符合 HIPAA 要求的通信应用

一位患者询问其转诊是否已准备就绪。您的医疗助理需要临床医生审核该请求。专科诊所则需要转诊函、近期检查结果和相关佐证记录。

患者需要得到答复，诊所需要分配工作，专科医生需要收到文档。选择符合 HIPAA 的沟通应用，首先要把这些任务区分开来。

患者消息用于提问和答复，团队消息有助于同事协调工作，在线 fax 则将文档发送给通过 fax 号码接收的机构，包括不在您的消息平台之内的诊所。

您的诊所应使用哪种沟通渠道？

请从任务出发，而不是从应用列表出发。

如果现有患者门户已支持所需的沟通，请先评估该工作流程，再考虑增加其他应用。

患者消息可以说明转诊的下一步安排，而转诊资料包则通过 fax 发送给专科医生。团队对话可以分配准备和跟进工作，但不必成为对外送达的渠道。

送达指示也需要正确解读。通知到达手机、消息被打开和 fax 传输成功，描述的是不同的事件。它们都不能自动证明目标人员已审阅信息并完成后续任务。

什么样的沟通应用适用于 HIPAA 工作流程？

对于代表贵机构处理电子受保护健康信息（PHI）的 cloud 服务，请评估适用的 Business Associate Agreement（BAA）、涵盖的服务以及所需配置。

HHS 指出，使用 cloud 服务处理电子 PHI 需要签订适当的 BAA，并遵守 HIPAA 规则。贵机构还必须了解该服务并自行开展风险分析。仅靠加密并不能完全解决问题。HHS cloud 计算指南。

采购时需要考虑以下三个问题：

1. 协议是否涵盖您将使用的具体产品和功能？
2. 需要哪种订阅和哪些设置?
3. 员工在使用该服务之前和之后将如何处理信息?

服务提供商可能会在同一个员工收件箱中同时提供安全消息和普通短信。这些渠道并不会因为共用同一个界面，就在技术上变得完全相同。

同样，通过安全方式接收的文档，在有人下载、转发或存放到其他位置时，可能会产生额外的副本。您的操作流程需要涵盖这些后续步骤。

安全消息、短信和 fax：了解送达路径

安全的患者消息支持持续沟通

安全的患者沟通渠道可以支持行政事务咨询、随访和文档请求。许多平台还允许参与者交换文件。

患者的体验各不相同。有些服务需要账户并登录，另一些则通过链接加验证步骤提供访问。

请评估患者会收到什么、如何完成身份验证、附件如何打开，以及访问失败时会发生什么。“无需应用”不一定意味着“无需账户”：通过浏览器访问仍可能需要注册或登录。

短信既可以是通知,也可以是独立的对话渠道

通过短信引导患者查看安全消息，与把消息内容本身放在短信正文中，是两回事。

员工需要清楚自己选择了哪种送达路径，以及收件人的短信或通知预览中会显示什么内容。患者的偏好或同意并不会改变该渠道在技术上的保护程度。

在线 fax 可连接外部 fax 目的地

当其他医疗机构、保险公司或组织希望通过 fax 号码接收文档时，fax 就很有用。

收件人无需在您的 fax 服务提供商处注册账户，只需要兼容的接收设备或 fax 服务即可。这样就不必在对方接收转诊资料之前，要求外部机构先加入新的消息平台。

HHS 允许医生出于治疗目的，通过 fax 向另一家医疗服务提供者发送患者信息，但须采取合理且适当的保护措施。例如核实接收方号码，以及防止未经授权的人员访问收到的文档。HHS 关于医生之间 fax 传输的指南。

值得评估的医疗沟通应用

这些服务在患者访问方式、员工授权和文档交换方面各不相同。这些差异很重要，不应把它们视为可互换的聊天应用。

Spruce：在一个诊所工作区中整合多种沟通渠道

Spruce 将患者沟通与共享的诊所工作区结合在一起。Basic 包含安全消息、共享收件箱和 fax。Communicator 则增加了应用程序编程接口（API）访问和可自定义的电话菜单。

