Was muss in ein HIPAA-Faxdeckblatt aufgenommen werden? 

Warum ein HIPAA-Deckblatt nicht verhandelbar ist

Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) schützt Patientendaten vor unbefugtem Zugriff. Beim Faxversand gewährleistet ein HIPAA-konformes Deckblatt den Schutz vertraulicher Patientendaten. Ohne ein geeignetes Deckblatt besteht die Gefahr der Offenlegung sensibler Informationen.

Im Jahr 2022 mussten Gesundheitsdienstleister aufgrund unzureichend geschützter Faxe mit erheblichen Strafen rechnen. Eine Arztpraxis wurde mit einer Geldstrafe von 40.000 US-Dollar belegt, nachdem sie versehentlich Patientenakten ohne das erforderliche Deckblatt gefaxt hatte. Diese kostspieligen Fehler unterstreichen die Bedeutung der Compliance.

Herkömmliche Papierfaxe können leicht verlegt oder abgefangen werden. Online-Faxlösungen wie Fax.Plus Reduzieren Sie diese Risiken, indem Sie Dokumente sicher über verschlüsselte Verbindungen übertragen.

Checkliste für Pflichtfelder

• Absenderangaben: Geben Sie immer deutlich Ihren vollständigen Namen, den Namen Ihrer Organisation sowie Ihre Telefonnummer und Faxnummer an.
  

• Empfängerdetails: Geben Sie den Namen, die Organisation und die korrekte Faxnummer des Empfängers deutlich an.

• Datums- und Zeitstempel: Geben Sie Datum und Uhrzeit des Faxversands an, um genaue Aufzeichnungen und Prüfpfade zu gewährleisten.

• Gesamtseitenzahl: Geben Sie die Anzahl der Seiten einschließlich des Deckblatts an, um den Empfängern die Überprüfung der Vollständigkeit zu erleichtern.

• Name des Patienten oder Referenznummer (sofern zutreffend): Durch die Nennung des Patientennamens oder einer eindeutigen Kennung kann der Empfänger die Informationen schnell organisieren und sicher speichern.

• HIPAA-Haftungsausschluss: Fügen Sie immer eine klare Erklärung hinzu, in der die vertrauliche Natur der Informationen und Anweisungen für unbeabsichtigte Empfänger erläutert werden.

Erstellen des HIPAA-Haftungsausschlusses

Ihr HIPAA-Haftungsausschluss sollte die Vertraulichkeit betonen, ausdrücklich auf PHI (geschützte Gesundheitsinformationen) verweisen und versehentliche Empfänger anweisen, das Fax sofort zu vernichten.

Halten Sie Haftungsausschlüsse kurz und klar (im Idealfall weniger als 120 Wörter), um Lesbarkeit und Konformität sicherzustellen.