Aplikacje komunikacyjne zgodne z HIPAA

Pacjent pyta, czy jego skierowanie jest gotowe. Asystent medyczny potrzebuje, aby lekarz lub inny pracownik kliniczny przejrzał zapytanie. Gabinet specjalisty potrzebuje skierowania, ostatnich wyników i dokumentów uzupełniających.

Pacjent potrzebuje odpowiedzi, placówka musi przydzielić zadanie, a specjalista potrzebuje dokumentów. Wybór aplikacji komunikacyjnych zgodnych z HIPAA zaczyna się od oddzielenia tych zadań.

Wiadomości do pacjentów służą do pytań i odpowiedzi. Komunikacja zespołowa pomaga współpracownikom koordynować pracę. Fax online wysyła dokumenty do organizacji, które odbierają je przez numery fax, także do gabinetów spoza Twojej platformy komunikacyjnej.

Z jakiego kanału komunikacji powinna korzystać Twoja placówka?

Zacznij od zadania, a nie od listy aplikacji.

Jeśli Twój istniejący portal pacjenta już obsługuje wymaganą rozmowę, oceń ten proces, zanim dodasz kolejną aplikację.

Wiadomość do pacjenta może wyjaśnić kolejny krok w procesie skierowania, podczas gdy pakiet skierowania trafia do specjalisty przez fax. Rozmowa zespołowa może posłużyć do przydzielenia przygotowania dokumentów i dalszych działań, nie stając się zewnętrznym kanałem dostarczania.

Wskaźniki dostarczenia również wymagają interpretacji. Dotarcie powiadomienia do telefonu, otwarcie wiadomości i udana transmisja fax to różne zdarzenia. Żadne z nich automatycznie nie potwierdza, że właściwa osoba przejrzała informacje i wykonała kolejne zadanie.

Co sprawia, że aplikacja komunikacyjna nadaje się do procesów zgodnych z HIPAA?

W przypadku usługi cloud przetwarzającej elektroniczne chronione informacje zdrowotne (PHI) w imieniu Twojej organizacji oceń obowiązującą umowę Business Associate Agreement (BAA), objęte nią usługi i wymaganą konfigurację.

HHS wyjaśnia, że korzystanie z usług cloud do przetwarzania elektronicznych PHI wiąże się z odpowiednią umową BAA i przestrzeganiem przepisów HIPAA. Twoja organizacja musi także rozumieć daną usługę i przeprowadzić własną analizę ryzyka. Samo szyfrowanie nie rozstrzyga całego zagadnienia. Wytyczne HHS dotyczące cloud computing.

Poniżej znajdują się trzy pytania zakupowe:

1. Czy umowa obejmuje dokładnie ten produkt i te funkcje, z których będziesz korzystać?
2. Jaka subskrypcja i jakie ustawienia są wymagane?
3. Jak personel będzie postępować z informacjami przed użyciem usługi i po jej użyciu?

Dostawca może oferować bezpieczne wiadomości i zwykłe SMS-y w tej samej skrzynce odbiorczej personelu. Te kanały nie stają się technicznie identyczne tylko dlatego, że korzystają z jednego interfejsu.

Podobnie dokument odebrany w bezpieczny sposób może wygenerować dodatkowe kopie, gdy ktoś go pobierze, przekaże dalej lub zapisze w innym miejscu. Twoje procedury muszą obejmować te kolejne kroki.

Bezpieczne wiadomości, SMS i fax: poznaj ścieżkę dostarczania

Bezpieczne wiadomości do pacjentów wspierają bieżącą komunikację

Bezpieczny kanał kontaktu z pacjentami może służyć do pytań administracyjnych, kontaktu po wizycie i próśb o dokumenty. Wiele platform pozwala też uczestnikom wymieniać pliki.

Doświadczenia pacjentów bywają różne. Niektóre usługi wymagają konta i logowania. Inne zapewniają dostęp przez link i etap weryfikacji.

Oceń, co otrzymują pacjenci, jak się uwierzytelniają, jak otwierają się załączniki i co się dzieje, gdy dostęp się nie powiedzie. Określenie „bez aplikacji” niekoniecznie oznacza „bez konta”: dostęp przez przeglądarkę nadal może wymagać rejestracji lub logowania.

SMS może być powiadomieniem albo odrębnym kanałem rozmowy

SMS kierujący pacjenta do bezpiecznej wiadomości to coś innego niż umieszczenie samej wiadomości w treści SMS-a.

Personel musi rozumieć, którą ścieżkę dostarczania wybiera i co pojawia się w podglądzie SMS-a lub powiadomienia u odbiorcy. Preferencje pacjenta ani jego zgoda nie zmieniają technicznej ochrony kanału.

