Aplicações de comunicação em conformidade com HIPAA

Um paciente pergunta se o seu encaminhamento está pronto. O seu assistente médico precisa de que um clínico reveja o pedido. O consultório do especialista precisa da carta de encaminhamento, dos resultados recentes e dos registos de apoio.

O paciente precisa de uma resposta, a clínica precisa de atribuir o trabalho e o especialista precisa dos documentos. Escolher aplicações de comunicação em conformidade com a HIPAA começa por separar essas tarefas.

As mensagens com pacientes suportam perguntas e respostas. As mensagens de equipa ajudam os colegas a coordenar o trabalho. O fax online envia documentos para organizações que os recebem através de números de fax, incluindo consultórios fora da sua plataforma de mensagens.

Que canal de comunicação deve a sua clínica utilizar?

Comece pela tarefa, e não por uma lista de aplicações.

Se o seu portal do paciente existente já suportar a conversa necessária, avalie esse fluxo de trabalho antes de adicionar outra aplicação.

Uma mensagem ao paciente pode explicar o passo seguinte de um encaminhamento enquanto o dossiê de encaminhamento segue por fax para o especialista. Uma conversa de equipa pode atribuir a preparação e o acompanhamento sem se tornar o canal de entrega externo.

Os indicadores de entrega também precisam de interpretação. Uma notificação que chega a um telemóvel, uma mensagem que é aberta e uma transmissão de fax bem-sucedida descrevem acontecimentos diferentes. Nenhum deles comprova automaticamente que a pessoa pretendida reviu as informações e concluiu a tarefa seguinte.

O que torna uma aplicação de comunicação adequada para fluxos de trabalho HIPAA?

Para um serviço cloud que trate informações de saúde protegidas eletrónicas (PHI) em nome da sua organização, avalie o Business Associate Agreement (BAA) aplicável, os serviços abrangidos e a configuração necessária.

O HHS explica que a utilização de serviços cloud para PHI eletrónicas implica um BAA adequado e o cumprimento das regras da HIPAA. A sua organização também tem de compreender o serviço e realizar a sua própria análise de risco. Só a encriptação não resolve toda a questão. Orientações do HHS sobre computação em cloud.

Seguem-se três perguntas de compra:

1. O acordo abrange exatamente o produto e as funcionalidades que vai utilizar?
2. Que subscrição e definições são necessárias?
3. Como vai a equipa tratar a informação antes e depois de utilizar o serviço?

Um fornecedor pode oferecer mensagens seguras e SMS comum na mesma caixa de entrada da equipa. Esses canais não se tornam tecnicamente idênticos por partilharem uma interface.

Da mesma forma, um documento recebido de forma segura pode gerar cópias adicionais quando alguém o transfere, reencaminha ou guarda noutro local. Os seus procedimentos têm de abranger esses passos seguintes.

Mensagens seguras, SMS e fax: compreenda o percurso de entrega

As mensagens seguras a pacientes suportam comunicações contínuas

Um canal seguro para pacientes pode apoiar questões administrativas, acompanhamento e pedidos de documentos. Muitas plataformas também permitem que os participantes troquem ficheiros.

A experiência do paciente varia. Alguns serviços exigem uma conta e o início de sessão. Outros oferecem acesso através de uma ligação e de um passo de verificação.

Avalie o que os pacientes recebem, como se autenticam, como os anexos são abertos e o que acontece quando o acesso falha. „Sem aplicação“ não significa necessariamente „sem conta“: o acesso através do navegador pode continuar a exigir registo ou início de sessão.

O SMS pode ser uma notificação ou um canal de conversa separado

Um texto que direciona o paciente para uma mensagem segura é diferente de colocar a própria mensagem no corpo do SMS.

A equipa precisa de reconhecer qual o percurso de entrega que seleciona e o que aparece na pré-visualização do texto ou da notificação do destinatário. A preferência ou o consentimento do paciente não altera a proteção técnica do canal.

O fax online liga-se a destinos de fax externos

O fax é útil quando outro consultório, seguradora ou organização espera receber documentos num número de fax.

O destinatário não precisa de uma conta junto do seu fornecedor de fax. Precisa de equipamento de receção compatível ou de um serviço de fax. Isso pode evitar pedir a um consultório externo que adira a uma nova plataforma de mensagens antes de receber um dossiê de encaminhamento.

O HHS permite que os médicos enviem informações de pacientes para outro prestador de cuidados de saúde, para fins de tratamento, por fax, com salvaguardas razoáveis e adequadas. Os exemplos incluem verificar o número do destinatário e impedir o acesso não autorizado aos documentos recebidos. Orientações do HHS sobre o envio de fax entre médicos.

Aplicações de comunicação em saúde que vale a pena avaliar

Estes serviços diferem no acesso dos pacientes, no licenciamento da equipa e na troca de documentos. Essas diferenças importam mais do que tratá-los como aplicações de chat intercambiáveis.

