HIPAA Uyumlu Telefon ve Faks Hizmetleri

Muayenehaneniz, hastaların ön büroya ulaşabilmesine ve dış kuruluşların kayıtları gönderebilmesine ihtiyaç duyar. Halihazırda çalışan bir telefon sisteminiz, yerleşik bir faks numaranız ve her ikisine de bağımlı personeliniz olabilir.

Her şeyi tek bir sağlayıcıya mı taşımalısınız, yoksa ses ve faksı ayrı mı tutmalısınız?

Tek bir sağlayıcı, satın alma ve yönetimi basitleştirebilir; ancak bu, otomatik olarak tek numara, tek abonelik veya aynı güvenlik gereksinimleri anlamına gelmez. Bir platform faksı dahil edebilir, ek bir lisans aracılığıyla satabilir veya ayrı bir sağlık hizmeti faks ürünü gerektirebilir.

Telefon sisteminiz zaten iyi çalışıyorsa, onu koruyup özel faks eklemek pratik bir seçenektir. Her iki hizmeti de taşımaya karar vermeden önce personel erişimini, belge kullanımını ve mevcut numaraları karşılaştırın.

Bu kılavuz söz konusu satın alma modellerini inceler, RingRx, RingCentral, Dialpad ve Nextiva'nın faksı nasıl ele aldığını açıklar ve Fax.Plus'ın ayrı bir belge değişim hizmeti olarak nereye oturduğunu gösterir.

Telefon ve faksı satın almanın üç yolu

Uygun şekilde yapılandırılmış bir paket veya ayrı hizmetler, bir muayenehanenin gereksinimlerini karşılayabilir. Mevcut telefon planı zaten uygun faks hizmeti içeriyorsa, abonelik eklemeden önce kapsamını netleştirin.

Telefon ve faks hizmetlerini HIPAA iş akışları için uygun kılan nedir?

ABD Sağlık ve İnsan Hizmetleri Bakanlığı (HHS), yalnızca bir iletim kanalı olarak görev yapan telekomünikasyon sağlayıcısı ile kapsama giren bir kuruluş adına korunan sağlık bilgilerini (PHI) oluşturan, alan veya tutan bir satıcı arasında ayrım yapar. Kayıtların veya transkriptlerin saklanması, geçici bir çağrı bağlantısının ötesinde iş ortağı yükümlülükleri doğurabilir.

Her telefon görüşmesinin Business Associate Agreement (BAA) gerektirdiğini veya bir telekom şirketinin sattığı her ürünün muaf olduğunu varsaymak yerine hizmeti değerlendirin. HHS'nin yalnızca sesli telesağlık rehberi.

Telefon ve faks teklifi için şunları netleştirin:

• Geçerli BAA'nın hangi hizmetleri kapsadığı.
• Kayıtların, sesli mesajların, transkriptlerin ve faks belgelerinin saklanıp saklanmadığı.
• Sağlık hizmeti yapılandırmasında hangi özelliklere ve iletim yöntemlerine izin verildiği.
• Hangi aboneliğin, etkinleştirme adımlarının ve personel prosedürlerinin gerekli olduğu.

Tek bir sözleşme birkaç hizmeti kapsayabilir, ancak kapsamının doğrulanması gerekir. Bir ürünü kapsayan BAA'nın bağlı her uygulamayı da kapsadığı varsayılmamalıdır.

Bir telefon numarası veya ahize tek başına “HIPAA sertifikalı” değildir. Önemli olan; hizmet düzeni, yapılandırma ve bilgilerin işlenme biçimidir.

Telefon ve fax sağlayıcıları: planların içerdikleri

Aşağıdaki fiyatlar ABD doları cinsindendir. En düşük ilan edilen ses fiyatını değil, uygun telefon ve fax yapılandırmasını karşılaştırın.

RingRx: uygun sağlık hizmeti telefon planlarına dahil fax

Grow, kullanıcı başına aylık 19 $ tutarındadır ve web fax içerir. Clinic, kullanıcı başına aylık 25 $ tutarındadır ve web ile makine faksını destekler. Lite 15 $ tutarındadır ve fax içermez. Bu nedenle Lite başlangıç fiyatı, telefon ve fax paketini temsil etmez.

Fiyatlara, ek mesajlaşma kayıt ücretleri dahil olmak üzere geçerli vergiler ve ücretler dahil değildir. Taahhüt ve faturalandırma koşullarını teklifte doğrulayın.

