HIPAA に準拠したコミュニケーションアプリ

患者から、紹介状の準備ができたかどうかを問い合わせられました。医療アシスタントは、この依頼を臨床医に確認してもらう必要があります。専門医の診療所には、紹介状、最近の検査結果、補足資料が必要です。

患者には回答が、診療所には業務の割り当てが、専門医には文書が必要です。HIPAAに準拠したコミュニケーションアプリを選ぶには、まずこれらのタスクを切り分けることから始めます。

患者向けメッセージングは質問や返信に適しています。チームメッセージングは同僚との業務調整に役立ちます。オンラインfaxは、メッセージングプラットフォーム外の診療所を含め、fax番号で文書を受け取る組織に文書を送信します。

診療所ではどのコミュニケーションチャネルを使うべきですか？

アプリの一覧からではなく、まずタスクから考えます。

既存の患者ポータルで必要なやり取りがすでに可能な場合は、別のアプリケーションを追加する前に、そのワークフローを評価してください。

紹介資料一式がfaxで専門医に送られる間に、患者向けメッセージで紹介の次の手順を説明できます。チームの会話では、準備とフォローアップを割り当てられますが、外部への配信チャネルにはなりません。

配信状況を示す表示も、解釈に注意が必要です。通知が電話に届いたこと、メッセージが開かれたこと、faxの送信が成功したことは、それぞれ異なる出来事です。いずれも、意図した相手が情報を確認し、次のタスクを完了したことを自動的に示すものではありません。

HIPAAのワークフローに適したコミュニケーションアプリの条件とは？

組織に代わって電子的な保護対象保健情報（PHI）を扱うcloudサービスについては、該当するBusiness Associate Agreement（BAA）、対象サービス、必要な設定を評価してください。

HHSは、電子PHIにcloudサービスを使用する場合、適切なBAAの締結とHIPAA規則の遵守が必要であると説明しています。また、組織自身がサービスを理解し、独自のリスク分析を行う必要があります。暗号化だけで問題のすべてが解決するわけではありません。HHSのcloudコンピューティングに関するガイダンス。

購入にあたっては、次の3つの点を確認してください。

1. 契約は、実際に使用する製品と機能を正確にカバーしていますか。
2. どのサブスクリプションと設定が必要ですか。
3. サービスの利用前後に、スタッフは情報をどのように取り扱いますか。

プロバイダーによっては、同じスタッフ用受信トレイ内でセキュアメッセージングと通常のSMSの両方を提供している場合があります。インターフェースが共通でも、これらのチャネルが技術的に同一になるわけではありません。

同様に、安全に受信した文書でも、ダウンロード、転送、他の場所への保存が行われると、追加のコピーが作成されることがあります。こうしたその後の取り扱いについても、手順で定めておく必要があります。

セキュアメッセージング、SMS、faxの違い：配信経路を理解する

セキュアな患者向けメッセージングは継続的なやり取りに適しています

セキュアな患者向けチャネルは、事務的な問い合わせ、フォローアップ、文書のリクエストなどに利用できます。多くのプラットフォームでは、参加者同士でファイルを交換することもできます。

患者の利用体験はサービスによって異なります。アカウントの作成とサインインが必要なサービスもあれば、リンクと本人確認の手順でアクセスできるサービスもあります。

患者が何を受け取るのか、どのように認証するのか、添付ファイルをどう開くのか、アクセスに失敗した場合にどうなるのかを評価してください。「アプリ不要」は必ずしも「アカウント不要」を意味しません。ブラウザでのアクセスでも、登録やサインインが必要な場合があります。

SMSは通知にも、独立した会話チャネルにもなり得ます

患者にセキュアメッセージの確認を促すテキストを送ることと、メッセージ本文そのものをSMSに記載することは異なります。

スタッフは、自分がどの配信経路を選択しているのか、また受信者のテキストや通知プレビューに何が表示されるのかを把握しておく必要があります。患者の希望や同意があっても、チャネルの技術的な保護レベルは変わりません。

オンラインfaxは外部のfax送信先と接続できます

faxは、他の医療機関、保険会社、組織がfax番号宛てに文書を求めている場合に便利です。

受信者が、お使いのfaxプロバイダーのアカウントを持つ必要はありません。対応する受信機器またはfaxサービスがあれば十分です。そのため、紹介資料一式を受け取ってもらうために、外部の機関に新しいメッセージングプラットフォームへの参加をお願いせずに済む場合があります。

HHSは、合理的かつ適切な保護措置を講じることを条件に、医師が治療目的で患者情報を別の医療提供者へfaxで送信することを認めています。たとえば、受信者の番号を確認することや、受信した文書への不正アクセスを防止することなどが挙げられます。医師間のfax送信に関するHHSのガイダンス。

検討に値する医療向けコミュニケーションアプリ

これらのサービスは、患者のアクセス方法、スタッフ向けライセンス、文書のやり取りの点で異なります。互換性のあるチャットアプリとして同列に扱うよりも、こうした違いを重視することが大切です。