Spruce: vários canais de comunicação num único espaço de trabalho do consultório

Spruce combina a comunicação com pacientes com um espaço de trabalho partilhado do consultório. O plano Basic inclui mensagens seguras, uma caixa de entrada partilhada e fax. O plano Communicator acrescenta acesso à interface de programação de aplicações (API) e menus telefónicos personalizáveis.

Os preços publicados são de 24 $ por utilizador da equipa por mês para o plano Basic e de 49 $ para o Communicator, antes de impostos e taxas aplicáveis. Spruce inclui automaticamente um BAA para organizações elegíveis em períodos de avaliação e planos pagos. O registo de SMS de saída implica uma taxa organizacional separada.

Nas mensagens seguras, os pacientes criam uma conta e acedem através da aplicação Spruce ou de um início de sessão na web. O SMS comum é um canal separado. Por isso, a capacidade de um paciente receber um SMS não deve ser confundida com a adesão às mensagens seguras.

Spruce é adequado para uma avaliação que envolva vários métodos de comunicação do consultório, incluindo fax. Demonstre o registo de pacientes e os controlos da equipa que distinguem as mensagens seguras dos SMS antes de decidir se o seu espaço de trabalho partilhado se adequa ao seu consultório.

iPlum: um número profissional com um canal de mensagens seguras separado

O seu plano Professional custa 14,99 $ por utilizador por mês com faturação anual, ou 20,99 $ mês a mês. Este plano inclui um BAA e capacidades de mensagens seguras. O plano de telefone Standard, de preço inferior, não deve ser usado como substituto dessa configuração.

Para trocas seguras, iPlum documenta um fluxo de trabalho com uma conta de cliente gratuita, com acesso através de aplicações móveis ou da web. Esse canal é distinto do SMS comum das operadoras. O acesso através do navegador elimina a necessidade de instalação, mas o requisito de conta mantém-se.

Este modelo é relevante para um profissional de saúde que pretenda um número profissional separado da sua identidade pessoal. Demonstre como uma conversa passa do texto comum para o canal seguro, incluindo a configuração da conta do paciente.

iPlum apresenta as subscrições de fax em separado. Não se deve presumir que uma subscrição de telefone Professional inclui o serviço de fax necessário para a troca de documentos externa. Compare comprar telefone e fax em conjunto ou em separado ao calcular o preço da configuração completa.

OhMD: comunicação com pacientes através de diferentes percursos de entrega

Os preços iniciais publicados são de 300 $ por mês para o plano Core e de 500 $ para IA e automatização, com configurações enterprise sob orçamento. O serviço indica um BAA entre as suas funcionalidades de comunicação. Obtenha o acordo aplicável e uma proposta que especifique a configuração adquirida.

OhMD distingue o SMS comum, com o respetivo processo de consentimento aplicável, das mensagens seguras acedidas através de uma ligação e de um código de acesso. Essa distinção tem de permanecer visível nos procedimentos da equipa.

Compare o preço inicial por consultório de OhMD com a configuração completa da equipa dos serviços cobrados por utilizador. Pergunte que utilização de chamadas e que capacidades adicionais a proposta inclui e demonstre o que a equipa vê quando uma mensagem segura permanece por abrir.

OhMD é relevante quando a comunicação com pacientes é o principal projeto. Determine separadamente como a equipa envia registos para organizações externas que esperam um fax em vez de uma ligação de mensagem para o paciente.

BloomText: distinguir o chat de equipa gratuito das mensagens de texto pagas para pacientes

O plano gratuito permite mensagens e ficheiros seguros para até cinco colegas, colaboradores profissionais externos ilimitados e um BAA assinado. O Base Messaging custa 14,50 $ por utilizador por mês ou 156 $ por utilizador por ano.

O SMS para pacientes é um serviço à parte, a partir de 129 $ por mês para até 140 pacientes contactados únicos por mês. Trata-se de um número de pacientes, não de um limite de 140 mensagens.

Team Chat e Patient SMS podem funcionar de forma independente. Por isso, uma subscrição gratuita de chat de equipa não deve ser descrita como mensagens de texto gratuitas para pacientes.

BloomText afirma que os pacientes não precisam de instalar uma aplicação. Avalie o processo real de acesso e entrega antes de decidir se essa abordagem é adequada para os seus pacientes; a ausência de um requisito de instalação não determina como cada mensagem é protegida.

Vale a pena avaliar BloomText quando a colaboração profissional ou o acesso dos pacientes sem aplicação for uma prioridade. Compare os módulos necessários e calcule a utilização por parte dos pacientes segundo a definição do fornecedor.

Onde se enquadra Fax.Plus: troca de documentos com organizações externas

Quando o consultório do especialista aceita encaminhamentos através do número de fax existente, a equipa pode usar Fax.Plus para enviar o dossiê de encaminhamento sem exigir que esse consultório adira à aplicação de mensagens da clínica. A mesma função de troca de documentos aplica-se a pedidos de registos e documentação de apoio.

Para PHI, o serviço de fax clínico de Fax.Plus exige o plano Enterprise, Advanced Security Controls ativados e um BAA assinado. Basic, Premium e Business não são subscrições alternativas elegíveis para HIPAA. Requisitos do plano para a área da saúde de Fax.Plus.

