Servizi di telefonia e fax conformi a HIPAA

Il vostro studio ha bisogno che i pazienti possano raggiungere la reception e che le organizzazioni esterne possano inviare cartelle e documenti. Potreste già avere un sistema telefonico funzionante, un numero fax consolidato e personale che dipende da entrambi.

Conviene spostare tutto su un unico fornitore o mantenere separati voce e fax?

Un unico fornitore può semplificare acquisti e amministrazione, ma non significa automaticamente un solo numero, un solo abbonamento o requisiti di sicurezza identici. Una piattaforma può includere il fax, venderlo con una licenza aggiuntiva oppure richiedere un'offerta fax dedicata all'ambito sanitario.

Se il vostro sistema telefonico funziona già bene, mantenerlo e aggiungere un fax dedicato è un'opzione pratica. Confrontate accesso del personale, utilizzo dei documenti e numeri esistenti prima di decidere di spostare entrambi i servizi.

Questa guida esamina questi modelli di acquisto, spiega come RingRx, RingCentral, Dialpad e Nextiva gestiscono il fax e mostra dove si colloca Fax.Plus come servizio separato di scambio documenti.

Tre modi per acquistare telefono e fax

Un pacchetto configurato in modo appropriato o servizi separati possono soddisfare i requisiti di uno studio. Se il piano telefonico esistente include già un fax adeguato, definitene l'ambito prima di aggiungere un abbonamento.

Cosa rende i servizi di telefono e fax adatti ai flussi di lavoro HIPAA?

Il Dipartimento della Salute e dei Servizi Umani degli Stati Uniti (HHS) distingue un fornitore di telecomunicazioni che agisce solo come semplice canale di trasmissione (conduit) da un fornitore che crea, riceve o conserva informazioni sanitarie protette (PHI) per conto di un'entità coperta. La conservazione di registrazioni o trascrizioni può comportare obblighi da business associate che vanno oltre una connessione telefonica transitoria.

Valutate il servizio, anziché dare per scontato che ogni telefonata richieda un Business Associate Agreement (BAA) o che ogni prodotto venduto da un'azienda di telecomunicazioni sia esente. Linee guida HHS sulla telemedicina solo audio.

Per una proposta di telefono e fax, accertate:

• Quali servizi sono coperti dal BAA applicabile.
• Se registrazioni, segreteria telefonica, trascrizioni e documenti fax vengono conservati.
• Quali funzionalità e metodi di invio sono consentiti nella configurazione per il settore sanitario.
• Quali abbonamenti, passaggi di attivazione e procedure per il personale sono necessari.

Un unico accordo può coprire più servizi, ma il suo ambito va verificato. Un BAA che copre un prodotto non va ritenuto valido per ogni applicazione collegata.

Un numero di telefono o un apparecchio non è di per sé «certificato HIPAA». Contano l'impostazione del servizio, la configurazione e la gestione delle informazioni.

Fornitori di servizi telefonici e fax: cosa includono i piani

I prezzi indicati di seguito sono in dollari statunitensi. Confrontate la configurazione idonea che comprende telefono e fax, anziché il prezzo più basso pubblicizzato per il solo servizio vocale.

RingRx: fax incluso nei piani telefonici idonei per il settore sanitario

Grow costa 19 $ per utente al mese e include il web fax. Clinic costa 25 $ per utente al mese e supporta il fax via web e tramite apparecchio. Lite costa 15 $ e non include il fax. Il prezzo di partenza di Lite, quindi, non rappresenta un pacchetto telefono e fax.

I prezzi non includono imposte e tariffe applicabili, compresi i costi aggiuntivi di registrazione per la messaggistica. Verificate nella proposta i termini di impegno e di fatturazione.

Grow e Clinic prevedono numeri separati per voce e fax. Avere un unico fornitore non significa che pazienti e studi che inviano segnalazioni usino lo stesso numero per entrambe le attività.

Un BAA standard è disponibile con tutti i piani. Ottenete l'accordo applicabile prima di trattare PHI tramite il servizio coperto.

Valutate RingRx se dovete sostituire il servizio telefonico e avete bisogno del fax dal browser o, con Clinic, del fax tramite apparecchio. Fatevi mostrare le autorizzazioni per i fax in entrata, la configurazione dei numeri e l'eventuale hardware necessario per mantenere un apparecchio fax fisico.

RingCentral: confronto tra comunicazioni in pacchetto e fax autonomo

RingCentral offre il fax all'interno di un piano di comunicazione e tramite un abbonamento fax separato.

Richiedete l'abbonamento telefonico attuale che include le funzionalità fax necessarie al personale, comprese le licenze utente e le condizioni d'uso. Un abbonamento fax autonomo è un acquisto diverso e il suo prezzo non rappresenta un pacchetto completo di telefono e fax.

Per l'uso in ambito sanitario, definite il Business Associate Agreement (BAA) e la configurazione coperta. Valutate separatamente i sistemi di posta elettronica collegati e le applicazioni di terze parti, anziché dare per scontato che l'accordo copra l'intero flusso di lavoro.

