Servicios de telefonía y fax conformes con HIPAA

Su consulta necesita que los pacientes puedan comunicarse con recepción y que otras organizaciones puedan enviar historiales. Es posible que ya cuente con un sistema telefónico que funciona, un número de fax consolidado y personal que depende de ambos.

¿Debería trasladar todo a un único proveedor o mantener la voz y el fax por separado?

Un único proveedor puede simplificar la contratación y la administración, pero eso no implica automáticamente un único número, una única suscripción ni requisitos de seguridad idénticos. Una plataforma puede incluir el fax, venderlo mediante una licencia adicional o exigir una oferta de fax específica para el sector sanitario.

Si su sistema telefónico ya funciona bien, mantenerlo y añadir un fax dedicado es una opción práctica. Compare el acceso del personal, el uso de documentos y los números existentes antes de decidir trasladar ambos servicios.

Esta guía analiza esos modelos de contratación, explica cómo gestionan el fax RingRx, RingCentral, Dialpad y Nextiva, y muestra dónde encaja Fax.Plus como servicio independiente de intercambio de documentos.

Tres formas de contratar teléfono y fax

Tanto un paquete correctamente configurado como servicios independientes pueden cumplir los requisitos de una consulta. Si su plan telefónico actual ya incluye un servicio de fax adecuado, determine su alcance antes de añadir una suscripción.

¿Qué hace que los servicios de teléfono y fax sean adecuados para los flujos de trabajo de HIPAA?

El Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. (HHS) distingue entre un proveedor de telecomunicaciones que actúa únicamente como conducto y un proveedor que crea, recibe o mantiene información de salud protegida (PHI) en nombre de una entidad cubierta. Almacenar grabaciones o transcripciones puede generar obligaciones de asociado comercial que van más allá de una conexión de llamada transitoria.

Evalúe el servicio en lugar de dar por sentado que toda llamada telefónica requiere un Business Associate Agreement (BAA) o que todo producto vendido por una empresa de telecomunicaciones está exento. Guía del HHS sobre telesalud solo por audio.

Para una propuesta de teléfono y fax, determine:

• Qué servicios cubre el BAA aplicable.
• Si se almacenan grabaciones, mensajes de voz, transcripciones y documentos de fax.
• Qué funciones y métodos de envío y recepción están permitidos en la configuración para el sector sanitario.
• Qué suscripción, pasos de activación y procedimientos del personal son necesarios.

Un mismo acuerdo puede cubrir varios servicios, pero es necesario verificar su alcance. No debe suponerse que un BAA que cubre un producto cubre todas las aplicaciones conectadas.

Un número de teléfono o un teléfono fijo no cuenta por sí solo con la «certificación HIPAA». Lo que importa es el acuerdo de servicio, la configuración y el tratamiento de la información.

Proveedores de telefonía y fax: qué incluyen los planes

Los precios que se muestran a continuación están en dólares estadounidenses. Compare la configuración elegible de telefonía y fax, en lugar del precio de voz más bajo anunciado.

RingRx: fax incluido en los planes de telefonía sanitaria que reúnen los requisitos

Grow cuesta 19 $ por usuario al mes e incluye fax web. Clinic cuesta 25 $ por usuario al mes y admite fax web y fax con máquina. Lite cuesta 15 $ y no incluye fax. Por lo tanto, el precio inicial de Lite no representa un paquete de telefonía y fax.

Los precios no incluyen los impuestos y tasas aplicables, incluidos los cargos adicionales por registro de mensajería. Confirme las condiciones de permanencia y facturación en la propuesta.

Grow y Clinic proporcionan números de voz y de fax distintos. Que el proveedor sea el mismo no significa que los pacientes y las consultas remitentes utilicen el mismo número para ambas tareas.

Hay disponible un BAA estándar en todos los planes. Obtenga el acuerdo aplicable antes de tratar PHI a través del servicio cubierto.

Considere RingRx si va a sustituir el servicio telefónico y necesita enviar fax desde el navegador o, con Clinic, fax con máquina. Compruebe los permisos de fax entrante, la configuración de los números y el hardware necesario para conservar una máquina de fax física.

RingCentral: compare las comunicaciones integradas con el fax independiente

RingCentral ofrece fax dentro de un plan de comunicaciones y mediante una suscripción de fax independiente.

Solicite la suscripción telefónica actual que incluya las funciones de fax que necesita su personal, junto con sus licencias de usuario y condiciones de uso. Una suscripción de fax independiente es una compra distinta y su precio no representa un paquete completo de telefonía y fax.

Para el uso sanitario, establezca el Business Associate Agreement (BAA) y la configuración cubierta. Evalúe por separado los sistemas de correo electrónico conectados y las aplicaciones de terceros, en lugar de suponer que el acuerdo cubre todo el flujo de trabajo.