Grow ve Clinic, ayrı ses ve fax numaraları sağlar. Ortak bir sağlayıcı kullanmak, hastaların ve sevk eden ofislerin her iki iş için de aynı numarayı kullanacağı anlamına gelmez.

Planların tamamında standart bir BAA sunulur. Kapsanan hizmet üzerinden PHI işlemeden önce geçerli sözleşmeyi edinin.

Telefon hizmetini değiştirirken tarayıcıdan fax gönderme veya Clinic üzerinden makine faksı gerekiyorsa RingRx'i değerlendirin. Gelen fax izinlerini, numara yapılandırmasını ve fiziksel bir fax makinesini kullanmaya devam etmek için gereken donanımı gösterim üzerinden doğrulayın.

RingCentral: paket iletişim hizmetini bağımsız faxla karşılaştırın

RingCentral, fax hizmetini bir iletişim planı içinde ve ayrı bir fax aboneliği aracılığıyla sunar.

Personelinizin ihtiyaç duyduğu fax özelliklerini içeren güncel telefon aboneliğini, kullanıcı lisanslaması ve kullanım koşullarıyla birlikte isteyin. Bağımsız fax aboneliği farklı bir satın alımdır ve fiyatı eksiksiz bir telefon ve fax paketini temsil etmez.

Sağlık hizmeti kullanımı için Business Associate Agreement (BAA) ve kapsanan yapılandırmayı belirleyin. Sözleşmenin tüm iş akışını kapsadığını varsaymak yerine bağlı e-posta sistemlerini ve üçüncü taraf uygulamalarını ayrıca değerlendirin.

Zaten RingCentral kullanan veya birden fazla iletişim aracını değiştiren bir kuruluşsanız, faksları kimin yönetebileceğini ve önerilen aboneliğe hangi personelin ihtiyaç duyduğunu gösterin. Bu eksiksiz teklifi, seçtiğiniz ses hizmeti planı ve ayrı bir fax çözümüyle karşılaştırın.

Dialpad: tek tedarikçi, ek fax lisansları ve kredileriyle

Dokümantasyonu, ayrıca satın alınan bir fax lisansını açıklıyor. Lisanslı hat, belgelenmiş düzenleme kapsamında ayda 1.000 yerel giden sayfaya kadar hak tanır. Bu, gelen ve giden için birleşik bir hak ya da otomatik olarak havuzlanan bir muayenehane kotası değildir.

Teklifte gerçek lisans ücretini ve varış noktası tarifelerini edinin. Gelen fax alımı kredi gerektirir; kullanılabilir bakiye yoksa hesap fax alamaz.

Fax, sesli aramaları veya SMS'i işleyemeyen ayrı bir numara kullanır. Dialpad, masaüstü ve mobilde kişisel ve paylaşımlı hat fax iş akışlarını destekler.

Kredi bulunmadığı için bir gönderim başarısız olursa, bakiye eklemek gönderimi otomatik olarak yeniden başlatmaz: personelin iletimi yeniden başlatması gerekir.

Dialpad, geçerli imzalı BAA ile HIPAA kullanımını destekler ve fax'ı sağlık hizmetleri yetenekleri arasında sunar.

Mevcut Dialpad müşterileri fax'ı aynı tedarikçi üzerinden değerlendirebilir. Paylaşımlı erişimi, kredi izlemeyi ve personelin başarısız iletimleri nasıl belirleyeceğini gösterin; ek lisans tek başına bu operasyonel görevleri çözmez.

Nextiva: sağlık hizmetlerine özel fax yapılandırmasını edinin

Nextiva telefon hizmetleri ve çevrimiçi fax sunar; ancak fax sayfası genel abonelikleri, ayrı bir teklif gerektiren HIPAA uyumlu vFAX'tan ayırır.

En düşük genel vFAX fiyatını, HIPAA'ya uygun bir telefon ve fax dağıtımının maliyeti olarak kullanmayın. Nextiva'dan ses ürününü, fax teklifini ve birleşik ticari koşulları belirtmesini isteyin.

Sözleşmesel kısıtlamalar, ürün listesi kadar dikkat hak eder. Uygun teklif, teklifte BAA ile birlikte HIPAA uyumlu veya HC olarak tanımlanmalıdır.