Per un'organizzazione che usa già RingCentral o che sostituisce diversi strumenti di comunicazione, occorre dimostrare chi può gestire i fax e quali membri del personale necessitano dell'abbonamento proposto. Confrontate la proposta completa con il servizio vocale scelto più un servizio fax dedicato.

Dialpad: un unico fornitore, con licenze fax e crediti aggiuntivi

La documentazione descrive una licenza fax acquistata separatamente. La linea con licenza include fino a 1.000 pagine locali in uscita al mese secondo l'accordo documentato. Non si tratta di un limite combinato per ricezione e invio, né di una quota dello studio condivisa automaticamente.

Ottenete nella proposta l'effettivo costo della licenza e le tariffe per destinazione. La ricezione dei fax richiede crediti: senza un saldo disponibile, l'account non può ricevere fax.

Il fax usa un numero separato che non può gestire chiamate vocali o SMS. Dialpad supporta flussi di lavoro fax con linea personale e condivisa su desktop e dispositivi mobili.

Se un invio non riesce perché i crediti non sono disponibili, l'aggiunta di fondi non lo reinvia automaticamente: il personale deve avviare di nuovo la trasmissione.

Dialpad supporta l'uso conforme a HIPAA con il BAA applicabile firmato e include il fax tra le sue funzionalità per il settore sanitario.

I clienti Dialpad esistenti possono valutare il fax presso lo stesso fornitore. Verificate con una dimostrazione l'accesso condiviso, il monitoraggio dei crediti e il modo in cui il personale individua le trasmissioni non riuscite: la licenza aggiuntiva da sola non risolve queste attività operative.

Nextiva: ottenere la configurazione fax specifica per il settore sanitario

Nextiva offre servizi telefonici e fax online, ma la sua pagina sul fax distingue gli abbonamenti generici dal vFAX conforme a HIPAA, che richiede una proposta separata.

Non usate il prezzo generico più basso del vFAX come costo di una soluzione telefono e fax idonea a HIPAA. Chiedete a Nextiva di indicare il prodotto vocale, l'offerta fax e le condizioni commerciali complessive.

Le restrizioni contrattuali meritano la stessa attenzione dell'elenco dei prodotti. Nel preventivo, l'offerta appropriata deve essere indicata come conforme a HIPAA o HC, con un BAA.

Per NextivaONE, le linee guida vietano le PHI in SMS/MMS e in Conversazioni/Stanze. Queste funzioni di collaborazione possono includere contatti che ricevono SMS invece di messaggi all'interno dell'applicazione.

Anche trascrizione, invio via email e registrazione richiedono una conferma nella configurazione acquistata. Richiedete una dimostrazione invece di presumere che queste funzioni siano sempre disponibili o sempre disattivate.

Valutate l'offerta specifica per il settore sanitario quando considerate il servizio vocale di Nextiva o l'aggiunta del fax a una soluzione esistente. Verificate con una dimostrazione i metodi di consegna coperti, l'accesso del personale e il costo ricorrente complessivo.

Quando ha senso tenere separati telefono e fax

L'acquisto separato merita considerazione quando:

• Il sistema telefonico gestisce già in modo efficace instradamento, orari e segreteria.
• L'accesso al fax deve seguire responsabilità diverse tra i reparti.
• Il traffico di documenti richiede una propria quota condivisa e una propria amministrazione.
• Sostituire il servizio vocale comporterebbe un lavoro di implementazione senza benefici sufficienti.

Ci sono responsabilità da entrambe le parti. Servizi separati significano mantenere due rapporti con i fornitori, due modalità di accesso e due processi di assistenza.

Inoltre, la separazione non è una garanzia automatica di continuità. Entrambi i servizi possono comunque dipendere dalla stessa connessione internet, dagli stessi dispositivi, dagli stessi sistemi di identità o dalla stessa alimentazione elettrica locale.

Fax.Plus come componente fax dedicato

Quattro membri del personale che gestiscono impegnative e cartelle cliniche possono usare account Fax.Plus individuali, mentre lo studio mantiene il sistema telefonico che già gestisce le sue chiamate. Fax.Plus fornisce la componente fax; non sostituisce il servizio vocale né crea una casella condivisa per voce e fax.

Per le PHI, la configurazione sanitaria Fax.Plus richiesta è Enterprise, Advanced Security Controls attivati e un BAA firmato. Basic, Premium e Business non offrono configurazioni alternative idonee a HIPAA. Requisiti dei piani Fax.Plus.

Enterprise include 4.000 pagine fatturabili condivise, membri illimitati e due numeri. I prezzi partono da 79,99 $ al mese con pagamento annuale equivalente, con un addebito annuale indicato di 959,99 $, oppure da 99,99 $ con pagamento mensile.

