Wat moet er op een HIPAA fax begeleidend schrijven staan?
Een HIPAA faxomslagblad moet informatie bevatten over de afzender/ontvanger, datum en tijd, aantal pagina's, patiëntgegevens en een beknopte privacy disclaimer met de instructie dat onbedoelde ontvangers de fax moeten vernietigen. Het overslaan van een veld kan leiden tot boetes tot $50.000 per overtreding - voorkomdit risico door eenvoudig een HIPAA faxomslag te downloaden en te verzenden met Fax.Plus HIPAA plan.
Waarom een HIPAA-omslagblad niet onderhandelbaar is
De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) beschermt gezondheidsinformatie over patiënten tegen ongeautoriseerde toegang. Bij het verzenden van faxen zorgt een HIPAA-conform voorblad ervoor dat vertrouwelijke patiëntgegevens beschermd blijven. Als je geen goed voorblad gebruikt, riskeer je gevoelige informatie bloot te geven.
In 2022 kregen zorgverleners te maken met aanzienlijke boetes als gevolg van onjuist beveiligde faxen. Een medisch kantoor kreeg een boete van $40.000 nadat het per ongeluk patiëntendossiers had gefaxt zonder het vereiste voorblad. Deze kostbare fouten onderstrepen het belang van compliance.
Traditionele papieren faxen kunnen gemakkelijk zoekraken of onderschept worden. Online faxoplossingen zoals Fax.Plus verminderen deze risico's door documenten veilig te verzenden via versleutelde verbindingen.
Checklist verplichte velden
Gegevens afzender: Vermeld altijd duidelijk je volledige naam, organisatienaam, telefoonnummer en faxnummer.
Gegevens van de ontvanger: Vermeld duidelijk de naam, de organisatie en het juiste faxnummer van de ontvanger.
Datum- en tijdstempel: Vermeld de datum en tijd waarop de fax is verzonden om nauwkeurige records en audit trails bij te houden.
Totaal aantal pagina's: Vermeld het aantal pagina's, inclusief het schutblad, zodat ontvangers de volledigheid kunnen controleren.
Patiëntennaam of referentienummer (indien van toepassing): Het vermelden van de naam van de patiënt of een unieke identificatiecode helpt de ontvanger om informatie snel te ordenen en veilig op te slaan.
HIPAA Disclaimer: Neem altijd een duidelijke verklaring op waarin de vertrouwelijke aard van de informatie en instructies voor onbedoelde ontvangers worden uitgelegd.
De HIPAA-disclaimer opstellen
Uw HIPAA-disclaimer moet vertrouwelijkheid benadrukken, expliciet verwijzen naar PHI (Protected Health Information) en per ongeluk ontvangers de instructie geven om de fax onmiddellijk te vernietigen.
Houd disclaimers beknopt en duidelijk-bij voorkeur minder dan 120 woorden-om de leesbaarheid en naleving te garanderen.
Voorbeeld van een korte disclaimer (kopiëren-plakken)
Voorbeeld van uitgebreide disclaimer
Wil je gevoelige documenten veilig versturen? Gebruik een van onze HIPAA-conforme omslagen om de privacy van patiënten te beschermen en je inspanningen voor naleving te ondersteunen.
Begin nu met faxen.
Maak een account aan en bespaar tijd en geld door gratis faxen te versturen vanaf een computer of mobiel naar elke plek ter wereld.
Word onze partner!
Confederatie van Zwitserland
Confederatie Zwitserland
Confederatie Zwitserland
Zwitserse Confederatie
Innosuisse - Zwitsers Innovatieagentschap