Si su organización ya utiliza RingCentral o va a sustituir varias herramientas de comunicación, demuestre quién puede gestionar los faxes y qué miembros del personal necesitan la suscripción propuesta. Compare esa propuesta completa con el servicio de voz que haya elegido más un fax dedicado.

Dialpad: un proveedor, con licencias de fax y créditos adicionales

Su documentación describe una licencia de fax que se compra por separado. La línea con licencia incluye hasta 1000 páginas salientes locales al mes según lo establecido en la documentación. No se trata de una asignación combinada de entrada y salida ni de una cuota de la consulta que se agrupe automáticamente.

Solicite en la propuesta el cargo real de la licencia y las tarifas por destino. La recepción de faxes requiere créditos; sin saldo disponible, la cuenta no puede recibir faxes.

El fax utiliza un número independiente que no puede gestionar llamadas de voz ni SMS. Dialpad admite flujos de trabajo de fax en líneas personales y compartidas, tanto en escritorio como en móvil.

Si un envío falla por falta de créditos, añadir fondos no lo reenvía automáticamente: el personal debe iniciar la transmisión de nuevo.

Dialpad admite el uso conforme a HIPAA con el BAA firmado correspondiente e incluye el fax dentro de sus funciones para el sector sanitario.

Los clientes actuales de Dialpad pueden evaluar el fax con el mismo proveedor. Demuestre el acceso compartido, el control de créditos y cómo identifica el personal las transmisiones fallidas; la licencia adicional por sí sola no resuelve esas tareas operativas.

Nextiva: solicite la configuración de fax específica para el sector sanitario

Nextiva ofrece servicios de telefonía y fax en línea, pero su página de fax distingue las suscripciones generales del vFAX conforme a HIPAA, que requiere una propuesta independiente.

No utilice el precio general más bajo de vFAX como coste de una implantación de telefonía y fax apta para HIPAA. Pida a Nextiva que identifique el producto de voz, la oferta de fax y las condiciones comerciales combinadas.

Las restricciones contractuales merecen la misma atención que la lista de productos. La oferta adecuada debe identificarse en el presupuesto como conforme a HIPAA o HC, con un BAA.

En NextivaONE, las directrices prohíben incluir PHI en SMS/MMS y en Conversaciones/Salas. Esas funciones de colaboración pueden incluir contactos que reciben SMS en lugar de mensajes dentro de la aplicación.

La transcripción, el envío por correo electrónico y la grabación también requieren confirmación dentro de la configuración contratada. Solicite una demostración en lugar de suponer que esas funciones están disponibles o desactivadas en todos los casos.

Considere la oferta específica para el sector sanitario al evaluar la voz de Nextiva o al añadir fax a una implantación existente. Demuestre los métodos de entrega cubiertos, el acceso del personal y el coste recurrente completo.

Cuándo tiene sentido mantener separados el teléfono y el fax

Conviene considerar la contratación por separado cuando:

• Su sistema telefónico ya gestiona eficazmente el enrutamiento, los horarios y el buzón de voz.
• El acceso al fax debe seguir responsabilidades departamentales diferentes.
• El tráfico de documentos requiere su propia asignación compartida y su propia administración.
• Sustituir la voz supondría un trabajo de implantación sin un beneficio suficiente.

Hay responsabilidades en ambos lados. Los servicios separados implican mantener dos relaciones con proveedores, dos esquemas de acceso y dos procesos de soporte.

Además, la separación no garantiza automáticamente la continuidad. Ambos servicios pueden seguir dependiendo de la misma conexión a internet, los mismos dispositivos, los mismos sistemas de identidad o el mismo suministro eléctrico local.

Fax.Plus como componente de fax dedicado

Cuatro miembros del personal que gestionan derivaciones y expedientes pueden usar cuentas individuales de Fax.Plus mientras la consulta mantiene el sistema telefónico que ya gestiona sus llamadas. Fax.Plus aporta el componente de fax; no sustituye el servicio de voz ni crea una bandeja compartida de voz y fax.

Para PHI, la configuración sanitaria requerida de Fax.Plus es Enterprise, Advanced Security Controls activados y un BAA firmado. Basic, Premium y Business no ofrecen configuraciones alternativas aptas para HIPAA. Requisitos de los planes de Fax.Plus.

Enterprise incluye 4000 páginas facturables compartidas, miembros ilimitados y dos números. El precio parte de 79,99 $ al mes en equivalente anual, con un cargo anual mostrado de 959,99 $, o desde 99,99 $ con pago mensual.