Spruce：複数のコミュニケーションチャネルを1つの診療所向けワークスペースに集約

Spruceは、患者とのコミュニケーションを、診療所の共有ワークスペースと組み合わせたサービスです。Basicには、セキュアメッセージング、共有受信トレイ、faxが含まれます。Communicatorでは、これに加えてアプリケーションプログラミングインターフェース（API）へのアクセスと、カスタマイズ可能な電話メニューが利用できます。

公開されている料金は、Basicがスタッフユーザー1人あたり月額24ドル、Communicatorが49ドルです（いずれも該当する税金・手数料は別途）。Spruceでは、対象となる組織に対して、トライアルおよび有料プランでBAAが自動的に付帯されます。発信SMSの登録には、組織向けの別途手数料がかかります。

セキュアメッセージングを利用するには、患者がアカウントを作成し、Spruceアプリまたはウェブでのサインインからアクセスします。通常のSMSは別のチャネルです。そのため、患者がSMSを受信できることと、セキュアメッセージングに登録されていることを混同しないようにしてください。

Spruceは、fax を含む複数の診療所向けコミュニケーション手段を比較検討する場合に適しています。共有ワークスペースが自院に合うかどうかを判断する前に、患者の登録方法と、セキュアメッセージとSMSを区別するスタッフ向けの管理機能をデモで確認してください。

iPlum：専用の業務用の電話番号と、独立したセキュアテキスト用チャネル

Professionalプランは、年払いの場合はユーザー1人あたり月額14.99ドル、月払いの場合は20.99ドルです。このプランには、BAAとセキュアテキスト機能が含まれます。この構成の代わりに、より低価格のStandard電話プランを選ばないようにしてください。

セキュアなやり取りについては、iPlumは無料のクライアントアカウントを使用するワークフローを案内しており、モバイルアプリまたはウェブからアクセスできます。このチャネルは、通常のキャリアSMSとは別のものです。ブラウザからアクセスできればインストールは不要ですが、アカウントは引き続き必要です。

このモデルは、個人の連絡先とは別に、業務用の電話番号を持ちたい臨床医に適しています。患者のアカウント設定を含め、通常のテキストメッセージからセキュアチャネルへ会話がどのように移行するのかを実際に確認してください。

iPlumでは、faxのサブスクリプションは別個に提供されています。Professionalの電話サブスクリプションに、外部との文書のやり取りに必要なfaxサービスが含まれているとは考えないでください。全体のセットアップの費用を見積もる際は、電話とfaxをまとめて購入する場合と別々に購入する場合を比較してください。

OhMD：配信経路が異なる患者向けコミュニケーション

公開されている開始価格は、Coreが月額300ドル、AI & Automationが500ドルで、エンタープライズ構成は見積もりによります。このサービスでは、コミュニケーション機能の1つとしてBAAが記載されています。該当する契約書と、購入する構成が明記された提案書を入手してください。

OhMDでは、該当する同意プロセスを伴う通常のSMSと、リンクとアクセスコードでアクセスするセキュアメッセージングを区別しています。この区別は、スタッフの手順の中でも明確にしておく必要があります。

OhMDの診療所単位の開始価格を、ユーザー単位課金のサービスでスタッフ全員分を構成した場合の費用と比較してください。提案に含まれる通話の利用量と追加機能を確認し、セキュアメッセージが未開封のままの場合にスタッフにどう表示されるのかを実際に確認してください。

OhMDは、患者とのコミュニケーションが主なプロジェクトである場合に適しています。これとは別に、患者向けメッセージのリンクではなくfaxを求める外部機関に対して、スタッフがどのように記録を送信するのかを定めてください。

BloomText：無料のチームチャットと有料の患者向けテキスト送信を区別する

無料プランでは、最大5人の同僚、外部の専門職の共同作業者（人数無制限）との間で、セキュアなメッセージとファイルのやり取りができ、署名済みの BAA も含まれます。Base Messaging は1ユーザーあたり月額14.50ドル、または1ユーザーあたり年額156ドルです。

患者向けSMSは別料金で、月間の連絡先患者数（重複なし）が最大140人までで月額129ドルからです。これは患者数であり、140通のメッセージ枠ではありません。

Team Chat と Patient SMS は、それぞれ独立して利用できます。そのため、無料のチームチャットの契約を、無料の患者向けテキスト送信と説明するべきではありません。

BloomText は、患者がアプリをインストールする必要はないとしています。この方法が患者に適しているかどうかを判断する前に、実際のアクセス方法と配信プロセスを評価してください。インストールが不要であることは、すべてのメッセージがどのように保護されるかを示すものではありません。

専門職間の連携や、アプリ不要での患者アクセスを重視する場合は、BloomText を検討する価値があります。必要なモジュールを比較し、患者の利用量は提供元の定義に基づいて算出してください。

Fax.Plus が適している場面：外部組織との文書のやり取り

専門医の医療機関が既存のfax番号で紹介状を受け付けている場合、スタッフは Fax.Plus を使って、その医療機関に自院のメッセージアプリへの参加を求めることなく、書類一式を送信できます。記録の請求や関連書類のやり取りでも、同じ文書交換の役割を果たします。

