jest też automatyczną gwarancją ciągłości działania. Obie usługi nadal mogą zależeć od tego samego łącza internetowego, urządzeń, systemów tożsamości lub lokalnego zasilania.

Fax.Plus jako dedykowany komponent usługi fax

Czterech pracowników zajmujących się skierowaniami i dokumentacją może korzystać z indywidualnych kont Fax.Plus, podczas gdy placówka zachowuje system telefoniczny, który już obsługuje jej połączenia. Fax.Plus zapewnia komponent usługi fax; nie zastępuje usługi głosowej ani nie tworzy wspólnej skrzynki głosowej i skrzynki fax.

W przypadku PHI wymagana konfiguracja Fax.Plus dla sektora ochrony zdrowia to Enterprise, włączone Advanced Security Controls i podpisana umowa BAA. Plany Basic, Premium i Business nie stanowią alternatywnych konfiguracji zgodnych z HIPAA. Wymagania dotyczące planów Fax.Plus.

Plan Enterprise obejmuje 4000 wspólnych płatnych stron, nieograniczoną liczbę członków i dwa numery. Ceny zaczynają się od 79,99 USD miesięcznie w przeliczeniu przy rozliczeniu rocznym, z wyświetlaną opłatą roczną 959,99 USD, lub od 99,99 USD w rozliczeniu miesięcznym.

Dodatkowe płatne strony kosztują 0,03 USD, a dodatkowe numery 4,99 USD miesięcznie. Cennik Fax.Plus.

Ten model dostępu ma znaczenie, gdy kilku pracowników potrzebuje indywidualnych kont fax obok istniejących licencji telefonicznych. Przypisania numerów nadal wpływają na zużycie: strona przychodząca jest liczona raz dla każdego użytkownika przypisanego do numeru odbierającego. Przypisania numerów w Fax.Plus.

Na liczbę płatnych stron mogą też wpływać czas transmisji i mnożniki dla kierunków docelowych. Limit należy oceniać na podstawie definicji rozliczeniowej, a nie zakładać, że w każdej sytuacji oznacza 4000 fizycznych arkuszy. Warunki produktu Fax.Plus.

Pracownicy mogą zarządzać dokumentami w aplikacjach internetowych i mobilnych, z indywidualnym dostępem, rolami i scentralizowanymi mechanizmami kontroli. Raporty z transmisji wspierają działania następcze po wysyłce; nie potwierdzają przeglądu klinicznego ani archiwizacji.

Porównuj koszty według tych samych wymagań

W przypadku praktyki z dziesięcioma użytkownikami telefonu i czterema osobami obsługującymi fax porównaj rzeczywisty koszt dodatkowy: które osoby z personelu potrzebują uprawnień do usługi fax, które subskrypcje trzeba zmienić i które numery trzeba przenieść? Nie zakładaj ani dziesięciu ulepszonych stanowisk, ani czterech licencji bez sprawdzenia oferty.

Uwzględnij zobowiązanie roczne, ceny po zakończeniu promocji, wymagane opłaty, dodatkowe zużycie oraz pozostałe zobowiązania wynikające z obecnej umowy. Porównuj kompletne konfiguracje spełniające te same wymagania; uniwersalna kwota oszczędności pomijałaby te różnice.

Możliwość przeniesienia numeru może przesądzić o zakupie

Przed wyborem dostawcy sporządź wykaz numerów głosowych i numerów fax.

Dla każdego numeru głosowego i numeru fax ustal, z jakiej usługi obecnie korzysta i dokąd ma trafić. Sprawdź możliwość przeniesienia numeru fax i osobno potwierdź możliwość przeniesienia numeru głosowego. Upewnij się, że nowa platforma obsługuje zamierzoną funkcję oraz czy przeniesienie jednej części pakietu zmienia pozostałe usługi.

Warunki przeniesienia numeru do innego dostawcy mają znaczenie również na początku umowy. Zgodnie z opublikowanymi warunkami Fax.Plus numerów zakupionych w Fax.Plus nie można przenieść do innego dostawcy. Numery wcześniej przeniesione do usługi można przenieść z powrotem.

1. Potwierdź kwalifikowalność i dokumentację. Zanim rozpoczniesz zmiany, zapoznaj się z wymaganiami dostawcy docelowego.
2. Przygotuj miejsce docelowe. Skonfiguruj konta, uprawnienia, routing i wymagane umowy.
3. Skoordynuj przeniesienie. Utrzymuj dotychczasowe usługi aktywne, gdy dostawcy realizują proces.
4. Zweryfikuj działanie przed anulowaniem. Sprawdź funkcje połączeń przychodzących i wychodzących, dostęp personelu oraz wszelkie pozostałe usługi.

Pomyślne przeniesienie numeru nie oznacza, że wraz z nim przeniesiono historyczne nagrania, wiadomości głosowe i dokumenty fax. Traktuj dane historyczne jako odrębne wymaganie migracyjne.

Administracja i ciągłość działania wymagają osobnej oceny

Zapytaj, kto może odsłuchiwać wiadomości głosowe, uzyskiwać dostęp do nagrań, otwierać dokumenty fax i zmieniać routing. Obowiązki recepcji w zakresie telefonu mogą nie wymagać dostępu do każdego klinicznego dokumentu fax.

Korzystaj z indywidualnych kont oraz określ procedury odejścia z pracy i zachowany dostęp organizacji. Potwierdź, które funkcje zarządzania tożsamością obejmuje oferta. Sprawdź, kto zajmuje się nieudaną transmisją fax, niewystarczającymi kredytami użycia lub nieobsługiwaną kolejką odbioru.

Ustal, kto zauważa awarie i jakie zatwierdzone rozwiązanie zastępcze obowiązuje. Działający odbiór połączeń nie oznacza, że działa odbiór fax; odrębni dostawcy nadal mogą mieć wspólne zależności od internetu, zasilania lub tożsamości.

Usługa fax świadczona przez firmę VoIP różni się też od podłączenia istniejącego urządzenia fax do ogólnego adaptera VoIP. Jeśli sprzęt fizyczny musi pozostać, potwierdź obsługiwany sprzęt i konfigurację.

Wybierz rozwiązanie odpowiednie dla swojej praktyki

Pakiet telefon + fax warto rozważyć, gdy wymieniasz usługę głosową, a jej możliwości w zakresie fax spełniają wymagania praktyki.

Dedykowaną usługę fax warto rozważyć, gdy obecny system telefoniczny działa dobrze lub gdy fax wymaga własnego limitu, modelu dostępu i administracji.

Fax.Plus Enterprise wspiera drugie podejście dzięki wspólnej puli rozliczanych stron fax i nieograniczonej liczbie członków, z zastrzeżeniem wymagań HIPAA i zasad użycia. Zachowaj działający przepływ pracy z telefonem, a komponent fax oceń pod kątem zadań personelu i wolumenu dokumentów, które ma obsłużyć.