Las páginas facturables adicionales cuestan 0,03 $ y los números adicionales cuestan 4,99 $ al mes. Precios de Fax.Plus.

Este modelo de acceso es relevante cuando varios miembros del personal necesitan cuentas de fax individuales junto con las licencias telefónicas existentes. Las asignaciones de números siguen afectando al consumo: una página entrante cuenta una vez por cada usuario asignado al número receptor. Asignaciones de números de Fax.Plus.

La duración de la transmisión y los multiplicadores por destino también pueden afectar al recuento facturable. Evalúe la asignación según la definición de facturación, en lugar de suponer 4000 hojas físicas en todas las situaciones. Condiciones del producto Fax.Plus.

El personal puede gestionar los documentos mediante aplicaciones web y móviles, con acceso individual, roles y controles centralizados. Los informes de transmisión facilitan el seguimiento de un envío; no acreditan la revisión clínica ni el archivo.

Compare costes con los mismos requisitos

Si su consulta cuenta con diez usuarios de teléfono y cuatro empleados que gestionan el fax, compare el coste incremental real: ¿qué empleados necesitan permisos de fax?, ¿qué suscripciones deben cambiar? y ¿qué números deben trasladarse? No dé por hecho que serán necesarias diez licencias mejoradas ni cuatro licencias sin revisar antes la propuesta.

Incluya el compromiso anual, los precios posteriores a la promoción, las tarifas obligatorias, el uso adicional y las obligaciones pendientes del contrato actual. Compare configuraciones completas que cumplan los mismos requisitos; una cifra de ahorro universal omitiría esas diferencias.

La portabilidad de los números puede determinar la compra

Haga un inventario de los números de voz y de fax antes de elegir un proveedor.

Para cada número de voz y de fax, identifique su servicio actual y el destino previsto. Compruebe la elegibilidad para la transferencia de números de fax y confirme por separado la portabilidad de los números de voz. Confirme que la nueva plataforma admite la función prevista y si trasladar una parte de un paquete modifica los demás servicios.

Las condiciones de portabilidad de salida también son importantes al inicio de un contrato. Según los términos publicados de Fax.Plus, los números adquiridos en Fax.Plus no pueden portarse a otro proveedor. Los números que se portaron previamente al servicio sí pueden transferirse a otro proveedor.

1. Confirme la elegibilidad y la documentación. Obtenga los requisitos del proveedor receptor antes de iniciar los cambios.
2. Prepare el destino. Configure las cuentas, los permisos, el enrutamiento y los acuerdos necesarios.
3. Coordine la transferencia. Mantenga activos los servicios existentes mientras los proveedores gestionan el proceso.
4. Verifique el funcionamiento antes de cancelar. Compruebe las funciones de entrada y salida, el acceso del personal y los servicios restantes.

Que la transferencia de un número se realice correctamente no implica que las grabaciones, los mensajes de voz y los documentos de fax históricos se hayan trasladado con él. Trate los datos históricos como un requisito de migración independiente.

La administración y la continuidad requieren su propia evaluación

Pregunte quién puede escuchar los mensajes de voz, acceder a las grabaciones, abrir los documentos de fax y cambiar el enrutamiento. Es posible que las responsabilidades telefónicas de un recepcionista no requieran acceso a todos los faxes clínicos.

Utilice cuentas individuales y defina los procedimientos de baja y el acceso organizativo que se conservará. Confirme qué capacidades de gestión de identidades incluye la propuesta. Compruebe quién se encarga de un fax fallido, de créditos de uso insuficientes o de una cola de recepción desatendida.

Defina quién detecta los fallos y qué alternativa aprobada se aplica. Que la recepción de llamadas funcione no demuestra que la recepción de faxes también lo haga; los proveedores independientes pueden seguir compartiendo dependencias de internet, suministro eléctrico o identidad.

Un servicio de fax suministrado por una empresa de VoIP también se diferencia de conectar un equipo de fax existente a un adaptador VoIP genérico. Si debe conservarse el equipo físico, confirme el hardware y la configuración compatibles.

Elija la opción que mejor se adapte a su consulta

Conviene considerar un paquete de teléfono y fax cuando vaya a sustituir el servicio de voz y las capacidades de fax cumplan los requisitos de la consulta.

Conviene considerar un servicio de fax dedicado cuando el sistema telefónico existente funcione bien o cuando el fax necesite su propia asignación, su propio modelo de acceso y su propia administración.

Fax.Plus Enterprise respalda el segundo enfoque con capacidad de fax facturable compartida y miembros ilimitados, sujeto a sus requisitos de HIPAA y a sus normas de uso. Conserve el flujo de trabajo telefónico que funciona y evalúe el componente de fax según las tareas del personal y el volumen de documentos que deba gestionar.