公布的价格为 Basic 每位员工用户每月 24 美元，Communicator 为 49 美元，均未含适用的税费。Spruce 会为符合条件的机构在试用和付费套餐中自动提供 BAA。出站短信注册需另行收取机构费用。

对于安全消息，患者需要创建账户，并通过 Spruce 应用或网页登录来访问。普通短信是一个独立的渠道。因此，不应将患者能够接收短信与其已注册使用安全消息混为一谈。

如果您需要评估包括 fax 在内的多种诊所沟通方式，Spruce 是合适的选择。在决定其共享工作区是否适合您的诊所之前，请先演示患者注册流程，以及用于区分安全消息与短信的员工管理控制功能。

iPlum：专业号码搭配独立的安全短信渠道

其 Professional 套餐按年计费为每位用户每月 14.99 美元，按月计费为 20.99 美元。该套餐包含 BAA 和安全短信功能。价格较低的 Standard 电话套餐不应用来替代这一配置。

对于安全交流，iPlum 记录了一种使用免费客户账户的工作流程，可通过移动应用或网页访问。该渠道有别于普通的运营商短信。通过浏览器访问免去了安装要求，但仍需要账户。

这种模式适合希望使用与个人身份分开的专业号码的临床医生。请演示对话如何从普通短信转入安全渠道，包括患者的账户设置过程。

iPlum 的 fax 订阅是单独列出的。不应假定 Professional 电话订阅已包含对外交换文档所需的 fax 服务。在核算完整配置的价格时，请比较电话与 fax 一起购买还是分开购买。

OhMD：采用不同送达路径的患者沟通

其公布的起步价为 Core 每月 300 美元，AI & Automation 为 500 美元，企业配置需报价。该服务将 BAA 列为其沟通功能之一。请获取适用的协议，以及注明所购配置的方案书。

OhMD 将附带相应同意流程的普通短信，与通过链接和访问码访问的安全消息区分开来。这一区别需要在员工操作流程中保持清晰可见。

请将 OhMD 按诊所计的起步价，与按用户计费服务的完整员工配置进行比较。询问方案包含哪些通话用量和附加功能，并演示安全消息未被打开时员工会看到什么。

当患者沟通是项目的主要内容时，OhMD 值得考虑。此外，还需单独确定员工如何向期望通过 fax 而非患者消息链接接收记录的外部机构发送记录。

BloomText：区分免费团队聊天与付费患者短信

其免费套餐支持最多五位同事之间发送安全消息和文件，支持不限数量的外部专业协作人员，并提供已签署的 BAA。基础消息功能的费用为每位用户每月 14.50 美元，或每位用户每年 156 美元。

患者短信需单独付费，起价为每月 129 美元，每月最多可联系 140 位不同的患者。这是按患者人数计算的额度，而不是 140 条消息的额度。

团队聊天与患者短信可以各自独立运行。因此，不应将免费的团队聊天订阅说成是免费的患者短信服务。

BloomText 表示患者无需安装应用。在判断这种方式是否适合您的患者之前，请先评估实际的访问和送达流程；无需安装应用并不能说明每条消息是如何受到保护的。

如果优先考虑专业协作或让患者无需应用即可访问，BloomText 值得评估。请对比所需的模块，并按照服务商的定义计算患者使用量。

Fax.Plus 的适用场景：与外部机构交换文档

如果专科诊所通过其现有的 fax 号码接收转诊，工作人员可以使用 Fax.Plus 发送转诊资料包，而无需该诊所加入本机构的消息应用。记录调取请求和辅助文书同样可以发挥这种文档交换的作用。

对于 PHI，Fax.Plus 的临床 fax 服务需要 Enterprise 套餐、已启用的 Advanced Security Controls 以及已签署的 BAA。Basic、Premium 和 Business 并不是可替代的符合 HIPAA 要求的订阅套餐。Fax.Plus 医疗套餐要求。