PHI を扱う場合、Fax.Plus の医療向けfaxサービスには、Enterprise、有効化された Advanced Security Controls、署名済みの BAA が必要です。Basic、Premium、Business は、HIPAA に対応できる代替のサブスクリプションではありません。Fax.Plus の医療向けプランの要件。

スタッフは、メンバーごとのアクセス権と電話番号の割り当てを設定したうえで、ウェブアプリとモバイルアプリを利用できます。Enterprise には無制限のメンバーと共有の課金対象faxの利用枠が含まれるため、参加者ごとに患者向けメッセージのシートを購入する場合とはアクセスモデルが異なります。

Fax.Plus の送信レポートは、スタッフが送信結果を確認するのに役立ちます。送信が成功しても、臨床医が文書を読んだこと、または患者のカルテに追加されたことを示すものではありません。

予算を立てる際は、faxの利用枠とメッセージの利用枠を比べるのではなく、割り当てられたユーザーと課金対象ページのルールを確認してください。受信ページは、受信用の番号に割り当てられたユーザーごとにカウントされます。また、通話時間や送信先も利用量に影響する場合があります。

メッセージとfaxを併用した紹介のワークフロー

専門医の予約を待っている患者について、患者とのやり取り、院内の調整、外部への紹介資料一式の間で、引き継ぎの方法を定めておきます。

受け入れ側の医療機関に必要なものを確認する

紹介を準備するスタッフは、専門医のfax番号と必要な書類を確認します。よく知っている医療機関名だからといって、保存されている番号が最新であるとは限りません。特に移転があった場合は注意が必要です。

書類を準備して確認する

紹介状と適切な添付資料をまとめます。送信前に、患者、受け入れ先の組織、目的を確認してください。両組織がすでに承認済みの文書共有チャネルを共有している場合は、それも選択肢になります。受け入れ先がfaxでの書類一式を想定している場合は、faxを使用してください。

受け入れ可能な文書チャネルで送信する

院内で適切に設定されたサービスから送信し、送信結果を確認します。送信に失敗した場合は、調査または再送の担当者を割り当ててください。送信レポートが成功を示していても、専門医が紹介状を確認したこと、または患者のカルテに保管したことを示すものではありません。

合意した連絡手段で患者に状況を伝える

合意した患者向けチャネルを使って、紹介状を送信したことと、患者が次に行うことを説明します。この連絡では、テキストメッセージや会話の中に医療情報の書類一式をそのまま重複して記載する必要はありません。

フォローアップを割り当て、関連する記録を保存する

未回答の患者からの質問、失敗したfax、進捗していない紹介は、担当者の役割を明確にして割り当てます。関連するやり取りや書類は、承認された記録プロセスに沿って保存してください。システム同士が自動で同期されると想定せず、どの手順が手作業のまま残るかを確認します。

導入を決める前に：アクセス、責任、記録

患者はそのチャネルを利用できるか？

実際に使用されるデバイスで、通知、認証、添付、返信という患者側の一連のプロセスを最初から最後まで試してください。完了できない患者向けには承認済みの代替手段を用意し、非同期の返信を待てない用件の場合の医療機関への連絡方法も説明してください。

次のアクションの担当者は誰か？

共有受信トレイについて、営業時間、返信の目安、不在時の対応体制、エスカレーションを設定します。患者への返信を誰が担当するか、紹介に対する受け入れ先の返答を誰が確認するかを決めてください。電話受付が機能していることや通知が表示されていることは、どちらのキューも管理されていることを示すものではありません。

医療機関は記録の管理権を保持できるか？

個人ごとのIDを使用し、スタッフの退職時にはアクセス権が削除されたことを確認します。検討中のサブスクリプションにどのID管理機能が含まれるか、またアカウントを無効にした後に関連するやり取りや書類を組織としてどのように保持するかを、IT 担当者に確認してもらってください。

エクスポートと、検討中のシステム連携を実演で確認します。PDF のエクスポート、アプリケーションプログラミングインターフェース（API）による転送、カルテへの自動保存は、それぞれ異なる機能です。手作業の工程が残る場合は、誰が情報を確認して保存するかを決めてください。

全体のセットアップにかかる費用はいくらか？

同じスタッフ数、患者とのやり取りの量、書類業務を前提に費用を見積もってください。必要なモジュール、登録、追加利用分も含めます。BloomText の連絡先患者数の枠、ユーザー単位のメッセージングライセンス、Fax.Plus の課金対象ページは、それぞれ測るものが異なります。開始価格だけでは、最も経済的な構成は判断できません。

業務に合わせてチャネルを選ぶ

アクセスしやすいやり取りには患者向けメッセージングを選び、業務を割り振るためのチームのプロセスを整えましょう。すでにお使いの便利なメッセージング機能や文書共有機能は引き続き活用してください。

次の組織から fax での書類一式の送付を求められた場合、必要な HIPAA 設定を行った Fax.Plus Enterprise で、その文書のやり取りに対応できます。ただし、送信先の確認、送信後のフォローアップ、患者記録への引き継ぎは、引き続き医療機関側の責任となります。