Телефонные и fax-сервисы, соответствующие требованиям HIPAA

Пациенты должны иметь возможность дозвониться в регистратуру, а сторонние организации — отправлять медицинские документы. Возможно, у вас уже есть рабочая телефонная система, действующий номер fax и сотрудники, которые пользуются обоими сервисами.

Стоит ли перевести всё к одному поставщику или оставить телефонию и fax раздельными?

Один поставщик может упростить закупку и администрирование, но это не означает автоматически один номер, одну подписку или одинаковые требования к безопасности. Платформа может включать fax, продавать его как дополнительную лицензию или требовать отдельного медицинского fax-продукта.

Если ваша телефонная система работает хорошо, практичным решением может стать сохранение её и подключение выделенного fax. Прежде чем переносить оба сервиса, сравните доступ сотрудников, объём документооборота и действующие номера.

Руководство рассматривает эти модели покупки, описывает, как RingRx, RingCentral, Dialpad и Nextiva работают с fax, и показывает место Fax.Plus как отдельного сервиса обмена документами.

Три способа приобрести телефонию и fax

Требованиям медицинской практики могут соответствовать как правильно настроенный комплексный пакет, так и отдельные сервисы. Если действующий телефонный тариф уже включает подходящий fax, уточните его возможности, прежде чем оформлять дополнительную подписку.

Какие телефонные сервисы и сервисы fax подходят для рабочих процессов в соответствии с HIPAA?

Министерство здравоохранения и социальных служб США (HHS) различает два случая: телекоммуникационный провайдер выступает лишь в роли канала передачи, либо поставщик создаёт, получает или хранит защищённые данные о состоянии здоровья (PHI) от имени субъекта, на которого распространяется HIPAA. Хранение записей или транскриптов может налагать на поставщика обязательства делового партнёра, выходящие за рамки временного соединения при звонке.

Оценивайте сам сервис. Не следует считать, что любой телефонный звонок требует Business Associate Agreement (BAA) или что любой продукт телекоммуникационной компании освобождён от этого требования. Рекомендации HHS по телемедицине с использованием только аудио.

При рассмотрении предложения по телефонии и fax выясните:

• Какие сервисы охватывает действующее BAA.
• Хранятся ли записи, голосовые сообщения, транскрипты и fax-документы.
• Какие возможности и способы доставки разрешены в конфигурации для медицинских организаций.
• Какая подписка, какие шаги по активации и какие процедуры для сотрудников необходимы.

Одно соглашение может охватывать несколько услуг, но его область действия необходимо проверить. Не следует считать, что BAA, относящееся к одному продукту, распространяется на все подключённые приложения.

Телефонный номер или телефонный аппарат сами по себе не имеют «сертификата HIPAA». Значение имеют схема предоставления услуги, конфигурация и порядок обработки информации.

Поставщики телефонии и fax: что входит в тарифы

Цены ниже указаны в долларах США. Сравнивайте подходящую конфигурацию с телефонией и fax, а не самую низкую заявленную цену голосовой связи.

RingRx: fax входит в подходящие телефонные тарифы для медицинских организаций

Тариф Grow стоит 19 $ за пользователя в месяц и включает веб-fax. Тариф Clinic стоит 25 $ за пользователя в месяц и поддерживает веб-fax и аппаратный fax. Тариф Lite стоит 15 $ и не включает fax. Поэтому начальная цена тарифа Lite не отражает стоимость пакета с телефонией и fax.

Цены не включают применимые налоги и сборы, в том числе дополнительные платежи за регистрацию обмена сообщениями. Условия обязательств и оплаты уточните в коммерческом предложении.

В тарифах Grow и Clinic для голосовой связи и fax используются разные номера. Один поставщик не означает, что пациенты и направляющие организации будут использовать один и тот же номер для обеих задач.

Стандартное BAA доступно во всех тарифах. Перед обработкой PHI с помощью соответствующей услуги получите применимое соглашение.

Рассмотрите RingRx, если вы заменяете телефонную связь и вам нужен fax через браузер или, в тарифе Clinic, аппаратный fax. Уточните у поставщика разрешения на входящие fax, настройку номеров и необходимое оборудование, если вы хотите сохранить физический fax-аппарат.

RingCentral: сравнение пакета коммуникаций и отдельного fax

RingCentral предлагает fax в составе тарифа на коммуникации и в виде отдельной подписки на fax.

Запросите действующую телефонную подписку, которая включает нужные сотрудникам возможности fax, а также условия лицензирования пользователей и использования. Отдельная подписка на fax — это другая покупка, и её цена не отражает стоимость полного пакета с телефонией и fax.