NextivaONE için yönergeler, SMS/MMS içinde ve Konuşmalar/Odalar içinde PHI kullanımını yasaklar. Bu iş birliği özellikleri, uygulama içindeki mesajlar yerine SMS alan kişileri içerebilir.

Transkripsiyon, e-posta ile teslimat ve kayıt da satın alınan yapılandırma içinde doğrulama gerektirir. Bu özelliklerin herkes için kullanılabilir veya herkes için devre dışı olduğunu varsaymak yerine bir demo isteyin.

Nextiva ses hizmetini değerlendirirken veya mevcut bir dağıtıma fax eklerken sağlık hizmetlerine özel teklifi göz önünde bulundurun. Kapsanan teslim yöntemlerini, personel erişimini ve toplam yinelenen maliyeti gösterin.

Telefon ve fax'ı ayrı tutmanın mantıklı olduğu durumlar

Ayrı satın alma şu durumlarda değerlendirilmeye değerdir:

• Telefon sisteminiz yönlendirmeyi, çalışma programlarını ve sesli mesajı zaten etkili biçimde yönetiyorsa.
• Fax erişiminin farklı departman sorumluluklarına göre ayarlanması gerekiyorsa.
• Belge trafiği kendine ait bir paylaşımlı hak ve yönetim gerektiriyorsa.
• Ses hizmetini değiştirmek, yeterli fayda sağlamadan uygulama işi yaratacaksa.

Her iki tarafta da sorumluluklar vardır. Ayrı hizmetler, iki tedarikçi ilişkisini, erişim düzenlemelerini ve destek süreçlerini sürdürmek anlamına gelir.

Ayrı tutmak da otomatik bir süreklilik garantisi değildir. Her iki hizmet de yine aynı internet bağlantısına, cihazlara, kimlik sistemlerine veya yerel elektriğe bağlı olabilir.

Özel fax bileşeni olarak Fax.Plus

Sevkleri ve kayıtları yöneten dört personel, muayenehane aramalarını zaten yöneten telefon sistemini korurken bireysel Fax.Plus hesaplarını kullanabilir. Fax.Plus fax bileşenini sağlar; ses hizmetinin yerini almaz ve ortak bir ses ve fax gelen kutusu oluşturmaz.

PHI için gerekli Fax.Plus sağlık hizmetleri düzenlemesi, Enterprise, etkinleştirilmiş Advanced Security Controls ve imzalı bir BAA'dır. Basic, Premium ve Business, alternatif HIPAA'ya uygun yapılandırmalar sunmaz. Fax.Plus plan gereksinimleri.

Enterprise, 4.000 paylaşımlı faturalandırılabilir sayfa, sınırsız üye ve iki numara içerir. Fiyatlar, yıllık ödemede aylık 79,99 $ eşdeğerinden (gösterilen yıllık ücret 959,99 $) veya aylık ödemede 99,99 $'dan başlar.

Ek faturalandırılabilir sayfalar 0,03 $, ek numaralar ise aylık 4,99 $ tutarındadır. Fax.Plus fiyatlandırması.

Bu erişim modeli, mevcut telefon lisanslarının yanında birkaç personelin bireysel fax hesaplarına ihtiyaç duyduğu durumlarda geçerlidir. Numara atamaları yine de tüketimi etkiler: gelen bir sayfa, alıcı numaraya atanmış her kullanıcı için bir kez sayılır. Fax.Plus numara atamaları.

İletim süresi ve varış noktası çarpanları da faturalandırılabilir sayıyı etkileyebilir. Hakkı, her durumda 4.000 fiziksel sayfa olduğunu varsaymak yerine faturalandırma tanımına göre değerlendirin. Fax.Plus ürün koşulları.

Personel, belgeleri web ve mobil uygulamalar üzerinden bireysel erişim, roller ve merkezi denetimlerle yönetebilir. İletim raporları bir gönderimin takibini destekler; klinik inceleme veya dosyalama sağladığı anlamına gelmez.

Maliyetleri aynı gereksinimleri kullanarak karşılaştırın

On telefon kullanıcısı ve faksla ilgilenen dört personeli olan bir muayenehane için gerçek ek maliyeti karşılaştırın: Hangi personelin faks izinlerine ihtiyacı var, hangi abonelikler değişmeli ve hangi numaralar taşınmalı? Teklifi kontrol etmeden ne on adet yükseltilmiş kullanıcı lisansı ne de dört lisans varsayın.