A equipa pode utilizar aplicações web e móveis com acesso individual de membros e atribuição de números. O plano Enterprise inclui membros ilimitados e capacidade de fax faturável partilhada, pelo que o modelo de acesso difere da compra de um lugar de mensagens para pacientes por cada participante.

Os relatórios de transmissão de Fax.Plus ajudam a equipa a verificar o resultado de um envio. Uma transmissão bem-sucedida não prova que um clínico leu o documento nem que este foi adicionado ao processo do paciente.

Para efeitos de orçamento, verifique os utilizadores atribuídos e as regras de páginas faturáveis, em vez de comparar um limite de fax com um limite de mensagens. As páginas recebidas contam por cada utilizador atribuído ao número de receção; a duração e os destinos também podem afetar a utilização.

Um fluxo de encaminhamento com mensagens e fax em conjunto

Para um paciente que aguarda uma consulta de especialidade, defina a passagem de responsabilidade entre a conversa com o paciente, a coordenação interna e o dossiê de encaminhamento externo.

Confirmar o que o consultório de destino necessita

O membro da equipa que prepara o encaminhamento verifica o número de fax do especialista e os documentos necessários. Um nome de consultório familiar não garante que um número guardado esteja atualizado, sobretudo após uma mudança de instalações.

Preparar e rever os documentos

Reúna a carta de encaminhamento e o material de apoio adequado. Verifique o paciente, a organização de destino e a finalidade antes de enviar. Se ambas as organizações já partilharem um canal de documentos aprovado, essa pode também ser uma opção; use o fax quando o consultório de destino espera receber um processo por fax.

Enviar através do canal de documentos aceite

Envie através do serviço da clínica devidamente configurado e verifique o resultado da transmissão. Atribua a investigação ou a repetição de qualquer envio falhado. Um relatório bem-sucedido não comprova que o especialista reviu o encaminhamento nem que o arquivou no processo do paciente.

Informar o paciente através do canal acordado

Use o canal acordado com o paciente para explicar que o encaminhamento foi enviado e o que o paciente deve fazer a seguir. Essa informação não precisa de duplicar o processo médico completo numa mensagem de texto ou conversa.

Atribuir o acompanhamento e preservar o registo relevante

Atribua a uma função da equipa, claramente identificada, a pergunta de paciente sem resposta, o fax falhado ou o encaminhamento que não avançou. Preserve as comunicações e os documentos relevantes através do processo de registo aprovado. Verifique que passos continuam manuais, em vez de presumir que os sistemas se sincronizam automaticamente.

Antes de se comprometer: acesso, responsabilidade e registos

Os pacientes conseguem utilizar o canal?

Teste o processo completo do paciente nos dispositivos que as pessoas utilizam: notificação, autenticação, anexo e resposta. Defina uma alternativa aprovada para os pacientes que não consigam concluí-lo e explique como devem contactar a clínica quando um assunto não puder esperar por uma resposta assíncrona.

Quem é responsável pela ação seguinte?

Defina o horário de funcionamento, as expectativas de resposta, a cobertura durante ausências e o escalonamento para caixas de entrada partilhadas. Decida quem trata das respostas dos pacientes e quem verifica a resposta do consultório de destino a um encaminhamento. O facto de a receção de chamadas funcionar ou de existir uma notificação visível não prova que qualquer uma das filas esteja a ser gerida.

A clínica consegue manter o controlo dos seus registos?

Utilize identidades individuais e verifique a remoção de acessos quando os colaboradores saem. Peça ao departamento de TI que confirme que funcionalidades de gestão de identidades a subscrição proposta inclui e como a organização conserva as conversas e os documentos relevantes depois de desativar uma conta.

Demonstre as exportações e qualquer ligação proposta a outros sistemas. Uma exportação em PDF, uma transferência através de uma interface de programação de aplicações (API) e o arquivo automático no processo clínico são capacidades diferentes. Defina quem revê e arquiva a informação quando esse passo continua a ser manual.

Quanto custa a configuração completa?

Calcule o preço para os mesmos números de colaboradores, a mesma atividade com pacientes e as mesmas tarefas documentais. Inclua os módulos necessários, o registo e a utilização adicional. O limite de pacientes contactados de BloomText, a licença de mensagens por utilizador e as páginas faturáveis de Fax.Plus medem coisas diferentes; só os preços iniciais não indicam a configuração mais económica.

Escolha o canal em função do trabalho

Escolha as mensagens com pacientes para conversas acessíveis e estabeleça um processo de equipa para atribuir tarefas. Mantenha as funções úteis de mensagens e partilha de documentos que já tem.

Quando a organização seguinte exigir um conjunto de documentos por fax, Fax.Plus Enterprise pode tratar essa troca de documentos com a configuração HIPAA necessária. A clínica continua a ser responsável pela verificação do destinatário, pelo acompanhamento da transmissão e pela transferência para o processo do paciente.