Для использования в здравоохранении оформите Business Associate Agreement (BAA) и уточните охватываемую конфигурацию. Оценивайте подключённые почтовые системы и сторонние приложения отдельно и не считайте, что соглашение охватывает весь рабочий процесс.

Если организация уже использует RingCentral или заменяет сразу несколько средств связи, покажите, кто может управлять fax и каким сотрудникам нужна предлагаемая подписка. Сравните это полное предложение с выбранной голосовой услугой и отдельным решением для fax.

Dialpad: один поставщик, дополнительные лицензии на fax и пополняемый баланс

Согласно документации, лицензия на fax приобретается отдельно. Лицензированная линия включает до 1 000 исходящих локальных страниц в месяц в рамках описанных условий. Это не общий лимит на входящие и исходящие страницы и не квота, которая автоматически объединяется для всей практики.

Запросите в коммерческом предложении фактическую стоимость лицензии и тарифы по направлениям. Для приёма fax требуется баланс: если средств на счёте нет, учётная запись не сможет принимать fax.

Для fax используется отдельный номер, который не принимает голосовые звонки и SMS. Dialpad поддерживает работу с fax на личных и общих линиях в настольных и мобильных приложениях.

Если отправка не удалась из-за нехватки средств на счёте, пополнение баланса не запускает повторную отправку автоматически: сотрудникам нужно повторить передачу вручную.

Dialpad поддерживает использование в соответствии с HIPAA при наличии подписанного BAA и включает fax в свои возможности для здравоохранения.

Действующие клиенты Dialpad могут рассмотреть fax у того же поставщика. Попросите продемонстрировать общий доступ, контроль баланса и способ, которым сотрудники выявляют неудачные передачи. Одна лишь дополнительная лицензия эти операционные задачи не решает.

Nextiva: запросите конфигурацию fax для здравоохранения

Nextiva предлагает телефонную связь и онлайн-fax, однако на странице о fax общие подписки отделены от vFAX, соответствующего требованиям HIPAA. Для него требуется отдельное предложение.

Не принимайте минимальную цену общего vFAX за стоимость внедрения телефонии и fax, пригодного для HIPAA. Попросите Nextiva указать голосовой продукт, предложение по fax и совокупные коммерческие условия.

Договорным ограничениям следует уделить столько же внимания, сколько перечню продуктов. В коммерческом предложении подходящий вариант должен быть обозначен как соответствующий требованиям HIPAA или HC и сопровождаться BAA.

Для NextivaONE рекомендации запрещают передавать PHI в SMS/MMS, а также в разделах Conversations/Rooms. В этих функциях совместной работы контакты могут получать SMS вместо сообщений внутри приложения.

Транскрибацию, доставку по электронной почте и запись также нужно подтвердить в рамках приобретаемой конфигурации. Запросите демонстрацию и не исходите из того, что эти функции всегда доступны или всегда отключены.

Рассмотрите предложение для здравоохранения, если оцениваете голосовую связь Nextiva или добавляете fax к действующему решению. Попросите показать допустимые способы доставки, доступ сотрудников и полную регулярную стоимость.

Когда разумно разделить телефонию и fax

Раздельную покупку стоит рассмотреть, если:

• ваша телефонная система уже эффективно обрабатывает маршрутизацию, расписания и голосовую почту;
• доступ к fax должен учитывать разные зоны ответственности отделов;
• для документооборота нужны собственный общий лимит и отдельное администрирование;
• замена голосовой связи потребует внедрения без достаточной выгоды.

Каждый вариант налагает на организацию свои обязанности. Раздельные сервисы означают отношения с двумя поставщиками, два набора настроек доступа и два процесса поддержки.

Разделение также не гарантирует непрерывность работы автоматически. Оба сервиса по-прежнему могут зависеть от одного интернет-подключения, одних и тех же устройств, систем идентификации или местного электроснабжения.

Fax.Plus как отдельный компонент для fax

Четыре сотрудника, работающие с направлениями и медицинской документацией, могут использовать индивидуальные учётные записи Fax.Plus, а практика сохранит телефонную систему, которая уже обрабатывает её звонки. Fax.Plus обеспечивает fax-компонент: он не заменяет голосовую связь и не создаёт общий ящик для голоса и fax.

Для PHI необходимая конфигурация Fax.Plus для здравоохранения — это Enterprise, включённые Advanced Security Controls и подписанное BAA. Basic, Premium и Business не предлагают альтернативных конфигураций, пригодных для HIPAA. Требования к тарифам Fax.Plus.

Enterprise включает 4 000 общих тарифицируемых страниц, неограниченное число участников и два номера. Цена начинается от 79,99 $ в месяц при оплате за год (указанная годовая сумма — 959,99 $) или от 99,99 $ в месяц при помесячной оплате.