Le pagine fatturabili aggiuntive costano 0,03 $ e i numeri aggiuntivi costano 4,99 $ al mese. Prezzi di Fax.Plus.

Questo modello di accesso è rilevante quando più membri del personale necessitano di account fax individuali oltre alle licenze telefoniche esistenti. Le assegnazioni dei numeri influiscono comunque sul consumo: una pagina in entrata viene conteggiata una volta per ciascun utente assegnato al numero ricevente. Assegnazioni dei numeri Fax.Plus.

Anche la durata della trasmissione e i moltiplicatori per destinazione possono influire sul conteggio delle pagine fatturabili. Valutate la quota in base alla definizione di fatturazione, senza presumere 4.000 fogli fisici in ogni situazione. Condizioni di prodotto di Fax.Plus.

Il personale può gestire i documenti tramite applicazioni web e mobili, con accesso individuale, ruoli e controlli centralizzati. I rapporti di trasmissione supportano il follow-up di un invio, ma non attestano una revisione clinica né l'archiviazione.

Confrontare i costi in base agli stessi requisiti

Per uno studio con dieci utenti telefonici e quattro addetti alla gestione dei fax, confrontate il costo incrementale effettivo: quali membri del personale richiedono i permessi per il fax, quali abbonamenti devono cambiare e quali numeri devono essere trasferiti? Non date per scontati né dieci postazioni potenziate né quattro licenze senza aver verificato la proposta.

Includete impegno annuale, prezzi successivi alla promozione, costi obbligatori, utilizzo aggiuntivo e obblighi residui previsti dal contratto in corso. Confrontate configurazioni complete che soddisfino gli stessi requisiti: una cifra di risparmio universale ometterebbe queste differenze.

La portabilità del numero può determinare l'acquisto

Fate un inventario dei numeri vocali e dei numeri fax prima di scegliere un fornitore.

Per ogni numero vocale e fax, individuate il servizio attuale e la destinazione prevista. Verificate l'idoneità al trasferimento del numero fax e confermate separatamente la portabilità del numero vocale. Accertatevi che la nuova piattaforma supporti la funzione prevista e se lo spostamento di una parte di un pacchetto modifichi gli altri servizi.

Anche le condizioni di trasferimento in uscita contano fin dall'inizio di un contratto. In base ai termini pubblicati da Fax.Plus, i numeri acquistati da Fax.Plus non possono essere trasferiti ad altro fornitore. I numeri precedentemente trasferiti nel servizio possono invece essere trasferiti all'esterno.

1. Confermate idoneità e documentazione. Ottenete i requisiti del fornitore ricevente prima di avviare le modifiche.
2. Preparate la destinazione. Configurate account, permessi, instradamento e accordi richiesti.
3. Coordinate il trasferimento. Mantenete attivi i servizi esistenti mentre i fornitori gestiscono la procedura.
4. Verificate il funzionamento prima della cancellazione. Controllate le funzioni in entrata e in uscita, l'accesso del personale ed eventuali servizi rimanenti.

Un trasferimento di numero riuscito non garantisce che registrazioni, messaggi vocali e documenti fax storici siano stati spostati con esso. Considerate i dati storici come un requisito di migrazione separato.

Amministrazione e continuità richiedono una valutazione a sé

Chiedete chi può ascoltare i messaggi vocali, accedere alle registrazioni, aprire i documenti fax e modificare l'instradamento. Le responsabilità telefoniche di un addetto alla reception potrebbero non richiedere l'accesso a ogni fax clinico.

Utilizzate account individuali e definite le procedure di cessazione e l'accesso organizzativo da mantenere. Verificate quali funzionalità di gestione delle identità sono incluse nella proposta. Testate chi gestisce un fax non riuscito, crediti di utilizzo insufficienti o una coda di ricezione non presidiata.

Definite chi si accorge dei guasti e quale alternativa approvata si applica. Il corretto funzionamento della ricezione delle chiamate non garantisce quello della ricezione dei fax; fornitori distinti possono comunque condividere dipendenze di internet, alimentazione o identità.

Un servizio fax fornito da un'azienda VoIP differisce anche dal collegamento di un fax esistente a un adattatore VoIP generico. Se l'apparecchiatura fisica deve restare in uso, verificate l'hardware supportato e la configurazione.

Scegliete la soluzione più adatta al vostro studio

Un pacchetto telefono e fax merita attenzione quando si sostituisce il servizio vocale e le sue funzionalità fax soddisfano i requisiti dello studio.

Un servizio fax dedicato merita attenzione quando il sistema telefonico esistente funziona bene oppure quando il fax richiede una propria soglia, un proprio modello di accesso e un'amministrazione dedicata.

Fax.Plus Enterprise supporta il secondo approccio con capacità fax fatturabile condivisa e membri illimitati, nel rispetto dei requisiti HIPAA e delle regole di utilizzo. Mantenete il flusso di lavoro telefonico che funziona e valutate la componente fax in base alle attività del personale e al volume di documenti da gestire.