Serviços de telefone e fax em conformidade com HIPAA

O seu consultório precisa que os doentes consigam contactar a receção e que organizações externas possam enviar registos. Pode já ter um sistema telefónico a funcionar, um número de fax estabelecido e colaboradores que dependem de ambos.

Deve mudar tudo para um único fornecedor ou manter a voz e o fax separados?

Um só fornecedor pode simplificar a compra e a administração, mas isso não significa automaticamente um só número, uma só subscrição ou requisitos de segurança idênticos. Uma plataforma pode incluir fax, vendê-lo através de uma licença adicional ou exigir uma oferta de fax específica para a área da saúde.

Se o seu sistema telefónico já funciona bem, mantê-lo e acrescentar fax dedicado é uma opção prática. Compare o acesso do pessoal, a utilização de documentos e os números existentes antes de decidir mudar ambos os serviços.

Este guia analisa esses modelos de compra, explica como RingRx, RingCentral, Dialpad e Nextiva tratam o fax e mostra onde Fax.Plus se enquadra como serviço separado de troca de documentos.

Três formas de adquirir telefone e fax

Um pacote devidamente configurado ou serviços separados podem satisfazer os requisitos de um consultório. Se o plano telefónico atual já inclui um serviço de fax adequado, esclareça o seu âmbito antes de acrescentar uma subscrição.

O que torna os serviços de telefone e fax adequados para fluxos de trabalho HIPAA?

O Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos EUA (HHS) distingue um fornecedor de telecomunicações que atua apenas como intermediário de um fornecedor que cria, recebe ou mantém informações de saúde protegidas (PHI) em nome de uma entidade abrangida. Armazenar gravações ou transcrições pode criar obrigações de associado comercial que vão além de uma ligação telefónica transitória.

Avalie o serviço em vez de presumir que todas as chamadas telefónicas exigem um Business Associate Agreement (BAA) ou que todos os produtos vendidos por uma empresa de telecomunicações estão isentos. Orientações do HHS sobre telessaúde apenas por áudio.

Para uma proposta de telefone e fax, esclareça:

• Que serviços são abrangidos pelo BAA aplicável.
• Se as gravações, o correio de voz, as transcrições e os documentos de fax são armazenados.
• Que funcionalidades e métodos de entrega são permitidos na configuração para a área da saúde.
• Que subscrição, passos de ativação e procedimentos da equipa são necessários.

Um só acordo pode abranger vários serviços, mas o seu âmbito tem de ser verificado. Não se deve presumir que um BAA que abrange um produto abrange todas as aplicações ligadas.

Um número de telefone ou um telefone não é, por si só, „certificado HIPAA“. O que importa é o acordo de serviço, a configuração e o tratamento da informação.

Fornecedores de telefone e fax: o que os planos incluem

Os preços abaixo estão em dólares norte-americanos. Compare a configuração elegível de telefone e fax, em vez do preço de voz anunciado mais baixo.

RingRx: fax incluído nos planos de telefone para a área da saúde elegíveis

Grow custa 19 $ por utilizador por mês e inclui fax web. Clinic custa 25 $ por utilizador por mês e suporta fax web e por máquina. Lite custa 15 $ e não inclui fax. O preço inicial de Lite não representa, por isso, um pacote de telefone e fax.

Os preços não incluem os impostos e taxas aplicáveis, incluindo encargos adicionais de registo de mensagens. Confirme as condições de fidelização e de faturação na proposta.

Grow e Clinic disponibilizam números de voz e de fax separados. Um fornecedor comum não significa que os doentes e os consultórios que encaminham utilizem o mesmo número para ambas as tarefas.

Está disponível um BAA padrão em todos os planos. Obtenha o acordo aplicável antes de tratar PHI através do serviço abrangido.

Considere RingRx quando substituir o serviço telefónico e precisar de fax através do navegador ou, com Clinic, de fax por máquina. Verifique as permissões de receção de fax, a configuração de números e qualquer equipamento necessário para manter uma máquina de fax física.

RingCentral: compare comunicações em pacote com fax autónomo

RingCentral oferece fax num plano de comunicações e através de uma subscrição de fax separada.

Peça a subscrição de telefone atual que inclua as capacidades de fax de que a sua equipa necessita, incluindo o respetivo licenciamento de utilizadores e as condições de utilização. Uma subscrição de fax autónoma é uma compra diferente e o seu preço não representa um pacote completo de telefone e fax.

Para utilização na área da saúde, estabeleça o Business Associate Agreement (BAA) e a configuração abrangida. Avalie separadamente os sistemas de email ligados e as aplicações de terceiros, em vez de presumir que o acordo abrange todo o fluxo de trabalho.

