Was gehört in ein HIPAA-Faxdeckblatt? 

Warum ein HIPAA-Deckblatt unerlässlich ist

Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) schützt Patientendaten vor unbefugtem Zugriff. Beim Faxversand sorgt ein HIPAA-konformes Deckblatt dafür, dass vertrauliche Patientendaten geschützt bleiben. Ohne ein geeignetes Faxdeckblatt besteht die Gefahr, dass vertrauliche Informationen preisgegeben werden.

Im Jahr 2022 mussten Gesundheitsdienstleister aufgrund unzureichend geschützter Faxe mit erheblichen Strafen rechnen. Eine Arztpraxis wurde mit einer Geldstrafe von 40.000 US-Dollar belegt, nachdem sie versehentlich Patientenakten ohne das erforderliche Deckblatt gefaxt hatte. Diese kostspieligen Fehler unterstreichen die Bedeutung der Compliance.

Herkömmliche Papierfaxe können leicht verlegt oder abgefangen werden. Online-Faxlösungen wie Fax.Plus Reduzieren Sie diese Risiken, indem Sie Dokumente sicher über verschlüsselte Verbindungen übertragen.

Checkliste für Pflichtfelder

• Angaben zum Absender: Geben Sie immer deutlich Ihren vollständigen Namen, den Namen der Organisation, die Telefonnummer und die Faxnummer an.
  

• Angaben zum Empfänger: Geben Sie deutlich den Namen des Empfängers, die Organisation und die korrekte Faxnummer an.

• Datums- und Zeitstempel: Geben Sie Datum und Uhrzeit an, zu dem das Fax gesendet wurde, um genaue Aufzeichnungen und Prüfprotokolle zu führen.

• Gesamtzahl der Seiten: Geben Sie die Anzahl der Seiten einschließlich des Deckblatts an, damit der Empfänger die Vollständigkeit überprüfen kann.

• Name des Patienten oder Referenznummer (falls zutreffend): Die Angabe des Namens des Patienten oder einer eindeutigen Kennung hilft dem Empfänger, Informationen schnell zu organisieren und sicher zu speichern.

• HIPAA-Haftungsausschluss: Fügen Sie immer eine klare Erklärung hinzu, die den vertraulichen Charakter der Informationen und Anweisungen für unbeabsichtigte Empfänger erläutert.

Erstellung des HIPAA-Haftungsausschlusses

Ihr HIPAA Haftungsausschluss sollte die Vertraulichkeit betonen, sich ausdrücklich auf PHI (Protected Health Information, geschützte Gesundheitsinformationen) beziehen und versehentliche Empfänger anweisen, das Fax unverzüglich zu vernichten.

Halten Sie die Haftungsausschlüsse kurz und klar—idealerweise unter 120 Wörtern—, um die Lesbarkeit und Compliance zu gewährleisten.