Fax online łączy się z zewnętrznymi numerami fax

Fax przydaje się, gdy inna placówka, ubezpieczyciel lub organizacja oczekuje dokumentów na numer fax.

Odbiorca nie musi mieć konta u Twojego dostawcy usługi fax. Potrzebuje zgodnego urządzenia odbiorczego lub usługi fax. Dzięki temu nie trzeba prosić zewnętrznego gabinetu o dołączenie do nowej platformy do wiadomości przed otrzymaniem skierowania.

HHS zezwala lekarzom na wysyłanie informacji o pacjentach do innego podmiotu opieki zdrowotnej w celu leczenia za pomocą fax, z zachowaniem uzasadnionych i odpowiednich zabezpieczeń. Przykłady obejmują weryfikację numeru odbiorcy i zapobieganie nieautoryzowanemu dostępowi do otrzymanych dokumentów. Wytyczne HHS dotyczące wysyłania fax między lekarzami.

Aplikacje do komunikacji w ochronie zdrowia warte oceny

Te usługi różnią się dostępem dla pacjentów, licencjonowaniem dla personelu i wymianą dokumentów. Te różnice są ważniejsze niż traktowanie ich jak zamiennych komunikatorów.

Spruce: wiele kanałów komunikacji w jednej przestrzeni roboczej placówki

Spruce łączy komunikację z pacjentami ze wspólną przestrzenią roboczą placówki. Plan Basic obejmuje bezpieczne wiadomości, wspólną skrzynkę odbiorczą i fax. Plan Communicator dodaje dostęp do interfejsu programowania aplikacji (API) i konfigurowalne menu telefoniczne.

Opublikowane ceny to 24 USD miesięcznie za użytkownika z personelu w planie Basic i 49 USD w planie Communicator, przed doliczeniem odpowiednich podatków i opłat. Spruce automatycznie dołącza BAA dla kwalifikujących się organizacji w okresach próbnych i planach płatnych. Rejestracja wychodzących SMS-ów wiąże się z odrębną opłatą organizacyjną.

W przypadku bezpiecznych wiadomości pacjenci zakładają konto i uzyskują dostęp przez aplikację Spruce lub logowanie w przeglądarce. Zwykły SMS to odrębny kanał. Dlatego możliwość odebrania SMS-a przez pacjenta nie powinna być mylona z rejestracją w bezpiecznych wiadomościach.

Spruce nadaje się do oceny obejmującej kilka metod komunikacji w placówce, w tym fax. Przed podjęciem decyzji, czy jego wspólna przestrzeń robocza pasuje do Twojej placówki, warto przeprowadzić demonstrację rejestracji pacjentów oraz mechanizmów kontroli dla personelu, które odróżniają bezpieczne wiadomości od SMS-ów.

iPlum: profesjonalny numer z odrębnym kanałem bezpiecznych SMS-ów

Jego plan Professional kosztuje 14,99 USD miesięcznie za użytkownika przy rozliczaniu rocznym lub 20,99 USD przy rozliczaniu miesięcznym. Ten plan obejmuje BAA i funkcje bezpiecznych SMS-ów. Tańszego planu telefonicznego Standard nie należy traktować jako zamiennika tej konfiguracji.

W przypadku bezpiecznej wymiany iPlum opisuje przepływ pracy z bezpłatnym kontem klienta i dostępem przez aplikacje mobilne lub przeglądarkę. Ten kanał różni się od zwykłych SMS-ów operatora. Dostęp przez przeglądarkę eliminuje wymóg instalacji, ale wymóg posiadania konta pozostaje.

Ten model jest istotny dla lekarzy i innych osób z personelu, którzy chcą mieć profesjonalny numer oddzielony od tożsamości prywatnej. Pokaż, jak rozmowa przechodzi ze zwykłych SMS-ów do bezpiecznego kanału, łącznie z konfiguracją konta pacjenta.

iPlum wymienia subskrypcje fax osobno. Nie należy zakładać, że subskrypcja telefoniczna Professional obejmuje usługę fax potrzebną do wymiany dokumentów z podmiotami zewnętrznymi. Przy wycenie kompletnej konfiguracji porównaj zakup telefonu i fax razem lub osobno.

OhMD: komunikacja z pacjentami z różnymi ścieżkami dostarczania

Opublikowane ceny początkowe to 300 USD miesięcznie za plan Core i 500 USD za plan SI i automatyzacja, a konfiguracje dla dużych organizacji są wyceniane indywidualnie. Usługa wymienia BAA wśród swoich funkcji komunikacyjnych. Uzyskaj obowiązującą umowę oraz ofertę określającą zakupioną konfigurację.