Numa organização que já utiliza RingCentral ou que está a substituir várias ferramentas de comunicação, demonstre quem pode gerir os faxes e que colaboradores precisam da subscrição proposta. Compare essa proposta completa com o serviço de voz escolhido mais um fax dedicado.

Dialpad: um único fornecedor, com licenças de fax e créditos adicionais

A sua documentação descreve uma licença de fax adquirida separadamente. A linha licenciada inclui até 1000 páginas locais enviadas por mês no âmbito da condição documentada. Não se trata de uma franquia combinada de receção e envio, nem de uma quota da clínica agrupada automaticamente.

Obtenha na proposta o custo real da licença e as tarifas por destino. A receção de faxes requer créditos; sem saldo disponível, a conta não pode receber faxes.

O fax utiliza um número separado que não consegue tratar chamadas de voz nem SMS. Dialpad suporta fluxos de fax em linha pessoal e partilhada, em computador e em dispositivos móveis.

Se um envio falhar por falta de créditos, adicionar saldo não o reenvia automaticamente: os colaboradores têm de iniciar novamente a transmissão.

Dialpad suporta a utilização conforme a HIPAA com o BAA aplicável assinado e inclui o fax nas suas funcionalidades para a área da saúde.

Os clientes atuais de Dialpad podem avaliar o fax através do mesmo fornecedor. Demonstre o acesso partilhado, a monitorização de créditos e a forma como os colaboradores identificam transmissões falhadas; a licença adicional, por si só, não resolve essas tarefas operacionais.

Nextiva: obtenha a configuração de fax específica para a área da saúde

Nextiva oferece serviços telefónicos e fax online, mas a sua página de fax distingue as subscrições gerais do vFAX conforme com a HIPAA, que requer uma proposta separada.

Não utilize o preço geral mais baixo de vFAX como custo de uma implementação de telefone e fax elegível para a HIPAA. Peça a Nextiva que identifique o produto de voz, a oferta de fax e as condições comerciais combinadas.

As restrições contratuais merecem a mesma atenção que a lista de produtos. A oferta adequada tem de estar identificada como conforme com a HIPAA ou HC no orçamento, com um BAA.

Em NextivaONE, as diretrizes proíbem PHI em SMS/MMS e em Conversas/Salas. Essas funcionalidades de colaboração podem incluir contactos que recebem SMS em vez de mensagens dentro da aplicação.

A transcrição, a entrega por email e a gravação também requerem confirmação na configuração adquirida. Peça uma demonstração em vez de presumir que essas funcionalidades estão universalmente disponíveis ou universalmente desativadas.

Considere a oferta específica para a área da saúde ao avaliar a voz de Nextiva ou ao adicionar fax a uma implementação existente. Demonstre os métodos de entrega abrangidos, o acesso dos colaboradores e o custo recorrente total.

Quando faz sentido manter o telefone e o fax separados

A aquisição separada merece ser considerada quando:

• O seu sistema telefónico já trata eficazmente o encaminhamento, os horários e o correio de voz.
• O acesso ao fax tem de acompanhar responsabilidades departamentais diferentes.
• O tráfego de documentos requer a sua própria franquia partilhada e administração.
• Substituir a voz geraria trabalho de implementação sem benefício suficiente.

Há responsabilidades de ambos os lados. Serviços separados implicam manter duas relações com fornecedores, dois acordos de acesso e dois processos de suporte.

A separação também não é uma garantia automática de continuidade. Ambos os serviços podem continuar a depender da mesma ligação à internet, dos mesmos dispositivos, sistemas de identidade ou energia local.

Fax.Plus como componente de fax dedicado

Quatro colaboradores que tratam de encaminhamentos e registos podem usar contas individuais de Fax.Plus, enquanto a clínica mantém o sistema telefónico que já gere as suas chamadas. Fax.Plus fornece o componente de fax; não substitui o serviço de voz nem cria uma caixa de entrada partilhada de voz e fax.

Para PHI, a configuração de saúde exigida de Fax.Plus é Enterprise, Advanced Security Controls ativados e um BAA assinado. Basic, Premium e Business não oferecem configurações alternativas elegíveis para a HIPAA. Requisitos dos planos de Fax.Plus.

Enterprise inclui 4000 páginas faturáveis partilhadas, membros ilimitados e dois números. Os preços começam em 79,99 $ por mês em equivalente anual, com um encargo anual apresentado de 959,99 $, ou a partir de 99,99 $ em regime mensal.

