HIPAA に準拠した電話・fax サービス

貴院では、患者が受付に連絡でき、外部の組織が記録を送信できる必要があります。すでに稼働中の電話システムや、長年使っているfax番号があり、スタッフがその両方に頼っている場合もあるでしょう。

すべてを1つのプロバイダーに移行すべきでしょうか。それとも、音声とfaxを別々に維持すべきでしょうか。

1社にまとめると購入や管理は簡単になりますが、電話番号やサブスクリプションが1つになるとは限らず、セキュリティ要件も同一になるとは限りません。プラットフォームによっては、faxが含まれている場合、追加ライセンスとして販売されている場合、または別途ヘルスケア向けのfaxサービスが必要な場合があります。

現在の電話システムがうまく機能しているなら、それを維持して専用faxを追加するのも現実的な選択肢です。両方のサービスを移行する前に、スタッフのアクセス、ドキュメントの利用量、既存の電話番号を比較してください。

このガイドでは、これらの購入モデルを検討し、RingRx、RingCentral、Dialpad、Nextivaがfaxをどのように扱っているかを説明するとともに、Fax.Plusが独立したドキュメント交換サービスとしてどのような位置づけにあるかを示します。

電話とfaxを購入する3つの方法

適切に構成されたバンドルでも、別々のサービスでも、医療機関の要件を満たすことができます。既存の電話プランにすでに適切なfax機能が含まれている場合は、サブスクリプションを追加する前にその範囲を確認してください。

電話とfaxのサービスがHIPAAのワークフローに適しているかどうかは、何で決まりますか？

米国保健福祉省(HHS)は、単なる伝送経路（コンジット）として機能する通信事業者と、対象事業者に代わって保護対象保健情報(PHI)を作成、受領、または保持するベンダーを区別しています。録音や文字起こしを保存する場合、一時的な通話接続にとどまらず、Business Associateとしての義務が生じる可能性があります。

すべての電話にBusiness Associate Agreement(BAA)が必要だと決めつけたり、通信会社が販売するすべての製品が対象外だと考えたりせず、サービスごとに評価してください。HHSの音声のみの遠隔医療に関するガイダンス。

電話とfaxの提案を検討する際は、次の点を確認してください。

• 該当するBAAがどのサービスを対象としているか。
• 録音、ボイスメール、文字起こし、faxドキュメントが保存されるかどうか。
• 医療向け構成で、どの機能と送受信方法が許可されているか。
• どのサブスクリプション、有効化手順、スタッフ向け手順が必要か。

1つの契約書で複数のサービスをカバーできる場合もありますが、その適用範囲は確認が必要です。1つの製品を対象とする BAA が、連携しているすべてのアプリケーションに及ぶと考えてはいけません。

電話番号や電話機そのものが単独で「HIPAA認証」を受けることはありません。重要なのは、サービスの提供形態、設定、情報の取り扱いです。

電話と fax のプロバイダー：各プランに含まれる内容

以下の価格は米ドル表記です。宣伝されている最安の音声通話料金ではなく、対象となる電話と fax の構成を比較してください。

RingRx：対象の医療向け電話プランに fax を含む

Grow は1ユーザーあたり月額19ドルで、Web fax を含みます。Clinic は1ユーザーあたり月額25ドルで、Web fax とマシン fax に対応します。Lite は15ドルで、fax は含まれません。そのため、Lite の開始価格は電話と fax のパッケージ価格を表すものではありません。

価格には、メッセージ登録の追加料金を含む、適用される税金や手数料は含まれていません。契約期間や請求条件は提案書で確認してください。

Grow と Clinic では、音声通話用と fax 用の番号が別々に提供されます。ベンダーが同じでも、患者や紹介元の医療機関が両方の用途に同じ番号を使えるわけではありません。

標準の BAA は全プランで利用できます。対象サービスで PHI を取り扱う前に、該当する契約を取得してください。

電話サービスを切り替える際に、ブラウザからの fax 送信、または Clinic によるマシン fax が必要な場合は、RingRx を検討してください。受信 fax の権限、番号の設定、物理的な fax 機を継続利用するために必要なハードウェアについて、実際に確認してください。

RingCentral：バンドル型コミュニケーションと単独の fax を比較

RingCentral では、コミュニケーションプランに含まれる fax と、別個の fax サブスクリプションの両方を提供しています。

スタッフに必要な fax 機能を含む現行の電話サブスクリプションについて、ユーザーライセンスや利用条件も含めて確認してください。単独の fax サブスクリプションは別の購入商品であり、その価格は電話と fax を合わせた完全なパッケージの価格を表すものではありません。