OhMD odróżnia zwykłe SMS-y, objęte odpowiednim procesem uzyskiwania zgody, od bezpiecznych wiadomości dostępnych przez link i kod dostępu. To rozróżnienie musi pozostać widoczne w procedurach personelu.

Porównaj cenę początkową OhMD dla całej placówki z pełną konfiguracją dla personelu w usługach rozliczanych za użytkownika. Zapytaj, jakie wykorzystanie połączeń i dodatkowe funkcje obejmuje oferta, oraz pokaż, co widzi personel, gdy bezpieczna wiadomość pozostaje nieotwarta.

OhMD jest istotne, gdy głównym projektem jest komunikacja z pacjentami. Osobno ustal, jak personel wysyła dokumentację do organizacji zewnętrznych, które oczekują fax, a nie linku do wiadomości dla pacjenta.

BloomText: darmowy czat zespołowy a płatne wiadomości tekstowe do pacjentów

Plan darmowy obsługuje bezpieczne wiadomości i pliki dla maksymalnie pięciu współpracowników, nieograniczonej liczby zewnętrznych współpracowników zawodowych oraz podpisaną umowę BAA. Podstawowe wiadomości kosztują 14,50 USD miesięcznie za użytkownika lub 156 USD rocznie za użytkownika.

SMS-y do pacjentów są osobną usługą, dostępną od 129 USD miesięcznie dla maksymalnie 140 unikalnych pacjentów, z którymi nawiązano kontakt w ciągu miesiąca. Jest to limit liczby pacjentów, a nie limit 140 wiadomości.

Czat zespołowy i SMS-y do pacjentów mogą działać niezależnie. Dlatego darmowej subskrypcji czatu zespołowego nie należy opisywać jako darmowych wiadomości tekstowych do pacjentów.

BloomText deklaruje, że pacjenci nie muszą instalować aplikacji. Zanim zdecydujesz, czy takie rozwiązanie odpowiada Twoim pacjentom, należy ocenić rzeczywisty proces dostępu i dostarczania wiadomości; brak wymogu instalacji nie przesądza o tym, w jaki sposób chroniona jest każda wiadomość.

BloomText warto rozważyć, gdy priorytetem jest współpraca zawodowa lub dostęp pacjentów bez aplikacji. Porównaj wymagane moduły i oszacuj wykorzystanie przez pacjentów zgodnie z definicją dostawcy.

Rola Fax.Plus: wymiana dokumentów z organizacjami zewnętrznymi

Gdy gabinet specjalisty przyjmuje skierowania pod dotychczasowym numerem fax, personel może użyć Fax.Plus do wysłania pakietu dokumentów bez konieczności dołączania tego gabinetu do aplikacji do wiadomości używanej przez placówkę. Taka sama rola w wymianie dokumentów dotyczy próśb o dokumentację i dokumentów uzupełniających.

W przypadku PHI kliniczna usługa fax Fax.Plus wymaga planu Enterprise, włączonych Advanced Security Controls i podpisanej umowy BAA. Plany Basic, Premium i Business nie są alternatywnymi subskrypcjami zgodnymi z HIPAA. Wymagania planu Fax.Plus dla ochrony zdrowia.

Personel może korzystać z aplikacji internetowej i mobilnych z indywidualnym dostępem członków i przypisaniem numerów. Plan Enterprise obejmuje nieograniczoną liczbę członków i wspólną pojemność płatnych stron fax, więc model dostępu różni się od zakupu licencji na wiadomości do pacjentów dla każdego uczestnika.

Raporty transmisji Fax.Plus pomagają personelowi sprawdzić wynik wysyłki. Pomyślna transmisja nie dowodzi, że lekarz zapoznał się z dokumentem ani że został on dodany do karty pacjenta.

Planując budżet, sprawdź przypisanych użytkowników i zasady dotyczące płatnych stron, zamiast porównywać limit fax z limitem wiadomości. Strony przychodzące są liczone dla każdego użytkownika przypisanego do numeru odbiorczego; na zużycie mogą też wpływać czas trwania i miejsca docelowe.

Proces kierowania do specjalisty z użyciem wiadomości i fax jednocześnie

W przypadku pacjenta oczekującego na wizytę u specjalisty zdefiniuj przekazanie między rozmową z pacjentem, koordynacją wewnętrzną a zewnętrznym pakietem skierowania.

Ustalenie, czego potrzebuje gabinet przyjmujący

Osoba z personelu przygotowująca skierowanie weryfikuje numer fax specjalisty i wymagane dokumenty. Znajoma nazwa gabinetu nie dowodzi, że zapisany numer jest aktualny, zwłaszcza po zmianie lokalizacji.