As páginas faturáveis adicionais custam 0,03 $ e os números adicionais custam 4,99 $ por mês. Preços de Fax.Plus.

Este modelo de acesso é relevante quando vários colaboradores precisam de contas de fax individuais a par das licenças de telefone existentes. As atribuições de números continuam a afetar o consumo: uma página recebida conta uma vez por cada utilizador atribuído ao número recetor. Atribuições de números de Fax.Plus.

A duração da transmissão e os multiplicadores por destino também podem afetar a contagem faturável. Avalie a franquia com base na definição de faturação, em vez de presumir 4000 folhas físicas em todas as situações. Termos do produto Fax.Plus.

Os colaboradores podem gerir documentos através de aplicações web e móveis, com acesso individual, funções e controlos centralizados. Os relatórios de transmissão apoiam o acompanhamento de um envio; não comprovam revisão clínica nem arquivo.

Compare os custos com os mesmos requisitos

Num consultório com dez utilizadores de telefone e quatro colaboradores a tratar de fax, compare o custo incremental real: que colaboradores precisam de permissões de fax, que subscrições têm de mudar e que números têm de ser transferidos? Não assuma dez licenças atualizadas nem quatro licenças sem verificar a proposta.

Inclua o compromisso anual, os preços após a promoção, as taxas obrigatórias, a utilização adicional e as obrigações remanescentes do contrato atual. Compare configurações completas que cumpram os mesmos requisitos; um valor de poupança universal omitiria essas diferenças.

A portabilidade dos números pode determinar a compra

Faça um inventário dos números de voz e de fax antes de escolher um fornecedor.

Para cada número de voz e de fax, identifique o serviço atual e o destino pretendido. Verifique a elegibilidade para a transferência de números de fax e confirme separadamente a portabilidade dos números de voz. Confirme que a nova plataforma suporta a função pretendida e se a mudança de uma parte de um pacote altera os restantes serviços.

As condições de transferência para fora também são importantes logo no início de um contrato. Segundo os termos publicados de Fax.Plus, os números adquiridos a Fax.Plus não podem ser transferidos para outro fornecedor. Os números anteriormente portados para o serviço podem ser transferidos para fora.

1. Confirme a elegibilidade e a documentação. Obtenha os requisitos do fornecedor de destino antes de iniciar quaisquer alterações.
2. Prepare o destino. Configure contas, permissões, encaminhamento e os acordos necessários.
3. Coordene a transferência. Mantenha os serviços existentes ativos enquanto os fornecedores tratam do processo.
4. Verifique o funcionamento antes do cancelamento. Teste as funções de receção e envio, o acesso dos colaboradores e quaisquer serviços restantes.

Uma transferência de número bem-sucedida não garante que as gravações, as mensagens de voz e os documentos de fax históricos tenham sido transferidos com ele. Trate os dados históricos como um requisito de migração separado.

A administração e a continuidade precisam da sua própria avaliação

Pergunte quem pode ouvir mensagens de voz, aceder a gravações, abrir documentos de fax e alterar o encaminhamento. As responsabilidades telefónicas de um rececionista podem não exigir acesso a todos os faxes clínicos.

Utilize contas individuais e defina procedimentos de saída e o acesso organizacional que se mantém. Confirme que capacidades de gestão de identidades a proposta inclui. Teste quem trata de um fax falhado, de créditos de utilização insuficientes ou de uma fila de receção sem supervisão.

Defina quem repara nas falhas e que alternativa aprovada se aplica. O funcionamento da receção de chamadas não garante que a receção de fax funcione; fornecedores distintos podem continuar a partilhar dependências de internet, eletricidade ou identidade.

Um serviço de fax fornecido por uma empresa de VoIP também difere da ligação de um aparelho de fax existente a um adaptador VoIP genérico. Se o equipamento físico tiver de se manter, confirme o hardware e a configuração suportados.

Escolha a solução que melhor se adapta ao seu consultório

Um pacote de telefone e fax merece consideração quando está a substituir o serviço de voz e as respetivas funcionalidades de fax cumprem os requisitos do consultório.

Um serviço de fax dedicado merece consideração quando o sistema telefónico existente funciona bem ou quando o fax precisa da sua própria franquia, modelo de acesso e administração.

Fax.Plus Enterprise suporta a segunda abordagem com capacidade de fax faturável partilhada e membros ilimitados, sujeito aos respetivos requisitos HIPAA e regras de utilização. Preserve o fluxo de trabalho telefónico que funciona e avalie o componente de fax em função das tarefas do pessoal e do volume de documentos que tem de suportar.