Wat moet er in een HIPAA-faxvoorblad staan? 

Waarom een HIPAA-voorblad onmisbaar is

De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) beschermt patiëntgezondheidsinformatie (PHI) tegen ongeautoriseerde toegang. Bij het verzenden van faxen zorgt een HIPAA-compliant voorblad ervoor dat vertrouwelijke patiëntgegevens beschermd blijven. Het niet gebruiken van een correct faxvoorblad brengt het risico met zich mee dat gevoelige informatie wordt blootgesteld.

In 2022 werden zorgverleners geconfronteerd met aanzienlijke boetes als gevolg van onjuist beschermde faxen. Een medisch kantoor kreeg een boete van $40.000 nadat het per ongeluk patiëntendossiers had gefaxt zonder het vereiste voorblad. Deze kostbare fouten onderstrepen het belang van compliance.

Traditionele papieren faxen kunnen gemakkelijk worden zoekgeraakt of onderschept. Online faxoplossingen zoals Fax.Plus verminderen deze risico's door documenten veilig te verzenden met gecodeerde verbindingen.

Checklist verplichte velden

• Gegevens afzender: Vermeld altijd duidelijk uw volledige naam, de naam van de organisatie, het telefoonnummer en het faxnummer.
  

• Gegevens ontvanger: Vermeld duidelijk de naam van de ontvanger, de organisatie en het juiste faxnummer.

• Datum & Tijdstempel: Voeg de datum en tijd toe waarop de fax wordt verzonden om nauwkeurige gegevens en audit trails bij te houden.

• Totaal Aantal Pagina's: Geef het aantal pagina's aan, inclusief het voorblad, om ontvangers te helpen de volledigheid te verifiëren.

• Naam van de patiënt of referentienummer (indien van toepassing): Het vermelden van de naam van de patiënt of een unieke identificatie helpt de ontvanger om informatie snel te organiseren en veilig op te slaan.

• HIPAA-disclaimer: Voeg altijd een duidelijke verklaring toe waarin de vertrouwelijke aard van de informatie wordt uitgelegd, evenals instructies voor onbedoelde ontvangers.

Het opstellen van de HIPAA-disclaimer

Uw HIPAA-disclaimer moet de nadruk leggen op vertrouwelijkheid, expliciet verwijzen naar PHI (Protected Health Information) en onbedoelde ontvangers instrueren om de fax onmiddellijk te vernietigen.

Houd disclaimers beknopt en duidelijk—idealiter minder dan 120 woorden—om de leesbaarheid en naleving te waarborgen.