Yıllık taahhüdü, promosyon sonrası fiyatları, zorunlu ücretleri, ek kullanımı ve mevcut sözleşmeden kalan yükümlülükleri dahil edin. Aynı gereksinimleri karşılayan eksiksiz yapılandırmaları karşılaştırın; evrensel bir tasarruf rakamı bu farkları göz ardı eder.

Numara taşınabilirliği satın alma kararını belirleyebilir

Sağlayıcı seçmeden önce ses ve faks numaralarının envanterini çıkarın.

Her ses ve faks numarası için mevcut hizmetini ve taşınacağı hedefi belirleyin. Faks numarası aktarımı uygunluğunu kontrol edin ve ses numarasının taşınabilirliğini ayrıca doğrulayın. Yeni platformun amaçlanan işlevi destekleyip desteklemediğini ve bir paketin yalnızca bir bölümünü taşımanın diğer hizmetleri etkileyip etkilemediğini teyit edin.

Taşıma koşulları sözleşmenin başında da önemlidir. Fax.Plus’ın yayımlanmış şartlarına göre, Fax.Plus’tan satın alınan numaralar başka bir sağlayıcıya taşınamaz. Hizmete daha önce taşınmış olan numaralar ise dışarı aktarılabilir.

1. Uygunluğu ve belgeleri doğrulayın. Değişiklikleri başlatmadan önce alıcı sağlayıcının gereksinimlerini edinin.
2. Hedefi hazırlayın. Hesapları, izinleri, yönlendirmeyi ve gerekli sözleşmeleri yapılandırın.
3. Aktarımı koordine edin. Sağlayıcılar süreci yürütürken mevcut hizmetleri etkin tutun.
4. İptalden önce çalışmayı doğrulayın. Gelen ve giden işlevleri, personel erişimini ve kalan hizmetleri kontrol edin.

Numaranın başarıyla aktarılması, geçmiş kayıtların, sesli mesajların ve faks belgelerinin de onunla birlikte taşındığı anlamına gelmez. Geçmiş verileri ayrı bir taşıma gereksinimi olarak ele alın.

Yönetim ve süreklilik ayrı bir değerlendirme gerektirir

Sesli mesajları kimin dinleyebileceğini, kayıtlara kimin erişebileceğini, faks belgelerini kimin açabileceğini ve yönlendirmeyi kimin değiştirebileceğini sorun. Bir resepsiyonistin telefon sorumlulukları, her klinik faksa erişimi gerektirmeyebilir.

Bireysel hesaplar kullanın; ayrılış prosedürlerini ve kurumun elinde tutacağı erişimi tanımlayın. Teklifin hangi kimlik yönetimi özelliklerini içerdiğini doğrulayın. Başarısız bir faksı, yetersiz kullanım kredisini veya başında kimsenin olmadığı bir alım kuyruğunu kimin ele alacağını test edin.

Arızaları kimin fark edeceğini ve hangi onaylı alternatifin uygulanacağını belirleyin. Çalışan bir arama alımı, faks alımının da çalıştığını göstermez; ayrı tedarikçiler yine de internet, elektrik veya kimlik bağımlılıklarını paylaşıyor olabilir.

Bir VoIP şirketinin sunduğu faks hizmeti, mevcut bir faks cihazını genel bir VoIP adaptörüne bağlamaktan da farklıdır. Fiziksel ekipmanın kalması gerekiyorsa desteklenen donanımı ve yapılandırmayı doğrulayın.

Muayenehanenize uygun düzenlemeyi seçin

Ses hizmetinizi değiştiriyorsanız ve paketin faks yetenekleri muayenehanenin gereksinimlerini karşılıyorsa, telefon ve faks paketi dikkate alınmaya değerdir.

Mevcut telefon sistemi iyi çalışıyorsa veya faksın kendi kullanım hakkına, erişim modeline ve yönetimine ihtiyacı varsa, özel bir faks hizmeti dikkate alınmaya değerdir.

Fax.Plus Enterprise, paylaşılan faturalandırılabilir faks kapasitesi ve sınırsız üyeyle ikinci yaklaşımı destekler; HIPAA gereksinimleri ve kullanım kuralları geçerlidir. İyi çalışan telefon iş akışını koruyun ve faks bileşenini, karşılaması gereken personel görevleri ve belge hacmi açısından değerlendirin.