医療向けに利用する場合は、Business Associate Agreement(BAA)と対象となる構成を確認してください。連携しているメールシステムやサードパーティ製アプリケーションは、契約がワークフロー全体をカバーすると想定せず、個別に評価してください。

すでに RingCentral を利用している組織や、複数のコミュニケーションツールの置き換えを検討している組織は、誰が fax を管理できるのか、また提案されたサブスクリプションがどのスタッフに必要かを明確にしてください。その提案全体を、選択した音声サービスと専用 fax を組み合わせた構成と比較してください。

Dialpad：単一のサプライヤーで、fax ライセンスと残高を追加

ドキュメントには、別途購入する fax ライセンスについて記載されています。記載された内容では、ライセンスを付与した回線には月あたり最大1,000ページの国内発信が含まれます。これは受信と送信を合算した利用枠ではなく、また医療機関全体で自動的に共有される利用枠でもありません。

提案書で、実際のライセンス料金と送信先ごとの料金を確認してください。fax の受信には残高が必要で、利用可能な残高がない場合、アカウントは fax を受信できません。

fax には別の番号が使用され、その番号では音声通話や SMS を扱えません。Dialpad は、デスクトップとモバイルの両方で、個人回線と共有回線の fax ワークフローをサポートしています。

残高不足で送信に失敗した場合、資金を追加しても自動的には再送されません。スタッフが送信をやり直す必要があります。

Dialpad は、該当する署名済みの BAA を前提として HIPAA の利用をサポートしており、ヘルスケア向け機能に fax を含めています。

既存の Dialpad のお客様は、同じサプライヤーで fax を評価できます。共有アクセス、残高の監視、送信に失敗した際にスタッフがそれを把握する方法を確認してください。追加ライセンスだけでは、これらの運用上の課題は解決しません。

Nextiva：ヘルスケア専用の fax 構成を確認する

Nextiva は電話サービスとオンライン fax を提供していますが、fax のページでは一般的なサブスクリプションとHIPAA 準拠の vFAXが区別されており、後者には別途見積もりが必要です。

一般向け vFAX の最低価格を、HIPAA に対応可能な電話と fax の導入費用として扱わないでください。Nextiva に、音声製品、fax 製品、および組み合わせた場合の商業条件を明示するよう依頼してください。

製品一覧と同様に、契約上の制限にも注意が必要です。見積書では、該当する製品が HIPAA 準拠またはHCとして明記され、BAA が付随している必要があります。

NextivaONE では、ガイドラインにより、SMS/MMS および Conversations/Rooms での PHI の使用が禁止されています。これらのコラボレーション機能では、アプリケーション内のメッセージではなく SMS を受信する連絡先が含まれる場合があります。

文字起こし、メール配信、録音についても、購入した構成の中で確認が必要です。これらの機能が常に利用可能である、あるいは常に無効であると決めつけず、デモを依頼してください。

Nextiva の音声サービスを評価する場合や、既存の環境に fax を追加する場合は、ヘルスケア専用の製品を検討してください。対象となる配信方法、スタッフのアクセス、定期的な費用の総額を確認してください。

電話と fax を分けておくのが適しているケース

次のような場合は、別々に購入することを検討する価値があります。

• 電話システムで、すでにルーティング、スケジュール、ボイスメールが適切に処理されている。
• fax へのアクセスを、部門ごとに異なる担当範囲に合わせる必要がある。
• ドキュメントのやり取りに、専用の共有利用枠と管理が必要である。
• 音声サービスを置き換えても、十分なメリットがないまま導入作業だけが発生する。

どちらの側にも負担があります。サービスを分けると、2つのベンダーとの関係、アクセスの取り決め、サポート体制を維持する必要があります。

また、分離したからといって継続性が自動的に保証されるわけではありません。どちらのサービスも、同じインターネット接続、デバイス、ID システム、または現地の電源に依存している可能性があります。

専用の fax コンポーネントとしての Fax.Plus

紹介状や記録を扱う4人のスタッフが個別の Fax.Plus アカウントを使いつつ、医療機関は通話を処理している既存の電話システムをそのまま使い続けられます。Fax.Plus は fax の機能を提供するもので、音声サービスの代わりにはならず、音声と fax を共有する受信トレイも作成しません。

PHI を扱う場合、Fax.Plus で必要となるヘルスケア向けの構成は、Enterprise、有効化された Advanced Security Controls、署名済みの BAAです。Basic、Premium、Business には、HIPAA に対応可能な代替構成はありません。Fax.Plus のプラン要件。

Enterprise には、共有の課金対象ページ4,000ページ、無制限のメンバー、2つの電話番号が含まれます。料金は年払いで月額換算79.99ドルから（表示されている年額は959.99ドル）、または月払いで99.99ドルからです。

