符合 HIPAA 要求的电话和 fax 服务

您的诊所需要让患者能够联系前台，也需要让外部机构能够发送病历。您可能已经有一套运行良好的电话系统、一个固定的 fax 号码，以及依赖这两者的员工。

应该把所有服务都迁移到同一个提供商，还是将语音和 fax 分开？

使用同一提供商可以简化采购和管理，但并不自动意味着只有一个号码、一份订阅或完全相同的安全要求。平台可能已包含 fax，也可能通过额外许可出售 fax，或要求另行购买专门的医疗 fax 产品。

如果您现有的电话系统运行良好，保留它并添加专用 fax 是一个切实可行的选择。在决定同时迁移两项服务之前，请先比较员工访问权限、文档用量和现有号码。

本指南将分析这些采购模式，说明 RingRx、RingCentral、Dialpad 和 Nextiva 如何处理 fax，并介绍 Fax.Plus 作为独立文档交换服务所处的位置。

购买电话和 fax 的三种方式

配置得当的捆绑套餐或分开的服务都可以满足诊所的要求。如果现有电话套餐已包含合适的 fax 功能，请先确认其范围，再考虑添加订阅。

什么样的电话和 fax 服务适合 HIPAA 工作流程？

美国卫生与公众服务部 (HHS) 将仅作为传输通道（conduit）的电信提供商，与代表受保护实体创建、接收或维护受保护健康信息 (PHI) 的供应商区分开来。存储录音或转录文本可能会产生超出临时通话连接范围的业务伙伴义务。

请评估具体服务，而不要想当然地认为每一通电话都需要 Business Associate Agreement (BAA)，或电信公司销售的每种产品都可免除。HHS 纯音频远程医疗指南。

对于电话加 fax 的方案，请确认：

• 适用的 BAA 涵盖哪些服务。
• 录音、语音邮件、转录文本和 fax 文档是否会被存储。
• 医疗场景配置中允许使用哪些功能和传送方式。
• 需要哪些订阅、启用步骤和员工操作流程。

一份协议可能涵盖多项服务，但其适用范围需要核实。不应假定涵盖某一产品的 BAA 同样适用于所有相连的应用。

电话号码或手机本身并不能单独获得“HIPAA 认证”。关键在于服务安排、配置以及信息的处理方式。

电话与 fax 服务提供商：各套餐包含哪些内容

以下价格均以美元计。请比较符合条件的电话加 fax 配置，而不是宣传的最低语音价格。

RingRx：符合条件的医疗电话套餐已包含 fax

Grow 每用户每月 19 美元，包含网页 fax。Clinic 每用户每月 25 美元，支持网页 fax 和 fax 机 fax。Lite 为 15 美元，不包含 fax。因此，Lite 的起步价并不代表电话加 fax 的套餐组合。

价格不含适用的税费和其他费用，包括额外的消息注册费。请在方案中确认合约期限和计费条款。

Grow 和 Clinic 提供各自独立的语音号码和 fax 号码。使用同一供应商，并不意味着患者和转诊机构会用同一个号码处理这两类事务。

所有套餐均可提供标准 BAA。在通过所涵盖的服务处理 PHI 之前，请先获取适用的协议。

如果您要替换电话服务，并且需要浏览器 fax，或通过 Clinic 使用 fax 机 fax，可以考虑 RingRx。请演示接收 fax 的权限、号码配置，以及保留实体 fax 机所需的任何硬件。

RingCentral：比较捆绑通信服务与独立 fax 服务

RingCentral 既在通信套餐中提供 fax，也提供单独的 fax 订阅。

请询问包含贵机构员工所需 fax 功能的当前电话订阅，包括其用户许可和使用条款。独立 fax 订阅属于另一项采购，其价格并不代表完整的电话加 fax 套餐。

用于医疗场景时，请确认Business Associate Agreement (BAA) 及所涵盖的配置。请单独评估相连的电子邮件系统和第三方应用，而不要假定该协议涵盖整个工作流程。

如果机构已在使用 RingCentral，或正在替换多种通信工具，请说明谁可以管理 fax，以及哪些员工需要所提议的订阅。将这份完整方案与您选定的语音服务加专用 fax 方案进行比较。

Dialpad：同一供应商，需另购 fax 许可证和额度

其文档说明 fax 许可证需单独购买。按文档所述安排，获得许可的线路每月最多包含 1,000 页本地发送页数。这并不是收发合计的额度，也不是自动在整个机构内共享的配额。

请在方案中获取实际的许可证费用和目的地费率。接收 fax 需要额度；如果没有可用余额，账户将无法接收 fax。

fax 使用单独的号码，该号码无法处理语音通话或短信。Dialpad 支持在桌面端和移动端使用个人线路和共享线路的 fax 工作流程。

如果因额度不足而发送失败，充值后不会自动重新发送：员工必须重新发起传输。

Dialpad 在签署适用的 BAA 后支持 HIPAA 用途，并将 fax 纳入其医疗健康功能中。

现有 Dialpad 客户可以评估通过同一供应商使用 fax。请演示共享访问、额度监控，以及员工如何识别未成功的传输；仅靠额外的许可证并不能解决这些运营任务。

Nextiva：获取针对医疗健康的 fax 配置

Nextiva 提供电话服务和在线 fax，但其 fax 页面将通用订阅与 符合 HIPAA 的 vFAX 区分开来，后者需要单独的方案。

请勿将最低的通用 vFAX 价格视为符合 HIPAA 要求的电话加 fax 部署的成本。请要求 Nextiva 明确说明语音产品、fax 产品以及合并的商业条款。