Przygotowanie i sprawdzenie dokumentów

Skompletuj skierowanie i odpowiednie materiały uzupełniające. Przed wysyłką sprawdź dane pacjenta, organizację odbiorczą i cel. Jeśli obie organizacje korzystają już ze wspólnego zatwierdzonego kanału dokumentów, może to być również opcja; fax wykorzystuj wtedy, gdy gabinet przyjmujący oczekuje pakietu przesłanego przez fax.

Wysłanie zaakceptowanym kanałem dokumentów

Wyślij dokumenty za pomocą odpowiednio skonfigurowanej usługi placówki i sprawdź wynik transmisji. Nieudaną wysyłkę przypisz do wyjaśnienia lub ponowienia. Pomyślny raport nie dowodzi, że specjalista przejrzał skierowanie lub dodał je do karty pacjenta.

Poinformowanie pacjenta uzgodnionym kanałem

Użyj uzgodnionego kanału kontaktu z pacjentem, aby wyjaśnić, że skierowanie zostało wysłane i co pacjent powinien zrobić dalej. Taka informacja nie musi powielać pełnego pakietu medycznego w wiadomości tekstowej ani rozmowie.

Przypisanie dalszych działań i zachowanie odpowiedniej dokumentacji

Przypisz wskazanej roli w personelu pytanie pacjenta bez odpowiedzi, nieudany fax lub skierowanie, które nie posunęło się naprzód. Zachowaj istotną korespondencję i dokumenty zgodnie z zatwierdzonym procesem dokumentacyjnym. Sprawdź, które kroki pozostają ręczne, zamiast zakładać, że systemy synchronizują się automatycznie.

Przed podjęciem decyzji: dostęp, odpowiedzialność i dokumentacja

Czy pacjenci mogą korzystać z tego kanału?

Przetestuj cały proces pacjenta na urządzeniach, z których ludzie korzystają: powiadomienie, uwierzytelnienie, załącznik i odpowiedź. Ustal zatwierdzoną alternatywę dla pacjentów, którzy nie mogą go ukończyć, i wyjaśnij, jak mają się kontaktować z placówką, gdy sprawa nie może czekać na odpowiedź asynchroniczną.

Kto odpowiada za następne działanie?

Określ godziny pracy, oczekiwania dotyczące odpowiedzi, zastępstwa w czasie nieobecności i eskalację dla wspólnych skrzynek. Zdecyduj, kto obsługuje odpowiedzi pacjentów, a kto sprawdza odpowiedź gabinetu przyjmującego na skierowanie. Działająca obsługa połączeń lub widoczne powiadomienie nie dowodzą, że któraś z kolejek jest obsługiwana.

Czy placówka może zachować kontrolę nad swoją dokumentacją?

Korzystaj z indywidualnych tożsamości i sprawdzaj usunięcie dostępu, gdy pracownicy odchodzą. Poproś dział IT o potwierdzenie, jakie funkcje zarządzania tożsamością obejmuje proponowana subskrypcja i jak organizacja zachowuje istotne rozmowy i dokumenty po wyłączeniu konta.

Zademonstruj eksporty i każde proponowane połączenie z systemem. Eksport do PDF, transfer przez interfejs programistyczny (API) i automatyczne archiwizowanie w karcie pacjenta to różne możliwości. Ustal, kto sprawdza i archiwizuje informacje, gdy ten krok pozostaje ręczny.

Ile kosztuje cała konfiguracja?

Wyceń te same liczby pracowników, aktywność pacjentów i zadania związane z dokumentami. Uwzględnij wymagane moduły, rejestrację i dodatkowe użycie. Limit pacjentów, z którymi nawiązano kontakt w BloomText, licencja na wiadomości przypadająca na użytkownika i płatne strony Fax.Plus mierzą różne rzeczy; same ceny początkowe nie wskazują najbardziej opłacalnej konfiguracji.

Wybierz kanał odpowiednio do zadania

Wybierz komunikator z pacjentami, który zapewnia dostępne rozmowy, i ustal w zespole proces przydzielania zadań. Zachowaj przydatne funkcje wymiany wiadomości i udostępniania dokumentów, z których już korzystasz.

Gdy kolejna organizacja będzie wymagać pakietu dokumentów przesłanego przez fax, Fax.Plus Enterprise może obsłużyć taką wymianę dokumentów przy wymaganej konfiguracji HIPAA. Za weryfikację odbiorcy, kontrolę przebiegu transmisji i przekazanie dokumentów do dokumentacji pacjenta nadal odpowiada placówka.