追加の課金対象ページは1ページあたり0.03ドル、追加の電話番号は月額4.99ドルです。Fax.Plus の料金。

このアクセスモデルは、既存の電話ライセンスに加えて、複数のスタッフがそれぞれ個別の fax アカウントを必要とする場合に適しています。電話番号の割り当ては、引き続き消費量に影響します。受信した1ページは、受信用の番号に割り当てられたユーザーごとに1回ずつカウントされます。Fax.Plus の電話番号の割り当て。

送信時間や送信先ごとの倍率も、課金対象ページ数に影響する場合があります。あらゆる状況で物理的な用紙4,000枚分と決めつけず、課金の定義に基づいて利用枠を評価してください。Fax.Plus の製品規約。

スタッフは、個別のアクセス、ロール、一元的な管理機能を備えたウェブおよびモバイルアプリケーションでドキュメントを管理できます。送信レポートは送信後のフォローアップに役立ちますが、臨床上の確認や記録への保管を証明するものではありません。

同じ要件でコストを比較する

電話ユーザーが10人、faxを担当するスタッフが4人いる医療機関の場合、実際に増加する費用を比較してください。どのスタッフにfaxの権限が必要か、どのサブスクリプションを変更する必要があるか、どの番号を移行する必要があるかを確認します。提案内容を確認せずに、10席分のアップグレードや4ライセンスのどちらかを前提にしないでください。

年間契約、プロモーション終了後の料金、必須の手数料、追加利用分、現在の契約で残っている義務も含めてください。同じ要件を満たす構成全体を比較してください。一律の節約額を示すと、こうした違いが反映されません。

電話番号のポータビリティが購入の決め手になることがあります

プロバイダーを選ぶ前に、音声番号とfax番号を棚卸ししてください。

音声番号とfax番号のそれぞれについて、現在のサービスと移行先を整理します。fax番号の移管の対象条件を確認し、音声番号のポータビリティは別途確認してください。新しいプラットフォームが目的の機能に対応しているか、またバンドルの一部を移すと他のサービスに影響するかも確認してください。

番号の移管（ポートアウト）の条件は、契約の開始時点でも重要です。Fax.Plusの公開規約では、Fax.Plusで購入した番号はポートアウトできません。以前にサービスへポートインした番号は、ポートアウトできます。

1. 対象条件と必要書類を確認する。変更を開始する前に、移行先プロバイダーの要件を入手します。
2. 移行先を準備する。アカウント、権限、ルーティング、必要な契約を設定します。
3. 移管を調整する。プロバイダー同士が手続きを進める間も、既存のサービスを有効なままにします。
4. 解約前に動作を確認する。受信と送信の機能、スタッフのアクセス、残っているサービスを確認します。

番号の移管に成功しても、過去の録音、ボイスメール、faxドキュメントが一緒に移行されたとは限りません。過去のデータは別の移行要件として扱ってください。

管理と事業継続性は、それぞれ個別に評価する必要があります

誰がボイスメールを聞けるか、録音にアクセスできるか、faxドキュメントを開けるか、ルーティングを変更できるかを確認してください。受付担当者の電話業務に、すべての臨床faxへのアクセスが必要とは限りません。

個別のアカウントを使用し、退職時の手順と組織として保持するアクセス権を定めてください。提案内容にどのID管理機能が含まれるかを確認します。faxの送信失敗、利用可能な残高の不足、未対応の受信キューが発生した場合に、誰が対応するかを試して確認してください。

障害に誰が気づくか、どの承認済みの代替手段を使うかを定めてください。通話の受信が機能していても、faxの受信が機能しているとは限りません。サプライヤーが別々でも、インターネット、電源、IDの依存関係を共有している場合があります。

VoIP事業者が提供するfaxサービスは、既存のfax機を汎用のVoIPアダプターに接続する方法とも異なります。物理的な機器を引き続き使う必要がある場合は、サポートされるハードウェアと構成を確認してください。

医療機関に合った構成を選びましょう

音声サービスを置き換える際に、そのfax機能が医療機関の要件を満たしている場合は、電話とfaxのバンドルを検討する価値があります。

既存の電話システムが問題なく機能している場合や、faxに独自の利用枠、アクセスモデル、管理体制が必要な場合は、fax専用サービスを検討する価値があります。

Fax.Plus Enterpriseは、共有の課金対象faxページ数と無制限のメンバーにより、後者の方法をサポートします。ただし、HIPAAの要件と利用ルールが適用されます。うまく機能している電話のワークフローはそのまま維持し、faxの部分については、担当するスタッフの業務とドキュメントの量に照らして評価してください。