工作人员可以使用网页和移动应用，并按成员分配个人访问权限和号码。Enterprise 包含不限数量的成员和共享的可计费 fax 额度，因此其访问模式不同于为每位参与者购买一个患者消息席位。

Fax.Plus 的传输报告可帮助工作人员核查发送结果。传输成功并不能证明临床医生已阅读文档，也不能证明文档已被添加到患者病历中。

在做预算时，请查看已分配的用户数和可计费页数规则，而不是将 fax 额度与消息额度直接比较。接收号码下每位被分配的用户都会计入接收页数；时长和目的地也可能影响使用量。

消息与 fax 结合使用的转诊工作流程

对于正在等待专科预约的患者，请明确界定患者沟通、内部协调与对外转诊资料包之间的交接方式。

确认接收方诊所的需求

负责准备转诊的工作人员应核实专科诊所的 fax 号码以及所需文档。熟悉的诊所名称并不能证明已保存的号码仍然有效，尤其是在诊所搬迁之后。

准备并审核文档

整理转诊函及相应的辅助材料。发送前请核对患者、接收机构和转诊目的。如果双方机构已共用经批准的文档渠道，也可以选择该渠道；如果接收诊所期望收到 fax 资料包，则使用 fax。

通过对方接受的文档渠道发送

通过本机构已正确配置的服务发送，并检查传输结果。对于发送失败的情况，请指派人员调查或重试。传输成功的报告并不能证明专科医生已审阅转诊资料或已将其归入患者病历。

通过约定的渠道向患者通报进展

使用约定的患者沟通渠道，说明转诊资料已发送，以及患者接下来应做什么。该通知无需在短信或对话中重复完整的医疗资料包内容。

指派后续跟进并保留相关记录

将未回复的患者问题、发送失败的 fax 或未取得进展的转诊指派给指定的工作人员角色。通过经批准的记录流程保留相关沟通内容和文档。请确认哪些步骤仍需手动完成，而不要假定各系统会自动同步。

做出决定之前：访问、责任与记录

患者能否使用该渠道？

请在人们实际使用的设备上测试完整的患者流程：通知、身份验证、附件和回复。为无法完成该流程的患者制定经批准的替代方案，并说明当事项无法等待异步回复时，他们应如何联系机构。

谁负责下一步行动？

为共享收件箱设定工作时间、响应预期、缺勤期间的覆盖安排以及升级处理机制。确定由谁处理患者回复，以及由谁查看接收诊所对转诊的答复。电话接待正常运作或出现可见通知，并不能证明这两个队列中的任何一个正在得到管理。

机构能否保持对其记录的控制？

使用个人身份账号，并在员工离职时确认其访问权限已被移除。请 IT 部门确认所拟订阅包含哪些身份管理功能，以及账号停用后机构如何保留相关对话和文件。

请演示导出功能以及任何拟议的系统连接。PDF 导出、应用程序编程接口（API）传输和自动归入病历是不同的功能。如果该步骤仍需手动完成，请明确由谁审核并归档信息。

完整配置的总成本是多少？

请按相同的员工人数、患者活动量和文档任务进行报价，并计入所需模块、注册费用和额外使用量。BloomText 的联系患者额度、按用户计费的消息许可以及 Fax.Plus 的可计费页数衡量的是不同的内容；仅凭起步价无法判断哪种配置最经济。

围绕工作内容选择渠道

选择患者消息服务以实现便捷的沟通，并建立团队流程来分配工作。保留您已在使用的实用消息和文档共享功能。

当下一家机构要求以 fax 方式发送资料包时，Fax.Plus Enterprise 可通过所需的 HIPAA 配置处理该文档交换。但收件人核实、传输跟进以及转入患者病历的交接工作，仍由医疗机构自行负责。