合同限制与产品清单同样值得关注。报价单上必须将合适的产品标明为符合 HIPAA 或 HC，并附有 BAA。

对于 NextivaONE，相关指南禁止在 SMS/MMS 以及 Conversations/Rooms 中使用 PHI。这些协作功能可能包括接收短信的联系人，而不是应用内的消息。

转录、电子邮件投递和录音也需要在所购买的配置中确认。请要求演示，而不要假定这些功能一律可用或一律禁用。

评估 Nextiva 语音服务或为现有部署添加 fax 时，请考虑针对医疗健康的产品。请演示所涵盖的投递方式、员工访问权限以及完整的经常性费用。

何时适合将电话与 fax 分开

在以下情况下，值得考虑分开采购：

• 您的电话系统已经能够有效处理呼叫路由、日程安排和语音邮件。
• fax 访问需要对应不同部门的职责。
• 文档流量需要独立的共享额度和管理。
• 替换语音服务会带来实施工作，却没有足够的收益。

双方都有相应的责任。分开的服务意味着需要维护两个供应商关系、两套访问安排和两套支持流程。

分开也并不自动保证业务连续性。两项服务仍可能依赖同一条互联网连接、同一批设备、同一身份系统或同一本地电源。

Fax.Plus 作为专用 fax 组件

负责转诊和记录的四名员工可以使用各自独立的 Fax.Plus 账户，而机构继续使用已在处理通话的电话系统。Fax.Plus 提供 fax 组件；它不会取代语音服务，也不会创建语音与 fax 共用的收件箱。

对于 PHI，Fax.Plus 所要求的医疗健康配置为 Enterprise、已启用的 Advanced Security Controls 以及已签署的 BAA。Basic、Premium 和 Business 不提供其他符合 HIPAA 要求的配置。Fax.Plus 套餐要求。

Enterprise 包含 4,000 页共享计费页数、不限数量的成员和两个号码。年付时价格从每月折合 $79.99 起，显示的年费为 $959.99；按月付费则从 $99.99 起。

额外的计费页数每页 $0.03，额外的号码每月 $4.99。Fax.Plus 定价。

当多名员工在现有电话许可证之外还需要各自独立的 fax 账户时，这种访问模式很适用。号码分配仍会影响消耗量：每接收一页，分配给接收号码的每位用户各计一次。Fax.Plus 号码分配。

传输时长和目的地倍率也会影响计费页数。请依据计费定义来评估额度，而不要假定在任何情况下都是 4,000 张实际纸张。Fax.Plus 产品条款。

员工可以通过网页端和移动应用管理文档，并享有个人访问权限、角色和集中控制。传输报告有助于跟进发送情况；它们并不能证明已完成临床审核或归档。

以相同的需求来比较成本

如果某诊所有十位电话用户，其中四名员工负责处理 fax，请比较实际的增量成本：哪些员工需要 fax 权限，哪些订阅必须变更，哪些号码必须迁移？在核对方案之前，不要想当然地认为需要升级十个席位或购买四个许可证。

请将年度合约、促销期后的价格、必要费用、额外用量以及现有合同下的剩余义务一并计入。比较满足相同需求的完整配置；笼统的“通用节省金额”会忽略这些差异。

号码可携性可能决定采购选择

选择服务商之前，请先盘点语音号码和 fax 号码。

针对每个语音号码和 fax 号码，确认其当前服务及预期去向。请查看fax 号码转移资格，并单独确认语音号码的可携性。确认新平台是否支持预期功能，以及迁移套餐中的某一部分是否会影响其他服务。

合同开始阶段就要关注转出条件。根据 Fax.Plus 公布的条款，从 Fax.Plus 购买的号码无法转出。之前转入该服务的号码则可以转出。

1. 确认资格和文件要求。在发起变更之前，先获取接收服务商的要求。
2. 准备目标环境。配置账户、权限、路由和所需协议。
3. 协调转移。在各服务商办理转移流程期间，保持现有服务处于启用状态。
4. 取消前先验证运行情况。检查呼入和呼出功能、员工访问权限以及所有剩余服务。

号码转移成功并不意味着历史录音、语音邮件和 fax 文档也随之迁移。请将历史数据视为单独的迁移需求。

管理与业务连续性需要单独评估

请确认谁可以收听语音邮件、访问录音、打开 fax 文档以及更改路由。前台人员的电话职责不一定需要访问每一份临床 fax。

使用个人账户，并明确人员离职流程以及机构需保留的访问权限。确认方案包含哪些身份管理功能。测试由谁来处理 fax 发送失败、用量额度不足或接收队列无人处理的情况。

明确由谁来发现故障，以及采用哪种经批准的替代方案。通话接听正常并不能说明 fax 接收也正常；即使是不同的供应商，也可能共用互联网、电力或身份验证方面的依赖项。

由 VoIP 公司提供的 fax 服务，也不同于将现有 fax 机连接到通用 VoIP 适配器。如果必须保留实体设备，请确认所支持的硬件和配置。

选择适合您诊所的方案

如果您要更换语音服务，且其 fax 功能满足诊所的需求，则电话与 fax 捆绑套餐值得考虑。

如果现有电话系统运行良好，或者 fax 需要独立的额度、访问模式和管理方式，则专用 fax 服务值得考虑。

Fax.Plus Enterprise 支持第二种方式，提供共享的计费 fax 容量和不限数量的成员，但须遵守其 HIPAA 要求和使用规则。保留行之有效的电话工作流程，并根据 fax 需要承担的员工任务和文档量来评估 fax 部分。