Дополнительные тарифицируемые страницы стоят 0,03 $, дополнительные номера — 4,99 $ в месяц. Цены Fax.Plus.

Такая модель доступа подходит, когда нескольким сотрудникам нужны индивидуальные учётные записи для fax наряду с действующими телефонными лицензиями. Назначение номеров по-прежнему влияет на расход: входящая страница засчитывается один раз для каждого пользователя, назначенного на принимающий номер. Назначение номеров в Fax.Plus.

На количество тарифицируемых страниц также могут влиять длительность передачи и коэффициенты по направлениям. Оценивайте лимит по определению, принятому в тарификации, а не исходя из 4 000 физических листов в любой ситуации. Условия использования продукта Fax.Plus.

Сотрудники могут работать с документами через веб- и мобильные приложения с индивидуальным доступом, ролями и централизованным управлением. Отчёты о передаче помогают отслеживать отправку, но не подтверждают клиническую проверку документа или его помещение в медицинскую документацию.

Сравнивайте затраты по одним и тем же требованиям

Если в медицинской организации десять пользователей телефона, а с fax работают четыре сотрудника, сравните фактическую дополнительную стоимость. Определите, каким сотрудникам нужны права на работу с fax, какие подписки придётся изменить и какие номера нужно перенести. Не исходите из десяти обновлённых рабочих мест или четырёх лицензий, не проверив коммерческое предложение.

Учитывайте годовые обязательства, цены после окончания акции, обязательные платежи, дополнительное использование и оставшиеся обязательства по действующему договору. Сравнивайте полные конфигурации, отвечающие одним и тем же требованиям: универсальная цифра экономии не отражает этих различий.

Возможность переноса номера может определить выбор

Составьте перечень голосовых номеров и номеров для fax до выбора поставщика.

Для каждого голосового номера и номера для fax определите, какая услуга используется сейчас и куда номер нужно перенести. Проверьте возможность переноса номера fax и отдельно уточните возможность переноса голосового номера. Убедитесь, что новая платформа поддерживает нужную функцию, и выясните, повлияет ли перенос одной части комплекта на остальные услуги.

Условия переноса номера к другому поставщику важны и в начале договора. Согласно опубликованным условиям Fax.Plus, номера, приобретённые у Fax.Plus, нельзя перенести к другому поставщику. Номера, ранее перенесённые в сервис, можно перенести в другой сервис.

1. Подтвердите возможность переноса и документы. Запросите требования принимающего поставщика до начала изменений.
2. Подготовьте новую платформу. Настройте учётные записи, права доступа, маршрутизацию и необходимые соглашения.
3. Согласуйте перенос. Не отключайте действующие услуги, пока поставщики выполняют процедуру.
4. Проверьте работу до отмены услуг. Проверьте работу входящих и исходящих функций, доступ сотрудников и оставшиеся услуги.

Успешный перенос номера не означает, что архивные записи, голосовая почта и fax-документы перенесены вместе с ним. Рассматривайте перенос архивных данных как отдельную задачу.

Администрирование и непрерывность работы требуют отдельной оценки

Выясните, кто может прослушивать голосовую почту, получать доступ к записям, открывать fax-документы и менять маршрутизацию. Сотруднику регистратуры для работы с телефоном может не требоваться доступ ко всем клиническим fax-документам.

Используйте индивидуальные учётные записи, определите порядок действий при увольнении сотрудников и сохраняемый доступ организации. Уточните, какие возможности управления учётными данными входят в предложение. Проверьте, кто занимается неудачной отправкой fax, нехваткой средств на счёте или необработанной очередью входящих fax.

Определите, кто замечает сбои и какой утверждённый запасной вариант применяется. Работающий приём звонков не доказывает, что приём fax тоже работает. Даже при разных поставщиках могут сохраняться общие зависимости: интернет, электропитание или система идентификации.

Услуга fax от VoIP-компании также отличается от подключения имеющегося fax-аппарата через обычный VoIP-адаптер. Если физическое оборудование необходимо сохранить, уточните, какое оборудование и какие конфигурации поддерживаются.

Выберите вариант, который подходит вашей организации

Комплект из телефонной связи и fax стоит рассмотреть, если вы заменяете голосовую связь, а его возможности fax соответствуют требованиям организации.

Отдельную услугу fax стоит рассмотреть, если действующая телефонная система работает хорошо или для fax нужны собственный лимит, модель доступа и администрирование.

Fax.Plus Enterprise подходит для второго варианта: общий лимит тарифицируемых fax-страниц и неограниченное число участников — с учётом требований HIPAA и правил использования. Сохраните работающий телефонный процесс, а fax-компонент оценивайте по задачам сотрудников и объёму документов, которые он должен обрабатывать.